Typy stretnutí: protokol, štruktúra a obsah

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Je nemysliteľné si predstaviť prácu akejkoľvek organizácie bez obchodnej komunikácie. Správne vybudovaná komunikácia medzi zamestnancami vám umožňuje hladko a rýchlo riešiť úlohy.

V organizáciách existuje mnoho typov stretnutí a každé z nich má svoje vlastné charakteristiky a úlohy. Poznanie takýchto nuancií pomôže uľahčiť diskusiu o obchodných záležitostiach. Tento článok vám povie o typoch stretnutí, pomôže vám pochopiť, prečo sa konajú a ako sa zaznamenávajú pri kancelárskej práci.

Ciele obchodných stretnutí

Hlavným cieľom organizovania akéhokoľvek typu stretnutí a stretnutí je vyvinúť špecifické konštruktívne riešenia naliehavých problémov a zvážiť naliehavé obchodné problémy. Počas kolektívneho stretnutia majú zamestnanci možnosť podeliť sa o názory, nápady alebo navrhnúť najlepšie riešenie problémov s vyššími manažérmi.

Akýkoľvek druh obchodných stretnutí vám umožní vidieť komplexný obraz o situácii v organizácii, určiť jej silné a slabé stránky. Treba poznamenať, že pri účasti na tomto formáteobchodná komunikácia je rýchla adaptácia nových zamestnancov spoločnosti alebo podniku.

Úlohy

Na všetkých typoch stretnutí možno rozlíšiť nasledujúce úlohy:

• riešenie aktuálnych problémov a problémov;
• integrácia činností oddelení v súlade so strategickým cieľom spoločnosti;
• hodnotenie spoločnosti a jej jednotlivých štruktúrnych divízií;
• udržiavanie a rozvoj firemnej politiky.

Aby ste pochopili, v akom formáte usporiadať takúto obchodnú udalosť, musíte sa rozhodnúť, ktorá z vyššie uvedených úloh jej bude zodpovedať, a potom môžete pochopiť, do ktorej klasifikácie bude patriť.

Typy a klasifikácia

Stretnutie ako typ obchodnej komunikácie môže mať rôznu formu konania, ktorá určuje jeho predmet a zoznam prítomných úradníkov.

Mala by sa zdôrazniť hlavná klasifikácia stretnutí:

1. Oblasť vlastníctva. Tu môžeme rozlíšiť také typy stretnutí, ako sú administratívne (ktoré zabezpečujú diskusiu o problematických otázkach), vedecké (semináre a konferencie, ktorých účelom je diskutovať o aktuálnych vedeckých otázkach), politické (zabezpečujúce stretnutie členov akejkoľvek politickej organizácie). strany a hnutia) a zmiešané typy.
2. Mierka. Tu sa rozlišujú medzinárodné, kde sú zapojení špecialisti z iných krajín alebo zahraničných partnerov, národných, regionálnych, ale aj mestských.
3. Pravidelnosť. V akomkoľvek formáte stretnutia môže byťtrvalé alebo pravidelné.
4. Podľa miesta – miestne alebo cestovateľské.

A tiež všetky typy stretnutí možno rozdeliť takto:

1. Poučné, poskytujúce direktívny formát správania, kde nadriadený vodca sprostredkúva informácie priamo svojim podriadeným, ktoré sa potom rozchádzajú a sú prenášané pozdĺž vertikály moci. Najčastejšie v rámci takejto obchodnej komunikácie zaznievajú príkazy generálneho riaditeľa, ktoré môžu výrazne ovplyvniť chod podniku a môžu to byť aj normy správania alebo dôležité inovácie.
2. Prevádzkové (kontrolné miestnosti). Účelom tohto typu stretnutí je získať informácie o stave vecí v organizácii alebo podniku. Tok informácií v tomto prípade smeruje od podriadených podriadených k vedúcim odborov alebo generálnemu riaditeľovi. V zásade sa na operačných stretnutiach zvažujú otázky týkajúce sa implementácie cestných máp, plánovaných činností, strategických a operačných plánov. Dôležitým rozdielom medzi operačným (dispečerským) stretnutím a všetkými ostatnými je, že sa konajú pravidelne a majú pevný zoznam účastníkov. Za zmienku tiež stojí, že počas stretnutia nemusí byť žiadny program.
3. Problematické. Takéto stretnutie sa zvoláva v prípade naliehavej potreby prijať rozhodnutie o dokončení úloh v krátkom čase alebo pri riešení globálneho problému podniku.

