Platba za palivo a mazivá: plnenie zmluvy, postup výpočtu, pravidlá a vlastnosti registrácie, časového rozlíšenia a platby

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Často nastávajú situácie, keď je zamestnanec v dôsledku výrobných potrieb nútený používať svoj majetok. Najčastejšie ide o využitie stroja. Zamestnávateľ je navyše povinný to kompenzovať: zaplatiť palivo a mazivá (POL), odpisy a iné náklady. Ako to urobiť čo najefektívnejšie?

Legislatívny rámec

Málokto dokonca chápe, čo znamená platiť za palivo a mazivá a kompenzáciu za používanie osobných vozidiel. A zamestnávatelia to využívajú. Aj keď ich povinnosť nahradiť zamestnancovi náklady je zakotvená v § 188 Zákonníka práce. Ako však uvidíme nižšie, jeho použitie nie je tou najlepšou možnosťou. Oveľa užitočnejšie informácie obsahuje Občiansky a Daňový poriadok. Ak chcete využiť všetky výhody, ktoré poskytujú, musíte k problému pristupovať správne.

Ako to funguje v praxi?

Často dostane zamestnanec na výber: buď pôjdete 300 km do iného mesta v horúčavách v autobuse,alebo jazdiť vlastným autom. Ani ho nenapadne, že výdavky na zaplatenie pohonných hmôt a mazív a nielen jemu môžu a majú byť kompenzované. Podniky využívajú právnu negramotnosť zamestnancov. Väčšina nevie, čo je palivo v práci a kompenzácia nákladov.

To sa mimochodom netýka len auta, ale aj akéhokoľvek iného osobného majetku, ktorý zamestnanec využíva pri plnení svojich služobných povinností. Najčastejšie sa využíva práve osobná doprava. Platba pohonných hmôt a mazív zamestnancom na náklady zamestnávateľa je preto normou. Hoci nie všetci zamestnávatelia súhlasia s platením.

Pár príkladov

Zažil to každý, kto niekedy skúšal pracovať ako obchodný zástupca. Ďalším príkladom, kde zamestnanci najčastejšie využívajú vlastnú dopravu, sú taxíky. Na získanie náhrady musí zamestnanec použiť auto alebo iný majetok len s vedomím a povolením vedenia. A všetko musí byť zdokumentované.

Platba za palivo a mazivá zamestnancom – čo to je?

Často na túto otázku nepoznajú odpoveď ani účtovníci, nieto ešte bežní zamestnanci. Mnoho ľudí si myslí, že palivo a mazivá sú iba palivo: benzín alebo nafta. Nie je to celkom pravda. V skutočnosti sa ako palivá a mazivá (palivá a mazivá) označuje oveľa viac vecí:

• butter;
• nemrznúca zmes – v zime;
• ďalší potrebný spotrebný materiál.

V súlade s tým platba za palivo a mazivá zahŕňa nielen náklady na palivo.

Ako to urobiť oficiálnym?

Existujú 3 spôsobyformalizujte svoje dohody so zamestnávateľom:

• dodatok k pracovnej zmluve;
• zmluva o prenájme auta;
• zmluva o poskytovaní prepravných služieb.

Každá z nich má svoje pre a proti. Pozrime sa na ne podrobne nižšie.

Dodatočná dohoda k pracovnej zmluve

Najjednoduchšie je uzavrieť so zamestnávateľom dodatočnú dohodu k pracovnej zmluve. Jednoduchšie však neznamená efektívnejšie: pre zamestnancov nebude ľahké dostať platbu za pohonné hmoty a mazivá na náklady zamestnávateľa. Nižšie je uvedený príklad takejto dohody.

Malo by byť jasne uvedené:

• značka a vlastnosti vozidla;
• výška mesačnej kompenzácie a náklady, ktoré zamestnávateľ tiež kompenzuje: platba za PHM a mazivá, bežné a väčšie opravy, diagnostika a údržba, poistenie;
• lehota, do ktorej musí byť predložená správa o skutočných nákladoch;
• podmienky, v rámci ktorých zamestnávateľ kompenzuje výdavky zamestnanca.

