Rozpočet projektu. Druhy a účel rozpočtu. Fáza projektu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Rozpočtovanie projektu by sa malo chápať ako stanovenie nákladov na tie práce, ktoré sa realizujú v rámci určitej schémy. Okrem toho hovoríme o procese tvorby rozpočtu na tomto základe, ktorý obsahuje stanovené rozloženie výdavkov podľa nákladových položiek, druhu prác, času ich realizácie alebo iných položiek.

Formácia štruktúry rozpočtu

Ako sa pripravuje predbežný rozpočet projektu? Ich štruktúra je odhalená prostredníctvom účtovej osnovy, ktorá zohľadňuje náklady na konkrétny program. Na jej určenie spravidla stačí mať tradičný účtovný odhad.

Rozpočet sa považuje za nákladový plán alebo záložku nákladov. To znamená, že po predbežnom plánovaní musíte pochopiť, koľko, kedy a za čo presne budú finančné prostriedky vyplatené. Preto je v tomto prípade možné použiť akýkoľvek spôsob prezentácie strát. Malo by sa však pamätať na to, že musia spĺňať praktické požiadavky zainteresovaných strán,záujem o ne, ako aj zavedené štandardy. Okrem toho musia odpovedať na otázky, ktoré zaujímajú investorov projektu.

Formuláry na prezentáciu rozpočtu

Plánované aj skutočné rozpočty majú určité formy prezentácie. Medzi nimi je dôležité poznamenať nasledujúce:

• plány, čo sú druhy nákladových plánov;
• matice rozdelenia strát;
• stĺpcové grafy výdavkov;
• podobné grafy kumulatívnych strát;
• čiarové grafy kumulatívnych nákladov v priebehu času;
• zobrazenie štruktúry straty kruhového typu.

Za zmienku stojí, že v rôznych fázach vývoja projektu je relevantný odlišný návrh projektovej a pracovnej dokumentácie. Faktom je, že hovoríme o vývoji rôznych typov rozpočtov. Líšia sa od seba ako v požadovanej presnosti, tak aj v účele. Stojí za zmienku, že rozpočtová rezerva sa s postupom projektu oveľa zmenšuje.

Odrody a účel rozpočtov

Zníženie chyby možno argumentovať údajmi z tabuľky nižšie. Zvážte teda účel a hlavné typy rozpočtov.

Fázy projektu	Financovanie	Destination	Chyba, %
Koncept dizajnu. Hlavná myšlienka v rozšírenej forme	Rozpočtové očakávania. Presný dátum	Pokročilé plánovanie pre potreby hotovosti a platby	25-40
Odôvodnenie investícií (štúdia uskutočniteľnosti)	Predbežný rozpočet	Zdôvodnenie nákladových položiek, plánovanie prilákania a následného využitia financií	15-20
Ponuky, rokovania a dohody. Pre každú fázu zvlášť	Aktualizovaný rozpočet	Plánovanie vyrovnaní s dodávateľmi a zmluvnými partnermi	8-10%
Vypracovanie pracovných dokumentov. Každá fáza má svoj vlastný výpočet	Konečný rozpočet	Direktívne obmedzenie využívania zdrojov	5-8%
Implementácia a dokončenie projektu	Skutočný rozpočet	Riadenie nákladov (inými slovami účtovníctvo a následná kontrola). Rozpočet projektu a odhady nákladov

Rozpočet projektu a odhad nákladov

Je zaujímavé poznamenať, že rozpočet projektu je podobný odhadu prevádzkových nákladov jedného obchodného prvku spoločnosti. Hlavný rozdiel je v tom, že ho už tradične pokrýva celý, teda od začiatku do konca. Rozpočet obchodnej jednotky sa zase tvorí ročne alebo štvrťročne. Pre čo najefektívnejšiu kontrolu by sa mala rozdeliť na dve zložky: priame náklady a nepriame náklady.strata.

Prvý typ rozpočtu je kľúčovým nástrojom riadenia a kontroly pre projektových manažérov, ako aj riaditeľov funkčných jednotiek, ktorí sa na ňom podieľajú. To zahŕňa náklady (cestovné náklady, mzdy atď.) každého, kto je súčasťou programového tímu. V tomto prípade každý zo subjektov vykonáva samostatné úlohy.

