Event management je riadenie organizácie podujatí. Event management a jeho vývoj v Rusku

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Event management je súbor činností vykonávaných za účelom vytvárania hromadných a firemných podujatí. Zároveň sú prvé skupiny povolané poskytovať silnú podporu reklamným spoločnostiam, zatiaľ čo druhé sú zamerané na posilnenie ducha v rámci korporácií.

Správa udalostí je známa aj pod iným názvom – „správa udalostí“. Jeho hlavnou úlohou je zorganizovať z obyčajného podujatia veľké podujatie, na ktoré sa bude po jeho skončení ešte dlho spomínať.

Trošku histórie

Ak vezmeme do úvahy tento pojem v preklade z angličtiny, tak toto je udalosť, udalosť. Z primárnych zdrojov je známe, že prvé zábavné podujatia sa objavili na začiatku 19. storočia. V tom čase sa začal predaj lístkov na rôzne súťaže v profesionálnom športe. Zároveň sa k zábave dajú zaradiť aj olympijské hry napríklad v starovekom Grécku alebo rôzne súťaže v starom Ríme.

Manažér kultových podujatí Joe Goldblatt dokazuje, že povolanie organizovať rôzne zábavné podujatia siaha až do 20.storočia (1955 – otvorenie Disneylandu). Tomuto vynikajúcemu človeku možno dôverovať, keďže je zakladateľom Medzinárodného spoločenstva eventového manažmentu. Vyvinul tiež prvé školiace kurzy na svete a profesionálny certifikačný program v tejto oblasti.

Aktuálny stav správy udalostí

Ako viete, moderná spoločnosť má dve hlavné charakteristiky – masovú výrobu a spotrebu. Boli to oni, kto ovplyvnil neustále rastúcu potrebu event marketingu.

Ako viete, moderná spoločnosť má dve hlavné charakteristiky – masovú výrobu a spotrebu. Boli to oni, kto ovplyvnil neustále rastúcu potrebu event marketingu.

V Rusku sa správa udalostí nepresadila hneď. Takže v ZSSR tento typ služby dlhodobo poskytoval štát a mal na starosti aj organizovanie veľkolepých sviatkov (napríklad olympiády).

Profesionálne eventové spoločnosti v Rusku začali svoju činnosť až v 90. rokoch 20. storočia. Vzhľadom na špecifiká tejto oblasti činnosti sa ukázalo, že väčšina odborníkov bola zo šoubiznisu. Preto sa niektoré podujatia v tých rokoch konali nie v mene prínosu, ale pre obyčajnú šou.

S rozvojom firemnej kultúry neustále rástol dopyt nielen po event marketingu, ale aj po profesionáloch event manažmentu. Nielenže musia byť kreatívni, ale musia ovládať aj rôzne nástroje a znalostioblasti psychológie. V moderných agentúrach tohto smeru sú v štáte kvalifikovaní zamestnanci, ktorí sú schopní zorganizovať akékoľvek podujatie. Dá sa tiež predpokladať, že toto odvetvie služieb sa bude naďalej rozvíjať.

Dôvod takýchto udalostí

Ako teda môže udalosť začať? Dôvody, ktoré sú „predohrou“, po ktorej sa uskutočňuje organizácia podujatí, môžu byť úplne odlišné. V závislosti od charakteru a cieľov je potrebné vyzdvihnúť tieto akcie: semináre, súťaže, doškoľovacie kurzy, stretnutia a stretnutia, ako aj výročia. Podujatia riadené event managementom zahŕňajú: fundraising (získavanie finančných prostriedkov na konkrétne účely), blahoželania, ceremónie, oslavy, športové súťaže, koncerty a hudobné vystúpenia, ako aj hromadné oslavy. Hlavnou vecou v tomto procese je správne využitie každej príležitosti a organizácia dovolenky s maximálnym prínosom.

Zo skúseností je známe, že organizácia podujatí, dokonca aj tých najmenších, si môže vyžadovať značné náklady a úsilie (materiálne a intelektuálne). Preto je pre vysokokvalitné školenie nevyhnutná jasná predstava o konečných cieľoch, zámeroch a želanom verejnom proteste. Až po obdržaní úplných odpovedí na tieto otázky môžete začať priamo spravovať udalosti. Počas plánovania by sa však mali zvážiť určité kľúčové body, o ktorých sa bude diskutovať nižšie.

