Reinžinierstvo obchodných procesov: koncepcia, ciele, princípy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Riadenie reengineeringu obchodných procesov zahŕňa súbor metód a techník. Organizácia ich používa na úspešné navrhovanie svojich činností. Deje sa tak podľa stanovených cieľov.

Reinžinierstvo obchodných procesov znamená úplné prehodnotenie a ďalšie prepracovanie všetkých organizačných procesov. To je nevyhnutné na dosiahnutie cieľov a cieľov. Zlepšenia môžu nastať veľmi náhle, skokovo. Napriek tomu je organizácia schopná dosiahnuť úspech a urobiť požadovanú úpravu v nákladoch na tovar a služby, kvalite poskytovaných služieb a zlepšovaní poskytovania služieb.

Komponenty definície

Definícia reengineeringu obchodných procesov zahŕňa štyri základné slová: základný, radikálny, ostrý, proces.

Fundamentalita vstupuje do prvej fázy, v ktorej je potrebné zodpovedať niekoľko otázok súvisiacich s tými hlavnými:

1. Prečo organizácia robí túto činnosť a nie niečo inéostatní?
2. Prečo organizácia robí svoju prácu týmto spôsobom a neimplementuje iné možnosti?
3. Ktorou organizáciou sa nakoniec plánuje stať a čo vidí o pár rokov?

Ľudia, ktorí odpovedajú na niektoré z týchto otázok, musia prehodnotiť súčasné pravidlá podnikania. Často môžu byť zastarané, neúčinné a neaplikovateľné na konkrétnu produkciu.

Radikálne znamená preplánovanie podnikania. Zmeny nie sú len povrchné. Celý operačný systém podlieha zmenám. Majiteľovi firmy sa ponúkajú možnosti, ktorých implementácia môže zmeniť celú výrobu.

Ostrosť. Reengineering podnikových procesov sa nepoužíva v prípadoch, keď je potrebné zlepšiť a zvýšiť ukazovatele prijatého príjmu o určité percento, maximálne však o 100 %. Účelnosť použitia je splatná len vtedy, ak chce podnikateľ zvýšiť výkon o 500 % a viac. V takýchto prípadoch dochádza k úplnej výmene metód používaných na podnikanie a výrobu tovaru. Všetko nové ich má nahradiť.

Riadenie reengineeringu obchodných procesov zahŕňa postupné používanie nových metód vo firme, vďaka ktorým dokážete vytvoriť úplne nový produkt aktuálne relevantný pre spotrebiteľa. Dobre navrhnuté procesy umožňujú organizácii dosiahnuť svoje ciele a vyriešiť množstvo problémov.

Na čomôžu organizácie použiť reengineering?

V súčasnosti existujú tri typy organizácií, ktoré potrebujú upraviť alebo úplne zmeniť svoju prácu:

Organizácie, ktoré sú v štádiu bankrotu. Často je to spôsobené tým, že ceny za tovar a služby sú nastavené oveľa vyššie ako u konkurencie alebo kvalita nezodpovedá deklarovanej hodnote. Ak sa opatrenia neprijmú včas, organizácia môže byť po určitom čase zlikvidovaná

• Organizácie, ktoré v súčasnosti nemajú problémy a ťažkosti v podnikaní, ale môžu sa po čase objaviť a negatívne ovplyvniť podnikanie. Takéto problémy môžu súvisieť s nárastom trhu s tovarom a službami konkurentov alebo so zmenou potrieb kupujúcich.
• Organizácie, ktoré nemajú problémy, ale majiteľ firmy hľadí do budúcnosti. Chce tak predchádzať problémom, ktoré môžu nastať v ceste spoločnosti. Takéto organizácie sú prevažne lídrami. Ich marketingová politika je agresívna, nie sú spokojní s dobrou pozíciou na trhu, neustále chcú zlepšovať svoje pracovné procesy.

Medzi hlavné úlohy reengineeringu podnikových procesov teda patrí zavádzanie inovácií, ktoré organizácii umožnia pevne upevniť svoju pozíciu na trhu a nestratiť schopnosť konkurovať. To všetko umožňuje spoločnosti prežiť a pokračovať v plnohodnotnom fungovaní bez ohľadu na početkonkurenti.

