Zástupca vedúceho oddelenia: funkcie a zodpovednosti, kvalifikácia, osobné kvality

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

V tomto článku vám chceme predstaviť jednu z vedúcich pozícií, ktorá je dostupná takmer v každej väčšej organizácii. Ide o zástupcu vedúceho oddelenia. Zvážte popis práce, povinnosti špecialistu. Pozíciu rozoberieme aj z pohľadu uchádzača - potrebné osobné a odborné kvality, približný životopis, vzdelanie, pracovné skúsenosti.

Všeobecné ustanovenia

A začneme náplňou práce zástupcu vedúceho oddelenia. Dokument obsahuje niekoľko základných všeobecných ustanovení. Poďme si ich rozobrať:

1. Zástupca vedúceho oddelenia – vedúca pozícia. Špecialista na kategóriu „vrcholový manažér“.
2. Na pozíciu sú prijímaní občania s vyšším odborným vzdelaním (v smere súvisiacom s činnosťou podniku zamestnávateľa). Pracovné skúsenosti konkrétne v odbore - minimálne 3 roky.
3. Ako vymenovanie do funkcie zástupcu vedúceho oddelenia a odvolanie z nej- výsada riaditeľa organizácie alebo podniku. Prijatie a prepustenie sa vykonáva podľa príkazu podpísaného týmto úradníkom na základe opatrenia vedúceho tohto oddelenia.
4. Zástupca vedúceho oddelenia zodpovedá vedúcemu oddelenia.
5. Počas neprítomnosti tohto úradníka na pracovisku (dovolenka, práceneschopnosť, materská dovolenka a pod.) prechádzajú jeho povinnosti na zamestnanca určeného vedením predpísaným spôsobom. Tento zamestnanec dočasne preberá úlohy zástupcu vedúceho oddelenia (riaditeľa). Taktiež nesie plnú zodpovednosť za ich (povinnosti) neúplné, nesprávne plnenie alebo za ich ignorovanie.

Základné požiadavky na špecialistu

Zástupca vedúceho oddelenia (vedúci oddelenia) by mal vedieť nasledovné:

• Príkazy, príkazy, iné smernice a normatívne úradné pokyny týkajúce sa oblasti ich činnosti.
• Základy ochrany práce, ekonomiky, organizácie práce, personálneho manažmentu.
• Pracovná legislatíva Ruskej federácie.
• Pravidlá pracovných interných predpisov zamestnávateľskej organizácie.
• Pravidlá a normy bezpečnosti, požiarnej ochrany, priemyselnej hygieny.

Špeciálne požiadavky na špecialistu

Popis práce zástupcu vedúceho oddelenia nie je univerzálnym dokumentom. Ďalšie kvalifikačné požiadavky na špecialistu sa líšia v závislosti od odboru,organizácia, v ktorej pracuje. Zvážte napríklad oddelenie materiálnej a technickej podpory.

Špecifické požiadavky na „zástupcu“sú nasledovné:

• Spoznajte základy organizácie technickej a materiálnej podpory, nakládky a vykládky.
• Poznajte pravidlá a postupy pre príjem a odosielanie tovaru, objednávanie vhodných vozidiel a kontajnerov.
• Pre správne vyhotovenie úradnej dokumentácie pre príjem a odoslanie tovaru, ako aj pre jeho reklamáciu v prípade nedodržania dodacích podmienok, technických požiadaviek zamestnávateľskej spoločnosti.
• Poznajte aktuálne predpisy, pravidlá pre rozsah dodávok produktov, normy pre spotrebu paliva alebo suroviny, zásoby, nástroje, materiály atď.
• Uvedomte si podmienky prepravy a skladovania produktov vašej spoločnosti alebo partnerov.

Pracovné povinnosti

Táto časť popisu práce zástupcu vedúceho oddelenia tiež nebude univerzálna. Jeho obsah je jedinečný pre každú z oblastí činnosti spoločností a ich divízií. Pozývame vás, aby ste sa oboznámili s približným obsahom sekcie pre ten istý príklad (zástupné oddelenie technického a materiálneho zabezpečenia organizácie):

• Riadenie práce podriadeného oddelenia pri zostavovaní kalkulácií potrieb firmy alebo podniku na suroviny a materiály (v prípade výrobnej linky činnosti).
• Poskytovanie vedúcemu svojho oddelenia na schvaľovanie plánovacích dokumentov, projektovpodľa potreby firmy na akékoľvek materiály, suroviny, produkty v konkrétnom časovom období (napríklad na ďalší kalendárny rok).
• Analýza pohybu produktov, materiálov v skladoch spoločnosti.
• Prispôsobenie a kontrola potrieb výrobných oddelení spoločnosti v materiálových zdrojoch (aj pri zmene rozsahu výkonu).
• Príprava výkonnej bilancie pre materiály na výrobu hlavnej kategórie tovaru, stanovenie odchýlok na základe prítomnosti/neprítomnosti potrebných materiálov.
• Príprava návrhov vedúcemu jeho oddelenia (technické a materiálne zabezpečenie) o materiáloch, ktoré sú na skladoch bez pohybu - ak je to možné, ich úspešné využitie, implementácia.
• Priama účasť v komisii za inventarizáciu surovín, materiálov v skladoch firmy.
• Príprava štatistického výkazníctva o pohybe a využití materiálových zdrojov už schválenými spôsobmi a formami.
• Podieľať sa na implementácii opatrení na hospodárne využívanie surovín, materiálov, zariadení znižovaním nákladov na ich nákup, dodanie a skladovanie.
• Kontrola nad aktivitami podnikových dielní (ak existujú) pri používaní, skladovaní a účtovaní tam dostupných materiálnych aktív.