Okrem všetkých vyššie uvedených možností je možné samostatne vyčleniť jeden z najpopulárnejších typov výrobystretnutia – plánovanie. Spravidla sa takéto podujatie koná denne alebo raz týždenne, na ktorom je prítomný vedúci katedry a priami účinkujúci, ktorí dostávajú úlohy na daný deň a diskutujú o postupe ich plnenia.

Témou stretnutia zamestnancov podniku na stretnutí môžu byť akékoľvek problémy, ktoré sa vyskytnú v priebehu podniku, pričom priebeh diskusie môže byť venovaný zmenám vo vonkajšom prostredí v ktorú konkrétna organizácia prevádzkuje.

Organizovanie stretnutia

Akýkoľvek druh stretnutia, bez ohľadu na jeho formát, si vyžaduje starostlivú prípravu, pretože jeho účinnosť závisí od tohto momentu. Najprv musíte určiť nasledujúce body:

• target;
• diskutované problémy;
• stanovenie úloh pre zamestnancov (na základe funkčnosti a podriadenosti);
• kroky na dokončenie úloh.

V súčasnosti sa väčšina stretnutí vedie veľmi priemerným spôsobom, čím sa stráca ich zmysel a pridelené úlohy sa dajú vykonávať zle. Preto je mimoriadne dôležité premyslieť si celý priebeh takýchto obchodných stretnutí a vybudovať pracovnú diskusiu tak, aby nezabrala len čas, ale mala aj spätnú väzbu od tímu.

Stretnutia

Treba poznamenať, že veľké firmy a organizácie, ktoré sa snažia získať určitý podiel na trhu a rozvíjať svoju spoločnosť s cieľom dosiahnuť veľké zisky, robia veľkú stávkudiskutovať o dôležitých otázkach práve prostredníctvom stretnutí. Z praxe úspešných manažérov si môžete vytvoriť nasledujúci súbor pravidiel, ako sa pripraviť na stretnutie:

Najprv sa určí zoznam účastníkov. Malo by byť jasné, koho na stretnutie pozvete a akú úlohu na ňom bude hrať. Často sa stáva, že pozvané osoby možno nerozumejú problematike a sú pozvané „pre každý prípad“, no v tej chvíli by mohli plniť svoje pracovné povinnosti a nestrácať čas.

Je dôležité pripraviť si program. Ak je schôdza naplánovaná, potom sa vopred vypracuje program, ktorý uvádza otázky, o ktorých sa má diskutovať, a tiež určuje hlavných rečníkov. Je dôležité mať na pamäti, že tento dokument by sa mal zaslať osobám zodpovedným za prípravu informácií a tým, ktorí budú prítomní, aby všetci účastníci mohli pripraviť správy, návrhy a dodatočné otázky. Ak je to potrebné, program môže byť upravený.

Hlavné a strategické otázky by mali byť umiestnené v popredí stretnutia. Hovorcami takýchto problémov musia byť nevyhnutne osoby (vedúci oddelení, sekcií, workshopov), ktoré sú osobne zodpovedné za realizáciu akýchkoľvek strategických aktivít spoločnosti.