Vývoj projektu reinžinieringu obchodných procesov môžete zvážiť na príklade fáz, ktoré sú zahrnuté v práci:

1. V prvej fáze sa vytvorí imidž, ktorému bude organizácia zodpovedať. Na tento účel sa buduje určitý obraz, ktorý bude zahŕňať potrebné smery rozvoja aktivít. To všetko prispeje k dosiahnutiu stanovených cieľov.
2. Analyzujte výkonnosť existujúcej organizácie. V tejto fáze špecialisti vykonajú štúdiu podniku, na základe ktorej sa vytvorí schéma, ktorá zodpovedá práci v danom čase.
3. Proces vývoja novej aktivity. V tomto prípade sa vytvárajú nové procesy alebo sa menia existujúce. Vďaka informačným systémom sa tieto procesy začínajú testovať.
4. Po prejdení všetkých etáp je vyvinutý proces implementovaný do práce podniku.

V týchto fázach je úplne vybudovaná podstata reengineeringu obchodných procesov.

Hlavné kroky

Akýkoľvek proces a jeho implementácia pozostáva z etáp. Medzi hlavné fázy reengineeringu obchodných procesov patria:

1. Globálne myslenie, na základe ktorého sa rozvíjajú perspektívy v prístupoch. Vedúci manažéri sa musia dobre orientovať a chápať všetky vlastnosti, ktoré sú spojené s rozvojom podniku. V tomto procese musíte brať do úvahy potreby zákazníkov, výhody konkurentov a najnovší vývoj v oblasti technológií, ktoré možno implementovať do podnikania.
2. Pracujte na prípraveorganizácií. Komunikácia je hlavným kľúčom k úspechu. Vopred si musíte urobiť zoznam úloh a cieľov, ktorých riešenie sa plánuje. V prípadoch, keď iniciatíva pochádza od zamestnancov, mali by byť podporovaní.
3. Neustále kontrolujte implementáciu procesov. Ak je potrebné niečo zlepšiť, potom sa k tomu oplatí vrátiť, tento prístup vám umožní vyhnúť sa množstvu chýb v práci. V prípade potreby môžete kontaktovať špecialistov na plný úväzok, ktorí sa môžu počas práce stretnúť s problémami a podrobne ich popísať. Akékoľvek nápady, ktoré prídu, by sa mali zaznamenať, aby sa neskôr mohli hodiť.
4. Určite úroveň efektívnosti. Efektívnosť je možné monitorovať iba vtedy, ak bol referenčný bod poskytnutý vopred.
5. Buďte kreatívni. Prvým krokom je venovať pozornosť potrebám potenciálnych zákazníkov. Zhromažďovanie informácií je potrebné starostlivo monitorovať, monitorovať zdroje, ktoré ich poskytli, av prípade potreby urýchliť proces šírenia. Ak je to potrebné, delegujte právomoc a kontrolujte zákaznícky servis.
6. Zmena v aktivitách v rámci organizácie musí byť naplánovaná vopred. Nepochybne sa zlepšenie výkonu môže prejaviť v krátkom čase, ale implementácia bude nejaký čas trvať. Vopred musíte zostaviť plán, v ktorom môžete špecifikovať všetky požadované ukazovatele a mali by byť prevedené.
7. Všetky procesy musia byť skontrolované a vyhodnotené. Musí existovať spätná väzba od zamestnancov. Je potrebné kontrolovať všetky fázy implementácie a vyhodnocovaťefektívnosť a výkon.

Pri používaní efektívnych metód v organizácii môžete ľahko a rýchlo dosiahnuť svoje ciele.

Aké metódy sa pri práci používajú?

Na zlepšenie činnosti organizácií a podnikov je potrebné využívať určité nástroje. Medzi hlavné metódy reengineeringu obchodných procesov patria:

