Hlavný účel rozpočtovania. Pojem, podstata procesu a úloh rozpočtovania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Aký je hlavný účel zostavovania rozpočtu? Prečo k tomuto procesu dochádza? Prečo je to potrebné? Aké úlohy sa vykonávajú? Čo je podstatou tohto procesu? Ako je štruktúrovaný celkový systém? Tieto, ako aj množstvo ďalších otázok, budú zodpovedané v rámci článku.

Úvod

Rozpočtovanie je nástroj na zmenu aktivít podniku. Čo je to za proces? Je zodpovedný za riadenie finančného a ekonomického stavu a činnosti podniku. Deje sa tak prostredníctvom systému rozpočtového riadenia, skrátene SBU. Jeho význam sa často podceňuje. A márne. Ale vráťme sa k tomu. Dôkladnou prípravou sa dosahujú rozpočtové ciele. Etapy tvorby rozpočtu zahŕňajú plánovanie, účtovníctvo, analýzu a kontrolu stavu podniku. Hlavným predmetom vplyvu je prebiehajúca činnosť. Vďaka rozpočtovaniu sa menia jeho hlavné črty. Typické je napríklad delegovanie zodpovednosti na procesné subjekty v podniku.

Ciele a zámery

Rozpočtovanie by malo slúžiť na zvýšenie efektívnosti rozšírenej reprodukcie kapitálu v podniku. Obchodná štruktúra sa považuje za predmet procesu. Toto je hlavný cieľ. Rozpočtovanie je zložitý proces, ktorý si na úspešné dokončenie vyžaduje množstvo úloh. Toto sú:

1. Definícia objektov a predmetov.
2. Vývoj klasifikátora predmetov, ich vzťah k faktorom reprodukcie kapitálu, členenie na priame/režijné a konštantné/premenné.
3. Určenie finančnej štruktúry (v prípade potreby spolu s projektom a procesom).
4. Vývoj predpisov pre schvaľovanie a následné platby v hotovosti.
5. Identifikácia faktorov reprodukcie kapitálu a stanovenie ich vzťahu so zložkami rozpočtu.
6. Vývoj klasifikátora položiek podľa súvahy.
7. Vývoj zásad manažérskeho účtovníctva.
8. Vývoj predpisov ovplyvňujúcich tvorbu, kontrolu, úpravu a analýzu podnikových rozpočtov počas ročného, štvrťročného, mesačného a týždenného plánovania.
9. Automatizácia SBU.
10. Vývoj foriem rozpočtov pre objekty.

Na záver nasleduje príprava úvodnej bilancie a následné spustenie SBU.

Organizačné momenty

Dosiahnutie cieľa rozpočtového procesu je ťažké, ak neexistuje poriadok. Organizácia veľmi pomáha pri dosahovaní potrebných podmienok. Tak teda stručnemali by ste zdôrazniť nasledujúce kroky:

1. Inscenácia. Pripravujú sa ustanovenia systému riadenia rozpočtu.
2. Úvod. Činnosť podniku sa mení implementáciou predchádzajúcich ustanovení SBU. Zároveň je potrebné rozlišovať medzi formálnou implementáciou smernice a praktickou tvorbou, kedy sa systém stáva integrálnou súčasťou procesu činnosti zamestnancov.
3. Automatizácia. Táto fáza sa vykonáva súbežne s implementáciou. Predstavuje inštaláciu, konfiguráciu a spustenie prevádzky automatizovaného systému správy rozpočtu.

Používanie softvérového balíka

Cieľ a ciele rozpočtovania sa dajú oveľa ľahšie dosiahnuť, ak sa použijú nové technológie. Poďme sa pozrieť na to, čo ponúkajú najobľúbenejšie možnosti:

1. Programy 1C. Ich hlavnou úlohou je automatizácia účtovníctva. Ale komplex sa dá využiť aj pri riešení problémov s rozpočtovým hospodárením. Aj keď si treba uvedomiť, že pre použitie je potrebné vykonať nastavenia, okrem toho sú tu špecifické rozdiely oproti účtovníctvu. Aj keď, aby som bol úprimný, je lepšie uznať platformu 1C ako štandard pre automatizáciu rozpočtovania.
2. Programy Intalev. Populárny vývoj, ktorý zaujme nielen dobrým produktom, ale aj dobre prepracovanými metodickými príručkami a knihami, ktoré vám umožnia získať teoretické pochopenie systému a uľahčiť jeho konfiguráciu. Okrem toho môžete využiť prvky spojené s manažérskym účtovníctvom v rozpočtovaní v rámcijeden komplex. Je pravda, že existujú aj nevýhody. Napríklad neexistuje štandardný pohodlný postup na import údajov a neexistuje ani vstavaný ekonomický a matematický podsystém. Inými slovami, neexistujú žiadne nástroje na optimalizáciu.
3. Odborník na kocky. Tento program poskytuje veľmi flexibilné možnosti nastavenia rozpočtového systému podniku. Za zmienku stojí najmä pohodlný postup importu údajov z rôznych účtovných systémov pri ich nastavovaní za chodu. Hoci stále neexistuje žiadny podsystém ekonomického a matematického modelovania.
4. MS Excel. Klasický darček takmer na každom počítači. S príchodom nástrojov PowerView a PowerPivot vo verzii 2013 je možné tento program použiť na automatizáciu nad rámec základnej úrovne.

