Hlavná funkcia kontroly v manažmente

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Každý líder vykonáva základné funkcie riadenia: plánovanie, organizácia, motivácia, kontrola. Štyri prvky kontrolnej funkcie: definovanie ukazovateľov a metód na meranie výsledkov, meranie výsledkov, určenie, či sú výsledky na správnej ceste, a nápravné opatrenia.

Všetky riadiace funkcie: plánovanie, organizácia, motivácia, kontrola sú úzko prepojené. Sú rovnako dôležité pre efektívne riadenie. Nemožno ich rozdeliť na hlavné a vedľajšie. Riadiace funkcie: organizácia, motivácia a kontrola sú zároveň založené na premyslenom a efektívnom plánovaní.

• Plánovanie je primárna, základná funkcia. Na základe strategických cieľov je zostavený plán na ich dosiahnutie, ktorý počíta s alokáciou určitých zdrojov a časovo prepája túto alokáciu. Plánovanie dokumentuje alokáciu zdrojov a spája úsilie jednotlivých oddelení a zamestnancov o dosiahnutie spoločného cieľa. Na tento účel sa vykonávarozklad spoločných cieľov na osobné. Je nevyhnutné zabezpečiť plánovanie a kontrolu organizácie. Manažérske funkcie okrem stanovenia cieľov zabezpečujú aj zostavenie zoznamu prác, ktoré je potrebné vykonať v určitom poradí, aby sa cieľ dosiahol. Každé dielo je zároveň viazané na čas svojho začiatku a konca, k nemu priradené zdroje a následné (alebo predchádzajúce) diela v čase.
• Organizácia ako funkcia manažmentu je vytvárať štruktúru, ktorá umožňuje jednotlivým prvkom systému spolupracovať podľa daných pravidiel a racionálne vynakladať pridelené zdroje na dosiahnutie cieľov. Organizačná štruktúra je opísaná množstvom formalizovaných pravidiel – nariadení, nariadení, pokynov.
• Motivácia ako funkcia manažmentu je povzbudiť zamestnancov na všetkých úrovniach, aby efektívne spolupracovali pri dosahovaní svojich cieľov. Toto je najhumanistickejšia a najmenej formalizovaná funkcia riadenia.
• Kontrola, ako funkcia, proces riadenia pozostáva z kvantitatívneho a kvalitatívneho účtovania výsledkov práce, je to proces, ktorý zabezpečuje, že organizácia dosiahne svoje ciele

Pridelenie kontroly

Kontrola je hlavnou funkciou manažmentu. Je to pre:

• Zníženie neistoty výrobného procesu a procesu riadenia.
• Predpovedanie a prevencia zlyhania.
• Podporte úspešnú akciu.

Kontrola je nemysliteľná bez merania. Aby pochopil čopráca prebieha podľa plánu, je potrebné porovnať kvantitatívne ukazovatele dosiahnuté v čase kontroly s niektorými predtým známymi plánovanými.

Kontrola procesov je systém, ktorý vám umožňuje plánovať, merať, identifikovať odchýlky a opravovať akúkoľvek obchodnú činnosť, ako je výroba, balenie, dodávka spotrebiteľovi a ďalšie.

Kontrolná funkcia v manažmente je podstatnou súčasťou procesu manažmentu.

Pri absencii funkcie ovládania stráca akékoľvek ovládanie zmysel. Nebudete vedieť, či sa urobilo to, čo bolo naplánované, a vo všeobecnosti, či sa niečo robí.

Bez funkcie kontroly nie je možné ani riadiť personál.

Proces riadenia je funkčný proces pre organizačnú kontrolu, mal by vychádzať z cieľov a strategických plánov organizácie

Štyri prvky funkcie ovládania

Funkcia riadenia správy má štyri hlavné kroky:

1. Definujte ukazovatele a ako merať výsledky.
2. Merajte výsledky.
3. Určite, či sú výsledky podľa plánu.
4. Použiť nápravné opatrenie.

"Kontrola" znamená zoznam vedený v duplikáte (francúzsky contrôle, z contrerôle -, z latinčiny contra - proti a rotulus - scroll).

Nastavenie cieľov a metód merania výsledkov

Je potrebné zostaviť súbor ukazovateľov, ktoré sú dôležité pre riadený proces a pre každý určiť plánované hodnoty v daných časových bodoch. Keď v tomto čase skutočnýVýsledkom je, že manažéri dostávajú signály o tom, ako sa veci majú, a preto nemusia kontrolovať každý krok implementácie plánov.

Ukazovatele by mali byť jasne vyjadrené, merateľné a materiál na monitorovanie. Vo výrobnom závode môžu metriky zahŕňať predaj a produkciu, efektivitu práce, bezpečnosť a ďalšie.

Na druhej strane pri poskytovaní služieb by metriky mali zahŕňať napríklad počet zákazníkov, ktorí musia čakať v banke v rade alebo počet nových zákazníkov privedených v dôsledku aktualizovanej reklamnej kampane.

Meracie body na časovej osi by tiež nemali byť vyberané náhodne, ale mali by byť spojené s kriticky dôležitými, z hľadiska riadeného procesu, časovými obdobiami alebo začiatkom/koncom dôležitých fáz procesu. Môže to byť

• Začiatok alebo koniec plánovacieho obdobia – smena, deň, týždeň alebo mesiac.
• Začiatok alebo koniec dôležitej etapy: dokončenie predvýroby, začiatok konečnej montáže produktu, odoslanie produktu zákazníkovi.
• Vydanie nového produktu alebo dosiahnutie plánovaného objemu služieb.

