Spracovanie primárnej dokumentácie: požiadavky, príklad. Primárna účtovná dokumentácia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Činnosť každého podniku úzko súvisí s údržbou a spracovaním primárnej dokumentácie. Je to nevyhnutné pre výkazníctvo, výpočet platieb daní, prijímanie manažérskych rozhodnutí. V článku zvážime, čo to je - primárna dokumentácia v účtovníctve - a ako sa spracováva.

Základné pojmy

Primárna dokumentácia v účtovníctve – čo to je? Nazýva sa to dôkaz o skutočnosti obchodnej transakcie vyjadrený na papieri. V súčasnosti je veľa dokumentov zostavených v automatizovanom systéme „1C“. Spracovanie primárnej dokumentácie zahŕňa registráciu a účtovanie informácií o uskutočnených obchodných transakciách.

Primárne účtovníctvo je počiatočnou fázou nápravy udalostí, ktoré sa vyskytli v podniku. Obchodné transakcie sú akcie, ktoré zahŕňajú zmeny v stave aktív alebo kapitálu organizácie.

Spracovanie primárnej dokumentácie v účtovníctve: príklad schémy

Spravidla v podnikoch pod pojmom „práca sdokumentácia“znamená:

• Získanie primárnych údajov.
• Predbežné spracovanie informácií.
• Dokumentácia.
• Schválenie vedením alebo odborníkmi poverenými príkazom riaditeľa.
• Opätovné spracovanie primárnej dokumentácie.
• Vykonávanie úkonov potrebných na uskutočnenie obchodnej transakcie.

Klasifikácia

Existuje jednorazová a kumulatívna primárna dokumentácia. Spracovanie informácií obsiahnutých v takýchto dokumentoch má množstvo funkcií.

Jednorazová dokumentácia je určená na jednorazové potvrdenie udalosti. V súlade s tým je postup jeho spracovania výrazne zjednodušený. Kumulatívna dokumentácia sa používa na určité časové obdobie. Spravidla odráža operáciu vykonanú niekoľkokrát. V tomto prípade sa pri spracovaní primárnej dokumentácie informácie z nej prenesú do špeciálnych registrov.

Požiadavky na dokumentáciu

Primárna dokumentácia sa vypracúva v čase operácie alebo bezprostredne po jej dokončení.

Zrkadlenie informácií sa vykonáva na špeciálnych jednotných formulároch. Ak neexistujú schválené formuláre, podnik ich môže vyvinúť nezávisle.

Fázy spracovania primárnej účtovnej dokumentácie

V každom podniku v štáte je zamestnanec zodpovedný za prácu s primárnymi informáciami. Tento špecialista by to mal vedieťpravidlá spracovania primárnej dokumentácie, prísne dodržiavať požiadavky zákona a postupnosť úkonov.

Fázy spracovania primárnej dokumentácie sú:

• Taxi. Je to vyhodnotenie transakcie premietnuté na papieri, údaj o sumách spojených s jej realizáciou.
• Zoskupovanie. V tejto fáze sa dokumenty distribuujú podľa bežných funkcií.
• Účtovníctvo. Predpokladá označenie debetu a kreditu.
• Hasenie. Aby sa zabránilo opakovanej platbe na primárnych dokladoch, účtovník označí "zaplatené".

Chyby v dokumentoch

Môžu sa vyskytnúť z rôznych dôvodov. Ich vzhľad je v podstate spôsobený neopatrným prístupom zamestnanca k práci, ktorú vykonáva, negramotnosťou špecialistu a poruchou zariadenia.

Opravy dokumentov sa dôrazne neodporúčajú. V niektorých prípadoch to však nie je možné bez opravy chýb. Účtovník musí opraviť chybu v primárnej dokumentácii takto:

• Prečiarknite nesprávny záznam tenkou čiarou, aby bol jasne viditeľný.
• Napíšte správne informácie nad prečiarknutý riadok.
• Začiarknite políčko „Opravené presvedčenie“.
• Uveďte dátum úpravy.
• Podpísať.

Používanie opravných prostriedkov nie je povolené.

