Nápravné opatrenie je Definícia, vlastnosti a princípy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Neponáhľajte sa so zatvorením stránky, keď uvidíte nudné „nápravné opatrenia“spojené s veľmi smutnými písmenami „QMS“. Áno, súhlasíme, z hľadiska miery nudnosti v očiach zamestnancov firiem so systémom manažérstva kvality môže polemizovať len ochrana práce. Medzitým je QMS najefektívnejší a časom overený systém so skvelou históriou a dômyselnými implementačnými nástrojmi. Jedným z kľúčových nástrojov systému sú nápravné opatrenia.

Definície a vysvetlenia

Nápravné opatrenie je opatrenie prijaté na odstránenie príčin nezhody. V tomto prípade je kľúčové slovo „dôvody“. Inými slovami, všetko treba napraviť, aby sa takéto nezrovnalosti už nikdy v budúcnosti nevyskytli.

Nezhoda je odklon od stanovených požiadaviek. Všimnite si, že v QMS nie je miesto pre slová ako "chyba", a to je veľmizásadne. Výraz „omyl“znamená prítomnosť vinníka, a teda aj primeraný trest.

V QMS nič také nie je a nikdy nebude. Pochopenie a prijatie je polovica úspechu pri implementácii QMS.

V prvom rade dajme všetko na svoje miesto.

Procedurálna trojica

Nápravné opatrenie v QMS je jedným zo šiestich povinných postupov opísaných v legendárnej norme ISO 9000. Tento postup úzko súvisí s ďalšími dvoma, takto vyzerá „trojka“spolu:

1. Nezhodný postup riadenia produktu.
2. Postup nápravných opatrení.
3. Postup preventívneho opatrenia.

Zjednodušene povedané, najskôr sa zistia prípadné nezrovnalosti a potom sa plánujú a realizujú opatrenia na odstránenie ich príčin.

Kľúčový problém: kde hľadáme „niečo“?

Ak chcete niečo opraviť, musíte toto „niečo“najprv nájsť a opraviť. Chyby vo vyrábaných produktoch, porušenie disciplíny, hrubosť pri komunikácii s kľúčovým klientom, skreslenie účtovnej závierky, nárast počtu pracovných úrazov – príkladov nedodržiavania pravidiel je veľa, môžu byť veľmi rôznorodé. rozsahu škody spoločnosti a podľa predmetu. Ale na papieri to všetko vyzerá dobre. V skutočnosti je veľmi ťažké zozbierať objektívne výrobné fakty negatívneho charakteru. Zvyčajne to robí zástupca manažmentu kvality, ktorý nemá ani poňatia o nuansách výroby a iných interných tajomstvách.

Kolekciaskutočné fakty pre plánovanie a implementáciu nápravných opatrení by sa mali vykonávať neustále a z viacerých zdrojov: interný audit, správy od zamestnancov, sťažnosti spotrebiteľov.

Nebudeme klopať na seba a na chalanov

Tu je hlavná prekážka implementácie chladného systému kvality, vrátane efektívneho riadenia nápravných opatrení. Môžete viesť semináre a písať motivačné listy zamestnancom o dôležitosti včasného vyplnenia formulára na hlásenie nesúladu, aby sa spoločnosť okamžite ponáhľala s plánovaním a prijímaním nápravných opatrení na jeho odstránenie. So záujmom budú počúvať, kývať hlavami a dokonca vám poďakovať za váš príspevok k spoločnej veci.

Potom však riskujete, že dostanete v najlepšom prípade hlásenie o klasickom nezrovnalosti od širokých más pracujúcich: všetko je to o nízkych mzdách, toto je hlavný rozpor. Zdvihnite to a všetko bude okamžite dobré. Najzaujímavejšie je, že väčšina ľudí píše takúto správu od srdca s úprimnou vierou v úspech.

Čo robiť a ako ďalej žiť? Poučte, vysvetlite, pomôžte vyplniť formulár, vyjednávajte s prvým manažérom tak, aby správu napísal ako prvý. Nie umývaním, ale vaľkaním: treba myslieť a naďalej sa držať svojej línie. Buďte čo najjasnejší a najtransparentnejší.

