Pokladničné doklady: registrácia, overenie, uloženie. Postup pri vystavovaní prvotných pokladničných dokladov

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Pokladničné doklady sú doklady, ktoré sa vyhotovujú v súvislosti s pohybom finančných prostriedkov právnickej osoby alebo fyzického podnikateľa. Ich formuláre schvaľuje Štátny výbor pre štatistiku. Pozrime sa ďalej, aké hotovostné doklady môžu podniky použiť.

Objednávky

Fungujú ako primárne pokladničné doklady. Objednávky môžu byť prichádzajúce alebo odchádzajúce. Prvý sa uplatňuje pri prijatí hotovosti. Potvrdenie o prevzatí vystavuje v jednom vyhotovení účtovník a podpisuje ho Ch. účtovníka alebo na to povereného úradníka. V prípade neprítomnosti zodpovedných úradníkov môže primárne pokladničné doklady potvrdiť vedúci právnickej osoby alebo samotný podnikateľ. Potvrdenie o dobropise musí byť podpísané oprávnenými osobami (účtovníčka a pokladník), potvrdené pečiatkou (pečaťou). Okrem toho sa eviduje v príslušnom vestníku. Potvrdenie dostane subjekt, ktorý vložil peniaze. Samotný príjmový príkaz zostáva na pokladni. Výdajkový papier sa vypĺňa pri vydávaní hotovosti. Je potrebné povedať, že pokladničné doklady sa zostavujú, ak podnik používa tradičné metódy spracovania informácií a nástroje BT. Odchádzajúci príkaz, rovnako ako prichádzajúci, sa vydáva v 1 kópii. Musí byť tiež potvrdený oprávnenými osobami a zaregistrovaný v príslušnom časopise.

Filling

Ako vystaviť vyššie uvedené pokladničné doklady? Plnenie sa vykonáva takto:

1. Riadok „Základ“odkazuje na obchodnú transakciu.
2. V stĺpci "Vrátane" sa zadáva suma DPH. Je to napísané číslami. Ak služby, tovar alebo práca nie sú zdanené, riadok označuje „bez DPH“.
3. V riadku „Dodatok“by mali byť uvedené sprievodné a iné dokumenty s uvedením dátumov ich zostavenia a čísel.
4. V stĺpci „Kredit, kód subdivízie“sa uvádza zodpovedajúce označenie štrukturálneho oddelenia, ktorému sa dostávajú prostriedky.

Registrovať

Pokladničné doklady musia byť zaznamenané v špeciálnom denníku. Registruje tak prichádzajúce/odchádzajúce objednávky, ako aj papiere, ktoré ich nahrádzajú. K tým druhým patria napríklad mzdy, žiadosti o vystavenie peňažných prostriedkov, faktúry a iné. Zároveň je potrebné poznamenať, že výdavkové príkazy, ktoré sa vystavujú na výplatnej páske na mzdy a iné jej ekvivalentné sumy, je potrebné evidovať po vystavení výplat.

Pokladničná knižka

Používa sa na účtovanie o výdaji a príjme hotovosti. Kniha je číslovaná, čipkovaná a certifikovaná pečaťou, ktorá je umiestnená na poslednej strane. Vyhotovuje sa tu aj záznam s uvedením počtu listov. Posledná strana musí byť podpísaná. účtovník a obchodný manažér. Každý list knihy je rozdelený na 2 rovnaké časti. Jedna (s vodorovným pravítkom) by mala byť vyplnená ako prvá kópia, druhá ako druhá kópia. Ten sa vydáva zo zadnej a prednej strany pomocou uhlíkového papiera. Oba prípady sú očíslované rovnakým číslom. Prvé zostávajú v knihe, zatiaľ čo druhé sú odnímateľné. Tie slúžia ako ohlasovacie pokladničné doklady. Do konca všetkých operácií na aktuálny deň sa nestrhávajú. Záznamy začínajú na prednej strane prvej kópie za stĺpcom "Zostatok na začiatku dňa." Pred naplnením musí byť list zložený pozdĺž línie roztrhnutia. Odrezaná časť sa umiestni pod tú, ktorá zostáva v knihe. Na zadanie informácií po "Prenose" sa odtrhávacia strana prekryje na prednú stranu druhej kópie. Záznamy pokračujú pozdĺž vodorovnej čiary na zadnej strane neoddeliteľnej časti.