Zamestnanec musí často cestovať na základe pokynov od vedenia, alebo mu cestovateľská povaha práce umožňuje plnenie jeho oficiálnych povinností. Podľa zákona je totiž platba za pohonné hmoty a mazivá pri používaní osobných vozidiel, ako aj náhrada iných výdavkov možná len v prípade potreby výroby.

Zamestnanec každý mesiac predloží správu o svojich cestách, kde uvedie:

• dátum cesty;
• čas odchodua vrátiť sa;
• destination;
• účel cesty.

Okrem toho musí tento dokument obsahovať dátum zostavenia a podpis zamestnanca.

Výhody a nevýhody dodatočnej zmluvy

Kompenzácia nákladov zamestnanca na základe pracovnej zmluvy je výhodná predovšetkým pre zamestnávateľa. Koniec koncov, vždy ho môžete obmedziť na veľkosť stanovenú nariadením vlády č. 92 z 8. februára 2002: 1200 rubľov - pre autá s objemom motora menším ako 2000 cm³ a 1500 rubľov - pre autá s objemom motora viac ako 2000 cm^3.

Takáto kompenzácia však zamestnancovi pravdepodobne nebude vyhovovať – pri súčasných cenách benzínu je takmer nemožné ju splniť. V súlade s tým musí zamestnávateľ pristúpiť na kompromis a uzavrieť nájomnú zmluvu alebo zmluvu o poskytovaní prepravných služieb, alebo zaplatiť z vlastného vrecka - kompenzáciu nebude možné započítať znížením dane.

Ako si požičať auto?

V tomto prípade sa vzťah medzi zmluvnými stranami bude riadiť Občianskym zákonníkom. V praxi sa častejšie využívajú požičovne bareboatov. Nižšie vidíte typickú zmluvu.

V nájomnej zmluve je povinné uviesť:

• vlastnosti auta: značka, rok výroby, farba, číslo karosérie a motora, číslo štátu;
• podmienky podnájmu - je žiaduce zakázať zamestnávateľovi prenajať auto niekomu inému;
• iné opatrenia – kto a v akom časovom rámci vykonáva STK, kto platíspotrebný materiál a údržba, na aké účely môže byť auto použité - napríklad iba preprava osôb.

Pri uzatváraní nájomnej zmluvy musíte pochopiť, že tým prevádzate svoje auto na spoločnosť, hoci dočasne, ale na použitie. Zatiaľ čo na základe pracovnej zmluvy môžete auto používať iba vy.

V zmluve o prenájme musí byť preto presne stanovené, ako môže zamestnávateľ používať vaše auto. V opačnom prípade sa nečudujte, že budete nútení prevážať rôzny tovar alebo nejaký ten odpad – veď auto teraz vlastní, aj keď dočasne, firma.

Dôležité: nezabudnite si v zmluve stanoviť cenu auta v čase prenájmu.

Často je problém s tým, že si zmluvné strany nevedia v nájomnej zmluve predpísať platbu pohonných hmôt a mazív. Aj právnici sa o tom hádajú. Výpočet platby za PHM a mazivá sa vykonáva na základe nákladných listov - podľa skutočne najazdených kilometrov. Na to existujú špeciálne pravidlá, na základe ktorých sa odpis vykonáva.

Odborníci stále odporúčajú uzavrieť zmluvu o prenájme auta s platbou za palivo a mazivá. To je však po dohode. V prípade, že nájomná zmluva nepočíta s platbou za PHM, je s dodávateľom uzatvorená samostatná dohoda o platbe PHM a mazív a vodičovi je vydaná palivová karta s určitým limitom.

Je tiež dôležité vopred špecifikovať ďalšie nuansy: platí vám spoločnosť každý mesiac pevnú sumualebo platba je hodinová – v závislosti od skutočne odpracovaných hodín, kto a ako platí poistenie.

Zmluva o poskytnutí prepravných služieb

Používa sa oveľa menej často – najmä ak sa tovar prepravuje osobnou dopravou. Predstavte si sťahovaciu firmu. Namiesto nadobudnutia alebo lízingu auta mohla uzavrieť zmluvu s nakladačom, ktorý vlastní požadované auto na poskytovanie prepravných služieb.

