Nomenklatúra záležitostí organizácie: vzorové vyplnenie. Ako urobiť nomenklatúru záležitostí organizácie?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Každá organizácia v procese práce čelí veľkému toku dokumentov. Zmluvy, štatutárne, účtovné, interné doklady… Niektoré musia byť v podniku uschované po celú dobu jeho existencie, no väčšinu certifikátov je možné po skončení platnosti zničiť. Aby bolo možné rýchlo porozumieť zozbieraným dokumentom, zostavuje sa nomenklatúra záležitostí organizácie. Ukážky tohto dokumentu a algoritmus na jeho konštrukciu budú prediskutované nižšie.

Účel

V každej organizácii sa vytvárajú stovky dokumentov. Každým dňom sa hromadia, pracovníci sa postupne nahrádzajú. V určitom okamihu je ťažké nájsť objednávku spred dvoch rokov. Aby sa predišlo takýmto situáciám, vytvorila sa nomenklatúra prípadov.

Definícia

Prípad je dokument týkajúci sa jednéhoproblém, oblasť činnosti. Nomenklatúra vecí je zoznam, ktorý obsahuje zoznam otvorených vecí s uvedením lehôt ich uchovávania. S jeho pomocou môžete správne organizovať pracovný postup. Nomenklatúra prípadov obchodnej organizácie, ktorej vzor sa bude diskutovať nižšie, sa zostavuje na tento účel:

• systematizácia zoskupovania dokumentov, ktorá zabezpečuje ich rýchle vyhľadávanie a bezpečnosť;
• pridelenie registračného čísla podľa klasifikácie prípadov;
• vypracovanie súpisu dokumentov na trvalé, dlhodobé a osobné uloženie (vrátane aktov zničenia).

Nomenklatúra prípadov sa používa pri výbere dokumentov na archiváciu a zničenie. Túto multifunkčnú referenciu potrebuje každá organizácia na zefektívnenie kancelárskej práce. V tomto prípade nezáleží na forme vlastníctva organizácie. Ak možno v nariadeniach a uzneseniach nájsť vzorovú nomenklatúru prípadov lekárskej organizácie, analýzy otvorených prípadov súkromnej organizácie sa budú musieť zostaviť nezávisle.

Povinné alebo nútené?

Zostavenie tohto zoznamu je zabezpečené „Pravidlami pre prácu archívov“. Je povinný pre organizácie, ktoré vytvárajú archív ako samostatnú službu. Tento zoznam okrem štátnych a obecných inštitúcií zahŕňa aj niektoré komerčné štruktúry, ako napríklad notárske úrady.

Všetky ostatné inštitúcie musia vytvoriť nomenklatúru prípadov, aby mohli systematizovať prácu s dokumentmi, keďže podniky všetkých foriemmajetku sú povinní zabezpečiť bezpečnosť archívnych odkazov. Ustanovuje to federálny zákon č. 125. Podrobný zoznam úloh by sa mal spustiť alebo aktualizovať v štvrtom štvrťroku kalendárneho roka.

Štruktúra

Nomenklatúra vecí by mala obsahovať všetky podané prípady, okrem tlačených publikácií: výpisy zamestnancov, pracovné potvrdenia, časopisy, účtovné knihy, všetku dokumentáciu štrukturálnych divízií, korešpondenciu štrukturálnych divízií atď. Dokumentácia s obmedzeným prístupom musí obsahovať nadpis „Sila“. Adresár by mal obsahovať súbory dočasných komisií, divízií. Ale napríklad odborová organizácia je nezávislá organizácia. Jej zamestnanci sa samostatne podieľajú na tvorbe adresára. Archív musí obsahovať aj názvy neukončených prípadov zrušených podnikov, ktorých právnym nástupcom je už existujúca organizácia.

Ukážku vyplnenia nomenklatúry záležitostí organizácie si môžete pozrieť nižšie.

V súčasnosti mnohé podniky vedú dokumentáciu v elektronickej forme. Niektoré zostavy nie sú ani vytlačené na papierovej forme. Na konci každej časti uveďte, aké záznamy sa vedú elektronicky, uveďte počet súborov a všetky potrebné kľúčové slová pre vyhľadávanie. Niektoré inštitúcie vytvárajú samostatnú elektronickú nomenklatúru prípadov pre komerčnú organizáciu. Vzorka a algoritmus na jej vyplnenie musia plne spĺňať prijaté štandardy.

Kde začať?

Za zostavenie adresára vo veľkých inštitúciách je zodpovedná dokumentačná služba(sekretariát, úrad), a v malých - tajomník, iná menovaná osoba. V komerčných organizáciách túto funkciu plní personálne oddelenie, v ktorom vzniká väčšina dokumentov. Keďže informácie musia pochádzať zo všetkých štruktúrnych jednotiek, je vhodnejšie začať s vypracovaním objednávky o nomenklatúre prípadov v organizácii. Vzor takejto objednávky je uvedený nižšie.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

Na účely systematizácie, uchovávania a účtovania dokumentácie

OBJEDNÁVKA:

• Schváľte a uveďte do obehu nomenklatúru súborov Spoločnosti od 01.01.2018.
• Vedúci štrukturálnych divízií na zabezpečenie tvorby prípadov v schválenej forme.
• Pošlite sekretárku na štrukturálne oddelenia výpisu z príručky na prácu.

