Vypracovanie výsledkov inventarizácie: zoznam dokladov, postup pri zostavovaní

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Zásoby predstavuje postup porovnávania existujúceho majetku s informáciami, ktoré sú dostupné v účtovných záznamoch spoločnosti. Proces vykonáva špeciálna komisia menovaná vydaním príkazu vedúcim podniku. Často sa v dôsledku postupu odhalí nedostatok alebo prebytok. Preto by sa registrácia výsledkov inventarizácie mala vykonávať pomocou kompetentných a oficiálnych dokumentov. Sú vypracované a podpísané členmi komisie.

Koncept inventára

Predstavuje štandardný a často používaný spôsob účtovného overovania stavu a pohybu rôzneho majetku a peňazí v podniku. Identifikuje nezrovnalosti medzi záznamami v účtovných záznamoch a skutočnými zostatkami rôznych položiek alebo fondov v spoločnosti.

Prebieha inventarizácia vo vzťahu k rôznym majetkom podnikov. Pri realizácii sa berie do úvahyosobitného usmernenia schváleného vyhláškou MF SR č. 49. Tu je uvedený aj postup evidencie výsledkov inventarizácie

Účely udalosti

Inventarizáciu je možné vykonávať niekoľkokrát do roka na základe príkazu riaditeľa spoločnosti. Proces je nutne implementovaný, ak je spoločnosť odkúpená, prenajatá alebo predaná. Dodatočne sa vykonáva pred zostavením výročných správ, zmenou finančne zodpovednej osoby alebo pri zistení krádeže vo firme. Fixné aktíva by sa mali prehodnocovať každé tri roky. Po rôznych prírodných katastrofách alebo núdzových situáciách musia firmy identifikovať vzniknuté straty, pre ktoré sa vykonáva inventarizácia.

Prostredníctvom tohto procesu možno dosiahnuť niekoľko cieľov:

• Kontrola účtovnej gramotnosti účtovníkom spoločnosti;
• detekcia rôznych nezaznamenaných transakcií;
• identifikácia chýb, ktorých sa dopustili účtovníci;
• kontrola nad bezpečnosťou cenností a včasnosťou platieb;
• kontrola stavu a podmienok skladovania majetku;
• identifikácia tovaru, ktorý je pomalý alebo zastaraný;
• Kontrola integrity práce finančne zodpovedných osôb;
• štúdium pohybu zásob v podniku;
• zisťovanie transakcií, ktoré sa z rôznych dôvodov neprejavili v účtovníctve.

Na dosiahnutie vyššie uvedených cieľov je dôležité správne si preštudovať postup vykonávania a podávania správ o výsledkochinventár. Ak dokumentácia vytvorená po tomto procese obsahuje akékoľvek porušenia alebo chyby, výsledky nebudú uznané ako spoľahlivé.

Typy procesov

Inventár možno prezentovať niekoľkými spôsobmi. Môže byť úplná alebo súkromná, ako aj selektívna alebo nepretržitá.

Procedúra je navyše neplánovaná, naplánovaná, kontrolovaná alebo opakovaná.

Ako sa to robí?

Vykonanie inventarizácie a formalizácia jej výsledkov sú zložité procesy, ktoré realizuje iba inventarizačná komisia. Zahŕňa špecialistov spoločnosti, ktorí sa nezaujímajú o výsledky procesu a zároveň majú potrebné znalosti a skúsenosti.

Procedúra inventarizácie je rozdelená do nasledujúcich krokov:

• na začiatku je vydaný príkaz vedenia, na základe ktorého sa tento proces začína;
• vymenuje sa inventarizačná komisia;
• vybraní špecialisti študujú príjmové a výdavkové doklady, ako aj rôzne správy týkajúce sa pohybu peňazí alebo materiálnych hodnôt;
• predseda komisie schvaľuje všetku dokumentáciu, ktorá je pripojená k registrom;
• účtenky vystavujú finančne zodpovedné osoby;
• skutočný materiálny majetok sa porovnáva so záznamami v dokumentácii;
• kontrolné kontroly je možné vykonať na konci procesu;
• až potom budú zverejnené výsledky.

Komisia musí byť kompetentnávypracovať dokumenty o získaných výsledkoch, ktoré sa potom prenesú na štúdium vedúcemu podniku. Kompetentné vykonanie výsledkov inventarizácie je kľúčom k legálnej a ziskovej činnosti spoločnosti. To je dôvod, prečo ľudia, ktorí sa zaujímajú o získané výsledky, nemôžu proces vykonávať.

Postup dokumentovania výsledkov inventarizácie

Na konci procesu je potrebné pripraviť množstvo dokumentov. Študujú a vypĺňajú ich členovia inventarizačnej komisie, následne sú odovzdané na preštudovanie vedeniu spoločnosti. Na základe týchto dokumentov sa rozhodne o vyvodení zodpovednosti voči finančne zodpovedným osobám alebo účtovníkom, takže členovia komisie by mali brať vážne vykonanie výsledkov inventarizácie. Dokumenty, ktoré sú v tomto prípade vyhotovené, predstavujú tieto dokumenty:

• objednávka, na základe ktorej sa začína overovacia procedúra a ktorú vydáva vedúci podniku;
• kontrolný denník, ktorý uvádza, ako členovia inventarizačnej komisie plnia príkazy riaditeľa;
• súpis rôzneho majetku, ktorý predstavuje fixný majetok, nehmotný majetok, tovar alebo hotovosť;
• akt kontroly prepravovaných cenností;
• inventár majetku prijatý na uskladnenie alebo prepravu;
• akt inventarizácie drahých kovov alebo drahých produktov;
• inventár cenných papierov a BSO;
• akt kontroly vykonaných výpočtovs kupujúcimi, veriteľmi, dlžníkmi alebo dodávateľmi;
• vyúčtovanie zostavené v súvislosti s fixným majetkom alebo iným majetkom;
• akt kontrolnej kontroly, pomocou ktorej si overíte správnosť implementácie postupu;
• príkaz vedenia týkajúci sa výsledkov.

