Podmienky a doba uchovávania prvotných dokladov v účtovníctve

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Ako ukazuje prax, takmer v každom modernom domácom podniku sa najväčšie množstvo dokumentácie generuje účtovníctvom. Samozrejme, je to pochopiteľné: práve na tomto oddelení sa pracuje s peniazmi a každú takúto operáciu treba oficiálne zafixovať na papieri. Okrem toho je zákonne ustanovený termín na uchovávanie primárnych dokumentov v organizácii, čo znamená, že zbaviť sa „kúskov papiera“nebude fungovať len tak, budete ich musieť skladovať aspoň niekoľko rokov a až potom zničiť ich. Mimochodom, proces zbavovania sa odpadového papiera tiež nie je jednoduchý, má množstvo špecifických vlastností. O tomto všetkom - ďalej.

Dokumenty, dokumenty…

Ak uvediete štatistické údaje o množstve vytvorenej dokumentácie, ukáže sa, že takmer vo všetkých moderných domácich podnikoch je účtovníctvo zdrojom 80 – 90 % papierových dokumentov. Netreba ich len uchovávať. Obmedzenia určujú nielen to, aká je správna minimálna doba uchovávania primárnych účtovných dokladov (zvyčajne sa líši odpäť rokov až desaťročie), ale aj podmienky, v ktorých by tieto objekty mali byť. Zároveň je potrebné pripomenúť, že existuje rozdelenie na dokumentáciu pre dočasné uloženie a trvalú.

Ako však ukazuje prax, nie všetci manažéri spoločnosti majú záujem pochopiť zložitosť podmienok uchovávania primárnych dokumentov. Aby ste sa zachránili pred bolesťou hlavy, môžete využiť služby špecializovaných archívnych spoločností. V takejto spoločnosti presne vedia, aký typ dokumentov, ako dlho ich treba uchovávať, za akých podmienok, podľa akých pravidiel. Okrem toho má takáto organizácia technickú kapacitu na zničenie dokumentov poverených uchovávaním po uplynutí lehôt. Je to naozaj pohodlné, ale stojí to peniaze. Ak chcete ušetriť peniaze, budete musieť vyčleniť špeciálnu miestnosť pre archív a pochopiť, aká je zákonná lehota na uchovávanie primárnych účtovných dokladov v organizácii.

Chcem – nechcem

Problém, mimochodom, nevzniká od nuly. Súčasné zákony stanovujú podmienky uchovávania prvotných účtovných dokladov a v rámci každého podniku sa musia dodržiavať. Z legislatívy vyplýva, že povinnosťou uchovávať dokumentáciu je poverená každá prevádzkujúca právnická osoba. To znamená, že na forme činnosti nezáleží – či ide o súkromného podnikateľa, ktorý podniká sám, alebo o veľký koncern, aj tak sa musíte postarať o uloženie účtovnej závierky a inej dokumentácie. Dôležité je naštudovať si zákon zastanovené lehoty na uchovávanie elektronických primárnych dokumentov, papier, aby ste v prípade konfliktu s dodávateľom alebo počas overovania kontrolným orgánom neboli v nepríjemnej pozícii. Navyše, nedodržanie zákonom stanovených časových intervalov môže pri kontrole spôsobiť nemalú pokutu. Súčasná právna úprava obsahuje predpisy upravujúce minimálnu dobu uchovávania prvotných účtovných dokladov. Je dôležité, aby podnikanie bolo bezpečné a podnikanie v našej krajine sa vyznačuje legálnosťou a dodržiavaním stanovených pravidiel.

125. federálny zákon, prijatý v októbri 2004, hovorí o dobe uchovávania elektronických primárnych dokumentov a papierových dokumentov. Už podľa názvu sa venuje archívom a správnemu vedeniu podnikania. V tomto oficiálnom dokumente sa berú do úvahy vlastnosti ukladania úradných dokumentov vytvorených účtovným oddelením. Tu nájdete funkcie, ktoré vám umožňujú rozlišovať medzi dokumentáciou dočasného a trvalého uloženia, ako aj výrazy špecifické pre konkrétny typ papiera.

Platí pre koho?

Povinnosti dodržiavať minimálne lehoty uchovávania primárnych dokumentov sú pridelené:

• miestne samosprávy;
• vládne agentúry;
• entrepreneurs;
• enterprises;
• podnikajúce osoby.

V súvislosti s archívnou dokumentáciou, vrátane personálnej, bude potrebné dodržiavať zákon. celýčasové obdobie uvedené v právnych dokumentoch musí byť na bezpečnom mieste. Okrem federálnych zákonov sú špecifiká podmienok uchovávania primárnych dokumentov a účtovných registrov ovplyvnené množstvom regulačných dokumentov, ktoré sú platné tak na území krajiny ako celku, ako aj v každom jednotlivom regióne. Najdôležitejším dokumentom je však vyššie uvedený 125. zákon, ktorý poskytuje kompletný zoznam dokumentácie upravujúcej dobu uchovávania účtovných dokladov.

