Optimalizácia počtu zamestnancov: typy, ciele, činnosti, postupy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Zamestnanci v každej spoločnosti musia mať tie správne zručnosti a schopnosti, aby svoju prácu zvládli. Aby bola činnosť celého podniku efektívna a zisková, musí sa manažment postarať o optimalizáciu počtu zamestnancov. Spoločnosť by mala zamestnávať taký počet občanov, ktorý je potrebný pre optimálne fungovanie podniku. Preto nie je nezvyčajné po dôkladnej analýze zistiť potrebu prepúšťania, znižovania, presunu alebo prijímania zamestnancov. Optimalizáciu môže vykonať priame vedenie spoločnosti alebo zástupcovia organizácií tretích strán špecializujúcich sa na túto udalosť.

Koncept optimalizácie

Optimalizácia počtu zamestnancov v podniku je proces určovania počtu zamestnancov potrebných pre efektívne a optimálne fungovanie spoločnosti. Práve za takýchto podmienok sa dá očakávať, že s minimálnymi nákladmi na odmeňovanie pracovníkov budezabezpečiť vynikajúcu prácu spoločnosti.

Optimalizácia štruktúry a počtu zamestnancov vám umožňuje určiť najlepší pomer medzi mzdovými nákladmi a efektivitou špecialistov. Manažment rôznych spoločností môže na implementáciu tohto procesu používať rôzne metódy, ale výsledkom je zvyčajne zmena počtu zamestnancov vo firme. Je povolené ponechať počet najatých špecialistov nezmenený, ale zároveň sa vykonávajú presuny medzi rôznymi štrukturálnymi jednotkami.

Funkcie procesu

Každý zamestnávateľ by si mal byť vedomý niektorých nuancií, vďaka ktorým je optimalizácia počtu zamestnancov úspešná:

• najčastejšie po dokončení tohto procesu je potrebné vykonať určité zmeny v personálnom obsadení spoločnosti;
• manažment musí často úplne zmeniť hlavné aspekty fungovania podniku;
• vo veľkých spoločnostiach optimalizáciu vykonávajú priami zamestnanci spoločnosti s potrebným vzdelaním a znalosťami;
• malé spoločnosti outsourcujú postup.

Práve prostredníctvom tohto procesu môžu firmy určiť, koľko pracovníkov je potrebných na to, aby spoločnosť generovala vysoké zisky s minimálnymi mzdovými nákladmi.

Aké ciele sa dosahujú?

Ciele optimalizácie počtu zamestnancov sú nasledovné:

• zníženie nákladov na pracovnú silu pre majiteľa firmynajatí špecialisti;
• zvyšovanie zručností zamestnancov, pretože vykonávajú iba úlohy, ktoré zodpovedajú ich zručnostiam, vzdelaniu a kvalifikácii;
• zbaviť sa zamestnancov, ktorí neprinášajú spoločnosti žiaden úžitok a takmer v každom podniku sa nájdu takíto neefektívny zamestnanci, ktorí nechcú zlepšovať svoj výkon a nemajú záujem o rozvoj podniku;
• zlepšenie organizačnej štruktúry spoločnosti, ktorá zabezpečuje jednoduché riadenie všetkých zamestnancov spoločnosti.

Zatiaľ čo dobre organizovaný proces môže skutočne dosiahnuť veľa zmysluplných cieľov, je dôležité zveriť tento postup iba skúseným odborníkom.

Dôsledky negramotnej optimalizácie

Ak sa optimalizácia počtu zamestnancov nevykoná správne, môže to viesť k negatívnym dôsledkom pre podnik. Manažment nebude schopný vidieť žiadne výhody procesu, čo môže viesť aj k zníženiu zisku z činnosti.

Ak dôjde k prepusteniu alebo zníženiu zamestnancov, ktorí sú skutočne dôležití a potrební pre chod podniku, spôsobí to stratu, zhoršenie imidžu spoločnosti alebo prepustenie ostatných zamestnancov spoločnosti. Postup by preto mali vykonávať iba skúsení odborníci, ktorí najskôr dôkladne analyzujú všetkých zamestnancov spoločnosti.

Kedy je potrebný postup?