Dodatočné dokumenty

Hotovostné transakcie je možné zaregistrovať pomocou rôznych papierov. Jednou z nich je napríklad predbežná správa. Používa sa na účtovanie finančných prostriedkov, ktoré sú vydávané zodpovedným osobám na administratívne a obchodné náklady. Ako sa takéto dokumenty pripravujú? Peňažné operácie tohto druhu účtuje priamo vykazujúca jednotka, aTiež účtovník. Predbežné správy sa vypracúvajú na papieri alebo na počítačových médiách. Registrácia hotovostných dokladov sa vykonáva prísne v súlade s pravidlami. Každý formulár je vyplnený v jednej kópii. Zodpovedná osoba na jeho zadnej strane uvedie zoznam dokladov, ktoré potvrdzujú vynaložené výdavky. Patria medzi ne napríklad cestovný list, nákladné listy, šeky, potvrdenky atď. Tu je predmetom uvádzanie výšky výdavkov. Papiere, ktoré sú priložené k správe, musia byť očíslované v poradí, v akom sú uvedené. Kontrolu pokladničných dokladov vykonávajú pracovníci učtárne. Zamestnanci predovšetkým vykonávajú kontrolu účelového čerpania finančných prostriedkov, úplnosti poskytnutých potvrdení, správnosti ich vyplnenia a výpočtu súm. Na zadnej strane sú uvedené náklady, ktoré sú akceptované na účtovanie, na ťarchu ktorých sú zaznamenané.

Dôležité nuansy

Podrobnosti, ktoré sa týkajú cudzej meny (strana 1a na prednej strane a stĺpce 6 a 8 na zadnej strane) musia byť vyplnené iba v prípade, že zodpovedná osoba dostane prostriedky nie v rubľoch. Zálohovú správu po overení musí schváliť vedúci podniku alebo ním poverená osoba. Až potom sa to berie do úvahy. Ak preddavok nebol úplne vyčerpaný, zodpovedná osoba vráti zostatok späť do pokladne. Zároveň sa vyplní príjmový príkaz. Prostriedky sú odpísané v súlade s informáciami v schválenej správe.

Mzdy

Platba hotovostných dokladov sa vykonáva pri výpočte a vyplácaní miezd zamestnancom podniku. Účtovná jednotka vyhotoví príslušný výkaz v 1 kópii. Časové rozlíšenie miezd sa vykonáva podľa informácií uvedených v primárnej dokumentácii na účtovanie skutočne odpracovaného času, výkonu atď. Riadky „Časovo rozlíšené“uvádzajú sumy podľa druhov platieb zo mzdy. Uvádzajú sa tu aj ostatné príjmy (materiálne a sociálne požitky) poskytované zamestnancovi, splácané na úkor zisku podniku a podliehajúce zahrnutiu do základu dane. Zároveň sa vypočítajú zrážky zo mzdy a určí sa suma na odovzdanie zamestnancovi. Na titulnej strane výpisu je uvedená celková suma, ktorá má byť vyplatená zamestnancom. Vedúci podniku musí podpísať súhlas na vydávanie miezd. V prípade jeho neprítomnosti tento doklad vydáva poverený zamestnanec. Na konci výkazu sa uvádzajú sumy zložených a vydaných miezd. Po uplynutí lehoty stanovenej na výplatu peňažných prostriedkov zamestnancom sa mená zamestnancov, ktorí peniaze nedostali, v stĺpci 23 označia ako „Uložené“. Na vystavenú sumu sa vyhotoví výdavkový príkaz. Jej číslo a dátum ukončenia musia byť uvedené vo výplatnej páske na poslednom hárku.

