Účtovné doklady sú Koncepcia, pravidlá evidencie a uchovávania účtovných dokladov. 402-FZ "O účtovníctve". Článok 9. Primárne účtovné doklady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Správne vyhotovenie účtovnej dokumentácie je veľmi dôležité pre proces generovania účtovných informácií a určovania daňových záväzkov. Preto je potrebné s dokumentmi zaobchádzať obzvlášť opatrne.

Špecialisti na účtovnícke služby, zástupcovia malých firiem, ktorí vedú nezávislú evidenciu, by mali poznať hlavné požiadavky na vytváranie, dizajn, pohyb, skladovanie papierov.

Koncept dokumentu

Regulačné zákony o účtovníctve nezverejňujú pojem dokumentu. Preto sa oplatí použiť definíciu stanovenú normou GOST R ISO 15489-1-2007.

Účtovné dokumenty sú identifikovateľné informácie zaznamenané na hmotnom nosiči, vytvorené, prijaté a uložené jednotlivcom alebo organizáciou ako dôkaz pri potvrdení obchodných aktivít alebo právnychpovinnosti.

Primárne dokumenty sú dokumenty, ktoré obsahujú zdrojové údaje o procesoch a operáciách. Ide o účtovné doklady, ktoré slúžia ako podklad pre účtovné zápisy.

Primárne účtovné doklady sú doklady, ktorými sa evidujú skutočnosti ekonomickej činnosti. Tento koncept federálneho zákona „o účtovníctve“je regulovaný článkami.

Hlavnou požiadavkou na ich zostavovanie je, že musia byť zostavené pri vykonávaní ekonomickej činnosti alebo ihneď po jej ukončení (ak je to možné).

Primárne práce

Primárny účtovný doklad musí byť vyhotovený v čase obchodnej transakcie, a ak to nie je možné, ihneď po jej dokončení.

Hlavné primárne dokumenty sú:

1. Nákladný list v tvare TORG-12.
2. RKO a PKO.
3. Referencia o účtovníctve.
4. Prehľad výdavkov.

Rôzne primárne dokumenty

Žiadny normatívny akt neobsahuje zoskupovanie a klasifikáciu účtovných dokladov. Rozlišujú sa tieto typy účtovných dokladov, ide o doklady zohľadňujúce:

1. Miesta ich kompilácie: externé a interné.
2. Použiteľné dokumentárne formy: nezjednotené (vytvorené v súlade s formulármi, ktoré boli nezávisle vyvinuté organizáciou), jednotné (vytvorené v súlade s formami obsiahnutými v albumejednotné formuláre).
3. Typ informačného nosiča: elektronický a papierový.
4. Objem údajov: súhrnný a primárny.
5. Typ záväzkov, účtovné oblasti, aktíva: účtovanie hotovostných transakcií, účtovanie časového rozlíšenia a výplaty miezd, účtovanie zásob, účtovanie dlhodobého majetku atď.

Primárne účtovné formuláre

Evidencia účtovných dokladov v účtovníctve spočíva predovšetkým v použití jednotných a samostatne vyvinutých formulárov. Používanie mnohých zjednotených od roku 2013 nie je povinné.

Všetky primárne formuláre musia byť schválené vedúcim organizácie. Nasledujúce sú momentálne povinné:

1. Podľa účtovníctva služieb nákladnej dopravy (272-P vlády).
2. Podľa účtovníctva práce jej úhrada (1-P Štátneho štatistického výboru).
3. Účtovanie hotovostných transakcií (88-P Štátneho štatistického výboru, 3210-U Banky Ruskej federácie).

Pre platobný príkaz je uvedený aj štandardný formulár. V procese vydávania jednotných formulárov je povinné vyplnenie účtovných dokladov, a to všetkých poskytnutých stĺpcov (riadkov). Ak nejaké informácie chýbajú, do príslušného stĺpca vpíšte pomlčku.

Za zmienku stojí, že v organizáciách sa stále používa účtovné doklady, ktoré sa v súčasnosti nevyžadujú. S prihliadnutím na vnútorné potreby podniku je možné tieto formuláre finalizovať. Môžu byť vhodnejšie a pohodlnejšie na opravu špecifických obchodných aktivít. Napríklad môžeteOdmietnite použiť tlačové náležitosti a značky na prednej a zadnej strane.

