Matica RACI ako nástroj riadenia zodpovednosti. RACI: prepis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Jednou z najčastejších príčin neúspešných projektov je nesprávne rozdelenie funkcií medzi členov tímu. Určite ste sa s tým už stretli: pri najmenšej ťažkosti začnú účastníci hľadať vinníkov a namiesto riešenia problému hádžu zodpovednosť jeden na druhého. A práve preto, aby sa takýmto situáciám predišlo, bola vynájdená matica RACI – jednoduchý a efektívny nástroj na plánovanie ľudských zdrojov.

"Pod drobnohľadom": 4 kľúčové úlohy v každom projekte

Rozdelenie úloh je jednou z hlavných povinností manažéra. V praxi však všetko zvyčajne vyzerá inak: manažér jednoducho vymenuje členov tímu s očakávaním, že o tom, kto má čo robiť, rozhodnú samotní špecialisti. Čo sa však stane, ak sa premeškajú termíny alebo sa uvoľní nekvalitný produkt? "Toto nerobím", "nepovedali mi"… A žiadna užitočná akcia.

Dobre navrhnutá matica zodpovednosti RACI rieši mnoho problémov. Podľa tejto metodiky, bez ohľadu na zložitosť a rozsah práce, člen tímu akéhokoľvek projektu vykonáva jednu zo štyroch rolí.

R – zodpovedný

Preložila zodpovednáznamená „umelec“. Ide o zamestnanca, ktorý je priamo zodpovedný za realizáciu konkrétnej oblasti práce. Zároveň si vo väčšine prípadov nevyberá riešenia a reportuje projektovému manažérovi.

Na túto rolu sú menovaní kompetentní pracovníci a špecialisti – ľudia, ktorí vedia ako na to. V RACI vykonávajú umelci nasledujúce funkcie:

• určiť, čo konkrétne je potrebné urobiť na realizáciu projektu a ako dlho to bude trvať (v rámci podmienok stanovených „zhora“);
• urobte si zoznam potrebných zdrojov;
• podieľať sa na koordinácii a schvaľovaní technickej dokumentácie;
• analyzovať postup projektu a priebežné výsledky;
• poskytovať správy o pokroku manažérovi.

V tíme môže byť niekoľko takýchto ľudí. Okrem toho je možné túto úlohu kombinovať s inými. Najbežnejšia kombinácia je Accountable + Resbonsible (v preklade „zodpovedný + vykonávateľ“).

A – zodpovedný

„Zodpovedný“alebo „zodpovedný“je hlavný projektový manažér. Je to on, kto zodpovedá za to, že úlohy budú splnené načas, v požadovanej kvalite a v rámci prideleného rozpočtu. Tiež A:

• vyberá vykonávateľov a tím projektového manažmentu;
• prideľuje úlohy všetkým účastníkom;
• kontroluje postup prác;
• distribuuje zdroje medzi účinkujúcimi;
• uchováva záznamy o využití zdrojov atiež zdôvodní kurátorovi potrebu prideliť dodatočné finančné prostriedky;
• zohľadňuje nápady a návrhy od ostatných členov tímu a môže ich schváliť alebo zamietnuť.

Projektový manažér zvyčajne funguje ako „spojka“medzi zákazníkom alebo vyšším manažmentom a tímom.

C – konzultované

Tretia úloha v matici RACI je „konzultant“(niekedy označovaný aj ako „sprostredkovateľ“). Spolu s manažérom sa podieľa na riadení projektov, ale primárne sa venuje strategickým otázkam:

• schvaľuje akékoľvek zmeny v rozsahu a načasovaní prác;
• prideľuje zdroje potrebné na realizáciu projektu;
• v prípade potreby sa dohodnite so zákazníkom na potrebe navýšenia rozpočtu;
• dostáva správy o pokroku od manažéra;
• robí rozhodnutia v akýchkoľvek nepredvídaných situáciách, v prípade kritických zmien, ktoré môžu ovplyvniť načasovanie a náklady projektu.

Rola konzultantov je zvyčajne pridelená vyšším manažérom. Sú to oni, kto určuje globálne ciele a potom menuje projektového manažéra, ktorý už rozdeľuje úlohy medzi členov tímu.