Rozpočet

Tento výrazurčujú sa náklady budúcich udalostí. Napríklad dobre zorganizovaný firemný večierok stojí až 20-tisíc konvenčných jednotiek. A ďalšia veľká akcia (napríklad koncert vynikajúceho interpreta) je úplne iný event management. Ide o sviatok najvyššej úrovne s doplnkovými organizačnými podujatiami: tlačová konferencia, rozhovory pre novinárov a televízne prenosy. Náklady na takéto rozsiahle podujatia sú často obrovské.

Akčný plán

Rovnako dôležitou fázou, na ktorej je založená organizácia podujatia, je plán. Vypracovanie konkrétneho zoznamu problémov, ktoré je potrebné vyriešiť, a určenie načasovania umožní nielen správne zorganizovať konkrétnu dovolenku, ale aj optimálne zostaviť odhad nákladov na ňu.

Personál

Vyriešenie personálnej otázky je jednoducho nevyhnutné, aby práca na organizácii podujatí prebiehala správne. V počiatočnej fáze je teda potrebné určiť počet umelcov, zvukových inžinierov, odborníkov na osvetlenie pracujúcich na konkrétnej dovolenke. Je potrebné jasne pochopiť, koľko ľudí sa bude podieľať na dodávke techniky, príprave územia, ako aj na rokovaní s dodávateľmi.

Prilákanie sponzorov

Organizácia a organizovanie podujatí sa často uskutočňuje sponzorsky. Niekedy sa však podniková dovolenka v podniku koná samostatne. Všetko závisí od rozsahu konkrétnej strany.

Upútanie pozornosti verejnosti

Jednou z najdôležitejších úloh, ktorévyriešiť event management znamená získať potrebné verejné pobúrenie. Preto je pri plánovaní akcie potrebné presne si predstaviť, v akých objemoch a akú odozvu na konkrétnu udalosť je žiaduce dostať.

Outsourcing

V každom prípade tejto otázke čelí začínajúci event manažér alebo vedúci marketingu. Organizovanie podujatí širšieho rozsahu je zverené profesionálom. Hoci takáto dovolenka môže firmu stáť o niečo viac, špecializovaná agentúra sa vyhne väčšine problémov tým, že prevezme celú bremeno všetkej práce.

Špecialisti konajúci v súlade s prijatými pravidlami najskôr vypracujú všeobecný koncept. A až potom s využitím svojho tvorivého potenciálu ponúknu nápad, ktorý by maximálne vyjadril individualitu a podstatu budúceho podujatia.

Ďalším krokom je výber vhodného vybavenia a priestorov. Pomerne dôležitým bodom v tomto procese je vytvorenie hotového scenára. Špecialisti takýchto agentúr budú organizovať rokovania s dodávateľmi, hľadať profesionálnych zvukárov a moderátorov. Aj profesionáli nájdu spôsoby, ako ušetriť na niektorých maličkostiach, no zároveň im v sviatočnom ruchu nič neunikne.

Organizácia podujatí bude efektívnejšia so zapojením špecialistov z príslušnej agentúry, najmä v oblasti public relations. Verejnosť môžu dosiahnuť napríklad komunikačné agentúry, ktoré majú dlhodobé kontakty s médiamirezonancia oveľa rýchlejšie. Na dosiahnutie cieľov používajú profesionáli rôzne spôsoby šírenia informácií: direct-mail, vonkajšia reklama a sprostredkovanie informácií cieľovému publiku pomocou špeciálnych zdrojov. Moderné veľké ruské spoločnosti tak čelia potrebe zorganizovať dovolenku za účasti profesionálov.

Porovnanie so západnou praxou

Na Západe je event management celkom novým typom podnikania, nedá sa mu venovať viac ako dvadsať rokov. Pozornosť ruských podnikateľov upútal tento druh podnikania až v polovici 90. rokov. V tomto období dostalo domáce hospodárstvo nový vývoj a začali sa určitým spôsobom zušľachťovať rôzne práce. Event manažér sa stal jedným z najvyhľadávanejších špecialistov na komunikačnom trhu. Počet agentúr poskytujúcich tieto typy služieb neustále rastie a masové podujatia začínajú nadobúdať európsku orientáciu nielen v Moskve, ale aj vo veľkých centrách.