Je potrebné pripomenúť, že pri zdôvodňovaní nákladových položiek sa berú do úvahy nasledujúce body:

• náklady na zakúpený materiál;
• suma vynaložená na výrobu;
• náklady na odchýlky od bežného používania technológie;
• suma vynaložená na uvedenie produktu do prevádzky;
• cena dodávky;
• ostatné výdavky.

Priame náklady typu by mali byť prezentované takto:

• v členenej forme - presne podľa projektovej štruktúry na úroveň realizovateľných úloh;
• zahrňte týždenné výdavky na platy zamestnancov, materiál (vyrobený na základe zmluvy alebo zakúpený) a iné pre každú zložku a úlohu projektu so strednou hodnotou;
• zahŕňajú režijné náklady priamo súvisiace s platbou za materiál a prácu;
• sčíta sa podľa rôznych úloh, ktoré vykonávajú zúčastnené subjekty;
• poskytnite manažérske rezervy (inými slovami, ponechajte určitú rezervu nákladov a času pre každý prípad).

Dôležitosť rozpočtového procesu

Rozpočetprojekt vyvíja značný tlak na jeho manažérov aj oddelenia. Faktom je, že predkladá takúto alternatívu: ak dodržíme rozpočet, konáme efektívne, ale ak ho prekročíme, práca sa vykoná zle.

Táto požiadavka však často nie je uplatniteľná na skutočné zostavenie rozpočtu projektu. Faktom je, že rozpočty sa tvoria aj implementujú pod určitým tlakom viacerých subjektívnych aj objektívnych faktorov.

Napríklad projektový manažér, ktorý je najatý, je často nútený akceptovať rozpočty vypracované a prijaté bez jeho účasti, aj keď sa mu zdajú nereálne. V opačnom prípade môže byť zamestnancovi odmietnutá zmluva. Ak však súhlasí s rozpočtom, ktorý evidentne nezodpovedá daným termínom, ako aj disponibilným zdrojom, tak akonáhle si dosiahnutie určitých výsledkov vyžaduje vynaložiť viac ako plánované výdavky, zamestnanec je nútený tento problém vysvetliť aj napriek skutočnosť, že pôvodne bol rozpočet nastavený na extrémne nízku úroveň.

Je potrebné pripomenúť, že projektové rozpočtovanie môže byť racionálne. V tomto prípade je účelom rozpočtu predovšetkým stanoviť skutočné náklady na projekt pre firmu. Ak teda projektový manažér akceptuje rozpočet, ktorý výrazne presahuje 15-20% chybovosť akceptovateľnú pre fázu zdôvodňovania nákladov (informácie z tabuľky vyššie), je veľmi pravdepodobné, že situácia sa neobmedzí len na vysvetlenie štruktúry dôvody pre vrcholový manažmenttento prebytok. V tomto prípade projektový manažér pravdepodobne príde o prácu.

Ako sa tomu vyhnúť?

Americký vedec M. Thomsett, aby sa vyhli takejto situácii, navrhuje manažérom, aby si vytvorili vlastné rozpočty projektov. Poukazuje však na niekoľko dôvodov tohto správania:

• Zodpovedáte za podávanie správ o budúcich nákladoch projektu a schopnosti minúť svoj rozpočet. Toto nebude možné, ak budete pracovať s vopred stanoveným rozpočtom.
• Ako projektový manažér by ste mali presne vedieť, koľko konkrétny projekt stojí, lepšie ako ktokoľvek iný. Rozpočet, ktorý nastavíte, sa považuje za peňažný cieľ. Mala by vás uspokojiť podľa nasledujúcich parametrov: poskytovať možnosť merať úspešnosť projektu a byť spôsobom, ako merať kompetencie manažéra (teda vás).
• V rozpočtových riadkoch musíte počítať s určitými úpravami. To je dôležité, ak do hry vstúpia budúce zdôvodnenia konkrétnych nákladov. Treba dodať, že predpoklady sa porovnávajú s možnosťami pre aktuálne obdobie, pričom sa nepočíta s možnými komplikáciami. Proces rozpočtu bude fungovať podľa plánu iba vtedy, keď budete mať možnosť porovnávať na tejto úrovni.

Vytvorenie, sledovanie a realizácia finančného plánu

Musíte vedieť, že rozpočty projektov sa tvoria, monitorujú a realizujú oddelene od finančného plánu jednotiek zapojených do podnikania,spoločnosť ako celok.