I – informovaný

Okrem uvedených rolí je v matici RACI uvedený aj „informovaný“(„pozorovateľ“). Vykonáva funkcie správcu a podieľa sa najmä na organizácii správy dokumentov. Pozorovateľ sa však hlási projektovému manažéroviostatných účastníkov, nezodpovedá za jeho výsledky. Namiesto toho on:

• zhromažďuje a organizuje všetky informácie o projekte, zdrojoch a plánoch;
• robí zápisnice zo stretnutí;
• prijíma dokumentáciu od účastníkov projektu a následne ju prenáša do príslušných štruktúr;
• monitoruje termíny na predkladanie a správnosť vypĺňania správ.

Všimnite si, že komunikácia s pozorovateľom je prevažne jednosmerná. Jeho hlavnou funkciou je odbremeniť manažéra od potreby strácať čas byrokratickými procedúrami a „odbremeniť ho“.

Učíme sa zostavovať maticu RACI pomocou príkladu

Poďme sa rozprávať o praktickej stránke problému. Ako zostaviť schému rozdelenia právomocí a zodpovednosti?

1. Kompilácia do zoznamu úloh

V prvom rade si musíte zapísať všetko, čo je potrebné urobiť. Úroveň podrobnosti závisí od konkrétneho projektu. Niekedy sa na uľahčenie kontroly a riadenia vytvorí niekoľko matíc. Najprv uveďte hlavné bloky práce a potom každý rozdeľte na samostatné funkcie a úlohy. Zoznam diel je uvedený v tabuľke vertikálne.

Kroky
Zmluvné podmienky
Prototype
Design
Programový kód
Testovací protokol
Webová prezentácia

2. Výber členov tímu

Tu musíte odpovedať na otázku: „Kto sa bude podieľať na tomto projekte?“. Horizontálne je potrebné uviesť všetkých zamestnancov a / alebo oddelenia, ktoré sa podieľajú na implementácii vo všetkých fázach - od plánovania až po prezentáciu výsledkov a predloženie správy.

Kroky	Analytik	Dizajnér	Sys. architekt	Vývojár	Tester	Sys. admin	Projektový manažér
Zmluvné podmienky
Prototype
Design
Programový kód
Testovací protokol
Webová prezentácia

3. Vyplnenie tabuľky

Popotom môžete začať distribuovať funkcie. Aby ste to dosiahli, musíte jasne rozumieť každej fáze práce a tomu, ako funguje tímová práca.

Vezmime si náš príklad ako základ a zastavme sa vo fáze „Návrh“. V tomto prípade R - performer - iba jeden. V procese práce sa zameriava na vopred pripravený prototyp stránky. Preto systémový architekt, ktorý ho vyvinul, vystupuje v tejto fáze ako konzultant C. Svoje želania môže vyjadriť aj analytik a vývojár. Hotový návrh je schválený projektovým manažérom (A). Ale testeri a správca systému v tejto fáze nerobia žiadne rozhodnutia, ale iba dostávajú informácie o tom, ako práca prebieha, a preto im je pridelená úloha informovaných - I.

Kroky	Analytik	Dizajnér	Sys. architekt	Vývojár	Tester	Sys. admin	Projektový manažér
Zmluvné podmienky	R	I	C	C	I	C	A
Prototype	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Programový kód	C	I	C	AR	I	I	I
Testovací protokol	C	C	C	C	AR	I	I
Webová prezentácia	C	I	C	C	I	AR	I

Variácie modelu

Vo väčšine prípadov si vystačíte so štandardnou maticou. Pri práci na zložitejších projektoch je však niekedy potreba ďalších rolí. Preto sa v posledných rokoch objavili 2 rozšírené verzie diagramu zodpovednosti.

RACI-VS

Tu sú k štandardným rolám pridané ďalšie dve roly:

• Verifikuje (V) - zamestnanec alebo špeciálny tím, ktorý kontroluje, či výsledok implementácie konkrétnej úlohy spĺňa schválené kritériá.
• Sign off (S) koordinuje dodávku projektu so zákazníkom, vedie prezentáciu a poskytuje správy. Zvyčajne túto funkciu vykonáva zodpovedný, ale RACI-VS si na to najíma samostatného špecialistu.