Funkcie plánovania a kontroly v manažmente sú veľmi úzko prepojené a jedna bez druhej nedávajú zmysel. Žiadny kontrolovaný plán sa nezmení na prázdny papier. Riadiace funkcie motivácie a kontroly sú tiež spojené.

Výsledky merania

Meranie výsledkov v kontrolných bodoch a ich porovnávanie s plánovanýmiukazovatele by sa mali vykonávať proaktívnym spôsobom, aby bolo možné odchýlky odhaliť čo najskôr alebo dokonca predvídať skôr, ako sa vyskytnú, čím sa zabráni alebo minimalizuje náprava.

Ak sú kontrolné body správne naplánované a sú k dispozícii nástroje na presné určenie toho, čo podriadení robia, posúdenie súčasného a očakávaného výkonu bude presné a jednoduché.

Je však veľa činností, pri ktorých je ťažké určiť presné kontrolné body, je tiež veľa činností, ktoré sa ťažko merajú.

Je celkom jednoduché napríklad stanoviť štandardný čas na výrobu hromadných výrobkov a rovnako jednoduché je zmerať skutočné hodnoty týchto ukazovateľov

Situácia je komplikovanejšia pri typoch práce, ktoré sú ďaleko od technológie. Napríklad nie je ľahké monitorovať prácu manažéra pre pracovné vzťahy, pretože nie je ľahké vypracovať prehľadnú tabuľku výsledkov.

Vedúci tohto typu manažéra sa často spolieha na také vágne ukazovatele, ako sú odborové vzťahy, nadšenie a lojalita podriadených, fluktuácia zamestnancov a/alebo pracovné spory. V takýchto prípadoch sú aj výsledky merania podriadeného manažérom vágne.

Súlad výsledkov s plánom

Toto je jednoduchý, ale veľmi dôležitý krok v procese kontroly. Zahŕňa porovnávanie nameraných výsledkov s vopred stanovenými cieľmi. V tejto fáze je mimoriadne dôležitá vopred vyvinutá technika porovnávania. V tomDokument by mal jasne definovať, čo sa konkrétne meria, v akom časovom bode a za akých podmienok. Presne dodržujte túto techniku, inak budú výsledky merania a porovnanie s plánom nespoľahlivé.

Ak je výkon podľa plánu, manažment sa môže domnievať, že všetko je pod kontrolou. V tomto prípade nie je potrebné zasahovať do každodenného chodu organizácie.

Nápravné opatrenie

Táto fáza sa stáva najdôležitejšou v prípade, že ukazovatele nedosahujú plánované hodnoty a analýza ukáže potrebu nápravných opatrení. Takéto nápravné opatrenia môžu zahŕňať zmeny jedného alebo viacerých aspektov každodennej prevádzky organizácie.

Napríklad manažér pobočky banky musí rozhodnúť, že je potrebné obsadiť viac pokladníkov v hale, aby sa dodržali predtým stanovené maximálne päťminútové čakanie.

Alebo sa vedúci predajne rozhodne poslať operátorom stroja nadčasy, aby dodržali termíny na dodanie produktov.

Monitoring tiež pomáha identifikovať nesprávne nastavené ciele, v tomto prípade bude nápravným opatrením korigovať ciele a nie bojovať o zmenu aktuálnych nameraných hodnôt.

Včasnosť nápravných opatrení

Vždy musíte vyvinúť konštruktívny spôsob, ako dostať ukazovatele na plánované hodnoty, inak si budete musieť neskoro uvedomiť, že zlyhanie už nastalo. Čím skôr sa chyba alebo porucha zistí, tým je pravdepodobnejšie, že sa opraví alebo odstráni. A tým menej času, materiálu a pracovných zdrojov sa vynaloží na jeho opravu.

Odchýlky objavené neskôr môže byť úplne nemožné opraviť. V tomto prípade organizácia utrpí značné finančné straty a straty na reputácii až do ukončenia jej činnosti.

Dnes zlé správy sú lepšie ako tie isté správy zajtra.

D. S. Chadwick

Vzťah riadiacich funkcií

Funkcie riadenia: motivácia a kontrola spolu úzko súvisia. Na vybudovanie efektívneho motivačného systému pre podriadeného potrebuje manažér prístup k presným a včasným výsledkom kontroly.

Kontrola môže byť vykonaná na dodržiavanie:

• plánované ukazovatele;
• štandardy kvality;
• podnikové pravidlá;
• požiadavky na bezpečnosť a ochranu práce;
• požiadavky na kontrolu štátnych alebo verejných organizácií.

Kontrola môže byť aj pravidelná a jednorazová, plánovaná a núdzová, súkromná a ako súčasť všeobecného auditu organizácie.

Záver

Hlavnou funkciou kontroly v manažmente je zabezpečiť realizáciu plánu a tým dosiahnuť ciele organizácie. Ďalšie funkcie - podpora organizácie a motivácie a interakcie s nimi. Kontrolná funkcia v manažmente je najdôležitejšia. Bod kontroly nie jes cieľom prichytiť jednotku alebo zamestnancov pri neplnení plánu a potrestať ich. Ide o to, aby sa včas odhalili odchýlky od plánu. Potom je tu šanca mať čas na vykonanie nápravných opatrení. Premyslená organizácia kontrolných procesov je kľúčom k presnému a včasnému vykonávaniu plánov a dosahovaniu cieľov.