Sú na to dôvody:

• Projekty nemajú tendenciu sa opakovať. Rozpočty oddelení a pododdielov sa tvoria každoročne. Často sa kontrolujú každých šesť mesiacov alebo častejšie. Projekty končia svoju existenciu ihneď po ich realizácii. Faktom je, že čas na realizáciu programu nie je viazaný na fiškálny rok. Revízia rozpočtu je nežiaduca. Výnimkou sú prípady, keď sa v úvodnej verzii nájdu hrubé chyby alebo keď sa dramaticky zmení prostredie (práve v ňom sa implementuje konkrétny projekt).
• V rukách manažéra - priama kontrola nad plnením rozpočtu. Stojí za zmienku, že finančné plány oddelení a oddelení spravidla závisia od vzťahu, ktorý sa vyvíja medzi niekoľkými službami: oddelenie vykonávania stanovuje limit nákladov pre jedno alebo druhé oddelenie na základe informácií poskytnutých iným oddelením; o personáli a systéme však rozhoduje vrcholový manažment. Projekt naopak využíva rozpočet v súlade s dvoma smermi: použitie tých zdrojov, ktoré sú k dispozícii (úspechy a personál), ktoré už sú k dispozícii a rozpočet oddelenia, a obmedzené použitie zdrojov externého typu ktoré sú dočasne priťahované. Prijatie ďalšieho zamestnanca má aj tak za následok fixné náklady; dodatočná jednotka personálu pre projekt, zvyčajne využívajúca sily, ktoré už sú v službe.
• Úspech plnenia rozpočtu priamo súvisí s dokonalým dodržiavaním akčného plánu projektu, ako aj harmonogramu využívania zdrojov. Skladá sa tiež zv závislosti od toho, ako dobre manažér naplánoval realizáciu každej fázy, ako aj od toho, či zamestnanci zúčastňujúci sa projektového tímu dodržiavajú stanovený harmonogram. Ak sa realizácia konkrétnej etapy alebo diela ako celku oneskorí z dôvodu potreby napríklad ľudských alebo časových zdrojov, ako bolo pôvodne stanovené, nejako to nepriaznivo ovplyvňuje rozpočet, teda formou zvýšenie nákladov na vykonanie projektovej práce.

Podobné pravidlá, aspoň v ideálnej situácii, by mali používať manažéri všetkých oddelení spoločnosti, ktorí majú vlastný rozpočet. Stojí za to vedieť, že každý z nich je zodpovedný za neprekročenie úrovne rozpočtu, a teda za nadmerné výdavky. V praxi však toto pravidlo striktne dodržiava len menšina firiem. Na druhej strane, len niekoľko spoločností umožňuje riaditeľom oddelení nastaviť výšku rozpočtu, ktorá je skutočne potrebná na realizáciu projektu v oddelení.

Ponuky, rokovania a dohody

Ďalej je vhodné zvážiť vrcholnú fázu projektu: organizáciu výberových konaní, špeciálne lokality, ako aj uzatvorenie dohôd o spolupráci a partnerstve.

Pod výberovým konaním treba rozumieť výberové konanie, počas ktorého sa realizuje výber dodávateľov obchodovateľných produktov a služieb. Mestskí a štátni odberatelia vykonávajú svoju činnosť v rámci 44-FZ „O zmluvnom systéme v terénenákupy tovarov, prác, služieb zabezpečiť štát. a komunálne potreby.“

Štátne korporácie, organizácie, ktoré vykonávajú regulované činnosti, prirodzené monopoly fungujú podľa zákona 223-FZ „O obstarávaní tovarov, prác, služieb niektorými druhmi právnických osôb. osoby“(napríklad stavebné súťaže).

Špeciálne miesta

Obchodné štruktúry fungujú v rámci súčasnej občianskej legislatívy na území Ruskej federácie. Informácie o svojich plánoch zverejňujú na stránkach tendra. Fyzické aj právnické osoby, ktoré plne spĺňajú požiadavky zákazníka a ruskej legislatívy, majú právo zúčastniť sa obstarávania.

Existujú rôzne výberové konania: otvorené (to znamená pre všetkých účastníkov), napríklad otvorené výberové konanie, žiadosť o cenovú ponuku, elektronická aukcia, žiadosť o predloženie návrhov; uzavreté (teda pre obmedzený počet osôb), napríklad limitované aukcie a súťaže. Nakupovať je možné v elektronickej aj papierovej forme.