Správa pomoci

Tento dokument obsahuje odpočty meračov KKM a tržby za zmenu (pracovný deň). Help-report sa vypĺňa 1 kópia denne. Pokladník ho musí podpísať a odovzdať vedúcemu úradníkovi(vedúci spoločnosti). Zároveň sa vyplní príjmový príkaz. V malých firmách sa peniaze odovzdávajú priamo zberateľom. Pri prevode hotovosti sa vypĺňajú príslušné pokladničné doklady banky. Tržby za zmenu (pracovný deň) sa stanovujú v súlade s ukazovateľmi súčtových počítadiel na začiatku a na konci dňa. Zároveň sa odpočítajú sumy vrátené zákazníkom na nevyužitých šekoch. Zistené tržby potvrdzujú vedúci oddelení. Pri zaúčtovaní finančných prostriedkov v správe sa podpisuje vedúci pokladník, ako aj vedúci podniku. Referenčná správa slúži ako základ pre zostavenie konsolidovaných „Informácií o odpočtoch meračov KKM a tržbách spoločnosti“.

Vestník pokladníka

Tento dokument sa vyžaduje na zaúčtovanie výdavkov a príjmov v hotovosti za každý KKM podniku. Denník zároveň slúži ako kontrolný a evidenčný výkaz odpočtov. Tento dokument je čipkovaný, očíslovaný a zapečatený podpismi Ch. účtovník, vedúci spoločnosti, ako aj daňový kontrolór. Časopis je tiež certifikovaný pečaťou podniku. Všetky záznamy robí pokladník každý deň. Postup pri vystavovaní pokladničných dokladov neumožňuje mazanie a blotovanie v denníku. Všetky vykonané opravy musia byť odsúhlasené a potvrdené podpismi oprávnených osôb. Ak sa hodnoty zhodujú, prihlásia sa pre aktuálnu zmenu na začiatku práce. Tieto údaje musia byť osvedčené podpismi službukonajúceho správcu a pokladníka. Riadok 15 uvádza sumy, ktoré sa zapisujúšeky vrátené zákazníkmi. Informácie na to sú prevzaté z príslušného zákona. V tom istom stĺpci je uvedený počet nulových kontrol vytlačených počas zmeny. Na konci pracovného dňa operátor vygeneruje záverečnú správu za zmenu a odovzdá s ňou prijatú tržbu. Tým sa vytvorí prichádzajúca objednávka. Po vykonaní odpočtov meračov sa skontroluje skutočné množstvo príjmov a príslušný záznam sa vykoná v denníku. Potvrdzuje to podpismi vedúci (správca povinnosti), starší pokladník a pokladník. V prípade nezrovnalostí medzi sumami uvedenými na kontrolnej páske a výškou tržieb sa zistí dôvod rozdielu. Nájdené prebytky alebo nedostatky sú zaznamenané v príslušných riadkoch denníka.

Údaje o stave meračov KKM a výnosoch

Používajú sa na generovanie súhrnného výkazu pre aktuálnu zmenu. Tieto údaje slúžia ako príloha k výpisu pokladníka, ktorý sa zostavuje denne. Údaje o indikáciách a príjmoch sa tvoria v jednom vyhotovení. Spolu s výdavkovými a príjmovými príkazmi, osvedčeniami-správami pokladníkov sa prenášajú do účtovného oddelenia podniku až do ďalšej zmeny. Vzor pokladničných dokladov podľa stavu meračov na začiatku a na konci pracovného dňa pre každú pokladnicu obsahuje výpočet tržieb. Zároveň je okrem iného naznačené jeho rozdelenie podľa oddelení. Ten musí byť potvrdený podpismi konateľov. Na konci vyplnenej tabuľky sa zobrazia výsledky podľa stavov počítadiel všetkých pokladníc, resp.výnosy spoločnosti sa sčítavajú aj s rozdeľovaním finančných prostriedkov podľa oddelení. V súlade so zákonmi je uvedená celková suma peňazí, ktorá bola vydaná zákazníkom na šekoch, ktoré vrátili. Táto suma znižuje celkové príjmy spoločnosti. Informácie musí podpísať vedúci pokladník a vedúci podniku.

