Prvky vnútorného prostredia organizácie a ich charakteristiky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Neoddeliteľnou súčasťou vykonávania SWOT analýzy je identifikácia trhových príležitostí a hrozieb, ako aj určenie silných a slabých stránok spoločnosti, pre ktoré sa analyzujú rôzne prvky vnútorného prostredia organizácie.

Aké je vnútorné prostredie organizácie?

Pokiaľ ide o vnútorné prostredie organizácie, zvyčajne to znamená súbor prvkov, ktoré možno tak či onak ovplyvniť v porovnaní s faktormi prostredia, ktoré sa nedajú zmeniť. Interné prostredie organizácie teda zahŕňa:

1. Ľudia.
2. Ciele.
3. Úlohy.
4. Technológia.
5. Štruktúra.

Kombinácia všetkých týchto prvkov je podstatou organizácie: ľudia zjednotení v určitej štruktúre vykonávajú sériu úloh a využívajú určité technológie na dosiahnutie konečných cieľov.

Kombinovanie prvkov vnútorného prostredia organizácie teda môže, ale nemusí byť efektívne. Úlohou analýzy je identifikovať tie procesy, ktoré sú ideálne nastavené, ako aj tie, ktoréznížiť celkovú ziskovosť spoločnosti.

Ako sa klasifikujú prvky vnútorného prostredia?

Hlavné prvky vnútorného prostredia organizácie sú zvyčajne rozdelené do skupín, alebo takzvaných slices:

• organizačný plátok;
• marketing cut;
• frame cut;
• produkčný plátok;
• finančný výsek.

Pre uľahčenie analýzy sú prvky každej skupiny posudzované samostatne. V organizačnom kontexte skúmajú znaky podniku z hľadiska organizačnej štruktúry podniku. Pozornosť je venovaná tak hierarchickým vzťahom v rámci podniku, ako aj systému interakcie medzi jednotlivými štruktúrami podniku. Marketingový segment poskytuje predstavu o sortimente produktov, ich vlastnostiach a výhodách, cenových faktoroch, ako aj predajných a reklamných metódach.

Pri zvažovaní finančného škrtu sa pozornosť venuje účtovným výkazom, dynamike hlavných ukazovateľov nákladov a ziskovosti. Zisťuje sa efektívnosť cash flow. V personálnej časti sa posudzuje vzťah medzi riadiacim a výkonným personálom a vykonáva sa analýza výsledkov pracovnej činnosti. To zahŕňa aj podnikovú alebo organizačnú kultúru organizácie, metódy stimulácie a motivácie zamestnancov.

Piata sekcia – výroba – obsahuje zoznam technológií, noriem, pravidiel a štandardov pre výrobu tovaru a kontrolu jeho kvality. Množstvo inovatívneho vývoja a vedeckého výskumu zameraného aj na rozšírenie sortimentu alebo zlepšenie úžitkových vlastností produktupozrite si výrobný strih.

Personál ako prvok vnútorného prostredia

Úlohou situačného prístupu pri analýze a rozhodovaní manažmentu je zvážiť správanie jednotlivých zamestnancov, ich skupín, ako aj povahu vplyvu riadiacich pracovníkov. Podľa ekonomickej teórie je personál jedným z hlavných faktorov výroby, avšak v modernej realite sa tím zamestnancov stáva strategicky dôležitým prvkom.

Úlohou manažéra je organizovať prácu personálu čo najefektívnejšie, pričom treba brať do úvahy niekoľko komponentov tohto procesu:

• princípy náboru a náboru;
• adaptácia nových zamestnancov;
• monitorovanie personálu, jeho metódy;
• motivácia a stimulácia personálu;
• školenie, rozvoj personálu;
• vytváranie a udržiavanie firemnej kultúry.

Systém organizačnej kultúry organizácie, nesprávne nastavený v podniku, sa tak môže stať jej slabou stránkou a v dôsledku toho sťažiť dosahovanie krátkodobých aj dlhodobých cieľov a priebežných úloh. Vedenie tímu zostáva jednou zo strategických činností lídrov.

Ciele spoločnosti ako prvok interného prostredia

Pri analýze stavu spoločnosti a plánovaní ďalšej stratégie sa stanovuje jeden alebo viacero cieľov. Úlohou vedenia spoločnosti je vyberať len dosiahnuteľné ciele, ktoré zodpovedajú stavu na trhu aspoločnosť.