Dôležité body

Je dôležité si uvedomiť, že každé stretnutie má dve hlavné fázy – prípravu naň a samotné uskutočnenie. Prvá fáza zahŕňa určenie relevantnosti podnikaniazbierka, sú uvedené úlohy, hlavné a vedľajšie ciele, zostavuje sa zoznam účastníkov a rečníkov, pripravujú sa správy, prezentácie a správa podľa témy alebo vopred definovanej agendy. Druhá fáza zahŕňa realizáciu vopred plánovaného priebehu stretnutia, počúvanie správ a diskusiu o aktuálnych a strategických otázkach.

Ak je pri takejto obchodnej komunikácii potrebné rozhodnúť, čo a komu zo zamestnancov urobiť, tak môžeme vyčleniť tretiu fázu – rozhodovanie. Spravidla rozhoduje predseda, ktorý vedie schôdzu, na základe vlastného uváženia alebo diskusiou alebo kolektívnym hlasovaním.

Vzorový plán stretnutia

S jasným plánom, ktorý má pred sebou, môže každý manažér viesť poradu efektívne a efektívne, čo vám umožní získať spätnú väzbu od zamestnancov a nastaviť im správne úlohy. Tento plán môže zahŕňať nasledovné:

• uvítacia reč;
• počúvanie správ a zhrnutie za určité časové obdobie (štvrťrok, týždeň, polrok, mesiac);
• pokrytie aktuálnych problémov týkajúcich sa firmy;
• návrhy na vypočutie na riešenie problémov (brainstorming);
• posúdenie navrhovaných možností a diskusia o ich implementácii;
• kumulácia možností;
• hlasovanie za prijatie jednej alebo druhej možnosti;
• určenie hraníc počas riešenia problému (určenie toho, kto je zodpovedný, načasovanie, metódy a metódy).

Nahrávanie

Veľkýniektoré typy stretnutí je potrebné zafixovať na papieri (dokumente), ktorý sa nazýva protokol. Uchovávanie tohto druhu dokumentácie vám umožňuje legitimizovať prijaté rozhodnutia. A tiež vďaka protokolu môžete vždy sledovať priebeh realizácie aktivít a v prípade nesplnenia úloh určiť, kto je za to zodpovedný.

Prepichnutie spravidla vykonáva tajomník vedúceho, ktorý je predsedom stretnutia. Túto funkciu však často môžu vykonávať aj iní pracovníci.

Funkcie a úlohy tajomníka

Pred začiatkom obchodných stretnutí by sa tajomník mal oboznámiť so zoznamom pozvaných osôb a zoznamom diskutovaných otázok. Je však potrebné poznamenať, že ak sa stretnutie koná pravidelne, potom je to práve tento úradník, kto zhromažďuje všetku dokumentáciu (zoznamy, plány, program atď.) a pomáha vedúcemu pripraviť sa na stretnutie.

Najprv av prípade potreby môže tajomník požiadať osoby, ktoré sa objavia, aby vyplnili registračný hárok, kde budú uvedené ich celé mená. a pozíciu. To bude potrebné pri zostavovaní protokolu. Potom tajomník oznámi program, ktorým sa začína schôdza. Ďalej, keď prítomní začnú diskutovať o problémoch, tajomník zaznamená priebeh tohto podujatia. Na konci schôdze tento funkcionár pripraví hotovú verziu zápisnice, následne ju podpíše s predsedom a všetko zašle zúčastneným osobám.

Pre tajomníka je pri zostavovaní mimoriadne dôležité zaplatiť splatnosťvenovať pozornosť vzhľadu zápisnice zo schôdze. Musí obsahovať hlavičku, miesto konania, zoznam účastníkov, diskutované problémy a prijaté rozhodnutia.

Záver

Z vyššie uvedených informácií je zrejmé, že organizovanie stretnutí v podnikoch je mimoriadne dôležité. Vždy však stojí za to pripomenúť, že kvalitná príprava na takéto podujatia nesie viac ako 50% kľúča k úspechu v pokrytí informácií, stanovení cieľov a ich kvalitnej implementácii.