Zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti: Popis práce a zodpovednosti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Aké sú požiadavky na zástupcu riaditeľa? Aké sú povinnosti tohto špecialistu? Tieto a mnohé ďalšie otázky budú zodpovedané v článku.

Hlavné ciele

Zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti má podľa popisu práce niekoľko hlavných profesijných cieľov:

1. To zahŕňa zabezpečenie informačnej a ekonomickej bezpečnosti organizácie. Prezentovaný odborník by mal prispieť k neustálemu rozvoju spoločnosti a zároveň vytvárať personálne rezervy.
2. Zamestnanec je povinný kompetentne a efektívne sa zapájať do výberu a školenia personálu. Smerovanie pracovníkov na konkrétnych misiách je tiež v kompetencii špecialistu. Nezabudnite na hlavný cieľ zástupcu riaditeľa: poskytnúť zamestnancom pohodlné a moderné pracovné podmienky.
3. Zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti musí po celý čas dodržiavať stanovené štandardy a normy. V prípade potreby by sa mali vytvoriť normy.

Požiadavky na špecialistu

V prípade, ako pri každominým zamestnancom, sú na príslušného špecialistu kladené určité požiadavky. A prvá vec, ktorá stojí za zmienku, je, že zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti musí mať vysokoškolské vzdelanie. Malo by to byť právne alebo technické – v závislosti od smerovania organizácie.

Expert musí mať aspoň 5-ročnú prax. Okrem toho sú v popise práce uvedené osobitné ustanovenia týkajúce sa vedomostí zamestnanca potrebných na prácu:

• Misie, normy, miestne predpisy a rôzne obchodné plány by mali byť v zodpovednosti zastupovanej osoby.
• Zamestnanec musí ovládať všetky teórie personálneho manažmentu.
• Zamestnanec musí vedieť všetko o spôsoboch morálnej podpory tímu.
• Zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti musí mať pokročilé počítačové zručnosti.
• Zamestnanec musí byť oboznámený so všetkými princípmi organizácie.

O pracovisku v organizácii

Náplň práce zástupcu riaditeľa pre všeobecné záležitosti obsahuje údaje o mieste zastupovaného zamestnanca v štruktúre organizácie. Čo tu možno zdôrazniť?

Po prvé, príslušný špecialista je priradený k skupine manažérov. Do funkcie je menovaný alebo z nej odvolaný len na základe príkazu riaditeľa.

Po druhé, podľa dokumentu pracovníkje manažér druhej úrovne. Špecialista teda nemá vlastný personál, pokiaľ ide o operačnú podriadenosť. Vo všetkom, čo súvisí s témou personálnej politiky a bezpečnosti, by ho však mal pracovný personál poslúchať.

O hodnotení práce odborníka

Pokyn zástupcu riaditeľa pre všeobecné záležitosti predpisuje osobitné kritériá na hodnotenie pracovných funkcií odborníka.

Hodnotenie vykonáva riaditeľ organizácie. Tu sú ukazovatele, ktoré v dokumente vynikajú:

• plnenie všetkých pracovných funkcií stanovených v popise práce;
• úroveň disciplíny a koncentrácie pracovného personálu, vysoká úroveň plnenia ich povinností zo strany pracovného personálu;
• bezpečnosť v organizácii; stupeň účinnosti metód, ktoré možno použiť v prípade núdze;
• prítomnosť efektívneho systému morálnych a materiálnych stimulov alebo stimulov pre pracovníkov v organizácii;
• uskutočňovanie efektívnej a hospodárnej personálnej politiky;
• zabezpečenie kvalitnej personálnej rezervy, ktorá zahŕňa pracovníkov s kvalifikačnou úrovňou;
• prítomnosť priateľskej atmosféry v tíme, absencia konfliktov a sporov.

Pomerne veľa hodnotiacich kritérií je teda stanovených špecializovanou inštrukciou (odbornou alebo oficiálnou). Zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti musí vykonávať svoje povinnosti veľmi efektívne a efektívne,aby ich manažment vyhodnotil na správnej úrovni.