Každý dokument má svoje vlastné charakteristiky. Je to správna dokumentácia výsledkov inventarizácie, ktorá umožňuje ich použitie na stíhanie porušovateľov alebo identifikáciu krádeže.

Pravidlá pre vydávanie objednávok

Inventarizácia sa vykonáva výlučne na základe úradného príkazu vydaného vedúcim podniku. Tento dokument je súčasťou kontrolnej knihy, na základe ktorej sa hodnotí efektívnosť a efektívnosť plnenia príkazov riaditeľa.

Príklad takejto objednávky si môžete preštudovať nižšie. Dokument možno vygenerovať aj pre neplánovanú revíziu.

Nuansy pri inventarizácii

Evidencia výsledkov inventarizácie spočíva vo vytváraní rôznych úkonov a súpisov. Pravidlá ich zostavovania zahŕňajú:

• obsahujú aktuálne údaje, ktoré sa objavujú v procese kontroly členmi komisie;
• môžete ich vyplniť pomocou počítača alebo ručne;
• chyby, škvrny alebo opravy nie sú povolené;
• názov rôznych hodnôt,ktoré sú kontrolované, sú určite registrované na základe informácií z nomenklatúry;
• merné jednotky musia byť rovnaké ako v účtovných záznamoch;
• na všetkých stranách súpisov počet skutočne identifikovaných hmotných aktív, ako aj ich počet na základe účtovných dokladov;
• pri chybe je potrebné ju opraviť prečiarknutím, po čom sú vyššie uvedené správne údaje a takúto opravu potvrdí svojim podpisom predseda komisie a finančne zodpovedná osoba spoločnosť;
• inventáre nemôžu mať prázdne riadky, takže celý zostávajúci priestor je jednoducho prečiarknutý;
• Na konci dokumentov je uvedená poznámka, že sadzby a dane boli skontrolované, ako aj všetky výpočty boli vykonané členmi komisie.

Ak sa inventarizácia vykonáva z dôvodu zmeny hmotne zodpovednej osoby, potom dokument podpisuje bývalý zamestnanec a nový zamestnanec.

Poradie hlavy na základe výsledkov kontroly

Formulácia a účtovanie výsledkov inventarizácie je významným krokom v tomto postupe. Jeho súčasťou je nevyhnutne aj vystavenie príkazu vedením spoločnosti. Táto objednávka vzniká až po preštudovaní inventúrnych aktov, súpisov, inventárov a iných podobných dokumentov riaditeľom spoločnosti.

Na základe prijatých údajov manažment rozhodne o výsledkoch auditu. Takéto rozhodnutie sa schvaľuje pomocou úradného príkazu. V tomdokument obsahuje nasledujúce údaje:

• názov spoločnosti;
• zvolená organizačná forma;
• dátum vydania dokumentu;
• poskytuje dokumenty, ktorými sa vedúci organizácie riadil v procese rozhodovania;
• výsledky overenia schválené;
• udáva príkaz, na základe ktorého budú odstránené zistené porušenia alebo nezrovnalosti;
• určené osoby, ktoré sú vykonávateľmi príkazu, ako aj zodpovedné za výkon rozhodnutia riaditeľa.

Túto objednávku podpisuje priamy vedúci spoločnosti a následne je potvrdená účtovníkom, ktorý je povinný oboznámiť sa s vypracovaným textom. Potom sa dokumentácia presunie do účtovného oddelenia, ktorého zamestnanci sú zodpovední za realizáciu rozhodnutia riaditeľa.

Prečo je potrebná dokumentácia?

Uistite sa, že ste na základe výsledkov auditu vypracovali oficiálne primárne dokumenty. Práve oni potvrdzujú, že bola vykonaná kvalitná inventarizácia a že všetky identifikované informácie sú spoľahlivé.

Správna evidencia výsledkov inventarizácie umožňuje vyvodiť záver, do akej miery zodpovedajú informácie z účtovníctva skutočnému počtu rôznych hodnôt. Často je pomocou auditu možné identifikovať nedoplatky, podvody, či dokonca krádeže zo strany zamestnancov spoločnosti.

Záver

Inventár je zmysluplný spôsob kontroly správnosti údržbyúčtovníctvo. Jeho výsledky by mali byť správne vypracované, na čo je vypracovaných množstvo primárnych dokumentov. Musia byť vytvorené priamo členmi inventarizačnej komisie, potom ich preštuduje a podpíše vedúci spoločnosti.

Na základe týchto dokumentov môžete posúdiť, ako dobre je vedené účtovníctvo organizácie.