Čo je primárna dokumentácia v účtovníctve? Definícia, typy, vlastnosti a požiadavky na plnenie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Účtovníctvo akéhokoľvek podniku sa zaoberá primárnym výkazníctvom. Zoznam primárnej dokumentácie v účtovníctve obsahuje niekoľko povinných dokumentov. Každá z nich súvisí s fázami obchodného procesu. Ak zamestnanci organizácie nebudú viesť primárnu dokumentáciu v „1C: Accounting“, spoločnosť bude čeliť hmatateľným sankciám.

Čo je toto?

Účtovanie primárnej dokumentácie v účtovníctve je najvyššou prioritou. Všetky činnosti vykonávané v tomto smere sú upravené federálnym zákonom „o účtovníctve“. V prvom odseku deviatej kapitoly sa teda hovorí, že ako primárnu dokumentáciu možno označiť akúkoľvek správu správne vykonanú a certifikovanú manažmentom, ktorá odráža rôzne epizódy obchodných aktivít spoločnosti. Mimochodom, tieto epizódy sa volajú:

• prijímanie peňazí za poskytnuté tovary alebo službypodnik;
• prevod financií za prijatý tovar a materiál.

Popri povinnom zozname primárnej dokumentácie v účtovníctve teda existuje ďalšia. Spravidla sa zostavuje na žiadosť vedenia spoločnosti. A zadávajú do nej formuláre, ktoré majú informácie o vzájomných zápočtoch, ktoré nemajú finančný základ.

Funkcie práce s primárnou dokumentáciou v účtovníctve

Prvá vec, ktorú by ste mali venovať pozornosť, je, že všetky „primárne“formuláre musia byť spojené s prevodom finančných prostriedkov. Preto by ste v tomto zozname nemali uvádzať splnomocnenie na prijímanie dokumentov.

Skladovanie tohto typu papiera sa vykonáva najmenej päť rokov od dátumu podpisu. Pri daňových kontrolách vyžaduje kontrolór primárnu dokumentáciu na obdobie jedného až troch rokov. Papiere s dlhšou periódou tak môžu byť odoslané do archívu na uloženie. Po piatich rokoch ich možno úplne zlikvidovať. Zničenie "primárneho" sa vykonáva v súlade s internou chartou spoločnosti a legislatívou krajiny. Tento postup je pomerne zložitý a časovo náročný. Preto si mnohé podniky držia „primárne“, pokiaľ je miesto v účtovnom oddelení. Doba uloženia dokumentov v archíve v Rusku nie je nijako obmedzená.

Zoznam

Ak chcete pochopiť, čo je primárna dokumentácia v účtovníctve, musíte vedieť, aké typy dokumentov obsahuje. Treba pamätať na tú rečje o papieroch súvisiacich s pohybom financií. Tu je zoznam toho, čo je zahrnuté v primárnej dokumentácii v účtovníctve:

1. Zmluva.
2. Faktúra za platbu.
3. Peniaze a potvrdenky z predaja.
4. Prísne nahlasovacie formuláre.
5. Akty.
6. Faktúry.

Viac informácií o každom z týchto primárnych dokumentov nájdete v nasledujúcich odsekoch.

Dohoda

Táto položka vyvoláva medzi zamestnancami účtovného oddelenia veľa kontroverzií. Faktom je, že primárna dokumentácia na účtovnom oddelení by mala byť v každom prípade uložená, ale zmluvy niekedy končia u právnikov alebo dokonca na personálnom oddelení. Ale je tu aj druhá strana mince. Koniec koncov, je to zmluva, ktorá je základom transakcie súvisiacej s pohybom peňažných tokov.

Faktúra

Tento formulár sa vzťahuje na primárnu dokumentáciu v účtovnom oddelení. Čo je to účet, vie každý účastník obchodného procesu. V skutočnosti je tento dokument základom pre prevod finančných prostriedkov za prijaté tovary alebo služby. Ak jedna zo strán prijme účet, znamená to, že s transakciou ticho súhlasí. Môže obsahovať aj informácie týkajúce sa predchádzajúcej dohody. Faktúra obsahuje nielen tieto údaje, ale aj postup vrátenia finančných prostriedkov v prípade tejto potreby.

Nákladný list

Tento dokument je jedným z najjasnejších predstaviteľov primárnej dokumentácie v účtovníctve. Ide o to, že voznačuje úplný zoznam tovaru odoslaného kupujúcemu. V tomto prípade hovoríme o hotových výrobkoch aj surovinách. Nákladný list sa vyhotovuje v neobmedzenom počte kópií. Tento moment nemá jasnú reguláciu a v skutočnosti je založený len na tom, koľko strán potrebuje tento druh dokumentu. To znamená, že koľko účastníkov transakcie, toľko kópií by malo byť poskytnutých. Je potrebné pripomenúť, že platné sú iba formuláre, na ktorých je podpísaný podpis zodpovednej osoby. V tejto situácii nie je potrebná pečať alebo pečiatka.