Mať dostatok finančných zdrojov, personálne obsadenie a efektívne plánovanie vedú k správnemu nastaveniu cieľov. Zároveň by mal byť zoznam všeobecných cieľov rozdelený na čiastkové ciele alebo úlohy, ktorých zodpovednosť za realizáciu je rozdelená medzi zamestnancov alebo oddelenia organizácie.

Napríklad spoločnosť X, ktorá vstupuje na trh s masovo vyrábanými produktmi, si stanoví cieľ: stať sa v krátkom čase lídrom na určitom trhu. Zároveň spoločnosť X pôsobila v inom segmente a pri analýze účtovnej závierky sa zistilo, že od banky je nesplatený úver na vysokú sumu. Analýza personálnej politiky navyše ukázala, že obchodné oddelenie plní svoje funkcie neefektívne a plánované ukazovatele sa neplnia. Je zrejmé, že cieľ stanovený vedením je nielen ťažko dosiahnuteľný, ale takmer nemožný.

Príklady správne formulovaných cieľov:

• dosiahnite až 60 % povedomia o značke;
• zvýšiť podiel na trhu na 16 %;
• vstúpiť medzi tri najlepšie spoločnosti na trhu;
• zvýšiť priemerný účet na 1500 rubľov;
• zvýšiť návštevnosť stránok na 2000 ľudí za deň.

Pre efektívne stanovovanie cieľov musí vedenie spoločnosti vychádzať z hĺbkového prieskumu trhu a aktuálnej pozície spoločnosti v ňom.

Úlohy spoločnosti ako prvok interného prostredia

Po zostavení zoznamu firemných cieľov je potrebné rozdeliť ich na úlohy, teda na komponenty. Zriedkavé v akejkoľvek organizáciije stanovený iba jeden cieľ. Strategické ciele spoločnosti sa teda premieňajú na prevádzkové ciele na rok, polrok alebo štvrťrok. Ďalej je cieľ rozdelený na zoznam konkrétnych úloh, ktoré je potrebné splniť, aby ste dosiahli požadovaný výsledok.

Každá zo stanovených úloh musí mať zdokumentovaný konečný výsledok, ako aj oddelenia a konkrétni zamestnanci zodpovední za jej realizáciu. Tu je príklad prevodu jedného z cieľov na zoznam úloh. Takže na dosiahnutie cieľa zvýšiť predaj o 25% môže spoločnosť rozdeliť úlohy týmto spôsobom:

1. Zvýšte plán stretnutí pre každého obchodného manažéra o 5 %. Zodpovednosť a kontrolu nesie vedúci oddelenia Ivanov I. I.
2. Predbežná analýza situácie na trhu z marketingového oddelenia, rozvoj reklamnej spoločnosti s mesačným sledovaním implementácie odporúčaní. Zodpovedný - vedúci oddelenia A. P. Petrov.
3. Rozšírenie obchodného tímu na 20 ľudí do konca roka. Zodpovedný - HR manažér A. I. Sidorov.
4. Otvorenie 5 nových pobočiek v regiónoch za 6 mesiacov. Zodpovedný - zástupca riaditeľa pre rozvoj G. I. Laptev, HR manažér A. I. Sidorov.

Vedúci organizácie tak môže kontrolovať proces dosahovania cieľa podniku po etapách a správna práca personálnych manažérov umožní každému zamestnancovi niesť osobnú zodpovednosť za dosiahnutie celkového výsledku.

Technológie a ich miesto v internom prostredí

Procestransformácia surovín na hotové výrobky si vyžaduje určité technológie. Ak ide o konzerváreň, potom sú potrebné špeciálne linky, vyškolený personál, schválené normy a registrované patenty. Všetky vyššie uvedené sa vzťahujú na podnikovú technológiu.

Bez ohľadu na to, aké prekvapivé to môže byť, technológia ako prvok interného prostredia je prítomná aj u malých podnikateľov či živnostníkov. Napríklad fotograf alebo dizajnér používa pri svojej práci špeciálny softvér, vybavenie a technológie, bez ktorých je jednoducho nemožné udržať si konkurencieschopnosť na trhu.

Štruktúra podniku ako prvok jeho interného prostredia

Jedným z prvých krokov pri analýze vnútorného prostredia podniku je podrobné preskúmanie organizačnej štruktúry. Zároveň marketéri a manažéri stanovujú nielen zoznam interných oddelení, ale aj vzťah medzi nimi, hierarchickú podriadenosť a závislosť.