So zvýšenou kontrolou a užším kontaktom s klientom je tento model ideálny pre technicky zložité alebo rozsiahle projekty, ktoré zahŕňajú desiatky (alebo dokonca stovky) ľudí.

RASCI

V tomto variante sa v matici objavuje jedna nová rola – Supportive (S). Jeho kľúčovými funkciami je poskytnúť projektu dodatočné zdroje, to znamená podporu pre manažéra a účinkujúcich.

Dokonalá rovnováha rolí

Matrika RACI je zostavená nielen preto, aby sme vedeli, koho „potlačiť“v prípade akýchkoľvek problémov. Dokonca aj vo fáze plánovania pomocou tejto tabuľky môžete vidieťnedostatky v organizácii pracovného toku.

Vertikálna analýza vám umožňuje vidieť zodpovednosti a právomoci každého z účastníkov projektu, aby ste mohli objektívne posúdiť úroveň pracovnej záťaže:

• veľa R - s najväčšou pravdepodobnosťou sa človek bude musieť roztrhať medzi niekoľkými úlohami, čo negatívne ovplyvní rýchlosť a výsledky práce;
• veľa A – zamestnanec „dostane po krku“každému; odporúča sa rozdeliť zodpovednosť rovnomernejšie;
• žiadne bunky R a A – dôvod zamyslieť sa nad vhodnosťou tejto pozície ako takej (v skutočnosti platíte špecialistu, ktorý nič nerobí);
• žiadne prázdne bunky – opäť problém preťaženia, nie každý je schopný vykonávať toľko úloh súčasne.

Horizontálna analýza zasa demonštruje kvalitu organizácie práce v každej fáze. Aj tu často vznikajú problémy:

• veľa R – možno dochádza k zdvojeniu funkcií a jeden z členov tímu robí zbytočnú prácu;
• veľa A – dochádza k „rozmazaniu“zodpovednosti a zmätku pri realizácii projektov;
• veľa C – diskusie výrazne spomaľujú pracovný tok (treba počkať, kým každý urobí svoje úpravy a komentáre, nájde kompromisy atď.);
• nie I – môže to byť signál, že na jednej úlohe pracuje príliš veľa účinkujúcich, čo tiež spomaľuje projekt.

S RACI môže manažér rýchlo identifikovať prepracovaných alebo podzamestnaných pracovníkov, zbytočné pracovné miesta a oblasti práce, za ktoré nie je nikto zodpovedný. Dobre navrhnutá matica môže výrazne zlepšiť kvalitu organizácie a kontroly nad realizáciou projektov, ako aj znížiť počet konfliktov medzi účinkujúcimi („Toto vôbec nerobím…“, „Mal to urobiť toto …“, atď.).

Užitočné tipy

Je potrebné mať na pamäti niekoľko dôležitých vecí, aby matica RACI vykonávala svoje funkcie a zabezpečovala efektívnu kontinuitu podnikania v spoločnosti.

1. Pri vypĺňaní tabuľky zvážte kvalifikáciu zamestnancov. Účtovník by teda nemal byť vymenovaný za konzultanta (C) vo fáze rozloženia lokality, prinajmenšom preto, že tejto oblasti nerozumie.
2. Na každú položku musí byť len jeden zodpovedný (A). Ak je ich viac, uveďte podmienky. Napríklad A1 je zodpovedný za testovanie desktopovej verzie stránky a A2 je zodpovedný za testovanie mobilnej verzie.
3. Akákoľvek úloha musí mať Zodpovedný a zodpovedný (v preklade - "Zodpovedný" a "Vykonateľ").
4. Pokúste sa formulovať každú úlohu čo najkonkrétnejšie. Použite slovesá - "zverejniť", "pripraviť", "napísať", "skontrolovať", "aktualizovať" atď. Je vhodné okamžite uviesť potrebné výsledky - nielen "Skontrolujte rýchlosť načítania stránky", ale "Uistite sa, že rýchlosť načítania stránky nie je dlhšia ako 0,8 s."
5. Akcie by sa nemali vzťahovať na konkrétneho zamestnanca, ale na pozíciu ako celok.
6. Matriku RACI je lepšie zostaviť v tíme na základe analýzyskutočné pracovné situácie. Je dôležité, aby si každý účastník uvedomoval svoju rolu a úlohy, ktorým čelí.