Organizácie používajú aj ďalšie softvérové možnosti.

Príklady

Účelom rozpočtovania je zvýšiť efektivitu. Ako sa to prejavuje? Zvážte situáciu s bankovou inštitúciou. Rozpočtovanie v tomto prípade možno v prvom rade charakterizovať špecifickým cyklom reprodukcie kapitálu. Táto situácia vedie k vzniku oblastí činnosti, ktoré sú z klasického hľadiska neobvyklé. Výsledkom je, že hodnota sa vytvára a prerozdeľuje v rámci banky.

Riadenie rizík zohráva osobitnú úlohu pri plnení úloh a dosahovaní cieľov. Optimalizácia bánk by teda mala brať do úvahy nielen rozpočet, ale aj potenciálne nebezpečné momenty v prebiehajúcom obdobíčinnosti (nesplácanie úverov). Rozpočtovanie tiež úzko súvisí s kalkuláciou nákladov. Koniec koncov, tento proces vám umožňuje zistiť náklady na konkrétny produkt v závislosti od prijatých organizačných a technologických rozhodnutí. Kalkulácia je užitočná pre rozpočtové oddelenia, projekty, produkty a procesy. Nezabudnite však na finančné plánovanie. Zaujíma to aj SBU. Systém riadenia rozpočtu možno považovať za nástroj finančného plánovania.

Nemali by sme si však myslieť, že toto je koniec veci. Správa rozpočtu sa neobmedzuje len na službu finančného plánovania. Je to práve nástroj, pomocou ktorého môžete vypočítať stav v budúcnosti. Zároveň sa navrhované opatrenia netýkajú ani tak financií, ako ekonomiky. SBU je nástroj, ktorý vám umožňuje implementovať vypočítané plány ovplyvňovaním aktivít ľudí, ktorí pracujú v podniku.

O komunikácii s inými systémami

Nedá sa hovoriť o úspešne dosiahnutých rozpočtových cieľoch v podniku, ak sa práca vykonáva iba oddelene. Na čo by ste si mali dať pozor? Podstata a ciele rozpočtovania si vyžadujú prvoradú pozornosť systému motivácie a rozvoja personálu. Je potrebné dosiahnuť zodpovednosť účastníkov procesu. Najlepším spôsobom, ako to dosiahnuť, je systém motivácie a rozvoja zamestnancov.

Po druhé, pozornosť by sa mala venovať možnostiam automatizácie. Je to spôsobené tým, žeúplné zostavenie rozpočtu je veľmi ťažkopádne. A jeho implementácia bez automatizácie sa zmení na veľmi nákladný biznis.

Po tretie, treba mať na pamäti, že zvýšená zodpovednosť musí byť sprevádzaná delegovaním právomocí. Je potrebné jasne nakresliť celý systém, snažiť sa o prepojenie rôznych pozícií a ľudí. Toto všetko by malo byť implementované v rámci systému riadenia procesov. A po štvrté, treba mať na pamäti, že podnik nemá záujem len o vytváranie rozpočtov. Nemali by existovať len preto, aby boli a pre ich vlastné dobro. Rozpočty majú špecifický účel – optimalizovať výkonnosť. Na získanie užitočných informácií, a nie len zmenových papierov, je potrebné použiť spoľahlivé údaje v ekonomických a matematických modeloch a následne urobiť potrebné manažérske rozhodnutia.

Tiež treba pamätať na to, že ciele rozpočtového systému sa budú dosahovať lepšie, ak budú operačno-taktické úlohy spojené so strategickým vedením. Ak je možné zrealizovať úzky vzťah medzi rôznymi prvkami, potom pre optimálny rozvoj zostane už len jeden krok – vytvoriť jednotný systém riadenia rozvoja podniku.

Ako sa prejavuje zmena?