Spätná väzba

Ďalšia kategória povinností vedúceho oddelenia. V našom príklade oddelenia materiálno-technického zabezpečenia. Povinnosti vedúceho personálneho oddelenia tu samozrejme budúostatné.

Spätná väzba znamená prijatie „zástupcu“od iných štrukturálnych divízií spoločnosti alebo organizácie:

• Výrobné oddelenia podniku. Výrobné plány pre súčasné aj nasledujúce obdobie činnosti na výpočet potreby určitých materiálových zdrojov.
• Sklady oddelenia technického / materiálového zásobovania. Informácie o stave hmotného majetku, jeho pohybe na sklade.
• Vedúci technických oddelení spoločnosti. Miery spotreby materiálov, surovín na výrobu konkrétneho typu produktov, ako aj zmeny v dizajne, výrobe, štruktúre, zložení tovaru, ktoré si vyžadujú prepočet potreby surovín alebo iného materiálu.

Práva špecialistov

Práva zástupcu oddelení personálneho, materiálneho zabezpečenia, spolupráce, platieb a prevodov budú rovnaké – bez ohľadu na špecializáciu úradníka.

Táto sekcia obsahuje nasledujúce - práva na:

• Zoznámenie sa s projektmi riaditeľa podniku alebo organizácie, ktoré priamo alebo nepriamo súvisia s prácou oddelenia.
• Poslanie na posúdenie vedeniu podniku, spoločnosti, firmy množstvo návrhov na zlepšenie vlastných činností, ktoré sú uvedené v popise práce námestníka.
• V rámci svojej kompetencie upozorniť vedúceho vlastného oddelenia na zistené nedostatky, nedostatky v práci tohto štruktúrneho útvaru. A tiež predkladať návrhy na ich eradikáciu, vyhýbanie sa im atď.
• Implementujtepotrebná interakcia s vedúcimi a ich zástupcami iných štrukturálnych divízií organizácie.
• Schvaľuje, podpisuje oficiálnu dokumentáciu v rámci svojej kompetencie.
• Podávajte návrhy na povzbudenie významných zamestnancov vašej vlastnej jednotky. Rovnako ako ukladanie pokút (podľa ruského zákonníka práce) vo vzťahu k tým, ktorí porušili pracovnú a/alebo výrobnú disciplínu.
• Požadujte od vedúceho vašej štrukturálnej jednotky, riaditeľa celej organizácie pomoc pri implementácii ich pracovných práv a plnení úradných povinností.

Zodpovednosť úradníka

Zástupca vedúceho, vedúci oddelenia bude zodpovedný za prijaté rozhodnutia, podpísané dokumenty a zmluvy, nesprávne vykonanú prácu alebo nečinnosť.

Z pracovného práva vyplýva pre tohto úradníka nasledujúca zodpovednosť:

• Za nesprávne plnenie alebo neplnenie si pracovných povinností, ktoré im stanovuje náplň práce zástupcu. V rozsahu, v akom to vyplýva z pracovnoprávnych predpisov Ruskej federácie.
• Za priestupky pri vykonávaní ich pracovných činností. Limity zodpovednosti sú obmedzené správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie.
• Za spôsobenie materiálnej škody spoločnosti-zamestnávateľovi. Limity zodpovednosti upravujú pracovné a občianske právne predpisy Ruska.

Zhrnutiezástupca

Existuje veľa životopisov od uchádzačov o pozíciu zástupcu vedúceho oddelenia a na burzách práce a ako odpoveď na ponuky organizácií. V skutočnosti dnes nie je potrebné mať určité zručnosti pri zostavovaní takýchto dokumentov: nájdete veľa šablón, vzoriek, príkladov, kde je celkom kompetentné, informatívne a stručné zadať informácie o sebe, vzdelaní, kariére. Mnohé burzy práce dokonca ponúkajú štandardné formuláre na vyplnenie životopisu.

