Efektívnosť účtovníctva: doba uchovávania dokumentov

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Efektívnosť účtovníctva je do značnej miery ovplyvnená kompetentnou organizáciou skladovania dokumentov, ktoré sa v podniku hromadia. Preto, aby sa predišlo problémom, každý účtovník by sa mal určite oboznámiť s požiadavkami na podmienky a postup uchovávania dokumentov v súlade s legislatívou Ruskej federácie.

Aké je poradie, v ktorom sú dokumenty uložené?

Federálna legislatíva od roku 2013 vyžaduje, aby každý podnik uchovával všetky prvotné dokumenty, účtovné závierky, účtovné registre a pracovné štandardy, ako aj všetky ostatné dokumenty súvisiace s činnosťou tohto hospodárskeho subjektu. Toto pravidlo sa vzťahuje aj na dobu uchovávania dokumentov v elektronickej podobe, ktoré sa čoraz častejšie využívajú pri hospodárskej činnosti podnikov rôznych organizačných a právnych foriem.

Ako dlho to trváuložiť dokumenty?

Doba uchovávania dokumentov - najmenej päť rokov alebo viac (v súlade s pravidlami stanovenými organizáciou). Zaujímavosťou je, že daňový poriadok stanovuje aj iné doby skladovania (štyri roky). Toto platí pre všetky účtovné závierky a obdobie sa počíta od momentu jej posledného použitia. Najlepšie je, samozrejme, doklady uchovávať päť rokov, čo vám ušetrí veľa času a nervov, ak by sa niečo stalo! Doklady o zahraničnoobchodných transakciách by sa mali posudzovať oddelene. Ak zahraničná zmluvná strana poskytuje dlhšiu dobu na uchovávanie dokumentov ako v Ruskej federácii, potom je lepšie si ju vybrať a nie dúfať, že s transakciou v budúcnosti nebudú žiadne problémy. A to musí byť zabezpečené vo vnútorných predpisoch podniku, čím sa zabráni mnohým chybám zamestnancov.

Kto je zodpovedný za uchovávanie dokumentov?

V súlade s „literou“zákona vedúci organizácie, t.j. jeho generálny riaditeľ je osobne zodpovedný za uchovávanie dokumentov v archíve podniku. Ak sa nedodrží doba uchovávania dokumentov alebo organizácia obehu dokumentov, podnik vyberie pokutu vo výške desaťtisíc rubľov a za opakované porušenie tridsaťtisíc rubľov. V prípade, že takáto nezodpovednosť viedla k podhodnoteniu sumy dane, bude potrebné zaplatiť dvadsať percent z nezaplatenej dane, ale táto pokuta nemôže byť nižšia ako štyridsaťtisíc rubľov. Právne predpisy Ruskej federácie tiež samostatne stanovujú sankcie zaúradníkov za straty spôsobené neefektívnou organizáciou skladovania dokumentov v podniku.

Ako zničím dokumenty, ktorých platnosť už vypršala?

Na úvod treba poznamenať, že niektoré dokumenty nie sú zničené, ale prevezené do mestského archívu, preto je veľmi dôležité nielen označiť ich trvanlivosťou, ale aj postarať sa o uloženie nápis „Odborná revízna komisia“(EPK). Ak nie je potrebné preniesť dokumenty do archívu, vedúci organizácie musí vydať zákon o zničení dokumentov. Ak takýto akt nebol vypracovaný, dokumenty sa považujú za chýbajúce a vyžaduje sa príkaz na vymenovanie komisie na vyšetrenie takejto straty.