Typy a funkcie manažérskeho riadenia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Proces riadenia pozostáva z piatich funkcií: plánovanie, organizovanie, personálne obsadenie, riadenie a kontrola. Kontrola je teda súčasťou procesu kontroly.

Kontrola je hlavnou cieľovou funkciou manažmentu v organizácii: proces porovnávania skutočnej výkonnosti so zavedenými firemnými štandardmi. Každý manažér musí sledovať a vyhodnocovať činnosť svojich podriadených. Manažérska kontrola pomáha včas prijať nápravné opatrenia zo strany manažéra, aby sa predišlo nepredvídaným okolnostiam alebo finančným stratám pre spoločnosť.

Základný proces kontroly zahŕňa tri kroky:

• Nastavenie noriem.
• Meranie výkonu podľa týchto noriem.
• Oprava odchýlok od noriem a plánov.

V rámci celkového strategického plánu organizácie si lídri stanovujú cielejednotiek v špecifických, presných a prevádzkových podmienkach, ktoré zahŕňajú plánovanie výkonu podľa skutočných výsledkov.

Štandardy, s ktorými sa bude porovnávať skutočný výkon, možno odvodiť z minulých skúseností, štatistík a benchmarkingu (na základe osvedčených postupov v odvetví). Pokiaľ je to možné, štandardy sa vyvíjajú skôr na bilaterálnej báze, než aby vrcholový manažment prijímal rozhodnutia jednostranne na základe cieľov organizácie.

Prečo je potrebná manažérska kontrola?

Ak by zamestnanci vždy robili to, čo je pre organizáciu najlepšie, nebola by potrebná kontrola a riadenie. Je však jasné, že ľudia niekedy nie sú schopní alebo ochotní konať v najlepšom záujme organizácie a je potrebné zaviesť súbor kontrol, aby sa predišlo nežiaducemu správaniu a podporilo sa želané konanie.

Aj keď sú zamestnanci náležite vybavení na to, aby robili svoju prácu dobre, niektorí sa rozhodnú tak urobiť, pretože individuálne ciele a ciele organizácie nemusia byť úplne rovnaké. Inými slovami, neexistuje žiadne zosúladenie cieľov. V takýchto prípadoch je potrebné podniknúť kroky na zvýšenie motivácie a produktivity zamestnancov.

Efektívna organizácia je taká, v ktorej manažéri rozumejú riadeniu a kontrole. Účelom kontroly ako koncepcie a procesu je pomôcť motivovať a viesť zamestnancov v ich pridelených rolách. Porozumeniesystémy kontroly procesov a riadenia sú nevyhnutné pre dlhodobú efektívnosť organizácie.

Bez dostatočného množstva kontrolných systémov môže organizáciu zaplaviť zmätok a chaos. Ak však kontrolné systémy potlačia organizáciu, môže trpieť nedostatkom podnikateľských inovácií.

Nedostatočná kontrola implementácie manažérskych rozhodnutí môže viesť k zníženiu produktivity alebo prinajmenšom k zvýšeniu rizika slabých finančných výsledkov. V extrémnom prípade, ak sa výkon nemonitoruje, môže dôjsť k zlyhaniu organizácie.

Funkcie efektívneho systému riadenia

Efektívny systém riadenia podniku je integrovaný súbor procesov a nástrojov riadenia, ktoré pomáhajú zosúladiť firemnú stratégiu a ročné ciele s každodennými aktivitami, monitorovať výkonnosť a iniciovať nápravné opatrenia.

Systém manažérskej kontroly je nepretržitý proces zlepšovania výkonnosti stanovovaním individuálnych a kolektívnych cieľov, ktoré sú v súlade so strategickými cieľmi organizácie, plánovaním výkonu na dosiahnutie týchto cieľov, skúmaním a vyhodnocovaním pokroku a rozvíjaním vedomostí, zručností a schopností ľudí. Kontrolný systém by sa mal zamerať na výsledky.

Efektívny systém riadenia má nasledujúce vlastnosti:

1. Pomáha dosiahnuť organizačné ciele.
2. Uľahčuje optimálne využitie zdrojov.
3. Celkovo sa zlepšujevýkonnosť organizácie.
4. Motivuje a zvyšuje morálku zamestnancov.
5. Kontrola tiež vytvára disciplínu a poriadok.
6. Jasne definované a zrozumiteľné metriky výkonnosti.
7. Zabezpečuje budúce plánovanie revíziou noriem.
8. Strategické ciele platia pre všetky úrovne organizácie.
9. Efektívne ovládanie minimalizuje chyby.
10. Posilnenie manažmentu a zapojenia zamestnancov.
11. Rýchlejšie dosahujte prioritné ciele.

