Určenie potreby personálu: koncepcia, metódy plánovania a spôsoby, ako ju pokryť

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Jedným z najcennejších zdrojov každej spoločnosti sú jej zamestnanci. Je to však dosť drahé. Preto je mimoriadne dôležité určiť si taký počet zamestnancov, v ktorom dosiahnete maximálny ekonomický efekt pri najnižších nákladoch. Na tento účel sa používajú špeciálne metódy a prístupy. Stanovenie potreby personálu je jednou z prioritných úloh manažmentu. Ako sa tento proces vykonáva, bude diskutované neskôr.

Typy pracovných potrieb

Proces zisťovania potreby personálu je systémom zabudovaných komplexných opatrení. Jeho úlohou je dosahovať špecifické ciele pre výrobný proces. Ide o pomerne komplikovaný postup, keďže je potrebné určiť nielen počet zamestnancov, ktorí budú potrebné vykonávaťúloh, ale aj na vytvorenie čo najefektívnejšieho výrobného systému. Preto sa personál vyberá aj podľa jeho kvalifikácie a skúseností. Školenie sa poskytuje podľa potreby.

V organizácii musí plánovanie pokrývať niekoľko rôznych oblastí rozvoja. V tomto prípade bude proces plánovania v oblasti pracovných zdrojov čo najefektívnejší.

Na určovanie personálnych potrieb existujú rôzne prístupy a metódy. Najčastejšie sa delia na 2 hlavné typy:

• Sľubné. Tento prístup sa nazýva aj strategický. Súvisí to s budúcnosťou organizácie. Potreba personálu sa v tomto prípade určuje v súlade so zvoleným kurzom organizácie. Zároveň sa z dlhodobého hľadiska počíta nielen počet pracovných zdrojov, ale aj úroveň kvalifikácie zamestnancov.
• Situačný. Takéto plánovanie umožňuje poskytnúť produkcii potrebné množstvo zdrojov v krátkodobom horizonte. Pri tomto prístupe sa pozornosť venuje fluktuácii zamestnancov, ako aj ukazovateľom počtu dovoleniek, práceneschopnosti, materskej a dlhodobej dovolenky, krátenia a pod.

Procedúra plánovania sa vykonáva nepretržite v rôznych časových obdobiach. Takže podobný postup by mohol byť:

• Krátkodobé – do 12 mesiacov.
• Strednodobé – od 1 roka do 5 rokov.
• Dlhodobé – viac ako 5 rokov.

Skúsení manažéri tiež určujú kvalitatívne a kvantitatívne potreby zamestnancov. InV druhom prípade môžete nastaviť presný počet zamestnancov spoločnosti. V kvalitatívnom hodnotení sa určuje potreba personálu určitej kvalifikácie.

Kvantitatívna potreba

Definícia kvalitatívnych a kvantitatívnych personálnych potrieb sa výrazne líši. Plánovanie ide oboma smermi. Pri určovaní kvantitatívnych ukazovateľov sa volí metóda, pomocou ktorej je možné vypočítať optimálny počet zamestnancov v štáte. Stanovenie tejto hodnoty sa vykonáva v určitom časovom rámci.

Stanovenie kvantitatívnej potreby personálu prebieha pomocou niekoľkých základných ukazovateľov:

• Bežný počet zamestnancov. Ide o počet zamestnancov na zozname pre konkrétny dátum. Toto zohľadňuje počet zamestnancov, ktorí odišli a prišli v deň analýzy.
• Číslo prílohy. Počet zamestnancov, ktorí sú v stave firmy a ktorí musia prísť v daný deň do práce, aby si splnili svoje pracovné povinnosti. Ak nájdeme rozdiel medzi priemerným číslom a počtom dochádzky, dostaneme ukazovateľ celodenného výpadku z dôvodu dovolenky, pracovnej cesty, choroby zamestnancov.
• Priemerný počet zamestnancov. Tento ukazovateľ sa používa na sledovanie počtu zamestnancov za určité obdobie. Používa sa pri výpočte priemernej mzdy, produktivity práce, ukazovateľov fluktuácie, fluktuácie zamestnancov atď. Ak potrebujete zistiť priemerný početzamestnancov za mesiac alebo iné obdobie sa spočíta počet zamestnancov za každý deň vydelený počtom dní. To zahŕňa víkendy a sviatky. Ak potrebujete určiť priemer za rok, spočítajte priemerný počet zamestnancov za každý mesiac. Výsledok je vydelený 12.