1. V procese transformácie podniku sa môže stať, že sa objavia zbytočné procesy, ktoré je potrebné najskôr zlikvidovať, aby sa tým nestrácal čas. Takéto procesy zahŕňajú overenie a schválenie.
2. V procese činnosti môžu medzi procesmi nastať medzery, ktoré je tiež potrebné včas identifikovať a odstrániť.
3. Všetky reorganizačné práce by mali stáť minimálne množstvo vynaložených zdrojov. Napríklad, ak potrebujete vyriešiť niekoľko úloh, potom je najlepšie ich zoskupiť a poveriť vykonaním jedného zamestnanca. Táto metóda vám umožňuje znížiť nielen náklady, ale aj počet zamestnancov zapojených do obchodného procesu.
4. Niektoré procesy možno delegovať na zamestnancov organizácií a spoločností tretích strán.
5. V procese činnosti sa môžete stretnúť s náročnými úlohami. Každý takýto proces by mal zahŕňať niekoľko možností riešenia. To vám umožní mať na výber a vybrať si najlepšiu možnosť.
6. Čas cyklu možno skrátiť vykonaním viacerých krokov na rovnakom mieste v rovnakom čase. tomôže pomôcť znížiť náklady na dopravu.
7. Skombinujte viacero úloh. Ak riešenie úloh padne na plecia zamestnancov, potom ich možno spojiť do jedného celku a dať im možnosť vykonávať nie jednu úlohu, ale celý proces.
8. Uľahčite si prácu čo najviac. Vo väčšine prípadov majú zamestnanci v organizácii obmedzený pracovný čas, chýbajú im náležité zručnosti a nie je čas na školenia. V takýchto chvíľach je potrebné čo najviac zjednodušiť prácu, ktorá bude mimoriadne jasná a prehľadná pre každého.

Postupom času, keď si zamestnanci osobne plnia svoje ciele a riešia problémy, začnú zbierať skúsenosti, aby im v budúcnosti bolo možné zveriť náročnejšie procesy.

Aké sú princípy fungovania?

Hlavné princípy reengineeringu obchodných procesov zahŕňajú:

1. Niekoľko druhov práce je spojených do jednej. Počas fungovania podniku zamestnanci trávia väčšinu času nie riešením problémov, ale koordináciou a interakciou. V tomto prípade nielen stratený čas, ale aj zvýšené náklady. Na zníženie týchto ukazovateľov je vhodné kombinovať.
2. Rozhodnutie je na interpretovi. Osoba, ktorá je dôveryhodná pri vykonávaní práce, môže osobne rozhodovať o úlohe, ktorú robí. Vyhnete sa tak strate času a spomaleniu všetkých procesov pri kontaktovaní manažéra.
3. Všetky práce musia byť vykonané v prísnom poradí.
4. Práca sa robí kdeje to nevyhnutné. Funkcie sú rozdelené v závislosti od pracovného procesu a nie od povinností. Napríklad, ak je pre zamestnanca jednoduchšie a lepšie nakúpiť to, čo je potrebné pre prácu na vlastnú päsť, potom je lepšie zveriť to jemu, a nie osobe, ktorej povinnosti by to malo byť.
5. Akýkoľvek proces zahŕňa niekoľko možností vykonania. Implementácia procesu sa vykonáva v závislosti od situácií.
6. Znížte prácu pri overovaní a kontrole, pretože to všetko so sebou prináša nielen dodatočný čas, ale aj nepredvídané náklady.
7. Znížte podiel schvaľovaní – to nespôsobuje náklady, ale spomaľuje všetky procesy.
8. Ako zodpovedná osoba môžete vymenovať manažéra, ktorému je pridelená zodpovednosť za dokončenie úlohy.

Ak sa pozrieme na hodnotenie odborníkov, pochopíme, že takmer 50 % projektov zlyhá. Aby sme tomu zabránili, je potrebné pristupovať k práci zodpovedne a vykonávať ju efektívne.

Aké sú ciele práce?

Hlavné ciele reengineeringu obchodných procesov zahŕňajú:

1. Zvýšiť nielen úroveň schopnosti konkurovať iným spoločnostiam poskytujúcim rovnaký sortiment tovarov a služieb, ale aj zvýšiť ziskovosť podnikania. Urobiť takýto krok je jednoducho nevyhnutné, ak je organizácia na pokraji bankrotu a následnej likvidácie.
2. Predchádzajte možným problémom, ktoré sa môžu časom objaviť. Napríklad, ak je činnosť organizácie celkom úspešná, potom s príchodom novýchhráči na trhu môžu zvýšiť konkurenciu. To môže viesť k zvýšeniu kvality vyrábaného tovaru, zníženiu nákladov. Na tento účel musia byť potrebné procesy vyvinuté včas.
3. Pomáha pri predchádzaní strate pozície na trhu tovarov a služieb. To môže odkazovať na popredné organizácie, ktoré sa snažia dostať na ďalšiu úroveň a nie sú spokojné s dobrou prácou. V procese prebiehajúcej práce sa ukazovatele zlepšujú a majiteľ firmy sa nemusí báť, že stratí svoju vedúcu pozíciu.

