Obsah a typy obchodných listov

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Obchodný list je jedným z najdôležitejších prostriedkov komunikácie v obchodnom svete medzi zástupcami rôznych organizácií. Vyznačuje sa prísnym, precíznym, formálnym štýlom.

Obchodný list

Teraz, v dobe internetu, dôležitosť obchodnej korešpondencie neklesla, ale jednoducho zmenila médiá – z papierových na elektronické – a zrýchlila sa. Preto je mimoriadne dôležité, aby každý zamestnanec, uchádzač o zamestnanie, ako aj ľudia na vedúcich pozíciách vedeli správne zostavovať rôzne druhy obchodných listov.

To ho navyše čiastočne charakterizuje ako profesionála, ktorý rozširuje jeho kariérne možnosti. Preto je také dôležité, aby každá osoba, ktorá nie je ľahostajná k svojej kariére, poznala pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie a zohľadnila jej rôzne typy. A obsah obchodných listov, ako aj ich kvalita, budú závisieť od profesionality korešpondenta.

Pomocou obchodnej korešpondencie sa problémy riešia, prezentujúprejednávajú sa nároky, zmluvy, sprevádzajú sa cennosti a dokumenty.

Obchodný štýl

Štýl obchodných listov by mal byť presný a nemal by umožňovať odlišnú interpretáciu slov. Musí existovať prísna oficiálna podriadenosť, aj keď ide o list priateľovi. Opakovanie (v obmedzenom množstve) lexikálnych pečiatok je povolené a dokonca vítané. Rôzne druhy obchodných listov spravidla pokrývajú niekoľko problémov, ktoré sa obmedzujú na obchodné témy. Tón sa používa iba neutrálne, neumožňuje osobné hodnotenia a neprimeranú emocionalitu.

Obchodná korešpondencia je vždy oficiálna, často sa registruje a zaznamenáva.

Typy písmen

Rozvoj podnikania, informačných technológií ovplyvňuje obchodné písanie a jeho typy a núti ho nadobúdať nové formy. K dnešnému dňu sa rozlišujú tieto typy písmen:

1. Komerčné a obchodné témy. S pomocou podnikania riešiť ekonomické, organizačné, právne otázky. Objem týchto správ je od niekoľkých riadkov až po niekoľko strán. Komerčné riešia problémy predaja služieb alebo tovaru a zásobovania. Toto sú požiadavky, ponuky, sťažnosti.
2. Listy vyžadujúce odpoveď (ako sú žiadosti, odvolania, žiadosti, sťažnosti, návrhy) a nevyžadujúce (obsahujú už opísané udalosti a fakty – sprievody ekvivalentné potvrdeniam, potvrdeniam).
3. Existujú také d



smrekové písmená: pravidelné a kruhové – majú jedného odosielateľa aniekoľko príjemcov s nižším hodnotením.

4. Za štandard sa považuje korešpondencia, ktorá obsahuje hotové formuláre dokumentov, vzory. Takto prezentované druhy obchodných listov sa nazývajú regulované. Ak odosielateľ napíše správu sám od seba, potom je to neregulované.
5. Keď list odhaľuje jednu tému, nazýva sa jednoaspektová, ak niekoľko - viacstranová.
6. Oddelene umiestnite typy obchodných listov, ktoré odrážajú jednotlivé informácie pre adresáta: blahoželania, poďakovanie, sústrasť, odporúčania, sprievody.

Obsah obchodného listu

1. Odvolanie určené na upútanie pozornosti, záujmu, vytvorenie úrovne kontaktu. Odvolanie môže byť podľa pozície, priezviska, mena a priezviska alebo zovšeobecnené.
2. Úvod do podstaty listu, objasnenie účelu alebo dôvodu listu, pozostávajúci z popisu, odkazu, poďakovania, blahoželania, nárokov atď.
3. Hlavná časť (musí mať akúkoľvek obchodnú korešpondenciu). Typy obchodných listov na rôzne účely obsahujú hlavné informácie, návrhy, požiadavky, pozvánky, žiadosti, objednávky. Obsahuje zdôvodnenia, prísne chronologické vyhlásenia, analýzu problémov, štruktúrované zisky alebo možné straty.
4. Všetky typy obchodných listov by mali mať záver pozostávajúci zo záverov, návrhov, dohôd, odmietnutí, upozornení. Napríklad: pripomenúť, ponúknuť, požiadať, upozorniť.
5. Štandardné záverečné frázy,určené na nastavenie ďalšej spolupráce, časové obmedzenie, prípadné odmietnutie. Konečná výzva tiež podlieha systému sociálnych hodnôt a priorít.

Odporúčania na písanie písmen

1. List by mal byť gramotný a ľahko čitateľný, nehromadiť slová a používať lexikálne jednotky, ktorých presný význam nie je známy.

2. Všetky typy obchodných listov by nemali byť príliš veľké, je lepšie informácie čo najviac zmenšiť a štruktúrovať.

3. V procese čítania by mal adresát cítiť rešpekt, individualitu listu, vlastníctvo témy, pozitívnu infúziu autora.

4. V procese písania je dôležité uzavrieť dohody o čase, podmienkach, podmienkach kontaktov a zmlúv. Môžete to urobiť vo forme zoznamu možností alebo hlavných otázok.

5. Taktný a profesionálny, benevolentný tón listu určite pripraví príjemcu na pozitívnu a rýchlu odpoveď.

Jednou zo súčastí úspešného podnikania je dodržiavanie pravidiel obchodnej korešpondencie, ktoré tvorí minimálne 80 % všetkej dokumentácie organizácií. Prísne dodržiavanie všetkých noriem zdôrazňuje právnu hodnotu obchodných listov a zabezpečuje rýchle dosiahnutie obchodných cieľov.