Rozdiel medzi nápravným a preventívnym

Dokonca aj konzultanti QMS majú niekedy problém prediskutovať nápravné a preventívne opatrenia a vysvetliť rozdiel medzi nimi. Medzitým je to celkom jednoduché, rozdiel je jasný a celkom hmatateľný. Posúďte sami:

• Jednoduchou úpravou je opraviť nekonzistentnosť na mieste. Príklad: prasknuté potrubie, ktoré je potrebné okamžite upchať. Toto bude úprava.
• Nápravným opatrením je odstránenie príčin nezhody. Prečo potrubie prasklo a čo je potrebné urobiť, aby sa to nestalo.
• Preventívne opatrenie je opatrenie, ktoré má zabrániť nesúladu alebo vývoju pri uvedení novej služby alebo produktu. Dobrým a veľmi častým príkladom je preventívne opatrenie vo všetkých pobočkách spoločnosti, ak sa v jednej z nich zistí nesúlad.

Všetko to začalo britskými bombami, ktoré nevybuchli

Existuje veľa príkladov nápravných opatrení vrátane historických. Začiatkom bol príbeh o britskej bombe z druhej svetovej vojny, ktorý odštartoval procesný prístup a všetky normy ISO vo výrobe.

Bomby začali často vybuchovať v niektorých britských vojenských továrňach predtým, ako boli odoslané (nezrovnalosť). A v iných továrňach, naopak, bomby nevybuchli - ďalší rozpor. Riešenie (nápravné opatrenie) našlo ministerstvo obrany. Do každého závodu vyslalo svojich inšpektorov. Teraz mal každý výrobca povinnosť predpísať postupnosť všetkých operácií a kontrolór kontroloval, či ich pracovníci dodržiavajú. Bomby teraz vybuchli na správnom mieste v správnom čase. len tak? Áno. A brilantné.

Toyota a japonská celková kontrola kvality

QMS v Toyoteje už dlho štandardom japonského modelu kvality a predmetom všeobecného štúdia a diskusie. Toyota je hlavnou „základňou“Edwardsa Deminga, autora japonského ekonomického zázraku s jeho slávnymi prevádzkovými princípmi používanými v továrňach Toyota po celom svete.

Nápravné opatrenia nie sú zamerané na osobnosť zamestnanca, ale na jeho správanie. Nie disciplinárne opatrenia, ale ľudský rozvoj a riešenie problémov sú hlavnými hodnotami Toyoty v tomto bloku otázok. Japonský systém celoživotného zamestnania preberá najvyššiu mieru zodpovednosti pracovníkov. A preto musia ľudia pracovať trpezlivo a opatrne.

Vezmite si napríklad meškanie zamestnancov, ktoré je v japonskom korporátnom prostredí neprijateľné. Ak si ale myslíte, že takáto neprijateľnosť je vrodenou vlastnosťou ľudí v Toyote, tak ste na omyle. Pre porušovateľov pracovnej disciplíny je podpísaný jasný päťkrokový plán nápravných opatrení. Ukončenie je posledným piatym krokom, ku ktorému sa takmer nikdy nedostane.

Recept od Toyoty: päť krokov pre tých, ktorí porušujú firemnú disciplínu

1. Prvým krokom je jednoduchá pripomienka od vedúceho, najlepšie vo forme vtipu alebo rady na kúpu budíka. Toto opatrenie nie je nápravné opatrenie.
2. Ak meškanie trvá štyrikrát alebo viackrát do roka, vykoná sa prvé nápravné opatrenie vo forme písomnej upomienky. Zamestnanec musí napísať, čo urobí, aby situáciu napravil.
3. Ak ten istý zamestnanec mešká aspoň dvakrát v budúcom roku, uskutoční sa disciplinárne stretnutie za účasti vysokých orgánov. Účelom takéhoto nápravného opatrenia je čo najviac pomôcť pracovníkovi nájsť riešenie a pozor, uistiť sa, že nešťastník vedel, čo od neho firma očakáva. Vykoná sa analýza nápravných opatrení predchádzajúcej etapy. Na tomto stretnutí je vždy prítomný zástupca personálneho oddelenia, ktorý páchateľovi vystupuje ako advokát.
4. Ak sa počas nasledujúceho roka vyskytnú dve omeškania, zamestnanec dostane … voľno na konečné rozhodnutie a napísanie listu komisii. Ak sa komisia rozhodne ponechať si zamestnanca v Toyote, vyplatí mu tento deň voľno.
5. Zamestnanec má teraz štyri roky „skúšky“. Ak sa počas týchto rokov vyskytne čo i len jedno omeškanie, komisia odporúča, aby bol pracovník prepustený.