Hierarchia v organizácii práce personálu pomáha efektívne rozdeľovať prácu. Zamestnanci sú separovaní a rozdelení do samostatných skupín a oddelení, sú zaradení do rôznych oddelení. Hierarchia v podniku môže byť horizontálna a vertikálna a efektívnosť a kvalita distribúcie práce je odhalená v analýze.

Jednou z dôležitých súčastí takejto analýzy môže byť určenie efektívnosti informačných a iných tokov medzi organizačnými jednotkami. Napríklad v podniku B, ktorý vyrába diely prevozidlá sa neustále zaznamenávajú oneskorenia pri realizácii plánu. Zamestnanci boli požiadaní, aby vyplnili karty pracovného času, boli zavedené pokuty, ale takéto predbežné opatrenia na riadenie tímu neboli účinné.

Pri analýze vzťahu medzi oddeleniami spoločnosti B sa ukázalo, že chyba nie je v pracovníkoch, ktorí vyrábajú diely, ale v oddelení, ktoré je zodpovedné za opravu zariadení. Takže veľa strojov bolo nečinných viac, než bol naplánovaný čas kvôli zdĺhavým opravám.

Ako určujete silné a slabé stránky podniku?

Prijatiu manažérskeho rozhodnutia predchádza dôkladná analýza všetkých prvkov vnútorného prostredia, vonkajšieho prostredia, po ktorej nasleduje záver o mieste podniku na trhu a jeho schopnostiach.

Údaje získané počas analýzy musia byť prezentované vo forme zoznamu. Môžu to byť napríklad tieto položky:

1. Nekvalifikovaní predajcovia.
2. Nedostatok vlastných naakumulovaných prostriedkov.
3. Inovačný vývoj vo výrobe tovaru.
4. Mať bankový úver.
5. Široký sortiment produktov.
6. Zastarané výrobné zariadenie.

Po vypracovaní takéhoto zoznamu je potrebné oddeliť údaje podľa kvalitatívneho vplyvu, teda určiť, či ten či onen faktor pôsobí na činnosť firmy pozitívne alebo negatívne.

V dôsledku toho by mal byť počiatočný zoznam rozdelený na dve časti a ďalším krokom by malo byť posúdenie možného vplyvu týchto faktorov vnútorného prostrediaorganizácií. Odporúčame použiť stupnicu od 1 do 5 alebo od 1 do 10. Každá položka na zozname musí byť ohodnotená bodmi podľa toho, do akej miery tento faktor ovplyvňuje činnosť spoločnosti.

Ďalším krokom je posúdenie možnej škody, ktorú môže každá z položiek na zozname spôsobiť. Výsledkom je, že výsledný zoznam musí byť zoradený podľa dvoch ukazovateľov - možností a pravdepodobností. Táto metóda pomôže odrezať nepodstatné údaje a vytvoriť zoznam hlavných problémov, ktoré boli zistené pri analýze faktorov vnútorného prostredia organizácie. Príklad kvalitatívnej analýzy prostredia organizácie by mal skončiť konkrétnym zoznamom maximálne 10 položiek pre každú z kategórií – slabé a silné stránky spoločnosti.

Aký je vzťah medzi vnútorným prostredím a SWOT analýzou?

Nástroj SWOT zahŕňa analýzu prostredia spoločnosti, interného aj externého. Prvky vnútorného prostredia organizácie a ich charakteristiky ukazujú, aké silné stránky je možné využiť na dosiahnutie konkurenčných výhod. Zoznam slabých stránok získaný počas analýzy pomôže upraviť aktivity spoločnosti tak, aby sa minimalizovali ich škody alebo aby sa modernizovali a zlepšili.

Výsledok SWOT analýzy pomáha porovnať hrozby a príležitosti externého prostredia, teda trhu, na ktorom firma pôsobí alebo má v úmysle pôsobiť, s faktormi vnútorného prostredia. Úlohou marketéra, manažéra alebo lídra je zostaviť marketingový plán tak, aby s využitím silných stránokspoločnosti sa mohli vyhnúť škodám z trhových hrozieb. To isté možno povedať o kombinovaní trhových príležitostí a silných stránok spoločnosti – líder sa musí rozhodnúť, ako ich najlepšie spoločne využiť.

Ako urobiť SWOT analýzu?

Aby ste pochopili, ako správne vykonávať analýzu SWOT, zvážte najčastejšie chyby, ktorých sa manažéri pri jej vykonávaní dopúšťajú.

Nerozumné zaraďovanie prvkov interného prostredia do kategórie silných alebo slabých stránok firmy vedie k chybám v plánovaní. Každá skutočnosť musí byť podložená konkrétnymi údajmi a údajmi. Možno neopodstatnene tvrdiť, že spoločnosť je lídrom na trhu, ale v skutočnosti to potvrdzujú iba slová šéfa, a nie marketingový prieskum.

