Horizontálna komunikácia: základné pojmy, typy, metódy riadenia v organizácii

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Komunikácia sa bežne označuje ako rôzne formy prenosu informácií. Čo sa týka podnikateľského prostredia, je zvykom rozlišovať medzi vertikálnou a horizontálnou komunikáciou. Každý z nich má svoje vlastné charakteristiky, charakteristické črty interakcie účastníkov. Tento článok to podrobnejšie preskúma. Poďme zdôrazniť hlavné rozdiely medzi týmito typmi komunikácie.

Čo je toto?

Najprv zvážte kľúčový koncept. Komunikácia je teda proces prenosu informácií, ktorý používajú ľudia. Môže sa objaviť v niekoľkých formách:

• Explicitné. Toto je použitie hovoreného jazyka, textu alebo nejakého druhu grafických obrázkov, vizuálov atď.
• Implicitné. Komunikácia prostredníctvom neverbálnych gest, výrazov tváre, určitých výrazov tváre.

Pokiaľ ide o hlavné prostriedky obchodnej komunikácie, sú tieto:

• Stretnutie.
• Videokonferencia.
• E-mail.
• Telefonické rozhovory.
• Prenos poznámok.
• Osobnérozhovor.
• Používanie internetových technológií (chat, instant messenger).
• Odosielanie správ.

Je zvykom vyčleniť tieto komunikačné prvky:

• Odosielatelia. Sú to osoby, ktoré vytvárajú, kódujú údaje a prenášajú ich na ostatných účastníkov procesu.
• Správy. Kódované informácie špecifické pre odosielateľa.
• Kanály. Tu vynikajú komunikačné prostriedky, prostredia, v ktorých sa informácie môžu šíriť.
• Príjemca. Osoba, ktorej boli informácie odoslané. Prvok, ktorý interpretuje informácie.

Interné a externé skupiny

Vertikálna a horizontálna komunikácia v organizácii sú vo svojej podstate podkategórie.

Obchodná komunikácia sa vo všeobecnosti delí na externú a internú. Tie sú reprezentované komunikáciou, ktorá prebieha priamo v rámci organizácie, najmä medzi jednotlivými zamestnancami, oddeleniami, dielňami, divíziami spoločnosti. Externá komunikácia je komunikácia s vonkajšími subjektmi. Môžu to byť dodávatelia, zákazníci, servisné organizácie, zástupcovia vládnych agentúr atď.

Vnútornú komunikáciu v organizácii reprezentujú horizontálne a vertikálne, ako aj komunikačné siete. Vertikálne sa ďalej delia na dve ďalšie kategórie:

• Reverse (princíp zdola nahor).
• Hierarchický (princíp zhora nadol).

Tieto funkcieprezentované odrody budú podrobne prediskutované v článku.

Horizontálna komunikácia

Čo tým myslíš? Horizontálna komunikácia je výmena oficiálnych, obchodných informácií medzi zamestnancami na rovnakom, rovnakom postavení v spoločnosti. Tu môže byť dôležitá komunikácia medzi pracovníkmi tej istej dielne, divízie, pobočky a medzi pracovníkmi ekvivalentných oddelení dielní a pobočiek.

Horizontálna komunikácia je komunikácia medzi manažérmi, ktorí majú rovnaký rozsah kompetencií, ako aj medzi zamestnancami, ktorí majú rovnakú kategóriu, sú na rovnocenných pozíciách, majú rovnaký súbor právomocí a zodpovedností.

Horizontálna komunikácia v organizácii je potrebná predovšetkým na vytvorenie zdravej, priateľskej a pohodlnej pracovnej atmosféry. Toto je organizácia plnohodnotnej, plodnej obchodnej komunikácie. Správne organizovaný systém horizontálnej komunikácie vám umožňuje dosahovať pozitívne výsledky na základe výsledkov práce každého člena tímu.

Možné problémy

Tento druh obchodnej komunikácie môže byť zatienený určitými problémami. Tu sú hlavné, ktoré sú charakteristické pre horizontálnu komunikáciu v manažmente:

• Používanie odborného žargónu. Pre novoprijatých zamestnancov, zamestnancov iného oddelenia to môže byť nezrozumiteľné.
• Spory o dôležitosti ich konkrétnej stránky, konkrétneho typu aktivity.
• Obmedzenie obchodnej komunikácie nadomácnosť, diskusia o osobných problémoch. Na tomto základe sa objavujú klebety, rozhovory za vaším chrbtom, diskusie, ktoré odvádzajú pozornosť od pracovného procesu.
• Efektívnosť obchodnej komunikácie sa môže znížiť v dôsledku objavenia sa „páči sa mi“alebo „osobného odporu“atď.

Riešenie problémov

Ak chcete zabrániť takýmto problémom vo vnútornej horizontálnej komunikácii v spoločnosti, manažér by mal urobiť nasledovné:

• Požiadajte podriadených, kolegov, aby komunikovali jazykom zrozumiteľným pre každého, aby rozlúštili odborné výrazy.
• Upravujte komunikáciu medzi svojimi podriadenými, neutralizujte spory a nedorozumenia medzi nimi.
• Usporadúvajte valné zhromaždenia, vrátane neformálnych, aby zamestnanci mohli medzi sebou komunikovať.

Vertikálny typ

Horizontálna komunikácia je komunikácia medzi zamestnancami tej istej organizácie, obchodná komunikácia medzi pracovníkmi toho istého oddelenia, dielne, na rovnakých pozíciách. Vertikálna komunikácia v podnikateľskom prostredí je prenos informácií medzi vedením a podriadenými. Zahŕňa nasledujúce formy:

• Objednávky.
• Odporúčania.
• Objednávky.