Opatrenia na optimalizáciu počtu zamestnancovmôže byť iný. Vyberajú sa v závislosti od dôvodu procesu. Tento proces sa najčastejšie vyžaduje v nasledujúcich situáciách:

• spoločnosť míňa príliš veľa na zaplatenie veľkého počtu zamestnancov, ale zisk z prevádzky sa považuje za nízky;
• vo firemnej kultúre podniku dochádza k určitým úpravám a niektorí konzervatívni zamestnanci nemôžu meniť pravidlá svojej práce, čo vedie k zníženiu efektívnosti ich činností, čo sa stáva dôvodom treba hľadať viac lojálnych a úspešných odborníkov;
• do výrobného procesu sa zavádzajú rôzne technológie alebo zariadenia, s ktorými existujúci špecialisti doteraz nepracovali, takže existuje možnosť, že si s novými úlohami jednoducho nebudú vedieť poradiť;
• z dôvodu nízkych ziskov sa môže vedenie spoločnosti rozhodnúť prestať pracovať v ktorejkoľvek oblasti činnosti, preto prestáva byť potreba služieb niektorých špecialistov, čo vedie k redukcii pozícií alebo zamestnancov.

Hlavným cieľom tohto procesu je znížiť náklady na mzdy zamestnancov a zvýšiť zisky z aktivít podniku. Ale v procese optimalizácie počtu zamestnancov v podniku je potrebné vziať do úvahy dôvody jeho implementácie.

Spracovanie formulárov

Existujú rôzne formy a typy optimalizácie počtu zamestnancov. Vyberajú sa v závislosti od dôvodu implementácie procesu ačrty zmeny počtu zamestnancov. Vybrané sú nasledujúce formy konania:

• zníženie množstva nákladov práce zamestnancov;
• hľadajte nových zamestnancov s vysokou kvalifikáciou, skúsenosťami a inými potrebnými zručnosťami;
• realizácia rôznych aktivít, ktorých hlavným účelom je zvyšovanie kvalifikácie existujúcich zamestnancov alebo využitie motivácie na zlepšenie výkonu.

V závislosti od dostupného formulára sa vyberú najlepšie metódy.

Aké metódy sa používajú na optimalizáciu počtu zamestnancov?

Na uskutočnenie tohto procesu môže manažment podniku použiť rôzne metódy. Spravidla sa uchyľujú k takýmto metódam:

• prepúšťanie zamestnancov (možné zníženie, ako aj prepustenie z vlastnej vôle alebo na základe osobitnej dohody strán);
• odstránenie jednotlivých jednotiek, ktoré neprinášajú zisk, zo spoločnosti;
• prenájom zamestnancov, outsourcing alebo outsourcing.

Výber metód na optimalizáciu počtu zamestnancov závisí od dôvodov implementácie procesu, ako aj od cieľov, ktoré musí manažment podniku dosiahnuť. Ďalej zvážte každý proces podrobnejšie.

Aké účinné zásahy sa používajú?

Na optimalizáciu počtu zamestnancov sa čoraz viac využívajú rôzne metódy, ktoré sú pre zamestnávateľov vysoko efektívne a nové. Patria sem:

• Osobný personál. Predstavuje ho proces, počas ktorého sú zamestnanci vyvádzaní z firmy. Môžu byť zaregistrovaní v inej firme, ktorá vykonáva rovnaké úlohy.
• Outsourcing. Znamená to stiahnutie priameho pracovného procesu z práce spoločnosti. To vedie k zníženiu nákladov spoločnosti, ako aj k zníženiu počtu zamestnancov.
• Zamestnanecký lízing. Predpokladá, že firma využíva služby zamestnanca, ktorý nie je oficiálne registrovaný. Takýchto špecialistov ponúkajú špeciálne leasingové spoločnosti na základe konkrétnej dohody. Vedenie organizácie v určitom časovom období hodnotí schopnosti a možnosti špecialistu. Ak bude spolupráca úspešná, dôjde k uzatvoreniu pracovnej zmluvy na dobu neurčitú.

V Rusku sa vyššie uvedené metódy optimalizácie počtu zamestnancov v organizácii používajú pomerne zriedka, ale v západných krajinách sa používajú efektívne, pretože vám umožňujú dosiahnuť vaše ciele s minimálnymi nákladmi a úsilím zo strany vlastníkov podniku.