Na určenie prezentovaných ukazovateľov výroba eviduje mzdy a dochádzku. Zdrojom informácií sú zároveň príkazy na prijatie a prepustenie z funkcie, na preloženie, nahradenie, dočasnú neprítomnosť zamestnanca z dobrého dôvodu atď.

Na výpočet počtu zamestnancov k určitému dátumu sa na určenie potreby zamestnancov používajú rôzne metódy:

1. Spôsob náročnosti práce. Predpokladá použitie informácií o čase pracovného procesu.
2. Metódy výpočtu. Používajte údaje o sadzbách za služby, pracovných miestach, číslach a možnosti spravovania.
3. Stochastické metódy. Umožňuje určiť číselné charakteristiky pomocou korelačnej alebo regresnej analýzy.
4. Metóda odborných odhadov. Zahŕňa jednoduché alebo rozšírené (jednoduché, viacnásobné) výpočty.

Ukazovatele kvality

Určenie kvalitatívnej potreby personálu sa vyznačuje značnými ťažkosťami. Analytik musí v priebehu takejto štúdie určiť nielen počet personálu, ale aj stupeň profesionality, kvalifikáciu pracovníkov, ktoré organizácia potrebuje.

Náročnosť spočíva v tom, že v súčasnosti neexistuje jednotný systém určovania kvality práce, potenciálu zamestnancov. Existuje len základný zoznam vlastností a vlastností, ktoré určujú stupeň kvalifikácie, zručnosti zamestnanca:

• Ekonomický. Určujú zložitosť práce, ktorú zamestnanec vykonáva, jeho kvalifikáciu, pracovné podmienky, dĺžku služby a príslušnosť k odvetviu.
• Osobné. Prítomnosť určitých zručností, disciplína, efektívnosť, svedomité plnenie svojich povinností, kreativita a kreativita.
• Organizačné a technické. Technické vybavenie pracovnej sily, jej atraktívnosť, úroveň organizácie výrobnej technológie, racionalizácia.
• Sociokultúrne. Spoločenská aktivita, kolektivizmus, morálny a všeobecný kultúrny rozvoj.

Určenie potreby personálu organizácie na kvalitatívnom základe je založené na nasledujúcich údajoch:

• Organizačná štruktúra.
• Rozdelenie zamestnancov podľa stupňa odbornej kvalifikácie (uvedené vo výrobnej a technickej dokumentácii).
• Požiadavky na pracovné miesta.
• Personál štrukturálnych divízií spoločnosti.
• Predpisy organizačných a manažérskych procesov.

Pre každý znak kvality sa určuje potreba počtu zamestnancov. Celkový počet zamestnancov, ktorý je potrebný na riadny chod organizácie, sa určí súčtom výsledkovpre každé kritérium. Na tento účel sa pripravujú tieto organizačné dokumenty:

• Systémové ciele, na základe ktorých je postavená organizačná štruktúra spoločnosti.
• Všeobecná organizačná štruktúra podniku a jeho divízií.
• Personál.
• Popisy práce. Používajú sa aj pri výpočte pracovnej náročnosti funkcií hlavného a riadiaceho personálu.

Faktory ovplyvňujúce potrebu pracovných zdrojov

Existujú určité faktory, ktoré ovplyvňujú procesy plánovania pracovnej sily a personálne požiadavky.