Proces manažérskej kontroly reguluje činnosť spoločností tak, aby skutočný výkon zodpovedal vopred stanovenému plánu. Efektívny systém kontroly umožňuje manažérom vyhnúť sa okolnostiam, ktoré spoločnosti prinášajú straty.

18 manažérskych kontrolných funkcií

Kontrola manažmentu je akýkoľvek proces, nástroj alebo systém, ktorý je nastavený tak, aby manažmentu umožnil regulovať aktivity spoločnosti v súlade s jej cieľmi.

Controlling sa vykonáva na nižšej, strednej a vyššej úrovni manažmentu. Na každej úrovni bude kontrola odlišná: vrcholový manažment sa bude podieľať na strategickej kontrole, stredný manažment na taktickej kontrole a nižšia úroveň na operatívnej kontrole.

Nasledujú funkcie kontroly manažérskych rozhodnutí:

1. Stratégia plánovania. Proces vytvárania akčného plánu na dosiahnutie cieľov.
2. Kontrolapožiadavky. Formálna dokumentácia plánov ako požiadavky a riadenie zmien týchto plánov podľa potreby.
3. Finančná kontrola. Monitorovanie a účtovanie rozpočtu spoločnosti.
4. Riadenie výkonu. Proces dohodnutia súboru cieľov so zamestnancami a hodnotenia ich výkonu vzhľadom na tieto ciele.
5. Kontrola práce. Monitorujte zamestnancov, aby ste zvýšili produktivitu, efektivitu a kvalitu práce.
6. Programový a projektový manažment. Implementácia zmeny.
7. Kontrola rizika. Opakovaný proces identifikácie, analýzy a eliminácie rizika.
8. Kontrola zabezpečenia. Identifikácia a eliminácia bezpečnostných hrozieb a implementácia spôsobov na zníženie rôznych rizík.
9. Kontrola súladu. Implementácia procesov, postupov, systémov, auditov, meraní a správ v súlade so zákonmi, nariadeniami, normami a internými politikami organizácie.
10. Metriky a prehľady. Výpočet a komunikácia zmysluplných meraní výkonnosti organizácie.
11. Benchmarking. Iteratívny proces porovnávania výsledkov v porovnaní s odvetvím spoločnosti, konkurentmi alebo súčasnými osvedčenými postupmi.
12. Neustále zlepšovanie. Proces merania výkonu, jeho zlepšovania a opätovného merania.
13. Kontrola kvality. Zabezpečenie, že výstupné produkty spĺňajú špecifikácie. Napríklad implementácia procesu testovania produktu na výrobnej linke.
14. Zabezpečenie kvality. Zabezpečenie kvality je proces predchádzania budúcim zlyhaniam kvality. Napríklad prax vyšetrovania základných príčin všetkých zlyhaníhľadať vylepšenia produkcie.
15. Automatizácia. Zvýšte produktivitu, efektivitu a kvalitu prostredníctvom automatizácie.
16. Správa údajov. Prax zhromažďovania informácií, ktoré môžu byť užitočné v budúcnosti, ako aj analýzy údajov.
17. Správa zásob. Správa zásob a účtovníctvo, aby sa predišlo nedostatkom alebo prebytkom.
18. Správa aktív. Kontrola aktív, ako sú výrobné zariadenia, infraštruktúra, stroje, softvér a duševné vlastníctvo.

Typy ovládania a ich vlastnosti

Organizácie potrebujú kontroly, aby zistili, či sa splnili ich plány, a v prípade potreby podniknú nápravné opatrenia. Hlavné ciele kontroly manažérskych rozhodnutí:

1. Prispôsobenie sa zmenám. Riadiaci systém dokáže predvídať, monitorovať a reagovať na meniace sa podmienky prostredia.
2. Minimalizácia chýb. Produktívna manažérska kontrola a účtovníctvo obmedzí počet chýb, ktoré sa vyskytnú v činnostiach firmy.
3. Minimalizácia nákladov a maximalizácia ziskov. Ak je organizácia riadenia riadenia efektívne implementovaná, môže znížiť náklady a zvýšiť produktivitu.

Podniky inštalujú riadiace systémy v mnohých rôznych oblastiach a na rôznych úrovniach riadenia. Zodpovednosť za kontrolu manažérskych rozhodnutí je rozsiahla. Existujú rôzne klasifikácie a charakteristiky tejto riadiacej funkcie. Jeden z najbežnejších vyzerá takto:

1. Dopredná kontrola, známa aj ako dopredná kontrola, sa zameriava na zdroje, ktoré organizácia získava zo svojho prostredia. Kontroluje kvalitu a množstvo týchto zdrojov predtým, ako sa dostanú do organizácie.
2. Monitoring sa zameriava na udržiavanie štandardov kvality a kvantity produktu alebo služby v procese transformácie.
3. Konečná kontrola, známa aj ako kontrola spätnej väzby, sa zameriava na výsledky organizácie po dokončení transformačného procesu. Hoci konečná kontrola nemusí byť taká efektívna ako predbežná alebo súčasná, môže manažmentu poskytnúť informácie pre budúce plánovanie.