Zásady obmedzenia

Manažér, ktorý plánuje optimalizáciu, si musí naštudovať určité odporúčania špecialistov, pre ktoré vyberá vhodnú odbornú literatúru. Optimalizácia počtu zamestnancov je takmer vždy spojená s potrebou znižovania počtu zamestnancov vo firme. Môže to byť spôsobené zmenou smerovania, zavedením nového vybavenia alebo inými faktormi.

Pre zníženie množstvapracovníkov možno použiť rôznymi spôsobmi:

• prepúšťanie občanov vypracovaním mierovej dohody, prostredníctvom ktorej môžu zamestnanci očakávať dobrú kompenzáciu;
• ak je potrebné ukončiť spoluprácu so zamestnancami, ktorí nezvládajú svoje hlavné úlohy, preto ich konanie vedie k zlým výsledkom vo fungovaní spoločnosti, potom sa vykoná certifikácia, takže ak sa ukáže, že výsledkom tohto procesu je, že občan skutočne nemá potrebné zručnosti a znalosti, potom je prepustený z dôvodu nesúladu s jeho pozíciou;
• redukcia personálu alebo pozície, ale postup musí prebiehať na základe požiadaviek zákona, preto sú všetci zamestnanci, s ktorými dôjde k ukončeniu zmluvy, informovaní o plánovanom procese dva mesiace vopred a niektoré osoby majú tiež prednostné právo zostať vo firme;
• prepustenie zamestnancov, ktorí pravidelne porušujú pracovnú disciplínu, keďže za takýchto podmienok neprinášajú spoločnosti žiaden zisk, preto môžu byť prepustení v rámci disciplinárneho konania.

Práve potreba prestať spolupracovať s najatými špecialistami a zároveň optimalizovať počet zamestnancov vedie k tomu, že zamestnanci majú k tomuto procesu negatívny postoj.

Dôvody nepotrebných zamestnancov v spoločnosti

Optimalizácia počtu zamestnancov je takmer vždy spojená s potrebou ukončiť pracovné zmluvys rôznymi zamestnancami. Nemusia byť na danú úlohu alebo nemusia byť schopní pracovať v inej oblasti činnosti. Identifikácia takýchto špecialistov je pomerne jednoduchá, je však dôležité vedieť, odkiaľ presne vo firme pochádzajú. Medzi dôvody objavenia sa ďalších pracovníkov, ktorí neprinášajú spoločnosti žiadny zisk, patria:

• ak spoločnosť aktualizuje vybavenie a technológie, mnohí zamestnanci si s týmito položkami jednoducho nevedia poradiť a tento problém sa zvyčajne vyskytuje u ľudí po 45 rokoch;
• spoločnosť používa zle napísané a nedomyslené popisy práce, takže mnohí zamestnanci nechápu, aké činnosti sú zahrnuté v ich povinnostiach;
• celá kancelária nie je rozdelená na žiadne zóny a oddelenia, takže všetci zamestnanci sú v jednej veľkej miestnosti a vykonávajú rôzne funkcie;
• vedúci spoločnosti je v podnikaní nováčikom, preto pri otváraní podniku nevytvoril kompetentnú organizačnú štruktúru;
• v spoločnosti neexistuje žiadne personálne plánovanie, takže zamestnanci sú najímaní spontánne, čo sa zvyčajne týka podnikov, kde ľudia pozývajú svojich príbuzných alebo priateľov do práce;
• spoločnosť nemá jasné rozdelenie právomocí medzi všetkých zamestnancov spoločnosti;
• v každej pobočke môže hlavný manažér samostatne vykonávať funkčné služby, čo často vedie k negramotnej organizácii práce zamestnancov;
• s pracovníkmi, ktorí musia vykonávať dočasnú prácu, sa uzatvára štandardná pracovná zmluva;
• inspoločnosť dostáva nové vybavenie, ktoré si vyžaduje nových zamestnancov, a bývalí špecialisti zostávajú ako asistenti, hoci v skutočnosti neprinášajú spoločnosti žiadny úžitok.