Schvaľovanie primárnych účtovných dokladov

Organizácie sú povinné schváliť príslušné primárne formuláre (4 odsek 1/2008-PBU). Je však dôležité mať na pamäti, že jednoduché prepojenie na album Uniform Forms nestačí.

V účtovných zásadách by mali byť uvedené konkrétne typy dokumentov z albumov, ktoré bude organizácia používať, ako aj zoznam osôb, ktoré majú právo podpisovať primárne dokumenty.

Formuláre môžu byť schválené aj inými miestnymi predpismi. Napríklad príkaz na schválenie foriem prvotných účtovných dokladov. Účtovné zásady musia obsahovať odkaz na takúto objednávku.

Požadované podrobnosti účtovných dokladov

402-FZ upravuje požiadavky na povinné náležitosti prvotných účtovných dokladov. Existuje sedem takýchto podrobností:

1. Dátum dokumentu.
2. Jeho meno.
3. Názov ekonomického subjektu, ktorý zostavil dokument.
4. Obsah obchodných faktov.
5. Množstvo peňažného alebo prirodzeného merania (s jednotkami).
6. Názvy pozícií osôb zodpovedných za transakciu.
7. Podpisy s prepismi zodpovedných osôb.

Niektoré dokumenty, ktoré nie sú primárnou dokumentáciou, môžu byť použité ako také.

Ak organizácia odráža náklady na prenájom, potom sú takýmito účtovnými dokladmi úkony a nájomná zmluva. § 611 a § 622 Občianskeho zákonníkastanoviť, že v takom prípade sa musia vypracovať dvojstranné akty o prijatí a prevode predmetu hlásenia. Ak vezmeme do úvahy článok 753 Občianskeho zákonníka, potom akty jednostrannej povahy môžu slúžiť ako primárne dokumenty.

Dokumentácia v účtovníctve

Je dôležité zvážiť špeciálne prípady, ktoré sa často vyskytujú pri príprave dokumentácie.

Odmietnutie používania pečatí. Hlavným účelom pečate je osvedčenie podpisu zodpovednej osoby. Od roku 2015 nie sú podniky povinné pečiatkovať. Informácie o tlači by sa mali odraziť v štatúte organizácie (82-FZ). Pečať sa vyžaduje iba vtedy, keď to vyžadujú federálne predpisy.

Musí byť prítomný na týchto dokumentoch: osvedčenia o dvojitom sklade, pracovné úrazy, dokumenty predložené colným orgánom, splnomocnenie, ktoré vám umožňuje zastupovať záujmy právnickej osoby na súdoch.

Pečiatka nie je povinnou náležitosťou, jej prítomnosť však môže byť zabezpečená formulárom prvotného účtovného dokladu, ktorý schvaľuje vedúci podnikateľského subjektu.

Dokumenty vyhotovené v cudzom jazyku. Do účtovníctva možno akceptovať iba dokumenty v ruštine. Ak je dokument vypracovaný v inom jazyku, musí existovať preklad do ruštiny a musí byť riadok po riadku. Overenie prekladu sa nevyžaduje, okrem prípadov stanovených Haagskym dohovorom:

1. Nerubľové metre v primárnych účtovných dokladoch. Údaje o nákladoch v účtovných dokladoch môžu byť vyjadrené v konvenčných jednotkách, v mene, v rubľoch.
2. Primárne v elektronickej forme.

402-FZ umožňuje podnikateľským subjektom vystavovať prvotné doklady nielen v papierovej, ale aj elektronickej podobe.

Elektronický doklad musí obsahovať všetky požadované náležitosti nastavené pre účtovné doklady, ako aj elektronický podpis.

Elektronické podpisy existujú v troch variantoch – jednoduché, vylepšené nekvalifikované, vylepšené kvalifikované. Podľa ministerstva financií je možné použiť ktorýkoľvek z týchto troch podpisov.

Splnomocnenie na podpisovanie primárnych účtovných dokumentov

Zamestnanec organizácie má právo podpisu, ak je vyhotovený jeden z nasledujúcich dokumentov:

1. Splnomocnenie na podpis primárneho (článok 185-189 Občianskeho zákonníka).
2. Na podpísanie objednávky vpravo.

V porovnaní s objednávkou, ktorá dáva podpisové právo, môže byť plná moc udelená aj osobám, ktoré nie sú zamestnancami organizácie. Na základe dohody strán možno na podpisovanie primárnych dokumentov použiť fax (článok 160 Občianskeho zákonníka).