Pri hľadaní práce zástupcu vedúceho oddelenia je však dôležité nezabudnúť o sebe uviesť nasledujúce osobné údaje:

• Typ zamestnania, na ktorý ste pripravený: plný/čiastočný úväzok, ochotný cestovať, práca na zmeny.
• Bývanie, možnosť presťahovania.
• Vek, rodinný stav.
• Informácie o vzdelaní: celý názov vysokej školy alebo strednej odbornej vzdelávacej inštitúcie, fakulty a špecializácie, pre ktorú sa školenie uskutočnilo. Bakalár, magister alebo špecialista. Forma vzdelávania je denná, seminárna, externá, diaľková. Ak má žiadateľ červený diplom alebo iné rozdiely vo vzdelaní, je vhodné si to všimnúť (najmä u mladých profesionálov).
• Informácie o doplnkovom vzdelávaní, absolvovaných seminároch a školeniach, rekvalifikačných / nadstavbových kurzoch. Prezentuje sa podľa nasledujúceho plánu: názov vzdelávacieho centra, smer školenia, názov kurzu, počet hodín, diplom. Samozrejme, je dôležité uviesť len to, čo je relevantné pre prácu, ktorá je pred nami.
• Znalosť cudzieho jazyka(kategória podľa medzinárodného štandardu).
• Mať vodičský preukaz (kategória).
• Osobné kvality uchádzača.
• Skúsenosti. Či už si hľadáte prácu na policajnom útvare (zástupca, vedúci PZ) alebo v informačnom, obchodnom, výrobnom prostredí, všade bude tento bod najdôležitejší a najzásadnejší. Zamestnávateľ mu bude v životopise venovať veľkú pozornosť. Každá manažérska pozícia totiž vyžaduje od uchádzača pracovné skúsenosti, navyše úspešné a produktívne. Miesta predchádzajúceho zamestnania sú uvedené v obrátenom chronologickom poradí, od najnovšieho po najskoršie.
• Očakávaný plat. Skúsení záujemcovia tu spravidla nepíšu konkrétne čísla, obmedzujú sa na skromné „dohodou“.

Osobné kvality špecialistu

Tento stĺpec v životopise nie je pre personalistu hlavný. Je to však dôležité pre samotného žiadateľa. K úspešnej práci zástupcu vedúceho oddelenia pomáhajú určité osobné vlastnosti, typy charakterov – investigatívny, personálny, obchodný a marketingový.

Všeobecné charakteristické vlastnosti pre úradníkov sú nasledovné:

• Odolnosť voči stresu.
• Vysoký stupeň zodpovednosti.
• Puntual.
• Zdravie.
• Organizačný talent.
• Sociabilita, schopnosť nájsť prístup k rôznym ľuďom.
• Otvorenosť novým vedomostiam a skúsenostiam.
• Iniciatíva.

Stĺpec „pracovné skúsenosti“

Už sme si povedali, že táto sekcia je najdôležitejšia v životopise uchádzača o manažérsku pozíciu. Preto by mal špecialista venovať jeho vypĺňaniu veľkú pozornosť. Poskytnuté informácie by mali byť stručné a výstižné. Pozornosť čitateľa sa sústreďuje len na dôležité detaily v kariére. A hlavne – údaje musia byť výlučne pravdivé. Je možné, že HR manažér osloví bývalého zamestnávateľa zástupcu vedúceho oddelenia ľudských zdrojov, aby si overil správnosť niektorých faktov z pracovného životopisu.

O každom minulom pracovisku sú informácie uvedené takto:

• Obdobie zamestnania. Časové obdobie je uvedené rovnakým spôsobom ako v zošite.
• Celý pracovný názov.
• Celý názov organizácie, stručné informácie o jej činnosti - banka, hutnícka spoločnosť atď.
• Oficiálna webová stránka, e-mailová adresa, telefónne číslo zodpovednej osoby, ktoré umožní HR manažérovi prístup k vášmu bývalému zamestnávateľovi.
• Typ zamestnania: plný/čiastočný úväzok, smeny, služobné cesty.
• Profesionálne zručnosti používané pri plnení pracovných povinností.
• Zoznam úspechov na tomto pracovisku.

Pozrime sa na malý príklad:

• Vedúci oddelenia spolupráce.
• PJSC "Procurement-Omsk".
• Oblasť činnosti: obstarávanie, zásobovanie.
• Pracovné obdobie: 3.10.2010-5.08.2014. Celkové trvanie: 3 roky 9 mesiacov.
• Používané profesionálnezručnosti: obstarávanie produktov, organizácia a plánovanie podľa nomenklatúry obstarávacích činností; riadenie rozpočtu spoločnosti, kontrola nákladov; predzmluvná/zmluvná práca s partnermi, rekultivačná činnosť; výber dodávateľov, posúdenie ich konkurencieschopnosti; hľadajte alternatívnych partnerov.
• Úspechy na pracovisku: optimalizácia výrobných nákladov, zníženie podnikových nákladov, stabilné zabezpečenie materiálnych potrieb spoločnosti počas celého pracovného života.

Zástupca vedúceho oddelenia – pozícia, ktorá je typická pre rôzne podniky a organizácie. Náplň práce poslancov sa teda bude líšiť v obsahu sekcií. Pri hľadaní práce sú však dôležité všeobecné normy pre písanie životopisu s uvedením informácií o pracovných skúsenostiach.