Toto posiela šéf jeho podriadeným. Zamestnanci posielajú správy, správy, správy atď. ako odpoveď manažérovi.

Vertikálna komunikácia sa delí na dva typy:

• Medzi oddeleniami, divíziami, dielňami umiestnenými na rôznych hierarchických úrovniachv spoločnosti.
• Priamo medzi podriadenými a vedúcimi zbormi.

Prenos informácií je tu dostupný v dvoch formách – downstream (hierarchický) a upstream (reverzný). Predstavme si ich konkrétne.

Skupina zhora nadol

Tu budú informácie pochádzať z vyšších úrovní hierarchie na nižšie. Teda od šéfa až po jeho podriadených. V rámci tejto skupiny možno rozlíšiť tieto formy obchodnej komunikácie:

• Objednávky a objednávky. Môžu byť doplnené vysvetleniami o dosahovaní cieľov, vykonávaní úloh, uplatňovaní určitých techník a metód.
• Dokumenty-hodnotenie úsilia podriadených.
• Podpora a kontrola.
• Stimulácie pre zamestnancov.

Hierarchické problémy podtypu

Problémy obchodnej komunikácie typu „zhora nadol“(komunikácia manažéra s jeho podriadenými) zahŕňajú:

• Nedorozumenie. Môže nastať situácia, že šéfovia a umelci hovoria rôznymi jazykmi - doslova aj obrazne. Aj keď je ruština jasne zvolená ako komunikačný jazyk, rôzne úrovne odbornej prípravy stále ponechávajú priestor na nedorozumenie. Napríklad, ak šéf zneužíva odbornú, technickú slovnú zásobu pri komunikácii s málo kvalifikovaným personálom. Ďalší príklad: šéf medzinárodnej spoločnosti nemôže vždy nájsť spoločnú reč so zamestnancami, ktorí sú predstaviteľmi inej národnej kultúry. Aj keď vedia cudzí jazyk, nemusia rozumieť zvláštnostiam reči ich rodeného hovorcu – rovnaké skratky, žargón, slovná hračka.
• Množstvo informácií. Manažéri nie vždy posielajú potrebné informácie v správnom množstve. V niektorých situáciách je pre podriadeného ťažké splniť zadanú úlohu pre nedostatok potrebných informácií. A v iných prípadoch umelec trpí potrebou študovať nadbytočné, zbytočné, irelevantné informácie.

Skupina zdola nahor

Toto sú informácie, ktoré posielajú podriadení vedúcemu. Tu vynikajú nasledujúce formy:

• Pamätníky.
• Prehľady.
• Správy o fázach vykonanej práce.
• Správy o výskyte nepredvídaných problémov v priebehu riešenia servisnej úlohy.
• Návrhy s inovatívnymi nápadmi, spôsobmi, ako zlepšiť výrobu, zavádzať nové technológie a metódy činnosti v spoločnosti.

Takáto spätná väzba nie je pre manažérov o nič menej dôležitá ako zadávanie zákaziek im samotným. Práve od podriadených môžete získať najnovšie informácie o stave vecí vo firme. Tieto informácie nám umožňujú posúdiť kolektívnu náladu, identifikovať rastúcu nespokojnosť zamestnancov v zárodku.

Problémy so spätným podtypom

Spätná väzba medzi účinkujúcimi a vedením môže byť narušená nasledujúcimi problémami:

• Podriadení len zriedka posielajú negatívnu spätnú väzbu, sťažnosti svojmu manažmentu, dokonca aj na tie aspekty, ktoré sú dosťvážne. Dôvod je jednoduchý – strach z vyhodenia.
• Často aj komentáre a návrhy zamestnancov zostanú nezodpovedané. Dôvodom je buď nadmerné zamestnávanie manažéra, alebo jeho nedostatok rešpektu voči vlastným zamestnancom. Rozoberať ich správy nepovažuje za dôležité. V reakcii na to sú pracovníci presvedčení, že takáto spätná väzba je zbytočná.
• Odoslaná kritika sa vôbec nemusí dostať do cieľa. Napríklad v prípade, keď zamestnanec pošle list generálnemu riaditeľovi so sťažnosťou na jeho priame vedenie. Podriadený šéf môže takejto spätnej väzbe zabrániť, pretože to bude mať pre neho negatívne dôsledky.
• Pre objasnenie nejasných tém, pomoc pri riešení problémov, ktoré sa náhle vyskytli, sa zamestnanci vo väčšine prípadov radšej obracajú na kolegov ako na manažérov. Dôvodom môže byť, že nedúfajú, že dostanú plnohodnotnú, kvalifikovanú pomoc, boja sa, že budú obvinení z neschopnosti.
• Často existuje územný, geografický dôvod nemožnosti takéhoto spojenia. Kancelárie, v ktorých sa nachádzajú podriadení a veliaci štáb, sa môžu nachádzať v rôznych oblastiach osady a dokonca aj v rôznych mestách a štátoch.

Spôsoby riešenia problémov

Všetky vyššie uvedené problémy je možné vyriešiť takto:

• Definujte anonymnú poštu a e-mailové schránky, kde sú zamestnancibude môcť odosielať sťažnosti a návrhy inkognito.
• Vyviňte systém na odmeňovanie zamestnancov, ktorí využívajú spätnú väzbu od vedenia.
• Vytvorte komunikačné schémy medzi jednoduchým pracovníkom a vysokopostaveným šéfom bez prechodných prekážok vo forme priameho vedenia zamestnanca.
• Zaviesť registráciu všetkých odvolaní prijatých manažérmi od podriadených s potrebou podávať správy o opatreniach prijatých ako odpoveď.