Aký je koncept reengineeringu?

Výsledok vykonanej práce je určený efektívnosťou motivačných systémov a technológie reengineeringu obchodných procesov. Hlavným znakom rozhodovania a implementácie procesov je, že v práci majú zamestnanci, ktorí vykonávajú prenesenú pôsobnosť, možnosť samostatne sa rozhodovať v rámci svojich povinností. Pomáha to zlepšovať a zvyšovať efektivitu podniku aj zamestnancov.

Reengineering je založený na použití radikálnych opatrení, práca sa robí raz, ale rozsah je široký. Koncept reengineeringu podnikových procesov leží medzi manažmentom a informačnými technológiami, čo prispieva k vytvoreniu ďalších nástrojov na podporu. Pre konsolidáciu implementovaného procesu je potrebné využívanie nových informačných systémov a pokynov, ktoré budú rozšírené aj na zamestnancov. V niektorých prípadoch bude potrebné zlepšiť kvalifikáciu pracovníkov a ich ďalšieškolenie.

Aké zmeny môžu nastať v práci?

Moderný svet, v ktorom podnikatelia vykonávajú svoju prácu, sa za posledných pár rokov výrazne zmenil. Nepochybne ovplyvnili aj zmeny v reengineeringu obchodných procesov:

1. V súčasnosti spotrebitelia začali nezávisle vykonávať kontrolu nad trhom a vzali túto záležitosť do vlastných rúk. Teraz má každý dostatok vedomostí a predstáv o tom, ako by mal produkt vyzerať a aké funkcie by mal vykonávať, a podľa toho určuje náklady na tento produkt, sumu, ktorú môže minúť a nebude sklamaný. A čo je najdôležitejšie, kupujúci má na výber.
2. Spotrebitelia vytvárajú očakávania, ktoré sa týkajú konkrétneho produktu. Bez ohľadu na to, či práve vstúpil na trh, alebo ide o starý produkt, ktorý prešiel nejakými zmenami. Tovar bude žiadaný len vtedy, ak bude schopný splniť očakávania a potreby.
3. Výraznými zmenami prešli v súčasnosti produktívne technológie, a to najmä informačné technológie, ktoré dokážu pomocou metódy preniesť potrebné informácie k spotrebiteľom.

Napriek zmenám, ktoré sa udiali, existujú organizácie a podniky, ktoré stále používajú staré metódy na vývoj a implementáciu nápadov na riadenie výkonnosti.

Implementácia projektu

Projekty je možné realizovaťzvážte jasne na príklade reengineeringu obchodných procesov spoločnosti, ktorá je najväčším mobilným operátorom v Rusku, konkrétne Rostelecom.

Manažérsky tím uzavrel zmluvu o poskytovaní služieb s jednou zo spoločností už v roku 2003 a optimalizácia procesov riadenia pokračuje dodnes. Ako príklad môžeme uviesť konkrétnu etapu, ktorá sa skončila ešte v roku 2005 a stále funguje. Medzi hlavné vylepšenia patrí skonštruovaný model, ktorý umožňuje proces výpočtu služieb pre využitie komunikácií.

Zo slov Vadima Izotova, ktorý je zástupcom generálneho riaditeľa, možno pochopiť, že vyvinutý model nám umožnil pristúpiť k zavedeniu nového fakturačného systému.

Čo môže ovplyvniť

Reinžiniering obchodných procesov v organizácii môže byť ovplyvnený množstvom faktorov:

1. Motivácia zamestnancov. Pre efektívnu realizáciu projektu je potrebné zaviesť motiváciu, ktorá bude každému zrozumiteľná a zároveň zdokumentovaná. Vedúci organizácie musí jasne pochopiť, že použité opatrenia povedú k úspechu a že všetky budované aktivity sa radikálne zmenia. Na zabezpečenie úspechu si majiteľ firmy musí byť vedomý toho, že reengineering podnikového procesu organizácie je nevyhnutným opatrením, a poskytnúť všetky potrebné podmienky pre jeho ďalšiu implementáciu.