Odporúčania na vyplnenie

Pri vystavovaní pokladničných dokladov musíte dodržať postup stanovený legislatívnymi a inými regulačnými aktmi. Okrem toho existuje niekoľko pomerne jednoduchých pravidiel, ktorých dodržiavanie zabráni nepresnostiam pri vypĺňaní papierov:

1. Suma v slovách by sa mala vždy uvádzať veľkými písmenami. V tomto prípade je dovolené písať haliere číslami. Napríklad: Osemnásťtisíc rubľov 10 kopejok.
2. Papierovanie je možné vybaviť ručne alebo pomocou technických prostriedkov (napríklad počítač).
3. Regulačné akty umožňujú úpravu údajov v pokladničných dokladoch. Musí však byť splnených niekoľko požiadaviek. Nesprávny údaj by sa mal opatrne prečiarknuť jedným riadkom. Správne informácie sú uvedené vedľa alebo (ak je to možné) nad nimi. Tu by ste mali urobiť aj dodatok: „Veriť opravené“, „Prečiarknuté je neplatné“alebo „Pravda“. Vedľa tohto záznamu by mala byť podpísaná ch. účtovník a vedúci organizácie (alebo samostatný podnikateľ).
4. Ak sa vyskytnú škvrny, vymazania, šmuhy s „ťahom“a iné podobné metódy opravy, dokument sa považuje za neplatný.

Dodatočné pravidlá

Uchovávanie pokladničných dokladov sa v súlade s platnou legislatívou vykonáva po dobu 5 rokov. Počítanie tohto obdobia sa začína 1. januára roku nasledujúceho po období ukončenia kancelárskych prác. Toto pravidlo sa považuje za všeobecné. Pre výkazy miezd je stanovený osobitný postup. Ak zamestnanci nemajú osobné účty, tieto doklady sa uchovávajú v podniku 75 rokov. Po uplynutí tejto doby môže byť všetka dokumentácia presunutá do archívu alebo zničená, ak v nej neexistujú žiadne súdne spory, nezhody alebo spory. Pri práci s papiermi je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

1. Skladanie dokumentov do zošívačiek by sa malo vykonávať každý deň najneskôr nasledujúci pracovný deň alebo prvý deň voľna.
2. Pred presunom papierov do archívu je potrebné urobiť ich inventár.
3. Kontrolu tvorby prípadov vykonáva buď pokladník alebo priamy manažér podniku.
4. V procese vytvárania zošívačky sa papiere zbierajú vzostupne podľa čísel účtov (najskôr debetom, potom kreditom).

Zodpovednosť za bezpečnosť pokladničných dokladov nesie vedúci podniku. V prípade nedodržania vyššie uvedených pravidiel môže byť porušovateľovi uložený správny trest vo forme peňažnej pokuty. Výška pokuty je stanovená v súlade so zákonom.

Záver

Uchovávaniepokladničná dokumentácia sa považuje za dosť zodpovednú prácu. K vypĺňaniu papierov treba pristupovať so všetkou zodpovednosťou. Pokladničné doklady sa používajú pri sumarizácii rôznych údajov, výkazníctve, účtovníctve. V tejto súvislosti môžu chyby urobené v počiatočných fázach fixovania transakcií viesť k vážnym deformáciám v konečných dokumentoch. Zamestnanec, ktorý je vymenovaný do funkcie zodpovednej za spracovanie pokladničných dokladov, musí mať príslušné znalosti a skúsenosti. Treba mať na pamäti, že všetky papiere, ktoré operátor vyplní, preverujú vyšší úradníci a schvaľuje ich šéf spoločnosti. Osobitná pozornosť by sa mala venovať registrácii dokumentov. Zápisy do časopisov a kníh musia byť vykonané včas v súlade s pravidlami. Keďže sa pri príprave správ používajú hotovostné doklady, všetky opravy v nich sa vykonávajú striktne v určitom poradí. V prípade nedodržania stanovených pravidiel strácajú papiere platnosť a informácie v nich uvedené nemôže spoločnosť použiť v ďalšej riadiacej práci.