Príklady správ o pokroku. Ako napísať správu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Neexistuje taký vodca, ktorý by aspoň raz za rok od svojich podriadených nepožadoval, aby podávali správy o tom, čo sa podarilo. A problém je v tom, že pri rutinnom zamestnaní sa vypracovanie takéhoto dokumentu javí ako dosť náročná úloha. A z nejakého dôvodu je nám trápne žiadať od úradov príklady správ o vykonanej práci. Čo ak sa rozhodne, že nezodpovedáme pozícii, ktorú zastávame?

Kto to potrebuje

Túto otázku kladie účinkujúci, ktorý dostal úlohu nahlásiť. Najčastejšie sa zamestnanci firiem cítia takými požiadavkami takmer urazení. Ale všetko má svoj význam.

Po prvé, správu o vykonanej práci potrebuje samotný účinkujúci. Nie formálny, ale zainteresovaný postoj k tomuto procesu vám umožní nájsť úzke miesta a slabé miesta vo vašej kvalifikácii. Takže sú určené smery, ktorými je možné (a potrebné) sa rozvíjať. Koniec koncov, všetci sa učíme na vlastných chybách.

Po druhé, vodca to potrebuje. Správa o vykonanej práci umožňuje objektívne posúdiť kvalitu arýchlosť riešenia úloh. Vďaka tomuto dokumentu zmizne veľa otázok - od najprimitívnejšieho „čo stále robíš“až po zložité „prečo by som ti mal meniť počítač za modernejší“. Pretože správa bude indikovať, že uloženie zmien v dokumente trvá dlho. A nezáleží na interpretovi - zastarané kancelárske vybavenie nemôže pracovať rýchlejšie. V skutočnosti sa preto zdá, že zamestnanec neustále pije čaj - len čaká na dokončenie operácie.

A otázka: "Prečo potrebujem napísať správu o vykonanej práci za mesiac?" sám o sebe je nesprávny. Pretože hromadenie štatistických informácií a napĺňanie databáz má zmysel pre stratégov, a nie pre prevádzkových zamestnancov. Je pre nich jednoduchšie vyriešiť problém, ako hovoriť o metódach jeho riešenia.

Čo napísať

Príklady správ o pokroku ukazujú, že musíte písať veľmi podrobne. Čokoľvek sa zdá byť maličkosťou alebo malým gestom, môže byť kľúčovým prvkom pri vykonávaní konkrétnych funkcií. Pochopenie toho však príde až po preštudovaní niekoľkých písomných správ.

Ak je práca rutinného charakteru, napríklad zosúlaďovanie dokumentov a identifikácia nezrovnalostí, potom má zmysel vypracovať tabuľkovú formu. Aj v tomto prípade by mala byť tabuľka najskôr veľmi podrobná a mala by obsahovať veľa stĺpcov; časom zmizne potreba niektorých stĺpcov a forma správy nadobudne normálny (čítaj - rozumný) vzhľad.

Bv mnohých prípadoch pri zostavovaní správy o vykonanej práci (napr. učitelia) nie je možné formálne pristupovať k otázke introspekcie. Škola sa totiž popri plánovanej výchovno-metodickej záťaži a štúdiu potrebného materiálu venuje aj výchovno-vzdelávacej činnosti. To si vyžaduje osobitný prístup k príprave dokumentu: je potrebné pochopiť dôvody zaostávania mnohých študentov, nájsť spôsoby, ako zaujať deti o ich predmet. A zároveň by sme nemali zabúdať na úspešných (a dokonca aj nadaných) školákov.

Nahlásiť ciele

Pre správne zostavenie a minimálne časové náklady je potrebné už od začiatku rozhodnúť, za akým účelom a prečo sa píše správa o vykonanej práci za daný rok. Vymenujme tie najobľúbenejšie:

- zdôvodnenie skutočného prínosu konkrétnej pozície v organizácii;

- potvrdenie o kvalifikácii zamestnanca;

- ukážka efektívnej práce manažmentu;

- príjem finančných prostriedkov na ďalšie vykazované obdobie;

- získanie súhlasu na vývoj smerovania (nápadu);

- zdôvodnenie míňania pridelených zdrojov a financií atď.

Známa formulácia – správne uvedenie problému poskytuje 50 % riešenia – funguje aj v tomto prípade. Čím lepšie pochopíme, prečo je správa potrebná, tým ľahšie ju napíšeme. Až do toho, že dokument „na ukážku“od nás vôbec nevyžaduje kreatívny prístup. A časovo náročné.

Štruktúra dokumentu

Ak spoločnosť nemávytvorený formulár na podávanie správ, potom si ho musíte vytvoriť sami. Keď poznáme účel dokumentu, je potrebné premyslieť jeho štruktúru. Vzorové správy o pokroku naznačujú, že je potrebný jasný a jednoduchý prehľad.

Úplne na začiatku je potrebné vysvetliť účel a logiku prezentácie informácií. Vysvetlite poradie prezentácie a vytvorte obsah. Pre tabuľku je potrebné stručne vysvetliť, prečo bola zvolená takáto forma.