Podľa inej klasifikácie sa kontrola delí do dvoch širokých kategórií – regulačná a normatívna kontrola, pričom v rámci týchto kategórií existuje niekoľko typov. Typy manažérskej kontroly sú uvedené v nasledujúcej tabuľke.

Regulačná kontrola	Regulačná kontrola
Byrokratické Financial Kvalita	Príkaz Organizačné

Nasledujúce časti popisujú každý typ a podtyp kontroly v riadiacich činnostiach.

Regulačná kontrola

Regulačná kontrola vychádza zo štandardných operačných postupov, čo vyvoláva kritiku tohto typu implementácie manažérskej kontroly ako zastaraného a kontraproduktívneho. Znamená to úplnú a úplnú kontrolu nadvšetky oblasti organizácie.

Keďže sa podniky v posledných rokoch stali agilnejšími vďaka splošteniu organizačných hierarchií a rozširovaniu hraníc, kritici poukazujú na to, že regulačný dohľad môže skôr brániť dosiahnutiu cieľa. Kľúčové z pohľadu organizácie kontrolných rozhodnutí manažmentu je súlad kontroly s organizačnými cieľmi.

Byrokratická kontrola

Byrokratická kontrola vychádza z právomocí, ktoré závisia od pozície v organizačnej hierarchii. Čím vyššia je úroveň podriadenosti, tým viac bude mať osoba právo diktovať svoju politiku. Byrokratické kontroly dostali zlý rap, a to oprávnene. Organizácie, ktoré sa príliš spoliehajú na reťazec velenia, bránia flexibilite v prípade nepredvídaných situácií. Existujú však spôsoby, ako môžu manažéri urobiť spoločnosť tak flexibilnou a citlivou na záujmy zákazníkov ako ktorákoľvek iná forma organizácie riadenia riadenia.

Ako zachovať reťaz velenia a zároveň zachovať flexibilitu a schopnosť reagovať v systéme? Presne túto otázku musí vyriešiť byrokratická kontrola. Jedným z riešení sú štandardné prevádzkové postupy, ktoré delegujú zodpovednosť na nižšiu hierarchiu v spoločnosti.

Finančná kontrola

Finančné kontroly riadia kľúčové finančné ciele, za ktoré sú manažéri zodpovední. Takéto systémy riadenia riadenia sú bežné vo firmách organizovaných ako viaceré strategické obchodné jednotky (SBU). SBUje produkt, služba alebo geografická línia, ktorá má manažérov, ktorí sú výlučne zodpovední za zisky a straty. Za dosahovanie finančných cieľov, ktoré prispievajú k celkovej ziskovosti korporácie, sa zodpovedajú vyššiemu manažmentu.

Táto kategória kontroly manažérskych rozhodnutí ukladá limity na výdavky. U manažérov musí byť zvýšenie výdavkov odôvodnené zvýšením príjmov. Pre vedúcich oddelení je dodržanie rozpočtu zvyčajne jedným z kľúčových ukazovateľov výkonnosti.

Úlohou finančnej kontroly je teda zlepšovať celkovú ziskovosť, ako aj udržiavať primerané náklady. Aby sa určilo, aké náklady sú potrebné, niektoré firmy porovnajú výsledky iných firiem v rovnakom odvetví a potom vykonajú analýzu riadenia. Toto porovnávanie poskytuje údaje na určenie, či sú náklady v súlade s priemermi v odvetví.

Kontrola kvality

Kontrola kvality popisuje stupeň variácií v procesoch alebo produktoch, ktorý sa považuje za prijateľný. Pre niektoré firmy je štandardom absencia defektov, teda absencia akýchkoľvek zmien. V ostatných prípadoch je prípustná štatisticky nevýznamná odchýlka.

Kontrola kvality ovplyvňuje konečný výsledok produktu alebo služby ponúkanej zákazníkom. Keď si podnik neustále udržiava vynikajúcu kvalitu, zákazníci sa môžu spoľahnúť na vlastnosti produktu alebo služby firmy, alevytvára zaujímavú dilemu. Prílišná kontrola kvality existujúcich produktov môže znížiť reakciu na jedinečné potreby zákazníkov.