Organizácia podujatia akéhokoľvek rozsahu by však mala brať do úvahy zvláštnosti domácej mentality: ak hostinu, tak až do rána. Takáto šírka ruskej duše niekedy spôsobuje určité ťažkosti, ale to nijako neovplyvňuje výsledok.

Tiež je potrebné poznamenať, že táto oblasť činnosti má široké perspektívy. Zároveň je predčasné povedať, že takýto trh služieb je plne sformovaný. Často je prítomnosť nízkych cien na úkor kvality vo firmách s týmto typomčinnosť je spôsobená nedostatočnou kultúrou event managementu v rôznych spoločnostiach. Mnoho ľudí si teda pamätá, že je potrebné osláviť Nový rok alebo výročie spoločnosti niekoľko dní pred podujatím. V skutočnosti by však zodpovedajúce náklady mali byť zahrnuté do odhadu na minimálne ďalších šesť mesiacov takejto oslavy.

Kurzy manažmentu udalostí

Bohužiaľ, neexistujú žiadne vzdelávacie inštitúcie, kde by sa takíto špecialisti pripravovali. Toto povolanie zvyčajne ovládajú umelci, psychológovia, inzerenti a učitelia. Vo väčšine prípadov sa k povolaniu „event manažéra“dostanú ľudia bez špeciálneho vzdelania. Kurzy sú vhodné len pre tých, ktorých témy rezonujú so základmi event manažmentu. Bohužiaľ, aj dnes ich je veľmi málo.

Do prípravy svojich zamestnancov sa často zapájajú aj samotné eventové agentúry. Na tento účel sa najímajú stážisti. A tí najlepší z nich sú už zapísaní v štáte.

Požiadavky na kandidáta

Je bezpečné povedať, že práca manažéra tejto kategórie je jeho životným štýlom. Preto človek, ktorý si zvolil toto povolanie, musí mať vlastnosti, ktoré priamo rezonujú s jeho profesionálnymi aktivitami.

Potrebné osobné vlastnosti event manažéra:

- otvorený a veselý charakter, spoločenskosť, ako aj vznešený vzhľad;

- tvorivé a umelecké schopnosti;

- analytické a kreatívne myslenie;

- vysoký výkon a odolnosť voči stresu;

-vodcovské vlastnosti;

- organizačné schopnosti;

- pripravenosť na sebazdokonaľovanie.

Na základe vyššie uvedeného zoznamu vlastností môžeme konštatovať, že povaľači a flegmatici by sa na túto oblasť nemali vzťahovať.

Ľudia v tejto profesii by mali mať umelecké a tvorivé nadanie. Dôležitú úlohu v tomto prípade však zohrávajú aj organizačné schopnosti. Manažér musí správne stanoviť priority a dosiahnuť cieľ za každú cenu. Musí mať tiež schopnosť pracovať s obrovským množstvom informácií a talent na presviedčanie.

Môže sa teda zdať, že tento event management je veľmi zložitá vec. Kde študovať v tomto prípade tiež nie je úplne jasné. Jedna vec je istá - ak má človek aspoň polovicu vlastností, ktoré sú uvedené v tomto článku, potom sa už môže pokúsiť pomôcť zorganizovať udalosť, napríklad v podniku, kde pracuje. A ak to robí dobre a robí to rád, tak už môžete svoje služby ponúkať aj iným spoločnostiam.

Hlavné smery správy udalostí

Profesionáli z PR biznisu dnes vyzdvihli tieto oblasti event managementu: organizovanie interných firemných akcií zameraných na posilnenie ducha podniku; rozsiahle propagácie.

V každom jednotlivom prípade však špecialisti postupujú od úloh, ktoré potrebujú vyriešiť. Presné určenie cieľa vám pomôže vybrať si zo širokej ponukynástroje vo forme, ktorá je vhodná v konkrétnom prípade. Zvážte príklad.

Farmaceutická spoločnosť si napríklad objednala eventovú agentúru na oslavu jej piateho výročia. Oslava tohto rozsahu v prvom rade pomáha posilniť firemného ducha. Preto sa ako najlepšia možnosť zvažoval odchod mužstva do vidieckeho klubu. Ako celkom vhodný komunikačný prostriedok boli zvolené tímové súťaže a športové štafetové preteky a vrcholom sviatku bolo poskytnutie možnosti pre každého vidieť mesto z balónového koša.