Nakladač by teda vykonával svoje bezprostredné povinnosti (nakladanie a vykladanie) podľa pracovnej zmluvy. A súkromne by poskytoval služby na prepravu tohto tovaru z bodu A do bodu B. Na to by však musel vydať IP, pretože podnikateľská činnosť je v Ruskej federácii bez registrácie zakázaná.

Ako môže majiteľ auta optimalizovať dane?

Na prenájom auta alebo poskytovanie dopravných služieb bude musieť zamestnanec vydať IP. Presne povedané, môže si prenajať svoje auto bez toho, aby bol podnikateľom. Ak však existuje niekoľko takýchto áut, musíte stále vydať IP. Navyše v tomto prípade zaplatí nižšiu daň – 6 % z príjmu zjednodušeného zdanenia namiesto 13 % dane z príjmu fyzických osôb. Z jeho oficiálneho platu však bude stále zrážaná daň z príjmu fyzických osôb vo výške 13 %.

Je tu ešte jeden dôležitý odtieň. Bez ohľadu na výkon jednotlivého podnikateľa musí platiť poistné, aj keď nemá zamestnancov. Suma je pevná a v roku 2018 je 32 385 rubľov. Ak však príjem jednotlivého podnikateľa presiahne 300 000 rubľov ročne, potomdodatočná platba vo výške 1 % z rozdielu „príjem mínus 300 000 rubľov“.

Výška poistného však nemôže prekročiť určitú sumu. V roku 2018 je to 212 360 rubľov do dôchodkového fondu (tieto peniaze „nezmiznú“, ale idú na vytvorenie budúceho dôchodku podnikateľa) a 5 840 rubľov vo forme príspevkov na zdravotné poistenie. V súhrne poistné pre individuálnych podnikateľov nemôže presiahnuť 218 200 rubľov ročne.

Poistné je na prvý pohľad zbytočné dodatočné náklady. Ale je to naozaj tak? Nie naozaj. Faktom je, že jednotliví podnikatelia majú právo znížiť preddavok v rámci zjednodušeného daňového systému „Príjmy“o sumu zaplateného poistného. Pri prenájme auta teda nemôžete platiť daň vôbec (výška dane pravdepodobne nepresiahne zaplatené príspevky) a je to úplne legálne. A hlavná časť zaplatených príspevkov ide na váš budúci dôchodok.

Dôležité: postavenie samostatného podnikateľa a zjednodušený daňový systém neoslobodzuje podnikateľa od platenia dane z dopravy. Aj tak to bude treba zaplatiť. Daň z nehnuteľnosti však v tomto prípade platiť nemusíte.

Príklad toho, ako individuálny podnikateľ zvyšuje príjem z prenájmu auta

Predstavme si, že Ivan prenajal svoje auto spoločnosti Romashka LLC, ktorej je zamestnancom, za 100 000 rubľov mesačne. Zároveň sa spoločnosť stará o bežné a väčšie opravy auta, ako aj o úhradu PHM a mazív a iného spotrebného materiálu.

Bez registrácie jednotlivého podnikateľa by zamestnanec dostal iba 1 044 000 rubľov ročne. Zamestnávateľ ako Ivanov daňový agent by z tejto sumy samostatne zrazil 13 % dane z príjmov fyzických osôb. Zároveň po vydaní IP o zjednodušenom daňovom systéme"Príjem", Ivan by platil tieto dane:

• príspevky na poistenie do dôchodkového fondu: 32 385 + 1 % × (100 000 × 12 – 300 000)=41 385 rubľov;
• príspevky na zdravotné poistenie: 5840 rubľov;
• USN 6 %: 100 000 × 12 × 6 % – 41385 – 5840=24775 rubľov.

V súlade s tým bol jeho čistý príjem 100 000 × 12 – 41385 – 5840 – 24775=1 128 000 rubľov. Navyše 41 385 rubľov by išlo na Ivanov budúci dôchodok, a nie do štátnej pokladnice. Úspora na dani by teda predstavovala 125 385 rubľov ročne. Alebo o niečo viac ako 10 000 rubľov mesačne.

