Obchodný proces: analýza obchodných procesov. Popis, aplikácia, výsledky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Každý podnikateľ musí aspoň nepriamo vedieť, čo je obchodný proces. Analýza podnikových procesov pomáha znižovať náklady, zvyšovať ziskovosť a v konečnom dôsledku zvyšovať zisk podniku. V ekonomickej literatúre sa s týmto pojmom prvýkrát stretávame v prácach bádateľov v 80. rokoch minulého storočia. Vtedy si v Spojených štátoch po prvý raz mysleli, že efektivita celej výroby závisí od súboru vzájomne súvisiacich činností nazývaných obchodný proces.

Definície

Obchodný proces je komplexný koncept. Rozvoj podnikania vo veľkej miere závisí od vzájomne súvisiacich operácií, postupov a činností. Nie je možné si predstaviť závod bez dodávok surovín, ich spracovania, pracovníkov pri strojoch a účtovníkov. Podnik je uzavretý systém, ktorý funguje ako integrálny organizmus. A aby všetko fungovalo správne bez problémov a oneskorení, potrebujete hlavný mozog – skúseného manažéra, ktorý bude analyzovať a monitorovať súdržnosť všetkých obchodných procesov.

Ak sa na to pozriete z ekonomického hľadiska, tak prepojenosť všetkých možných činností, pri ktorých sa spracovanie environmentálnych zdrojov na konečný produkt pre spotrebiteľa nazýva obchodný proces. Analýza obchodných procesov je hodnotenie účinnosti konkrétnej akcie, operácie alebo udalosti súvisiacej s výrobou.

Na čo slúžia

Popis obchodných procesov je celkom jednoduchý. Najväčším problémom reality však je, že v akomkoľvek podniku u nás sa len málokedy nájde človek, ktorý má skutočný záujem o zefektívnenie rôznych výrobných procesov. Malí a strední podnikatelia sa snažia používať zastarané metódy na znižovanie nákladov, zatiaľ čo na Západe už dávno pochopili, že úspech podnikania závisí od kompetentného najatého manažéra, ktorý má záujem získať zo svojej práce maximálne výsledky.

Vytvorenie obchodných procesov dáva jasné pochopenie: kto je zodpovedný za akú fázu, akú pozíciu zastáva a čo treba urobiť. Takáto štrukturalizácia robí organizáciu výroby transparentnou a uľahčuje jej riadenie. Oznámením stromu cieľov zamestnancom môžete zvýšiť ich motiváciu tým, že preukážete, že ich práca smeruje k spoločným cieľom. Okrem toho organizácia podnikania týmto spôsobom pomôže identifikovať zbytočné náklady na finančné a časové zdroje.

Ako vytvoriť

Bez ohľadu na to, či ide o veľký alebo malý podnik, prístup k vytvoreniu podrobného plánu je rovnaký. Zvážtekonkrétny príklad. Existuje spoločnosť, ktorá predáva pohovky. Diagram obchodných procesov je podobný stromu. Hlavné pobočky obsahujú hlavné funkcie, ktoré sa rozvetvujú na menšie. Aké sú teda hlavné fázy obchodného procesu pre maloobchodníka?

1. Nákup tovaru. Toto je prvý a ústredný obchodný proces. Aké sú jeho čiastkové fázy?

• Analýza dodávateľa.
• Vypracovanie zmlúv s výrobnými závodmi.
• Vypracovanie zmlúv s dopravnými spoločnosťami.

2. Umiestnenie pohovky. V tejto fáze sú také momenty:

• Výber miestnosti.
• Výstavba alebo prenájom priestorov.
• Vytváranie podmienok predaja.

3. Proces predaja.

• Nábor.
• Nákup registračnej pokladnice.
• Vytváranie atmosféry a dizajnu pre predaj.

4. Marketing a reklama.

• Umiestnenie znaku.
• Vytvárajte vizitky, brožúry, brožúry, katalógy atď.
• Umiestnenie reklamy.

Zoznam môže byť dlhý. Je dôležité pochopiť, ako sa vytvárajú obchodné procesy. A potom vám poskytneme niekoľko zlatých pravidiel pre organizáciu podnikania, aby ste boli úspešní.