Aby podnikatelia v budúcnosti nemuseli prepúšťať, musia pristupovať k výberu zamestnancov zodpovedne. Pri sezónnych alebo jednorazových prácach je vhodné uzatvárať zmluvy na dobu určitú.

Ako sa identifikujú ďalší zamestnanci?

Pred optimalizáciou počtu zamestnancov je potrebné zistiť dôvody jej implementácie, ako aj zvoliť najlepšie metódy a formy. Obvykle sa postup vyžaduje, keď sa zistí veľký počet zamestnancov, ktorí neprinášajú spoločnosti žiadny úžitok. Môžete ich definovať nasledujúcimi spôsobmi:

• prebieha personálny audit s cieľom zistiť štruktúru zamestnancov podľa pozície, veku a iných kritérií;
• porovnáva tempo rastu mzdových nákladov s tempom rastu zisku z aktivít spoločnosti;
• odhadnite počet zamestnancov v konkurenčných firmách.

Pred prepustením alebo prepustením pracovníkov by ste mali zhodnotiť, či tento proces prinesie pozitívny výsledok pre chod podniku.

Ako prebieha proces?

Ak si vedúci podniku uvedomí potrebu optimalizácie zamestnancov, môže proces vykonať sám alebo sa obrátiť na profesionálov. Ak sa zvolí klasický prístup k tejto udalosti, vykonajú sa tieto metódy:

• riaditeľ spoločnosti určuje sľubné smery rozvoja spoločnosti, ako aj ciele, ktoré je potrebné dosiahnuť za určité obdobie;
• formy a metódy budúcej optimalizácie sú vybrané;
• implementuje sa vybraný postup, na ktorý možno prijať nových špecialistov, ako aj prepustiť alebo znížiť súčasných zamestnancov;
• preverujeme všetky procesy implementované vo firme, nakoľko príčinou strát môžu byť nielen zamestnanci, ktorí nemajú požadovanú úroveň kvalifikácie, ale aj iné nuansy činnosti firmy;
• vytvorenie nového pracovného stola;
• zavádzajú sa nové popisy práce alebo iné dokumenty, na základe ktorých pracujú špecialisti.

Ak firma využíva prepúšťanie na zníženie počtu zamestnancov, tak sa zamestnávateľ musí pripraviť na značné finančné straty, keďže je nutné vyplatiť prepusteným zamestnancom odstupné.

Často aj rozpočtové inštitúcie dostávajú príkaz na optimalizáciu počtu zamestnancov. Zvyčajne je to kvôli nízkej efektívnosti takejto organizácie.

Odporúčania pre zamestnávateľov

Ak sa vedúci podniku rozhodne použiť optimalizáciu, potom je vhodné vziať do úvahy nasledujúce tipy:

• je potrebné nájsť individuálny prístup k prepúšťaniu každého zamestnanca;
• zamestnávateľ sa musí pripraviť na nespokojnosť zamestnancov;
• je žiaduce využívať rôzne stimuly, ktoré občanom umožnia prestať fajčiť sami alebo zostavenímdohoda strán;
• v prípade potreby sa využíva práca na čiastočný úväzok;
• ak má zamestnanec dobré skúsenosti, ale nezvláda dobre nové úlohy, potom je vhodné poslať ho na rozšírené školenie a nenútiť ho hneď skončiť.

Ak sú v rámci optimalizácie zamestnanci nezákonne prepustení, môžu sa obrátiť na súd, aby boli vrátení do zamestnania a dostať morálnu ujmu od riaditeľa.

Záver

Reštrukturalizácia a optimalizácia počtu zamestnancov v podniku sú zložité procesy, ktoré možno implementovať rôznymi formami a typmi. Ich hlavným cieľom je minimalizovať mzdové náklady zamestnancov. Môžu pozostávať z najímania alebo prepúšťania rôznych pracovníkov.

Procedúru môžu vykonať zamestnanci spoločnosti alebo špecialisti tretích strán. Ak sa plánuje prepustenie špecialistov, potom je dôležité vykonať tento proces s prihliadnutím na požiadavky zákona, aby takéto rozhodnutie zamestnávateľa nebolo napadnuteľné.