Zákon číslo 129

V roku 1996 bol vydaný federálny zákon o vlastnostiach účtovníctva. Uvádza, že účtovníctvo môže generovať svoju dokumentáciu na papieri, ako aj pomocou rôznych obrábacích strojov. Firma si zároveň musí sama vyhotoviť kópie dokumentácie na papieri, aby k údajom o nich mali prístup všetci účastníci operácií. Ak regulačný úrad požiada o prístup k dokumentácii, zástupcovia spoločnosti sú povinní ho poskytnúť. Prokurátori aj zástupcovia súdu majú na to právo.

Vytváranie, uchovávanie v súlade s lehotami uchovávania prvotných účtovných dokladov, poskytovanie na požiadanie musí byť v súlade s formulármi stanovenými v regulačných predpisoch. Dokumenty je potrebné zaslať žiadajúcej osobe v papierovej forme. Ak to umožňujú možnosti strojov použitých pri práci, ak súhlasia všetci účastníci, možno hlásenie zaslať v elektronickej forme. Povoľujú to aj platné zákony našej spoločnostikrajiny.

Dodržiavajte pravidlá

129. federálny zákon obsahuje zmienku o povinnosti dodržiavať podmienky uchovávania primárnych účtovných dokladov. Najmä v článku 17 sa uvádza, že každá právnická osoba musí bezpodmienečne uchovávať takúto dokumentáciu vrátane registrov a správ. Dĺžku časového intervalu stanovujú pravidlá archivovania na štátnej úrovni. Trvanie tohto obdobia nemôže byť kratšie ako 5 rokov.

Pre dokumentáciu upravujúcu účtovnú politiku a niektoré ďalšie kategórie (programy používané na strojoch, ktoré spracúvajú informácie, pracovná účtová osnova) je stanovená špeciálna doba uchovávania primárnych dokumentov. Trvanie je tu samozrejme tiež päť rokov (v niektorých prípadoch môže byť toto obdobie stanovené dlhšie), ale obdobie sa začína počítať od momentu, kedy bol tento doklad v podniku naposledy použitý. Na čele právnickej osoby je osoba, ktorá je zo zákona zodpovedná za uchovávanie všetkej požadovanej dokumentácie v dodržaní časových intervalov. To znamená, že každý vzdelaný a zodpovedný šéf musí poznať dobu uloženia prvotných dokladov v účtovníctve, ak chce mať situáciu vo firme pod kontrolou.

Ako ukazuje prax, mnohé organizácie pravidelne vykonávajú inventúru úradnej dokumentácie a miestne predpisy stanovujú osoby zodpovedné za uchovávanie dokumentov, s ktorými kontrolné orgány skutočne spolupracujú pri kontrole dodržiavania predpisov.pravidlá archivácie.

Vytvorenie a ukladanie: všetko podľa pravidiel

Na základe platnej legislatívy môžu účtovníci generovať primárnu dokumentáciu aj súhrnnú dokumentáciu nielen v papierovej, ale aj elektronickej forme; zároveň na právnickú osobu prechádzajú povinnosti vytvárať papierové kópie a na požiadanie zainteresovanej osoby, kontrolného orgánu, je spoločnosť povinná zaslať papierové doklady na adresu čo najskôr. Kompilácia a uchovávanie sa musí vykonávať vo forme stanovenej súčasnými regulačnými predpismi.

O období uchovávania primárnych dokumentov v účtovnom oddelení, poradie tohto procesu, hovorí zoznam dokumentácie, ktorá zvažuje typické manažérske dokumenty, ktoré sa tvoria v priebehu práce akéhokoľvek podniku. Tie vznikli v roku 2010 dokumentom schváleným ministerstvom financií a federálnym archívom. Okrem toho je potrebné brať do úvahy požiadavky daňového poriadku, ktorý upravuje, že každý občan našej krajiny je zodpovedný za vedenie účtovnej evidencie po dobu štyroch rokov. Týka sa to dokladov súvisiacich s účtovaním výdavkov, príjmov a tiež potvrdením zaplatenia daní.