Pravidlo 1

Za každú vybranú fázu podnikania je zodpovedná konkrétna osoba. Zapojte ich do tvorby schémy. To poskytne príležitosť podrobnejšie pochopiť proces, zaujať zamestnancov a zvýšiť ich motiváciu zameranú na dosiahnutie spoločných cieľov. To je dôležité najmä v počiatočných fázach založenia podniku. Začiatok podnikania je vždy spojený sobrovské ťažkosti a včasné stanovenie cieľov pre konkrétne fázy poskytne podrobnejší plán činnosti.

Pravidlo 2

Používajte automatizované programy a vizualizujte svoje obvody. K dnešnému dňu existuje veľa hotových programov, ktoré pomáhajú štruktúrovať informácie. Malé a stredné podniky ich používajú všade.

Ak pracujete v skupine, vezmite si tabuľu alebo kúsky papiera, na ktoré si všetko zapíšte, a za pochodu nakreslite strom svojich procesov. Začnite s veľkými operáciami a rozdeľte ich na menšie. Pre veľké podniky je vytváranie obchodných procesov obrovskou namáhavou prácou, ktorá si vyžaduje maximálnu koncentráciu a koordináciu činností všetkých zamestnancov.

Pravidlo 3

Pri formulovaní obchodných procesov sa riaďte stratégiou spoločnosti a nie jej organizačnou štruktúrou. Rovnaká funkcia môže presahovať rámec zavedených oddelení. Napríklad pri dodávaní produktu od dodávateľa možno uvažovať o hranici obchodného procesu, kým produkt neopustí samotnú maloobchodnú predajňu, teda keď je umiestnený na regáloch a dostupný spotrebiteľovi. Tento proces zahŕňa niekoľko oddelení, ktoré sú súčasťou organizačnej štruktúry.

Pravidlo 4

Nerozoberajte svoj plán príliš podrobne. Ak diagram preplníte nepotrebnými informáciami, povedie to k všeobecnému zmätku a veľkému zaťaženiu zodpovedných zamestnancov. Ak plánujete vykonať zmeny v konkrétnom segmente, táto časť musí byť podrobná a všetko ostatné by sa malo zvážiť.len povrchne, bez zachádzania do detailov. Efektívnosť obchodných procesov podlieha Paretovmu zákonu „20/80“, kedy 20% podrobných popisov prinesie 80% úspechu celej operácie.

Pravidlo 5

Nebojte sa pravdy a vytvorte schému založenú na tom, čo naozaj je. Táto situácia nastáva veľmi často. Hlavný manažér sa pýta svojich podriadených na ich oddelenia, aby zostavil diagram obchodných procesov. Títo sa snažia povedať, ako sa im darí. Aj keď v skutočnosti skutočný stav nie je ani zďaleka ideálny. Ale na základe falošných údajov sa vytvorí nesprávna schéma, po ktorej sa budú robiť neefektívne rozhodnutia a všetka práca vyjde nazmar.

Nemýľte si „ako je“, „ako by malo byť“a „také, aké chcem, aby to bolo“. Nech je všetko akokoľvek zlé, biznis procesy sú zostavené presne tak, aby tento stav zlepšili. Preto je nevyhnutné opísať iba situáciu zo skutočného života.

Automatizácia obchodných procesov

Sledovať všetky udalosti, ktoré sa odohrávajú v rámci spoločnosti, je veľmi ťažké, najmä pokiaľ ide o veľké korporácie a syndikáty. Veľký podnik je ťažké si predstaviť bez celého systému automatizovaných programov, ktoré vám umožňujú analyzovať prichádzajúce údaje, aby ste sa mohli rozhodnúť. Preto dnes veľmi často hovoríme o automatizácii obchodných procesov.

V praxi to znamená, že existuje špeciálny počítačový program, ktorý spracováva všetky druhy informačných tokov, ktoré zabezpečujú obchodný proces. Analýza obchodných procesov prebieha offlinerežime a osoba sa iba zoznámi s výsledkami a vyvodí príslušný záver.

Výber metódy analýzy

Keď domáci podnikateľ stojí pred otázkou, ako najlepšie opísať obchodné procesy automatickým spôsobom, nájde veľa možností, ktoré nie sú dobre optimalizované pre ruský trh. Takmer všetok navrhovaný softvér bol vytvorený pre západné spoločnosti, ktoré majú skúsenosti s optimalizáciou výroby. Po analýze niektorých údajov sme však vytvorili vlastný zoznam programov, ktoré implementujú obchodný proces.