Zároveň, okrem spoľahlivosti, každá z údajných silných stránok musí byť porovnaná so známymi údajmi o konkurentoch. To odhalí skutočné silné stránky podniku, čo pomôže dosiahnuť jeho ciele.

Napríklad silnou stránkou spoločnosti bola blízka poloha zdrojov surovín. Je zrejmé, že to spoločnosti prináša mnoho výhod, ktoré pomáhajú šetriť finančné náklady aj čas. Pri analýze týchto informácií z hľadiska rozdielov od konkurentov sa však môže ukázať, že všetci hlavní hráči sa nachádzajú v blízkosti zdrojov surovín. Ukazuje sa, že každá firma na trhu má takú silnú stránku, a preto nebude možné získať výhody v porovnaní s konkurenciou.

Pre pohodlie a prevenciu chýb by ste mali analyzovať konkurentov z dostupných otvorených zdrojov a určiť ich silné a slabé stránky. Ďalej stojí za to zostaviť testovaciu tabuľku, v ktorej sa každý prvok vnútorného prostredia porovnáva s konkurenciou. V dôsledku toho sa ukazuje, že spoločnosť nemá toľko výhod.

Všetky odporúčania na určenie silných a slabých stránok spoločnosti možno pripísať aj procesu analýzy príležitostí a hrozieb na trhu. Všetky informácie musia byť pravdivé a presné.

Častou chybou je uvádzanie všeobecných informácií, ktoré nepriamo ovplyvňujú činnosť spoločnosti. Alebo je ich vplyv príliš malý na to, aby sa dal dokázať. Napríklad neskúsení manažéri uvádzajú takéto environmentálne faktory:

• kríza v krajine;
• zložitá situácia v ekonomike;
• nestabilné výmenné kurzy.

Ak hovoríme o krízach v ekonomike, nie je možné zmerať a naplánovať ich význam pre činnosť konkrétnej spoločnosti. Faktor „krízy“je dosť vágny, preto by sa mal rozložiť na konkrétne zložky, ktoré skutočne ovplyvňujú postavenie podniku. Je možné, že povinné licencovanie bolo zavedené na štátnej úrovni alebo boli stanovené kvóty pre určité typy činností.

Pokiaľ ide o nestabilný výmenný kurz, často ho vo svojich SWOT analýzach uvádzajú tie spoločnosti, ktoré nemajú menovú závislosť. Ak spoločnosť nedováža ani nevyváža, nenakupuje suroviny zo zahraničia,nepredáva hotové výrobky v iných krajinách, potom má vplyv kolísania výmenných kurzov nevýznamný vplyv na činnosť podniku.

Na záver

Vnútorné prostredie spoločnosti je dôležitým strategickým zdrojom, ktorý môže pomôcť, alebo naopak poškodiť aktivity spoločnosti. Vnútorné prostredie organizácie zahŕňa niekoľko základných prvkov: ľudí, technológiu, štruktúru, úlohy a ciele. Takýto súbor prvkov nie je náhodný, keďže každá organizácia s určitou štruktúrou zamestnáva ľudí, ktorí s pomocou technológie dosahujú ciele a celkové ciele podniku.

Vedúci organizácie pri prijímaní manažérskych rozhodnutí by mal vychádzať z analýzy vnútorného a vonkajšieho prostredia podniku. Ak je na trhu zjavná hrozba, potom ju pomôžu prekonať zdroje vnútorného prostredia. To isté platí pre trhové príležitosti, ktoré možno maximalizovať iba využitím vnútorných zdrojov podniku.

Zdroje vnútorného prostredia sú v analýze hodnotené z hľadiska ich vplyvu a rozdelené na silné a slabé stránky spoločnosti. Organizačná štruktúra organizácie môže byť slabou stránkou organizácie, pričom zároveň možno k sile podniku pripísať profesionálne a efektívne marketingové oddelenie.

Pri zostavovaní marketingového plánu je niekoľko všeobecných cieľov rozdelených vo forme úloh medzi oddelenia, divízie, skupiny a konkrétnych zamestnancov. Správny systémmotivácia a stimulácia personálu, vedenie tímu pomôže dať každej úlohe osobnú zodpovednosť zamestnanca. Každý zamestnanec v tíme zároveň pochopí, že pracujú na dosiahnutí jedného spoločného cieľa.