SBU aktívne využíva mechanizmus delegovania zodpovednosti a právomocí. Len vyvstáva otázka - komu? Pozornosť treba venovať nielen a ani nie tak vrcholovému manažmentu, ako vedúcim oddelení a pod. Ani jednotlivých pracovníkov netreba obchádzaťpozornosť. Ako sa to implementuje? Organizačné zmeny na úrovni riaditeľstva sa často realizujú formou odmien, partnerstiev, účasti na vlastníctve podniku prostredníctvom akcií/opcií. Pre bežných pracovníkov je prístup iný. V tomto prípade sa očakáva vývoj a implementácia motivačného systému, vydávanie odmien a v niektorých prípadoch aj účasť na zisku. SBU direktívne začína konať v momente podpísania príslušného príkazu. Jeho príprava, automatizácia a ďalšie byrokratické chvíle pred použitím však zaberú veľa času.

Skutočná implementácia

Nestačí len poznať podstatu, účel a ciele rozpočtovania. V realite bude možné hovoriť o implementácii, keď tento prístup vstúpi do živej praxe a bude ovplyvňovať každodennú činnosť organizácie. Je to možné pri zmene kultúry práce a riadenia organizácie. V podstate sa zavádzajú prvky samosprávy. Preto je potrebné delegovať právomoc a zodpovednosť.

Pozrime sa na príklad finančnej služby. Vykonávala direktívne plánovanie a plnila mnohé funkcie. Ale ako podnik rástol a objem práce, bolo rozhodnuté prejsť na riadenie rozpočtu. V tomto prípade funkcie koordinácie, konsolidácie, školenia, analýzy a kontroly ukazovateľov zostávajú na finančnej službe. Ale plánovanie je na zamestnancoch. Zároveň sa menia princípy práce ľudí vo firme. Posilní sa horizontálna zodpovednosť, zlepší sa vzťah medzi zamestnancami vzhľadom na potrebu ointerakcia a vzájomná koordinácia.

Skutočná implementácia zahŕňa plánovanie krok za krokom, počnúc vlastníkom. Vyzývajú vrcholový manažment. Potom prichádzajú na rad centrá procesnej zodpovednosti (predaj, výroba, reklama a pod.). To vytvára možnosti na prejavenie iniciatívy zo strany manažérov aj zamestnancov. Treba poznamenať, že skutočná implementácia sa zvyčajne oneskorí o niekoľko mesiacov a možno aj o rok.

Aké sú v tomto prípade nevýhody?

Žiaľ, bez negativity sa nezaobídete. Zaujímavé je, že silné stránky sú zároveň aj zraniteľnosťou. Pre SBU je teda typické delegovanie zodpovednosti. To predpokladá existenciu potrebnej kompetencie a právomoci. A kvôli tomu často vznikajú problémy. Koniec koncov, pri delegovaní právomoci pomocou príkazu nie je možné previesť alebo urobiť kompetentnú osobu. Tento majetok sa týmto spôsobom nezískava ani nestráca. Buď subjekt má kompetenciu, alebo nie.

Ak dáte príležitosti osobe, ktorá si neplní povinnosti, negatívne to ovplyvní výsledky činností. Osoba, na ktorú sú delegované zodpovednosti, musí byť kompetentná. To znamená prítomnosť ekonomickej gramotnosti, iniciatívy, zodpovednosti. Ak aspoň jedna z uvedených zložiek chýba, potom nemá zmysel dávať subjektu ďalšie príležitosti v rámci systému riadenia rozpočtu. Z tohto dôvodu nie je nezvyčajné, že SBU sa nerealizuje v plnom rozsahu alebo nie v maximálnej možnej miereefektívnosť.

Na záver

Zohľadňuje sa teda koncepcia, ciele a ciele rozpočtovania. A nakoniec sa môžete dotknúť všetkých druhov manipulácií, ktoré s ním možno vykonať. Prvým je prepracovanie rozpočtu. Často je jednoduchšie urobiť niečo od začiatku, ako zmeniť existujúci vývoj. To v plnej miere platí pre SBU. Ale toto sú najextrémnejšie opatrenia. Lepšie rozpočtovanie je viac žiaduce. Ide o zmeny, ktoré sú potrebné na zvýšenie spôsobilostí SBU. Zlepšenie je charakterizované odstránením nedostatkov a chýb, ktoré vznikli skôr pri vytváraní organizácie. Môžu sa zaviesť aj nové funkcie, ktorých potreba vzniká v dôsledku určitej zmeny v činnosti podniku. Vylepšenia zahŕňajú aj aktualizácie softvéru. Vo všeobecnosti sa zavádzajú radikálne nové aspekty. Ale samotná SBU sa neprerába. A posledným je modernizácia rozpočtovania. Toto sa robí s cieľom zvýšiť možnosti systému. Celkovo to vyzerá na zlepšenie. Radikálne nové aspekty sa neobjavia iba vtedy, keď dôjde k zmenám.