1. BEST-5 „Moje podnikanie“je softvér, ktorý často používajú malé a stredné podniky. Program je dostupný pre každý počítač a jeho použitie je veľmi jednoduché. Jeho výhodou je, že dokáže analyzovať malé množstvo údajov z malého podniku.
2. Firemný modelár. Často sa používa v moderných podnikoch, hlavne preto, že je lacný. S týmto programom sa dá ľahko zorganizovať začatie podnikania, pretože je veľmi pohodlné vytvárať diagramy obchodných procesov, ale prakticky neanalyzuje.
3. iGrafx Enterprise Central. Veľmi dobrý kanadský dizajn. Dokáže nielen rozpoznať a zostaviť podnikateľské plány, ale aj úspešne analyzovať polia vstupných údajov. V našej krajine má veľmi malú distribúciu, hoci produkt je veľmi hodný.
4. Obchodné štúdio. Najznámejší ruský vývoj. Integrované s ostatnými produktmi MS Office (Word, Excel, Visio). Predomáci podnikateľ je najlepšou voľbou z hľadiska pomeru ceny a výsledku. Vynikajúca analýza obchodných procesov. Produkciu je možné úspešne optimalizovať vďaka výsledkom získaným z programu.

Technológia na budovanie obchodných procesov

Najbežnejšia je dnes integrácia automatického a manuálneho spôsobu budovania schémy „Business Process“. Analýza obchodných procesov sa v tomto prípade vykonáva v dvoch fázach: prvá s pomocou výsledkov získaných na počítači, druhá - manuálne manažérom.

Pozrime sa na dva hlavné prístupy k vykresľovaniu grafov a tabuliek. V tomto prípade bude technológia podnikových procesov vytvorená pomocou nasledujúcich metód:

1. DFD (Diagram toku údajov).
2. WFD (diagram pracovného postupu).

Prvá metóda DFD zahŕňa zostavenie diagramu dátových tokov. Zahŕňajú: podrobný popis práce procesu, zodpovedných zamestnancov, potrebnú dokumentáciu. Takáto konštrukcia dáva ucelený obraz o činnosti firmy, jej okolitých vstupných a výstupných dátach, všetkých prvkoch výrobného procesu a vzťahoch medzi nimi. Tento prístup vám umožňuje zvýrazniť bezplatné (extra) obchodné procesy, ktoré znižujú efektivitu výsledku a možno ich rôznymi spôsobmi optimalizovať.

WFD – diagramy pracovného toku, ktoré popisujú obchodné procesy nižšej úrovne. Rozvoj podnikania sa môže výrazne zmeniť, ak poznáte nielen vertikálnu hierarchiu akcií, ale aj horizontálnu. Čo to znamená?

Ak sa pozrietejasne, WFD-diagramy sú mriežkou časových rámcov, z ktorých každý graf je zodpovedný za konkrétny proces. Predpokladajme, že dodávka tovaru trvá dva dni – v grafe je znázornený začiatok a koniec procesu. Potom prichádza udalosť umiestňovania produktu na obchodnú platformu a tento proces sa začne až po dokončení dodávky. Údaje sú vynesené postupne do grafu. Udalosti, operácie a akcie sa môžu prelínať, ak sa vykonávajú súčasne. Je vhodné začať s rozvojom podnikania v počiatočných fázach týmto spôsobom a určiť, koľko času je potrebné na celý výrobný cyklus.

Závery

Pre malých alebo veľkých, nových alebo starých potrebujete pochopiť, čo je obchodný proces. V ktorejkoľvek fáze životného cyklu firmy môže optimalizácia výroby výrazne ovplyvniť ďalší rozvoj. Koniec koncov, hlavným cieľom existencie každej organizácie je dnes uspokojenie potrieb spotrebiteľa. A ak je klient spokojný, bude mať zisk. Závislosť je tu priamo úmerná. Čím vyššia je úroveň spokojnosti spotrebiteľov, tým vyšší je zisk firmy. A to sa dá dosiahnuť iba analýzou a následnou zmenou procesu v rámci podniku.