KDP – čo je to? Vedenie KDP - čo to je?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Význam dobre napísanej personálnej dokumentácie je ťažké preceňovať. Personálne dokumenty sú konsolidáciou významných právnych skutočností na papieri. A každá chyba personalistu bude mať negatívne dôsledky pre zamestnanca aj zamestnávateľa, preto je také dôležité dodržiavať pravidlá KDP v personáli.

Čo je HR?

KDP – čo je to? Ide o oblasť činnosti, ktorá dokumentuje všetky pracovnoprávne vzťahy a zachytáva informácie o personálnom obsadení a pohybe personálu, v dôsledku čoho sú dokumentované všetky personálne postupy.

Čo je KDP z právneho hľadiska? Všetky personálne dokumenty majú právnu (alebo obchodnú) hodnotu. Ak ich použijete ako písomný dôkaz, môžete obhájiť svoju pozíciu na súde. Takže napríklad personálne obsadenie, personálne príkazy a mzdy môžu slúžiť ako základ pre získanie alebo potvrdenie daňových a príjmových výhod.

KDP – čo to je a na čo slúžipotrebovať? Väčšina správne vyhotovených personálnych dokumentov obsahuje mimoriadne dôležité informácie. Práve na základe tejto dokumentácie môžu byť potvrdené niektoré práva zamestnanca, napríklad pri žiadosti o predčasný dôchodok z dôvodu práce v nebezpečných alebo nebezpečných odvetviach.

KDP – čo je to pre sociálnu sféru? Dokumentácia pracovnoprávnych vzťahov zohráva významnú úlohu pri zabezpečovaní dôchodkových, sociálnych a iných záruk, ktoré sa zamestnancom poskytujú v súlade s platnou legislatívou. Všetky regulačné a legislatívne akty týkajúce sa pracovného práva sú nevyhnutné pre kvalitnú prácu každého personálneho špecialistu.

Správa KDP – čo to je a z čoho pozostáva?

Vyhotovovanie pracovných kníh a zmlúv je, samozrejme, veľmi dôležitou súčasťou práce každého zamestnanca personálnej služby, ale vedenie osobných záznamov sa neobmedzuje len na tieto momenty. Všetky dokumenty, ktoré musí mať personalista po ruke, možno rozdeliť do dvoch hlavných blokov.

Prvá skupina zahŕňa legislatívne aj podzákonné normy, ktoré vysvetľujú normy ochrany práce a pracovného práva. Všetky dokumenty tohto druhu sú povinné.

Druhá skupina - dokumentácia odporúčacieho charakteru: metodické odporúčania k riadeniu personálnych záznamov a manažérskej práci.

Pre personalistu je dôležité vedieť, ktoré z dokumentov sú povinné na vyhotovenie v konkrétnom podniku a ktoré nadobúdajú platnosť len za určitých okolností. To sa vyhnenegatívne skúsenosti pri jednaní s personálnymi inšpektormi.

Pri tvorbe personálnej dokumentácie by sa mali dodržiavať tieto pravidlá:

interné dokumenty (ich vzhľad, vývoj a postup schvaľovania) môžu byť pohodlné a zrozumiteľné špeciálne pre daný podnik alebo organizáciu;

externá dokumentácia je vypracovaná podľa všeobecne uznávaných pravidiel, aby tieto dokumenty mali právnu silu;

Uchovávanie personálnej dokumentácie prebieha s ohľadom na pravidlá a požiadavky archívnej služby

Návrh pokynov pre správu záznamov ľudských zdrojov

Inštrukcia KDP – čo to je? V skutočnosti je to podrobný návod na organizáciu oddelenia alebo personálnej služby a podnikanie v nich. Vedúci organizácie menuje osobu zodpovednú za vypracovanie tohto dokumentu. Spravidla to robí vedúci personálneho oddelenia, právnik alebo hlavný účtovník. Aj samotný vedúci organizácie môže vypracovať pokyny pre KDP (toto sa často praktizuje v malých spoločnostiach). Keď je pokyn hotový, musí byť schválený príkazom riaditeľa alebo vedúceho a tiež potvrdený podpismi všetkých zainteresovaných úradníkov. S pokynom sa oboznamujú všetci zamestnanci pod vlastným podpisom.