Môžu byť priame alebo nepriame, interné alebo externé. Najväčší vplyv majú tieto faktory:

• Podmienky na trhu práce. Sú definované niekoľkými vlastnosťami. Podmienky zahŕňajú demografickú situáciu, nezamestnanosť, kvalitu vzdelania, ponuku a dopyt po pracovnej sile v rôznych sektoroch, zapojenie služieb zamestnanosti do procesov prípravy špecialistov.
• Technologické inovácie. Aktívny pokrok v modernom svete vedie k zjednodušeniu ľudskej práce, mení jej obsah. Vyžaduje si to včasnú rekvalifikáciu kvalifikovaných odborníkov.
• Zmeny v oblasti legislatívy. Tento faktor je ťažké predpovedať. Týka sa to legislatívy v oblasti ochrany práce a zamestnanosti.
• Prístup náboru konkurentov. Organizácia musí neustále sledovať a študovať metódy a prístupy k práci s personálomkonkurentov. Na základe týchto informácií sa upravuje personálna politika organizácie.
• Ciele spoločnosti. Môžu byť krátkodobé alebo dlhodobé a riadiť sa spoločnou stratégiou.
• Financovanie. Každá organizácia má určité finančné možnosti. Na základe toho sa vyberá aj personálna politika organizácie.
• Personálny potenciál. To je základ úspechu realizácie marketingového plánu. Ak personálne oddelenie podniku môže zvážiť zónu rozvoja, schopnosti personálu, umožňuje vám to včas uzavrieť vznikajúce voľné pracovné miesta.

Fázy práce

Pri určovaní personálnych potrieb existuje niekoľko základných krokov. Pri vykonávaní podobnej úlohy najčastejšie vynikajú tri veľké procesy.

V prvej fáze podnik analyzuje vlastné zdroje. Je to potrebné, aby sa zistilo, či je v budúcnosti možné uspokojiť takéto potreby samostatne. V tomto prípade sú dôležitými ukazovateľmi zisk, obrat firmy. Musí mať dostatok zdrojov na zaplatenie svojich zamestnancov.

Ďalej, v druhej fáze, sa vykonáva analýza potreby personálu v minulom období. Záver sa robí o účelnosti a efektívnosti využívania pracovných zdrojov. Analytik identifikuje slabé miesta v tomto procese. Vyvíja sa dlhodobý plán, ktorý vám umožní úplne eliminovať alebo minimalizovať negatívny vplyv odstrašujúcich faktorov.

V tretej fáze je akceptovanározhodnutia o konkrétnych krokoch v oblasti personálnej politiky v súčasnosti. Toto zohľadňuje celkové ciele a zámery organizácie. Rozhodujú sa o zotrvaní a znížení počtu niektorých zamestnancov. Po analýze určenia potreby personálu je možné urobiť niekoľko rozhodnutí:

• zníženie počtu zamestnancov;
• prilákanie personálu zvonku;
• školenie a preškoľovanie personálu.

Navyše uvedené akcie možno vykonávať súčasne. Závisí to od situácie, ktorá sa v organizácii vyvinula.

Metódy na určenie potreby

Určovanie potrieb podniku pre personál sa vykonáva v súlade s určitými metódami.

Existuje niekoľko populárnych techník:

1. Fotenie pracovného dňa. Ide o efektívnu, ale časovo veľmi náročnú metódu. Zamestnanec má celý rad povinností. Počas ich vykonávania sa zaznamenáva čas. Tento prístup vám umožňuje identifikovať nadbytočné akcie. V niektorých prípadoch sa rozhoduje o potrebe práce konkrétneho zamestnanca v celkovom procese výroby alebo o voľnom pracovnom mieste ako takom. Pre malé množstvo práce môže byť potrebné spojiť dve personálne jednotky do jednej.
2. Výpočet podľa servisných štandardov. Pre každého zamestnanca sú stanovené určité ukazovatele výkonnosti na základe rôznych noriem a pravidiel. S informáciami o dennej rýchlosti výroby môžu manažéri vypočítať potrebu zamestnancovnejaké časové obdobie.
3. Odborné hodnotenia. Toto je jedna z najpopulárnejších metód. Používajú ho rôzne spoločnosti. Pri určovaní potreby personálu je rozhodujúci názor manažérov. Zároveň sa však manažéri musia vyznačovať vysokou úrovňou vzdelania a profesionality. Je dôležité jasne chápať vývoj tohto odvetvia v budúcnosti.
4. Extrapolácia. Na základe aktuálnych údajov sa robí dlhodobá predpoveď. Toto zohľadňuje možné zmeny. Môže ísť o zdražovanie, plánované kroky štátu v tomto odvetví, jeho rozvoj v budúcnosti a pod. Tento prístup sa používa, ak sú vnútorné a vonkajšie podmienky organizácie stabilné. U nás sa dá použiť len na krátkodobé plánovanie.
5. Stavba počítačového modelu. Vedúci oddelení odovzdávajú informácie, na základe ktorých sa zostavuje počítačová prognóza potrieb organizácie na pracovnú silu pre danú perspektívu. Ide o relatívne novú metódu, takže nemala čas získať významnú distribúciu. Vyžaduje si to značné finančné náklady, ako aj zapojenie príslušných špecialistov do práce. Táto technika je vhodnejšia pre veľké podniky.

Výpočtové vzorce

Určenie potreby personálu sa vykonáva pomocou špeciálnych výpočtov.

Pred výberom vzorca musíte určiť, čomu spoločnosť viac inklinuje v procese vykonávania svojej personálnej politiky:

• Zvýšiťobjem výroby, čo si vyžaduje zapojenie ďalších zamestnancov.
• Znížiť objem výroby, čo vedie k uvoľneniu pracovných zdrojov.
• Neplánuje sa meniť objem výroby. Potreba personálu je určená prirodzeným pohybom personálu v prípade prepustenia, výnosu, dôchodkového veku atď.

Preto v plánovacích oddeleniach podnikov prebieha kalkulácia a zdôvodňovanie rastu produkcie. Na zvýšenie produktivity sa berú do úvahy všetky faktory. Na určenie plánovaného počtu zamestnancov použite vzorec:

Chpsp=ChbpI + OI, kde Nspp je priemerný plánovaný počet zamestnancov v plánovanom období, Nbp je počet zamestnancov v minulom (základnom) období, I je index zmeny objemu výroby v budúcnosti, OI je celková zmena počtu zamestnancov v základné obdobie.

Priemerný počet zamestnancov

Potrebu personálu možno určiť pomocou iného vzorca. Priemerný počet zamestnancov môžete určiť takto:

Chss=ChyavKss, kde Nss je počet priemerného počtu zamestnancov, Nyav je počet zamestnancov potrebných na dokončenie úlohy počas jednej zmeny, Kss je koeficient priemerného počtu zamestnancov.

Metódy pokrytia potreby

Keď sa určí potreba pracovných zdrojov, načrtnite spôsoby, ako ju pokryť:

• Externé. Pozornosť sa v tomto prípade venuje absolventom špecializovaných vzdelávacích inštitúcií, personálnych rekvalifikačných stredísk, ako aj návrhompersonálne agentúry, otvorený trh práce.
• Domáce. Zamestnanci spoločnosti absolvujú rekvalifikáciu, zdokonaľujú svoje zručnosti. Za týmto účelom sa realizuje odborný rozvoj pre možnosť kariérneho rastu. Tento prístup znižuje fluktuáciu zamestnancov.

Počet pracovníkov podpory

Určenie potreby pomocného personálu sa vykonáva aj podľa jednoduchého vzorca:

Chsvr=KrmRSKss, kde Nvvr je počet uvedených podporných zamestnancov, Krm je počet pracovných miest pre podporných zamestnancov, RS je počet pracovných zmien za jeden deň.