Prvá skupina odborných povinností

Požiadavky a funkcie stanovuje náplň práce zástupcu riaditeľa pre všeobecné záležitosti. Tu sú tie najbežnejšie:

Včas vypracovať, implementovať a aktualizovať obchodné plány súvisiace s bezpečnosťou v organizácii (ako často sa takéto plány vypracúvajú, závisí od samotnej organizácie; spravidla sa to deje raz za rok)

• Formovanie personálnej politiky organizácie; zostavenie ročného personálneho plánu.
• Vývoj a implementácia systému na kontrolu uchádzačov o voľné pracovné miesta; organizácia systému kvality na kontrolu kandidátov na prácu.
• Organizácia neustálej a efektívnej práce na príprave personálnej zálohy.
• Organizácia efektívnych súťaží na prilákanie najsľubnejších a najkompetentnejších odborníkov pre prácu v organizácii.

Prirodzene, vyššie bola uvedená iba časť funkcií, ktoré musí vykonávať špecialista. Druhá skupina pracovných povinností zamestnanca bude uvedená nižšie.

Druhá skupina odborných povinností

Popis práce zamestnanca tiež stanovuje tieto hlavné funkcie:

organizácia kvalitného adaptačného postupu pre každého nového človeka v organizácii; vymenovanie pre tieto účely starších alebo mentorov, ktorí by novým zamestnancom pomohli čo najrýchlejšie si zvyknúť na pracoviskoumiestnenie

• Kontrola nad rozdelením zodpovednosti pri práci s personálnou dokumentáciou.
• Príprava všetkých potrebných materiálov a dokumentov na prezentovanie určitých zamestnancov na ocenenia alebo stimuly.
• Vyhľadávanie a vykonávanie všetkých dokumentov a materiálov, aby sa zamestnancom v prípade potreby uložila administratívna alebo disciplinárna zodpovednosť.

Povinnosti zástupcu riaditeľa pre všeobecné záležitosti sú teda pomerne rozsiahle a zložité. Samostatne stojí za to vyzdvihnúť systém bezpečnostných opatrení a metódy rokovaní s rôznymi druhmi úradov.

Dodatočné požiadavky na zamestnanca

Jednou z hlavných povinností zástupcu riaditeľa zostáva zabezpečiť bezpečnostné opatrenia ako jeden systém.

Tu môžeme zdôrazniť nasledovné:

• Analýza stavu objektov v organizácii pre bezpečnosť; vyhodnotenie týchto objektov.
• Prijmite opatrenia na modernizáciu bezpečnostného systému v podniku.
• Predchádzajte bezpečnostným rizikám.

Okrem všetkého uvedeného sa zastupovaný špecialista musí zaoberať aj ochranou informácií v organizácii. Zástupca generálneho riaditeľa pre všeobecné záležitosti vykonáva:

• analýza informačnej základne organizácie;
• príprava zoznamu informácií a údajov o obchodných tajomstvách;
• pracujte na efektívnej ochrane obchodných tajomstiev.

V povinnostiach zástupcu. riaditeľ,okrem iného zahŕňa aj dialóg s rôznymi orgánmi a podnikmi. Najčastejšie sa uskutočňujú a sú nevyhnutné najmä rokovania s orgánmi činnými v trestnom konaní. Špecialista je v tomto prípade povinný odpovedať na všetky jeho zaslané žiadosti a zúčastniť sa všetkých potrebných právnych procesov.

Práca s dokumentáciou

Pomerne veľa funkcií vykonáva zástupca generálneho riaditeľa pre všeobecné záležitosti. Zodpovednosti za dokumentáciu sú v práci profesionála pravdepodobne najbežnejšie.

Od zamestnanca sa vyžaduje najmä predloženie nasledujúcich dokumentov:

• Pracovný plán na ďalší mesiac – do piateho dňa každého mesiaca; príjemcom je hlavný príkazca.
• Finančný mesačný prehľad – pred prvým dňom každého mesiaca; príjemcom je hlavný účtovník.
• Konečná mesačná správa o vykonanej práci - do piateho dňa v mesiaci. Príjemca – generálny riaditeľ.
• Pokyny a predpisy – ako prichádzajú objednávky. Používatelia sú samotní zamestnanci organizácie.