Buďte múdri vo veciach

Správna organizácia procesu v súlade s podmienkami uchovávania prvotných účtovných dokladov zahŕňa profesionálny prístup, zapojenie pracovníkov zodpovedných za účtovnú dokumentáciu, spracovanie archívnych informácií o samotnej organizácii pracovného procesu. V súčasnosti nie sú takmer žiadne miestašpecializované školenie v oblasti archívnictva, preto je často ťažké nájsť skutočne kvalitného odborníka. Na druhej strane progresívna legislatíva vyžaduje dodržiavanie lehôt uchovávania prvotných účtovných dokladov, inak vám môžu hroziť kategoricky nepríjemné pokuty. Najlepšou možnosťou pre dostatočne objemný tok dokumentov je vytvorenie oddelenia zodpovedného za archiváciu u zamestnancov spoločnosti a zabezpečenie pravidelného školenia personálu zodpovedného za dokumentáciu s internými zdrojmi. Vďaka tomu budú inovácie stanovené v zákonoch pod kontrolou a budú v súlade so všetkými požiadavkami.

Alternatívnou možnosťou, ktorá vám zároveň umožňuje zohľadňovať dobu uchovávania primárnych dokumentov a dodržiavať ju pri vašich pracovných činnostiach, je spolupráca so sprostredkovateľom, ktorý preberá záväzky na uchovanie papierov klienta. Výber archívnej firmy pre seba však tiež nie je ľahká úloha. Je potrebné dôkladne analyzovať všetky dostupné možnosti, aby ste uprednostnili spoľahlivú spoločnosť a nebáli sa, že môže zavrieť a budova vyhorieť.

Funkcie ukladania niektorých typov dokumentácie

Ako vyplýva z platnej legislatívy, primárna dokumentácia, ako aj registre, výkazy a súvahy musia byť prenesené do archívu. Všetky tieto kategórie úradnej dokumentácie až do ich odoslania do archívu musia byť uchovávané v priestoroch účtovníctva právnickej osobyje povinný zabezpečiť všetky podmienky pre bezpečnosť papierov: skrinky musia byť uzavreté, musí sa dodržiavať požiarna a iná bezpečnosť. V rámci podniku je osoba zodpovedná za bezpečnosť dokumentácie určená osobitným dokumentom.

Ak spoločnosť používa prísne ohlasovacie formuláre, zo zákona musia byť tieto dokumenty uložené v trezore alebo špeciálnej skrini, v miestnosti, ktorá je uzavretá a zaručuje bezpečnosť dokumentácie. Primárna dokumentácia aktuálneho časového obdobia, spracovaná ručne, by sa mala chronologicky zhromaždiť do registrov, ktoré sa potom odošlú do archívu na trvalé uloženie.

Na čo si ešte dať pozor?

Pri ukladaní bankových výpisov, hotovostných príkazov a zálohových správ musí byť všetka dokumentácia vedená chronologicky a zviazaná pre spoločné systematické uchovávanie. Niektoré špecifické kategórie dokumentov (smenové správy, pracovné príkazy) možno uložiť bez väzby, ale zaradiť ich do priečinkov, aby sa nič nestratilo alebo sa nepoužilo na nečestné účely.

Bezpečnosť dokumentácie, ako aj jej včasné odoslanie do archívu, je v prvom rade zodpovednosťou hlavného účtovníka, hoci v prípade potreby môžu miestne predpisy obsahovať delegovanie právomocí na inú osobu. Vydávanie primárnej dokumentácie, výkazníctva, súvahy je možné iba v niektorých prípadoch, ak existuje oficiálny príkaz od hlavného účtovníka. Vo všeobecnosti štrukturálne divízie nemajú prístup k účtovným dokladom. Zabavenie dokumentácie je možnéiba v prípade, ak existuje špecializovaná žiadosť od vyšetrovacích agentúr, súdu alebo iných orgánov, ktoré majú podľa zákona príslušné právomoci. V tomto prípade je potrebné doložiť úradné uznesenie vypracované v súlade so zákonom. Pri odstúpení je potrebné spísať protokol, ktorého jedno vyhotovenie sa proti podpisu odovzdá zástupcovi organizácie.

Doba uchovávania primárnych dokumentov je uvedená v tabuľke nižšie.

Funkcie pracovného postupu

Pojem „tok dokumentov“sa vzťahuje na súbor faktorov spojených s pohybom dokumentácie od okamihu vytvorenia papiera až po jeho odovzdanie do archívu. Za vypracovanie harmonogramu je zodpovedný hlavný účtovník, hoci v niektorých podnikoch je poverený odborníkom na správu dokumentov. Ako však ukazuje prax, najsprávnejšie je zahrnutie takéhoto harmonogramu do účtovnej politiky organizácie, ktorá sa následne schvaľuje špeciálne vydaným príkazom podpísaným vedúcim predstaviteľom spoločnosti.

