Zadanie služobnej cesty – formalita alebo obhajoba?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu je spojené s povinným vyhotovením týchto dokladov: služobného poverenia na pracovnú cestu, objednávky a potvrdenia o pracovnej ceste. Zamestnanec spravidla vopred zohľadňuje potrebné finančné prostriedky vyplnením príslušnej žiadosti. Alebo sa platba za pracovné cesty uskutoční po návrate na trvalé pracovisko a vynaložené peniaze spoločnosť preplatí. V oboch prípadoch je základom platby predbežná správa a dokumenty potvrdzujúce určité výdavky (letenky do a z destinácie, hotelový účet, diéty).

Sumu je možné previesť na osobný účet alebo prijať v hotovosti na pokladni organizácie. Správa o pracovnej ceste sa vyhotovuje do troch pracovných dní po jej skončení. V prípade cesty do zahraničia sa lehota predlžuje na desať dní.

Objednávka na zaslanie na pracovnú cestu je jednotný formulár. Najčastejšie sa pripravuje na HR oddelení. Dokument ďalej podpisuje vedúci organizácie a jeho číslo, dátum a názov sa zaznamenávajú do samostatného denníka na evidenciu objednávok na pracovné cesty. Vyslaný zamestnanec sa oboznamuje s objednávkou proti podpisu a dostane jej kópiu.

Pracovné zadanie na pracovnú cestu je povinný dokument, pretože odráža obsah cesty. Predtým, ako tento dokument podpíše vedúci organizácie, je koordinovaný s priamym nadriadeným zamestnanca. Je dôležité vedieť, že existujú určité kategórie zamestnancov, ktorí sú chránení zákonom a majú právo odmietnuť vycestovať:

- tehotné ženy;

- ženy s deťmi do 3 rokov;

- zamestnanci mladší ako 18 rokov;

- zamestnanci pracujúci v organizácii na základe študentskej dohody a vyslaní na pracovnú cestu nesúvisiacu so školením;

- osamelí rodičia, ak má dieťa menej ako 5 rokov;

- rodičia vychovávajúci postihnuté dieťa;

- zamestnanci, ktorí sa starajú o chorého člena rodiny.

Služobné poverenie na pracovnú cestu môže mať rubovú stranu, kde sú uvedené vyššie uvedené kategórie občanov a vyčlenené stĺpce pre zamestnanca - odmietnutie / súhlas s pracovnou cestou, celé meno, zastávaná funkcia a dátum podpisovanie. Obe skutočnosti (súhlas alebo nesúhlas) vyžadujú len písomné potvrdenie. Dôsledné dodržiavanie zákonných požiadaviek pri vypĺňanídokument vás zachráni pred konfliktnými situáciami.

Zadanie pracovnej cesty navyše obsahuje správu o pokroku, ktorú zhrnie samotný pracovník. A tento úkon musí vlastnoručne potvrdiť priamy nadriadený aj šéf spoločnosti. Aby sa predišlo problémom so správou o ceste pred účtovným oddelením, je potrebné overiť totožnosť údajov v celom balíku dokladov. Akékoľvek nezrovnalosti v priezvisku, mene, priezvisku alebo dátume služobnej cesty si budú vyžadovať úpravy, dokumentárne odôvodnenie a ďalšiu stratu času.