2. Vedúci tím. Implementácia akýchkoľvek projektov by sa mala vykonávať pod dohľadom riadiaceho tímu. Na druhej strane, on jeprávomoc medzi podriadenými a nesie plnú zodpovednosť za vykonanú prácu. Na dosiahnutie požadovaných výsledkov musí byť reengineering podnikových procesov riadený kompetentne, jasne, pevne, zručne. Podnikateľ musí jasne pochopiť, že v procese môžu nastať určité problémy, pretože organizácia bude úplne reorganizovaná. Musí pevne stáť a neuchyľovať sa k starým metódam. Manažér je povinný urobiť všetky opatrenia, aby plánovaný projekt dospel do konca a následne bol zrealizovaný.

3. personál. Manažérsky tím reinžinieringu obchodných procesov by mal zahŕňať zamestnancov na plný úväzok, ktorí budú predtým poverení príslušnými právomocami. Musia mať jasno v tom, prečo sú potrebné zmeny a čo bráni efektívnej práci v rámci spoločnosti. Zamestnanec musí dodržiavať oprávnenie, ktoré mu bolo dané, a kompetentne vykonávať svoje povinnosti.

Ako ukazuje prax, pre zamestnancov na nižšej úrovni je oveľa jednoduchšie vysvetliť, prečo potrebujú využiť inovácie a prebudovať prácu celého podniku. Pre zamestnancov, ktorí sú súčasťou manažérov, je oveľa ťažšie sprostredkovať túto myšlienku, keďže nerozumejú tomu, čo im nová výroba dá. Výskumníci v Amerike identifikovali tri skupiny, do ktorých môžu manažéri patriť:

• Tigr je mladý zamestnanec, ktorý práve začal budovať svoju kariéru. Má chuť podieľať sa na projekte, má nadšenie, jasne plní zadané úlohy, neškodí.
• Donkey je špecialista, ktorý pracuje vspoločnosť na dlhú dobu a dosiahol vrchol na kariérnom rebríčku. Chce stabilitu v práci, pokoj. Absolútne nechápe, prečo je potrebné reinžiniering obchodných procesov podniku. S takými zamestnancami by sa malo zaobchádzať opatrne, pretože môžu poškodiť realizáciu projektu.
• Shark - špecialisti, ktorí vyvíjajú riadiace postupy a pokyny, čo vám umožňuje riadiť množstvo operácií v rámci organizácie. Takíto zamestnanci majú často vplyv v organizácii. Malo by sa s nimi zaobchádzať opatrne, pretože môžu spôsobiť veľké ťažkosti a problémy, ak začnú sabotovať zmeny v živote podniku.

4. Komunikačné schopnosti. V prípade, že zamestnanci potrebujú stanoviť novú úlohu, musí byť vopred veľmi jasne formulovaná. Treba to komunikovať v jazyku, ktorému každý rozumie. Úspech v efektívnosti reinžinieringu podnikových procesov bude úplne závisieť od toho, ako jasne zamestnanci rozumejú svojmu lídrovi. Práve to vám umožní dosiahnuť požadované ciele a výsledky.

5. Veľkosť rozpočtu. Uskutočnenie reengineeringu podnikových procesov znamená, že do implementácie a implementácie bude potrebné investovať určité množstvo finančných prostriedkov. Tomuto bodu by sa mala venovať osobitná pozornosť, ak sa plánuje zapojenie informačných technológií do práce. Vedúci organizácie majú často tendenciu predpokladať, že reinžiniering je samofinancovaný, čo vôbec nie je pravda. Postarajte sa o veľkosť rozpočtu, ktorý možno minúť na všetkofunguje, treba vopred.

6. Technologická podpora. Na efektívne vykonávanie prác na implementácii a implementácii projektu reinžinieringu podnikových procesov je potrebná podpora, ktorá je plne v súlade s vybranými metódami a nástrojmi. Vo väčšine prípadov ide o vybudovanie informačného systému, ktorý môže podporiť nové podnikanie.

Prípravné práce by sa mali začať vopred. Pretože vo väčšine prípadov je nemožné vytvoriť štýl vo vzťahu k zamestnancom a v tíme ako celku v krátkom čase.