Treba poznamenať, že takéto prepúšťanie v Toyote je extrémne zriedkavé. Zvyčajne sa všetko vyrieši v predchádzajúcich fázach nápravných opatrení.

Môžete strieľať. Len si daj pozor

Princípy „Toyoty“možno uplatniť aj tu. Ak sa nad tým zamyslíte, potom analýza nezrovnalostí a hľadanie kompetentných nápravných opatrení sú približne rovnakou schémou hľadania príčin.

Nesúlad sa môže vyskytnúť v dôsledku skutočnosti, že neexistuje žiadny regulačný dokument a zamestnanci jednoducho nevedia, ako vykonávať činnosti. Nápravným opatrením je vytvorenie pokynu respmemorandum o objednávke operácie.

Ďalším dôvodom nesúladu môže byť nedostatok školení alebo pracovných pokynov. Existujú pravidlá a postupy, ale nikto na ne zamestnanca neupozornil.

A teraz tretia možnosť: existuje postup, vykonalo sa školenie a ešte raz sa to pripomenulo. Áno, ale zamestnanec je nedbalý a nechce pracovať. Tu ho treba vyhodiť, bude to ťažké nápravné opatrenie. Už nie je potrebné dokazovať, že toto rozhodnutie zapadá do QMS a princípov Toyoty. A aby sa neopakovali chyby pri výbere a prijímaní nového zamestnanca na voľné miesto, popis požiadaviek na voľné miesto na náborovom oddelení by mal byť napísaný s prihliadnutím na prípad s prepustením.

Systém „diamantového“Nižného Novgorodu: nulové chyby

Najskôr bola chybovosť 65,9 %. Slávny príklad úspešnej implementácie princípov QMS v Rusku. „Diamonds“je názov jedinečného autorského systému, ktorý bol vynájdený a implementovaný v malom závode „Instrum-Rand“v meste Pavlovo v regióne Nižný Novgorod.

Závod vyrába pneumatické náradie, ktoré sa nakupuje v Európe a USA bez predchádzajúceho overenia. Instrument-Rand je jedinou ruskou spoločnosťou, ktorá prešla inžinierskym auditom Mercedes-Benz. Prirodzene, tím išiel dlho a tvrdo na túto úroveň.

Od samého začiatku bolo jasné, že s akoukoľvek chybou sa dá vyrovnať len vtedy, ak existujú úprimné a vyčerpávajúce informácie o tom, ako k nej došlo. Len v tomto prípade bolo možné presne identifikovať nezhody a vykonať nápravné opatrenia na odstránenie príčiny závady. Inými slovami, boli potrebné úprimné priznania robotníkov, ktorí sa s tým nikam neponáhľali. Strach zo straty bonusu alebo potrestania bol trvalý a všadeprítomný.

V tom čase bol vynájdený a implementovaný systém s "diamantmi", čo boli … chybné diely. Poskytovanie informácií o manželstve bolo pozitívnym vývojom, nikto za to nebol potrestaný. Naopak, prípadná nezrovnalosť bola v tíme prediskutovaná, aby sa spoločne našli najoptimálnejšie a najsprávnejšie nápravné opatrenie. Pre „diamanty“postavili špeciálne stoly ako v múzeu. Takto sa zmenila psychológia pracovníkov Nižného Novgorodu a Tool-Rand začal stúpať k výšinám celkového manažmentu kvality.

Záver

Trpezlivosť, oslobodenie od stereotypov, dobrá znalosť histórie noriem a vynikajúce komunikačné schopnosti sú súborom celkom dosiahnuteľných vlastností na realizáciu tých najambicióznejších plánov v napredovaní spoločnosti.

V obchodnej literatúre a na webe existuje veľa nových modelov riadenia: niektoré s exotickými názvami, iné so zdanlivo nezvyčajnými prístupmi. Len väčšina z nich pripomína nové obaly od cukríkov s klasickou náplňou.

QMS so systémom nápravných opatrení ešte nikdy nikoho nesklamalo. Jednoduché a dômyselné sú dve najvhodnejšie slová, ktoré to popisujú.