Rozvrh pracovného toku v účtovníctve

Plán pracovného toku je popis, ktorý môže mať formu tabuľky alebo diagramu, postupov vytvárania, presúvania, spracovania, ukladania účtovných dokladov. Harmonogram môže byť schválený ako príloha k účtovnej politike alebo ako miestny normatívny akt. V druhom prípade by účtovná zásada mala obsahovať prepojenie na tento akt.

Plán pracovného postupu musí nevyhnutne odrážať:

1. Termíny, počas ktorých musia byť dokumenty vypracované, odoslané, spracované, uložené.
2. Pozície osôb zodpovedných za operácie uvedené v harmonograme pracovných postupov (105-P ministerstva financií).

Časopis pre účtovanie primárnej dokumentácie

Vedenie takéhoto denníka je skôr pravidlom racionálnej správy dokumentov ako účtovníctva. Je potrebné pre evidenciu účtovných dokladov - došlých a odoslaných prvotných dokladov. Odborníci odporúčajú viesť si podobný denník v prípadoch, keď sa účtovníctvo vedie bez použitia špecializovaných účtovných programov.

Napríklad pri použití 1C je možné vygenerovať a vytlačiť denník dokumentácie hneď, ako to bude potrebné. Register príjmových dokladov teda zobrazí doklady dodávateľov, resp. register pokladničných dokladov dokumentáciu na pokladni podniku.

Účtovníctvo, na rozdiel od daňového účtovníctva, umožňuje odrážať fakty o ekonomickej činnosti pri absencii prvotných účtovných dokladov, ale iba v prípade, ak sú aj tak prijaté neskôr.

V tomto prípade by sa fakty o ekonomickej činnosti mali zaznamenávať pomocou odhadovanej hodnoty. Keď dokument príde, nie je stornovaný. Je potrebné iba opraviť dátum jeho prijatia.

Tento prístupregulované 21/2008-PBU, 119n-P Ministerstva financií, AKPI16-443-R VS.

Dokumenty týkajúce sa sprostredkovateľských transakcií sú výnimkou z tohto postupu. Sprostredkovateľ je povinný odovzdať všetku dokumentáciu. V prípadoch, keď je správa o vykonanej transakcii vyhotovená s chybami alebo nepresnosťami, môže mať príkazca právo vzniesť námietky do 30 dní odo dňa jej prijatia (články 999, 1008 Občianskeho zákonníka).

Uchovávanie a ničenie účtovných dokladov

Poradie uloženia primárok určuje 558-P Ministerstva kultúry. Celková doba uchovávania dokumentácie v súlade s 402-FZ "O účtovníctve", článok 9, je 5 rokov. Vedúci podniku je zodpovedný za organizáciu uchovávania dokumentácie.

Niektoré dokumenty by sa mali uchovávať dlhšie:

1. O nadobudnutí hnuteľného majetku – minimálne 10 rokov.
2. Pre transakcie s nehnuteľnosťami – na dobu neurčitú.
3. Výplaty dividend a cestovné certifikáty za služobné cesty na Ďalekom severe – 75 rokov.

Ak platnosť interných záznamov vypršala, môžu byť zničené. O možnosti zničenia by mala rozhodnúť odborná komisia, ktorá sa vytvára každý rok alebo pôsobí trvalo. Na základe výsledkov činnosti takejto komisie by sa mal vypracovať zákon, ktorý bude obsahovať zoznam dokumentov, ktoré sa majú zničiť.

Podnik môže dokumentáciu zlikvidovať sám alebo jej odovzdaním špecialistoviorganizácia.

Zodpovednosť za ukladanie primárnych dokumentov

Za hrubé porušenia požiadaviek účtovníctva a finančného výkazníctva sa udeľujú pokuty. Jedným z najhrubších dokumentov je nedostatok povinných primárnych účtovných dokladov, účtovných registrov, účtovných závierok a audítorskej správy pre ekonomický subjekt.

Ak sa zistia takéto porušenia, uložia sa pokuty v týchto sumách:

1. Úradníci - 5-10 tisíc rubľov.
2. Opakované porušenie úradníkmi - 10-20 tisíc rubľov alebo diskvalifikácia na 1-2 roky.