Hlavné problémy upravené týmto dokumentom:

• zoznam povinných personálnych dokumentov organizácie;
• postup prípravy dokumentov, ktoré upravujú pracovné vzťahy;
• pravidlá spracovania personálnej dokumentácie;
• tok dokumentov v personálislužba;
• ovládanie dokumentov;
• postup na prenos prípadov z OK do archívu.

Organizácia KDP

Na základe regulačných právnych aktov, metodických odporúčaní je možné zostaviť nasledujúcu schému organizácie celej personálnej kancelárie spoločnosti:

1. Vypracovať dokumenty, ktoré sú pre spoločnosť povinné (predpisy, pokyny, interné predpisy, predpisy o bezpečnosti práce a požiarnej bezpečnosti).

2. Upravte personálne obsadenie. Organizácia už má spravidla vyvinutý personálny stôl a zamestnancov, ktorí vykonávajú určité povinnosti, ale pracovné knihy a záznamy o zamestnaní nie sú vždy správne zostavené. Tabuľku zamestnancov si môžete skontrolovať vyžiadaním informácií o platoch zamestnancov a názvoch ich pozícií v účtovnom oddelení. Tam nájdete personálne čísla zamestnancov. Mali by ste tiež skontrolovať správnosť osobných spisov zamestnancov spoločnosti a zistiť, aké dokumenty chýbajú.

3. Skontrolujte súlad informácií v tabuľke zamestnancov a v pracovných zmluvách.

4. Skontrolujte správnosť vykonania príkazov OK. Všetky personálne transakcie (nábor, prechod na inú pozíciu, zvýšenie platu) musia byť zaznamenané v dokumentoch príslušnej vzorky. Musí ich podpísať vedúci organizácie aj zamestnanec. Všetky nedostatky by mali byť opravené.

5. Skontrolujte správnosť vyplnenia pracovných zošitov.

6. Usporiadajte osobné súbory zamestnancovak ešte neboli vykonané.

7. Vydajte potrebné knihy a časopisy.

8. Naplánujte si dovolenku.

9. Skupiny zamestnancov.

10. Vydajte nomenklatúru prípadov.

Audit KDP

Personálny audit je komplexná analýza celej personálnej dokumentácie, overenie jej súladu s požiadavkami platnej legislatívy, miestnych zákonov a protokolov. Správna organizácia správy osobných záznamov je naliehavou záležitosťou, ktorej ignorovanie môže zahŕňať určité riziká.

V procese personálneho auditu sa kontroluje nielen správnosť dokumentácie, ale aj jej súlad s platnými zákonmi. Audit personálnych dokladov je efektívnym nástrojom na riešenie problémov, ktoré vznikajú vo finančnej a ekonomickej činnosti spoločnosti.

Typické chyby pri podávaní žiadosti o KDP

Audit personálnej dokumentácie nám umožňuje identifikovať množstvo zásadných chýb, ktoré sa mnohokrát opakujú v rôznych spoločnostiach a organizáciách. V malých inštitúciách dochádza k vytváraniu mnohých lokálnych protokolov, ktoré sa v skutočnosti jednoducho duplikujú, alebo čo je horšie, si protirečia. Všetok personálny pracovný tok musí byť zjednotený a minimalizovaný.

Časté chyby sú tiež:

• chýbajúce schválené informácie o rozvrhu práce a odpočinku v inštitúcii alebo ich nesúlad s údajmi uvedenými v pracovnej zmluve;
• neprítomnosťpostup výpočtu a výplaty miezd;
• personálne chyby;
• bez účtovania miezd;
• porušenie práv zamestnancov pri stanovovaní pravidiel pre prácu s osobnými informáciami a osobnými údajmi;
• Nesprávne vyhotovená pracovná zmluva.

Toto nie je celý zoznam. Aby sa predišlo chybám v personálnej dokumentácii, je potrebné dôsledne dodržiavať predpisy, legislatívne akty a metodické odporúčania.