Akt o prijatí-prevode

Spracovaniu primárnej dokumentácie v účtovníctve sa venujú radoví zamestnanci tohto oddelenia. Ako sprievodný dokument najčastejšie dostávajú certifikáty o vykonaných prácach (službách). Tento papier, ako už z jeho názvu vyplýva, je vypracovaný po poskytnutí služieb alebo vykonaní práce. Akt o prevzatí a prevode, podpísaný obojstranne, sa považuje za platný. Sú chvíle, keď jedna z protistrán odmietne schváliť dokument. V tejto situácii môže byť formulár overený iba jednou stranou, ale pod podmienkou, že pri podpise budú prítomní pozorovatelia. Okrem základných informácií môže akt prijatia a odovzdania obsahovať údaje objasňujúceho alebo objasňujúceho charakteru. Spravidla sa zapisujú do špeciálne vytvorenej tabuľky. Pokiaľ ide o schválenie pečiatky, je to vždy vítané, ale ak nie je potlač, papier to neznehodnocuje. Za zmienku stojí, že pri vedení primárnej dokumentácie v účtovníctve ide o zákon odrážajúci pohyb dlhodobého majetkudo zoznamu primárnych dokumentov by mali byť zahrnuté aj podniky.

Výplata

Tento typ primárnej dokumentácie odráža pohyb finančných prostriedkov medzi podnikom a jeho zamestnancami. Okrem základnej sumy mzdy zahŕňa všetky príplatky a náhrady. V tejto situácii vystupuje hlavný účtovník spolu s vedúcim podniku ako svedok vyhlásenia. Aby bol dokument platný a nadobudol platnosť, musí byť opečiatkovaný. Ak tak neurobí, formulár možno považovať za neplatný. Stojí za zmienku, že táto pečať je v dvoch vyššie uvedených dokumentoch nepovinná.

Doklady v hotovosti

Tento zoznam obsahuje nasledujúce formy:

• potvrdenie objednávky,
• poznámka o vyplatení,
• pokladničná knižka.

Táto primárna dokumentácia obsahuje najúplnejšie informácie týkajúce sa pohybu finančných prostriedkov. Hotovostné poukážky sú rozdelené do niekoľkých typov. V účtovníctve sa teda najčastejšie používajú KO-1, KO-2 a KO-4. Odrážajú všetky skutočnosti ekonomického života organizácie. Pri daňovej kontrole sú tak na nich inšpektori najviac hákliví. Okrem týchto typov existujú formy KO-3 a KO-5. Tretí je register hotovostných príkazov a piaty zohľadňuje pohyb hotovosti v podniku. Inšpektori týmto typom primárnej dokumentácie spravidla venujú oveľa menšiu pozornosť. Pokiaľ ide o ich uchovávanie a evidenciu, tieto procesyvykonaná v súlade so všeobecným postupom.

Oddelenie v závislosti od štádia transakcie

Akákoľvek transakcia je rozdelená do troch etáp. A každý z nich má špecifickú dokumentáciu.

Po prvé, strany sa vždy dohodnú na podmienkach transakcie. V tomto bode uzavrú dohodu a vystavia faktúry na úhradu. Potom jedna zo strán poskytne príspevok na požiadanie. A na podporu toho je platiteľ povinný poskytnúť podporné doklady. Ak boli prostriedky odoslané z bežného účtu, je potrebné predložiť výpis. Ak sa platba uskutočňuje v hotovosti, potvrdenie sa vykoná poskytnutím pokladničných šekov, prísnych oznamovacích formulárov alebo potvrdení. Poslednou fázou akejkoľvek transakcie je poskytnutie plateného tovaru alebo služieb. Tento moment musí byť potvrdený vykonaným úkonom (služby) alebo prepravným listom, ak ide o rôzne druhy produktov.

Vyplňte požiadavky

Pre správny pracovný postup nestačí len vedieť, čo je primárna dokumentácia v účtovníctve. Je dôležité zvážiť základné požiadavky na jeho vyplnenie. V prvom rade musí mať každý formulár svoj názov. Zostavovateľ dokumentu je tiež povinný uviesť dátum vytvorenia týchto správ a názov podniku. Podnik označuje dodávateľa, dodávateľa alebo kupujúceho. Bankové údaje,iniciály úradníkov a názov prevádzky sa zobrazujú aj v samostatných stĺpcoch primárnej dokumentácie v účtovníctve. Každý vie, ako sa operácia volá, len nezabudnite, že táto hodnota musí byť vyjadrená v kvantitatívnej forme. Posledným momentom pri príprave tohto typu papiera je podpis a pečiatka zodpovedných osôb.

Editácia

Pri práci s veľkým množstvom dokumentov sa zamestnanci často dopúšťajú chýb. Musia byť opravené v súlade s pravidlami stanovenými zákonom. Existujú dva typy úprav:

1. Pre prísnu zodpovednosť. Ak je potrebné vykonať drobnú opravu vo formulári, potom je zodpovedná osoba povinná prečiarknuť nesprávny riadok tenkou čiarou a navrchu vyznačiť správny zápis. Na potvrdenie správnosti vykonaných zmien na papieri je potrebné napísať „Opravené presvedčenie“a potvrdiť formulár podpisom a pečiatkou úradníka. Ak nie je možné doklad bodovo opraviť, je zodpovedná osoba povinná nesprávne vyhotovený formulár prečiarknuť z rohu do rohu tenkou červenou čiarou. Musí byť tiež označené ako „Zrušené“. Po vytvorení správnej inštancie je zakázané zničiť chybnú inštanciu.
2. Pre neprísnu dokumentáciu. V tomto prípade sa poškodený formulár zničí a vytvorí sa papier so správnymi informáciami.

Oplatí sa vedieť, že prečiarknutie by sa malo robiť len veľmi tenkou čiarou. Ak zamestnanecprečiarkne text tak, že sa stane nečitateľným, je to veľmi hrubá chyba.