Pomocou harmonogramu môžete zladiť organizačné procesy a zjednodušiť plánovanie v podniku. Harmonogram pracovného toku pre primárnu dokumentáciu je zoznam vykonávateľov, časové intervaly, v ktorých musia byť dokumenty zaslané účtovnému oddeleniu, a časový rámec, počas ktorého ich účtovníci spracúvajú. Nezabudnite opísať obdobia vykazovania vrátane súvah. Často účtovná zásada obsahuje úpravu lehôt uchovávania prvotných dokladov a táto lehota respzrovnoprávniť so zákonom, alebo stanoviť vyššie, ak si to vyžadujú špecifiká činnosti spoločnosti. Pri podaní výkazu za rok sa dokumentácia vyhotoví predpísaným spôsobom a odovzdá sa do archívu. Zároveň sa berie do úvahy, že v budúcnosti môže byť potrebné extrahovať užitočné údaje z objemu prenášaného na úložisko. Na to je zvykom rozdeliť prípady do priečinkov, pričom zoskupenie je vysvetlené obsahom. Nezabudnite každému priečinku priradiť príslušný názov.

Funkcie ukladania kufra

Všetka dokumentácia vytvorená v priebehu činností podniku, ako je uvedené vyššie, je rozdelená na dokumentáciu určenú na dočasné uloženie a trvalú. Pri odovzdávaní papierov do archívu je potrebné odovzdať každú z týchto kategórií samostatne, bez miešania úradných papierov v rovnakých priečinkoch. V takom prípade sa kópie musia uchovávať oddelene od originálov. V samostatných priečinkoch budete tiež musieť triediť dokumentáciu zobrazujúcu výkazníctvo, plány na rok a štvrťroky, na mesiace. Jeden súbor musí obsahovať jednu dokumentáciu.

Na zoskupenie jedného prípadu môžete použiť dokumenty vygenerované v jednom období (štvrťrok, rok, mesiac). Výnimkou sú takzvané prechodné kategórie – napríklad osobné spisy, ktorých uzavretie nie je načasované na kalendárny rok. Ak súbor obsahuje dokumentáciu generovanú počas niekoľkých mesiacov, je potrebné oddeliť každý mesiac od ostatných osobitným listom, na ktorom je uvedené, aké obdobie dokumentuje nasledujúci blok. V tomto prípade je povolené zoskupiť do jedného puzdra až 250 listov. Hrúbka priečinka môže byť 4 cm alebo menej.

Na čo si ešte dať pozor?

Ako vyplýva z pravidiel archivácie, ak má dokumentácia prílohy, tie (bez ohľadu na to, kedy presne boli zostavené) musia byť priložené k dokumentácii, ku ktorej sú pripojené. Vo všeobecnosti je postupnosť archivácie účtovnej dokumentácie veľmi dôležitá, preto ju treba dôsledne dodržiavať. Spravidla sa najskôr zaúčtujú výkazy, potom vysvetlivky, až po nich súvaha doplnená o priložené dokumenty.

Pri organizovaní uchovávania osobných účtov zamestnancov spoločnosti je potrebné na to vyčleniť samostatný prípad, v ktorom je dokumentácia usporiadaná podľa rokov s prísnou chronológiou. Ročná korešpondencia sa tvorí do priečinkov označujúcich kalendárny rok a je tiež systematizovaná podľa dátumov. Po každej žiadosti musí nasledovať odpoveď.

Niektoré funkcie

Doby uchovávania predpísané v daňovom zákone sa môžu líšiť od tých, ktoré sú uvedené v zákonoch upravujúcich činnosť účtovníctva. Pri pozorovaní takéhoto nesúladu sa odporúča predovšetkým dodržať dlhší časový úsek - ten umožní v prípade potreby odkázať na dokumentáciu, použiť ju, aj keď podľa niektorého z aktuálnych pravidiel je lehota už vypršala. Inšpektori sa navyše nebudú mať na čo sťažovať. Je tiež potrebné pamätať na osobitný zoznam uverejnený v roku 2000 s uvedením doby skladovanianiektoré špecifické skupiny dokumentácie. Tento zoznam sa pravidelne aktualizuje a dopĺňa, takže hlavný účtovník podniku a oddelenie zodpovedné za správu dokumentov musia sledovať aktuálne informácie.

Ak dôjde k porušeniu podmienok skladovania, zodpovednosť za to nesie vedúci spoločnosti, napriek tomu, že otázka bezpečnosti je v prvom rade v kompetencii hlavného účtovníka. Ak dôjde k porušeniu objednávky, doby skladovania, bude spoločnosti uložená pokuta. Pre úradníka sa trest zvyčajne pohybuje od dvoch do troch tisíc rubľov. Ak sa však primárna dokumentácia vôbec neuchováva, môžu byť potrestaní pokutou päťtisíc rubľov alebo viac.