CEO Ivanov N. A.

Pre inštitúcie v niektorých oblastiach činnosti už ministerstvo vypracovalo vzorky nomenklatúry záležitostí organizácií. Táto nuansa by mala byť objasnená pred vytvorením adresára. Vzorové nomenklatúry by mali byť vyplnené striktne v súlade s danou vzorovou nomenklatúrou prípadov organizácie. Iné inštitúcie môžu použiť tieto príručky na zostavenie individuálneho dokumentu.

Podporná dokumentácia

Pri vývoji formulára adresára by sa komerčné organizácie mali zamerať na:

• "Poriadok archívov" (rozhodnutie Federálneho archívu zo dňa 06.02.02);
• Oddiel 5 vyhlášky č. 477 z 15.06.2009 „o schválení pravidiel práce v kancelárii“.
• Pokyny pre kancelársku prácu.
• Zoznam archívnych dokumentov.

Mali by ste si tiež preštudovať personálnu tabuľku, chartu, miestne zákony, nariadenia o divíziách, pravidlá, normy, pokyny, zoznamy prípadov. Obsahujú odkazy na príslušné dokumenty. Najprv sa zostavia vzorky nomenklatúry záležitostí organizácie podľa divízií, aby sa potom vytvoril všeobecný zoznam. Niekedy sa uplatňuje skôr funkčný ako štrukturálny princíp. To znamená, že distribúciu nevykonávajú oddelenia, ale funkcie.

Ako vytvoriť vzorovú nomenklatúru záležitostí organizácie?

Forma adresárov je špecifikovaná v prílohe č. 8 k „Pravidlám práce archívov“. Referenčné knihy sú zostavené na hlavičkovom papieri organizácie. Hlavná časť správy je prezentovaná vo forme tabuľky a pozostáva z 5 stĺpcov:

• index prípadu;
• title (zväzky, časti);
• číslo (zväzky, časti);
• trvanlivosť, číslo výrobku v zozname;
• poznámka.

Index

Index je digitálne označenie štrukturálnej jednotky v rámci podniku. Napríklad: 04-06, kde 04 je poradové číslo personálneho oddelenia, 06 je poradové číslo prípadu. Index môže pozostávať z troch párov čísel, napr.: 04-03-08, kde 04 je kód finančného a ekonomického oddelenia, 03 je označenie účtovného oddelenia, 08 je číslo prípadu. Index môže byť číselný, abecedný alebo zmiešaný.

Nadpisy

Nadpisy sú rozdelené podľa dôležitosti dokumentov. Po prvé, organizačnéadministratívna dokumentácia (začína sa vyššími celkami a prechádza do štruktúrnych celkov). Potom sú uvedené pravidlá a predpisy vyvinuté samotnou organizáciou. Ďalej sa berú do úvahy plány a správy (ročné, štvrťročné, mesačné). Návrhy administratívnych dokumentov sú umiestnené za hlavnými dokumentmi. Prípady rovnakého typu (napríklad osobné karty zamestnancov) sa vypĺňajú v abecednom poradí.

Nadpis by mal zhrnúť obsah dokumentu. Používanie všeobecných formulácií ako „rôzne“, „korešpondencia“, „došlé/odchádzajúce dokumenty“nie je povolené. Hlavička prípadu obsahuje nasledujúce prvky:

• názov dokumentu alebo typ podaného prípadu, ak je dokument súčasťou veľkého objemu;
• autor dokumentu (názov organizácie alebo oddelenia);
• adresát (od koho sú dokumenty prijímané alebo komu budú odoslané);
• zhrnutie/podstata (napríklad „Otázky týkajúce sa certifikácie“);
• názov územia;
• dátum/obdobie;
• označte, ak súbor obsahuje kópie iných dokumentov, nie ich originály.

Objem každého obalu by nemal presiahnuť 250 listov. Ak sa predpokladá, že puzdro bude objemné, potom je rozdelené na časti a zväzky. Tretí stĺpec na konci kalendárneho roka uvádza počet skutočne otvorených prípadov.

Štvrtý stĺpec označuje podmienky uchovávania dokumentov podľa Pravidiel. Musia ich dodržiavať štátne aj komerčné organizácie. Ak dokument nie je v pravidlách, potom jeho lehotaskladovanie by sa malo určiť na základe zoznamu. Odpočítavanie úložnej doby začína 1. januára nasledujúceho roka po jej zriadení. Ak bol certifikát vydaný v roku 2016, odpočítavanie by malo začať od 01.01.2017.

Aktualizácia zoznamu

Pri prenose súborov do archívu sa každý rok odošle podrobný zoznam. Takto vyzerá aktualizovaná vzorová nomenklatúra prípadov pre pobočku bezpečnostných organizácií:

Počas roka sú všetky dokumenty zoskupené podľa schváleného formulára. Ak potrebujete pridať predtým nepoužívanú zostavu, vygeneruje sa nová hlavička. A proces sa opakuje podľa algoritmu opísaného vyššie.