V rámci sekcií a podsekcií by sa tiež malo dodržiavať jednotnosť prezentácie. Takže dokument bude zrozumiteľnejší, v dôsledku toho bude ľahšie vnímateľný. V správe na dlhé obdobie sú celkom vhodné ilustrácie vo forme diagramov a grafov, ktoré uľahčia vnímanie. Tu však musíte dodržiavať pravidlo „zlatého priemeru“: pevný text, ako aj výlučne vizuálne materiály sa veľmi rýchlo unavia.

Styling

Pre bežného zamestnanca je možno najťažšia vec na písanie terminológie a formulácií. Bombastická správa bude vyzerať neprirodzene a spôsobí negatívnu reakciu vedenia. Príliš jednoduchá formulácia (napríklad xeroxovaných 25 dokumentov) tiež odpudí čitateľa.

Je potrebné sa vyhnúť šablónam. Jedinou výnimkou je dokument, ktorý si nikto nikdy neprečíta. Občas sa s takýmito problémami stretávame, ale v tomto článku nás zaujímajú skutočné (nie pro forma) správy.

V žiadnom prípade by ste nemali hovoriť len o úspechoch. Na ich zvýraznenieje potrebné hovoriť o ťažkostiach, s ktorými sa museli počas práce stretnúť. Okrem iného je analýza zložitosti podnetom na zamyslenie sa nad optimalizáciou práce pre vedúcich pracovníkov. Príklady správ o pokroku naznačujú, že by ste nemali používať vágne frázy ako „nevyhovujúci stav“, „vyskytli sa ťažkosti“atď. Je lepšie nazvať všetko pravým menom: „pokazená kopírka“, „nedostatok prístupu na internet“, „nedostatok alebo predčasný príjem informácií od pridruženého oddelenia. To všetko nám umožňuje adekvátne a objektívne posúdiť aktuálnu situáciu v spoločnosti.

Vyhodnotenie výsledkov

Každý výsledok musí byť zálohovaný číslami. Takáto konkretizácia poskytuje pochopenie dynamiky vývoja.

Okrem toho je potrebné nastaviť kritériá hodnotenia výsledkov. Či to bude predchádzajúce reportovacie obdobie (ak je to napríklad štvrťročná správa) alebo naopak percento dosiahnutia stanovených cieľov, je na autorovi dokumentu.

Vo všeobecnosti môžu nepriame ukazovatele povedať veľa o procese riešenia úloh. Je tu tiež množstvo informácií na ďalšiu analýzu. Od určovania nákladov práce po pochopenie správnosti stanovenia cieľov.

Od problému k riešeniu

Väčšina správ sa píše na základe postupu za krokom. Výhodnejší je dokument, ktorý jasne ukazuje vzťah problém – riešenie. Čitateľ okamžite pochopí, aké metódy a techniky (ak je to potrebné)účinkujúci využil včasné a kvalitné dokončenie úlohy.

Ešte podrobnejší reťazec „konkrétny problém – jeho príčiny – stanovenie cieľov – riešenie“okamžite naznačuje potrebu predkladať dennú správu v tabuľkovej forme. Názvy grafov sú už navyše známe. Informácie prezentované týmto spôsobom sa dajú ľahko čítať a analyzovať.

Prezentácia kvantitatívnych ukazovateľov

V prípadoch, keď správa pozostáva hlavne z číselných údajov, môže byť tabuľková forma len veľmi ťažko zrozumiteľná. Nepretržitý prúd čísel čitateľa po pár minútach doslova unaví. Ďalšia vec - farebné tabuľky a grafy. Sú jasné, zrozumiteľné, ľahko čitateľné.

Každý diagram musí byť komentovaný. Okrem toho je potrebné uviesť, ako sú jednotlivé grafy prepojené; vysvetlením príčin a následkov ďalej uľahčíte analýzu správy.

Ak sa počas práce minuli materiálne zdroje, nemali by ste ich všetky vymenovať. Namiesto toho by mali byť uvedené získané výhody. Suchá fráza: „Kancelárska technika zakúpená“bude znieť úplne inak, ak napíšete: „Vytvorili sa 2 pracovné miesta, ktoré umožnili zvýšiť výkon oddelenia.“

Ako vystaviť doklad

Napriek tomu, že neexistuje jednotná forma zostavovania, správu o vykonanej práci možno vypracovať v súlade s GOST, ktorý definuje hlavnévedecké kritériá. Vysvetľuje požiadavky na formátovanie, typ a veľkosť písma atď.

Pokiaľ ide o čitateľnosť dokumentu, tu je niekoľko tipov:

- snažte sa mať maximálne 5 viet v jednom odseku;

- kľúčové indikátory je možné zvýrazniť písmom alebo farbou;

- zlomiť text tak, aby tabuľka alebo graf nezaberali celú stranu; nezabudnite si k nim nechať priestor na komentáre;

- napíšte jasné a stručné zhrnutie správy.

Tieto tipy vám pomôžu uľahčiť vnímanie vašej správy, čo znamená, že čitateľa na začiatku vytvoria lojálny postoj k autorovi dokumentu. Predstavte si, že ste šéf. A urobte správu spôsobom, ktorý by bol pre vás užitočný a zaujímavý na čítanie.