Okrem toho v prvom prípade Ivan platí daň z príjmu fyzických osôb okamžite. V skutočnosti tieto peniaze ani nevidí - daň za neho odvádza zamestnávateľ. V druhom dostane Ivan celú sumu „do svojich rúk“. A potom platí dane. Navyše si ich môže počas roka rozdeľovať, ako sa mu zachce - hlavné je všetko zaplatiť najneskôr do 31. decembra.

Schopnosť riadiť načasovanie platieb daní predstavuje významnú výhodu. Predpokladajme, že sa Ivan rozhodol rovnomerne rozdeliť daňové zaťaženie a zaplatiť splatnú sumu každý štvrťrok.

Môže teda dodatočne uvoľniť nasledujúce sumy:

• január – 100 000 × 13 %=13 000 rubľov;
• február – 100 000 × 13 % + 13 000=26 000 rubľov;
• Marec – 100 000 × 13 % + 13 000 + 13 000=39 000 rubľov.

Do konca marca môže tieto peniaze použiť, ako uzná za vhodné. A až potom zaplatiť zodpovedajúcu platbu za poistné, čím sa zníži preddavok v rámci zjednodušeného daňového systému „Príjmy“.

ZapnutéNa prvý pohľad sa zdá, že sumy sú malé. Ak však Ivan zvýši svoj príjem 10-násobne – prenajme si niekoľko áut alebo namiesto prenájmu zvolí leasing, úspory budú pôsobivé.

Ako môže firma ušetriť na daniach?

Ak je spoločnosť na DOS (všeobecný daňový systém) alebo zjednodušenom daňovom systéme „Príjmy mínus náklady“(jeden z typov zjednodušeného systému zdaňovania), potom náklady na prenájom auta, poskytovanie dopravných služieb resp. vyplatenie náhrady podľa pracovnej zmluvy možno zohľadniť pri znížení základu dane. Pravda, v druhom prípade je pre autá výška odpočtu obmedzená zákonom.

V prípade prenájmu auta na DOS sa nezapočítava len nájomné, ale aj:

• palivo a mazivá a iný spotrebný materiál;
• údržba a generálna oprava áut;
• Údržba, umývanie, parkovné a parkovanie áut;
• poistenie;
• mzdy vodiča.

Okrem toho sa ako odpočítateľné náklady uznávajú iba zdokumentované výdavky. Zároveň musia byť ekonomicky opodstatnené.

Dôležité: spoločnosť nie je vlastníkom prenajatého auta, a preto nie je povinná platiť dane z nehnuteľnosti a dopravy.

Firmy zvyčajne zarábajú viac peňazí, než sú náklady na prenájom auta. V súlade s tým je znížením dane z príjmu možné viac než kompenzovať všetky skutočne vynaložené náklady.

Summarize

Ustanovenie § 188 Zákonníka práce ukladá zamestnávateľovi povinnosťNáhrada zamestnancovi za použitie osobnej dopravy na služobné účely. Ak má byť takéto použitie príležitostné, stačí uzatvoriť príslušný dodatok k pracovnej zmluve a včas podať správu.

Ak však zamestnanec bez použitia osobnej dopravy nemôže vykonávať svoje povinnosti a je nútený neustále používať svoje auto na služobné účely, táto náhrada nebude schopná pokryť väčšinu skutočne vynaložených nákladov. Je to len na úkor ziskov podniku. Takúto kompenzáciu bude môcť organizácia použiť na zníženie dane z príjmu len v zákonom stanovenej výške, ktorá nepokryje ani desatinu skutočných nákladov.

V súlade s tým tento prístup nie je výhodný ani pre zamestnanca, ani pre spoločnosť. A to všetko kvôli zvláštnostiam zdaňovania: zamestnanec ako fyzická osoba platí príliš veľa dane z príjmu fyzických osôb a spoločnosť nemôže správne optimalizovať dane. Pre obe strany je oveľa výhodnejšie uzavrieť nájomnú zmluvu alebo poskytovanie prepravných služieb (ak sa majú prepravovať ďalší cestujúci alebo náklad).

Iba v tomto prípade bude musieť zamestnanec vydať IP – postup nie je zložitý a nezaberie veľa času. Niektorí ľudia si myslia, že keď sa stanú samostatnými podnikateľmi, nebudú môcť pracovať ako súkromná osoba. V skutočnosti je to však možné - zákon to nezakazuje.