Treba mať na pamäti, že takéto podujatie si vyžaduje serióznu prípravu, najmä právnu, finančnú a technickú. Je to potrebné na zabezpečenie uplatňovania a vykonávania zmluvy. Manažéri by preto mali najskôr pripraviť svojich zamestnancov na tímovú prácu, pretože konečný výsledok závisí od koherencie operácií vykonávaných zamestnancami.

Hlavné fázy realizácie výberového konania

Schematicky môže byť účasť na takýchto podujatiach znázornená nasledovne: Analýza trhu → Výber a ďalší príjemelektronický podpis → Registrácia → Vyhľadanie miesta výberového konania → Príprava finančného zabezpečenia → Otvorenie osobitného účtu (je potrebné pre účastníkov obstarávania v zmysle 44-FZ) → Príprava a následné podanie žiadosti o účasť na obstarávaní → Priama účasť v tendri. Posledným krokom je samozrejme dosiahnutie výsledku.

Pozrime sa na hlavnú fázu prezentovaného zoznamu: účasť napríklad v stavebnom výberovom konaní. Pôjde o elektronickú aukciu pod 44-FZ. Vo vopred stanovenom čase zákazník začne zvažovať prihlášky účastníkov. Keď sa vaša žiadosť považuje za oprávnenú na účasť v aukcii, mali by ste vypočítať minimálnu cenovú úroveň, za ktorú ste pripravení dodať stavebný výrobok alebo poskytnúť súvisiace služby, zorganizovať prácu v rámci tohto výberového konania.

Elektronická aukcia prebieha v reálnom čase. Účastník tak má právo do desiatich minút po predložení poslednej cenovej ponuky urobiť online v „aukčnom kroku“vlastnú ponuku: od 0,5 do 5 % z NMCC. Inými slovami, krok, ktorý je možné urobiť naraz, by nemal presiahnuť 5 % pôvodnej maximálnej ceny partnerskej (spolupráce) zmluvy uvedenej v oznámení.

Podľa výsledkov aukcie je spísaný protokol. Keď sa aukcia považuje za ukončenú, začína fáza posudzovania ďalších častí žiadostí.

Záver

Takže sme zvážili kategóriu rozpočtovania:účel a druhy rozpočtu, etapy projektu. Okrem toho sme detailnejšie rozobrali hlavnú scénu. Stojí za zmienku, že výberové konanie môže vyhrať aj začiatočník. Ako to uviesť do praxe?

Elektronické obchodovanie zahŕňa prítomnosť zákazníkov, teda peňazí. Tender však vylučuje neformálne vzťahy. Neexistuje spôsob, ako dosiahnuť dohodu. Nedodržanie podmienok stanovených v zmluve môže mať za následok stratu dohody, stratu finančných prostriedkov a stratu možnosti zúčastniť sa iných aukcií z dôvodu diskvalifikácie. Začiatočníci často porušujú tieto pravidlá kvôli banálnej nepozornosti.

V prvom rade by ste mali dostať do rúk ponuky, ktoré neobsahujú prísne pravidlá. Napríklad pri aukcii komerčného plánu. Až potom je vhodné prejsť na seriózne tendre, ktoré upravuje legislatíva obstarávania v súlade s 44-FZ a 223-FZ. Hlavnou podmienkou víťazstva nie je nič iné ako všímavosť. V prvom rade treba myslieť na kvalitu práce a nie na výšku dohody.

Predstavte si, že ste stále vyhrali. Zmluvu máte v rukách. Podarí sa spoločnosti bez problémov nájsť ďalšie kapacity a sily na jej naplnenie? A ak nie, koľko peňazí si vyžiada najatie pracovníkov alebo prenájom vybavenia? Zostane obchod ziskový?

Je potrebné pripomenúť, že medzi chybami uchádzačov sú kľúčové ako nedodržanie termínov, nepozorné štúdium dokumentácie, pokusy zúčastniť sa viacerých tendrov súčasne, nefunkčnosť technického plánu,obchodovanie so stratou. To všetko môže viesť k nepriaznivým následkom. Preto je potrebné všetkým uvedeným nedostatkom vopred predchádzať.