Regulačná kontrola

Namiesto spoliehania sa na štandardné zásady a postupy organizácie, ako pri predchádzajúcich typoch kontrolingu, regulačná kontrola riadi správanie zamestnancov a manažérov prostredníctvom všeobecne akceptovaných vzorcov správania.

Normatívna kontrola rozhoduje o tom, nakoľko je určitý typ správania správny a iný menej. Napríklad smoking môže byť prijateľným oblečením na slávnostné odovzdávanie cien pre amerických podnikateľov, ale úplne nemiestne na odovzdávaní cien pre Škótov, kde formálny kilt viac zodpovedá miestnym zvykom. Nebol však prijatý žiadny písomný dress code.

Rozdiel medzi regulačným a normatívnym systémom kontroly manažérskych rozhodnutí je teda formalitou. Regulačná kontrola je neformálny systém riadenia, na rozdiel od regulačnej kontroly.

Ovládanie príkazov

Táto organizácia kontroly nad rozhodnutiami manažmentu sa v mnohých spoločnostiach stala samozrejmosťou. Tímové normy sú neformálne pravidlá, vďaka ktorým si členovia tímu uvedomujú svoje povinnosti voči kolegom.

Zatiaľ čo úloha tímu je zvyčajne formálne zdokumentovaná, spôsoby interakcie účastníkov procesu sa zvyčajne vyvíjajú v priebehu času, keď tím prechádza fázami rastu. Dokonca aj vedenie je neformálne dohodnuté: niekedymenovaný vodca môže mať menší vplyv ako neformálny vodca. Ak má napríklad názorový líder viac skúseností ako formálny vedúci tímu, členovia tímu sa pravdepodobne obrátia na názorového lídra so žiadosťou o radu, ktorá si vyžaduje špecifické zručnosti alebo znalosti.

Tímové normy majú tendenciu sa vyvíjať postupne, no akonáhle sa vytvoria, môžu mať silný vplyv na správanie spoločnosti.

Organizačná kontrola

Normy založené na organizačnej kultúre sú tiež typom normatívnej kontroly. Organizačná kultúra zahŕňa zdieľané hodnoty, presvedčenia a rituály konkrétnej organizácie. Tento typ kontroly teda spočíva v správnom zosúladení noriem a cieľov.

Formálne a neformálne systémy riadenia

Už bolo spomenuté, že regulačná kontrola a všetky jej poddruhy patria do formálneho systému kontroly, kým normatívna kontrola patrí do neformálneho. Nižšie uvedená tabuľka popisuje rozdiely medzi týmito dvoma riadiacimi systémami.

Formálny systém riadenia	Neformálny systém riadenia
Organizácia má jasné postupy, pravidlá a usmernenia na vysvetlenie rôznych požiadaviek manažmentu Motivujú manažment, ale aj podriadených, aby plnili zadané úlohy tak, aby boli dosiahnuté operatívne ciele v optimálnom časovom rámci Používa sa na koordináciu správania nadriadených a podriadených	Organizácia sa vyznačujeneformálne a nepísané procesy pre dohľad manažmentu Cieľom je poskytnúť vyššiu motiváciu medzi zamestnancami a zabezpečiť správnu implementáciu cieľov a stratégií organizácie Neformálne riadiace systémy tiež zvyšujú zosúladenie cieľov
Príkladom formálneho systému by boli pravidlá a usmernenia používané oddelením ľudských zdrojov pre funkcie, ako je nábor a rozvoj zamestnancov.	Príkladom neformálneho kontrolného systému je lojalita k organizácii a rešpektovanie organizačnej kultúry ako štýlu správania zamestnancov.

Široké kategórie regulačného a regulačného dohľadu sú prítomné takmer vo všetkých organizáciách, ale relatívny dôraz každého typu sa líši. V rámci regulačnej kategórie sú byrokratické, finančné a kvalitatívne kontroly. Do normatívnej kategórie patria príkazové a organizačné normy. Obe kategórie noriem môžu byť účinné. Úlohou manažmentu je uviesť správanie zamestnancov do súladu s cieľmi organizácie.

Preto možno efektívnu manažérsku kontrolu dosiahnuť niekoľkými rôznymi spôsobmi. Kontrolné systémy sú navrhnuté tak, aby zhromažďovali údaje a používali tieto informácie na pomoc organizácii pri dosahovaní jej cieľov. Systém sa zameriava na efektivitu rôznych organizačných prvkov, odľudskej činnosti k finančným výsledkom.

Zavedený monitorovací systém môže spoločnosti priniesť skutočné výhody – poukázať na problémy, plánovať nové stratégie a zabezpečiť lepšiu koordináciu medzi rôznymi oddeleniami a divíziami.