Práca s prichádzajúcimi dokumentmi

Proces spracovania prichádzajúcich papierov zahŕňa:

• Určenie typu dokumentu. Účtovné doklady vždy obsahujú informácie o uskutočnených obchodných transakciách. Zahŕňajú napríklad faktúru, príkaz na prijatie finančných prostriedkov atď.
• Kontrola podrobností o príjemcovi. Dokument musí byť adresovaný konkrétnej spoločnosti alebo jej zamestnancovi. V praxi sa stáva, že na firmu sú špeciálne vystavené doklady na nákup materiálu, hoci zmluva s dodávateľom nie je uzavretá.
• Kontrola podpisov, pečatí. Osoby podpisujúce dokument musia mať na to oprávnenie. Ak nahliadnutie primárnych papierov nie je v kompetencii zamestnanca, potom sú neplatné. Pokiaľ ide o výtlačky, v praxi sa chyby často vyskytujú v tých podnikoch, ktoré majú niekoľko pečatí. Informácie na tiráži sa musia zhodovať s typom dokumentu, na ktorom sa nachádza.
• Kontrola stavu dokumentov. V prípade zistenia poškodenia na papieroch alebo nedostatku akýchkoľvek listov je potrebné vypracovať akt, ktorého kópiu treba zaslať protistrane.
• Kontrola platnosti udalosti uvedenej v dokumente. Zamestnanci podniku musia potvrdiť informácie o skutočnosti transakcie. Doklady o prevzatí cenín osvedčuje vedúci skladu, podmienky zmluvy potvrdzuje obchodník. V praxi nastávajú situácie, keď dodávateľ dostane faktúru za tovar, ktorý firma neobdržala.
• Určite obdobie, do ktorého dokument patrí. Pri spracovaní primárnych dokumentov je dôležité nezaznamenať rovnaké informácie dvakrát.
• Definujte sekciu účtovníctva. Po prijatí primárdokumentácie, je potrebné stanoviť, na aké účely budú dodané hodnoty použité. Môžu pôsobiť ako fixné aktíva, materiály, nehmotné aktíva, tovary.
• Určite register, v ktorom bude dokument uložený.
• Zaregistrovať papier. Vykonáva sa po všetkých kontrolách.

Práca s odchádzajúcimi papiermi

Spracovanie tohto typu dokumentácie sa trochu líši od vyššie uvedeného.

V prvom rade poverený zamestnanec podniku vytvorí návrh verzie odchádzajúceho dokumentu. Na jej základe sa pripravuje návrh dokumentu. Odošle sa manažérovi na schválenie. Návrh dokumentu však môže schváliť aj iný zamestnanec s príslušným oprávnením.

Po certifikácii je projekt vypracovaný podľa stanovených pravidiel a odoslaný príjemcovi.

Plánovanie pracovného postupu

Táto fáza je potrebná na zabezpečenie rýchleho prijatia, odoslania a spracovania dokumentácie. Pre kompetentnú organizáciu obehu dokumentov v podniku sa vypracúvajú špeciálne harmonogramy. Označujú:

• Miesto a termín registrácie základných prác.
• Meno a funkcia osoby, ktorá pripravila a odoslala dokumenty.
• Účty odvodené z cenných papierov.
• Čas a miesto na uchovávanie dokumentácie.

Účtovné registre

Sú potrebné na registráciu primárnej dokumentácie. Zároveň napapiere sú označené účtovnou značkou. Je potrebné zabrániť opätovnej registrácii dokumentov.

Primárne dokumenty môžu byť uložené v elektronických registroch. Na žiadosť vládnych agentúr alebo protistrán však musí podnik poskytnúť tlačené kópie.

Funkcie obnovenia dokumentov

V súčasnosti neexistuje v predpisoch jasný postup na obnovu dokumentov. V praxi tento proces zahŕňa nasledujúce činnosti:

• Vymenovanie komisie na vyšetrenie príčin straty alebo zničenia dokumentov. Ak je to potrebné, vedúci podniku môže do postupu zapojiť orgány činné v trestnom konaní.
• Požiadajte o kópie primárnych dokumentov bankovú organizáciu, protistrany.
• Oprava daňového priznania k dani z príjmu. Potreba predložiť aktualizovanú správu je spôsobená skutočnosťou, že nezdokumentované náklady sa neuznávajú ako výdavky na daňové účely.

V prípade straty primárnej dokumentácie IFTS vypočíta výšku daňových odpočtov na základe dostupných dokladov. Zároveň existuje možnosť, že daňový úrad uplatní opatrenia o zodpovednosti vo forme pokuty.

Bežné chyby v procese vydávania primárnych dokladov

Správcovia záznamov sa zvyčajne dopúšťajú nasledujúcich priestupkov:

• Vyplňte formuláre, ktoré nie sú jednotné alebo schválené vedúcim podniku.
• Nešpecifikujte podrobnosti aleboodrážať ich s chybami.
• Neschvaľujte dokumenty s ich podpisom ani nedovoľte zamestnancom, ktorí nemajú oprávnenie podpisovať papiere.

Dokumentácia potvrdzujúca fakty o obchodných transakciách je pre podnik mimoriadne dôležitá. K jeho dizajnu sa musí pristupovať veľmi opatrne. Akákoľvek chyba môže viesť k negatívnym dôsledkom.