Ako vypracovať predbežnú správu? Vzor a pravidlá

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Výkaz výdavkov je primárnym dokumentom v účtovnom pracovnom toku. Jeho hlavným účelom je potvrdiť sumu, ktorú zodpovedná osoba minula.

Bilaterálny jednotný formulár č. AO-1 - jeden formulár pre každú právnickú osobu akejkoľvek formy vlastníctva. Jedinou výnimkou sú štátni zamestnanci, ktorí od roku 2002 používajú špeciálny formulár „0504049“.

Za výkaz výdavkov je zodpovedný každý zamestnanec, ktorý dostane finančné prostriedky na služobnú cestu alebo nákup akéhokoľvek materiálu alebo produktu (ako sú kancelárske potreby alebo jedlo).

Správa o výdavkoch cestovateľa

Ako správne vypracovať predbežnú správu, ak zamestnanca vyslala organizácia vykonať nejakú úlohu do iného mesta?

Služobná cesta je cesta zamestnanca za účelom plnenia pracovných povinností mimo sídla spoločnosti. Nikdy to nie je bez výdavkov, ktoré sú predmetom náhrady zamestnancovi v súlade s aktuálnymlegislatíva.

Cestovné náklady zahŕňajú:

• Spiatočná cesta, ale iba ak má pracovník lístky.
• Prenájom bytov (vyžadujú sa šeky alebo účtenky).
• Dodatočné výdavky zahrnuté v diétach.
• Telefónne hovory, pošta, zmenáreň, tranzitný a provízny poplatok, batožinový lístok a akákoľvek iná udalosť, bez ktorej nebude možné dosiahnuť hlavný účel cesty.

Všetky vyššie uvedené výdavky musia byť zdokumentované. Ak hovoríme o denných diétach, ich veľkosť je zvyčajne uvedená v objednávke alebo v pozícii na pracovnej ceste vydanej každým podnikom. Suma sa môže líšiť v závislosti od toho, kam zamestnanec odišiel: v rámci regiónu, do iného subjektu Ruskej federácie alebo do zahraničia.

Legislatíva nestanovuje maximálnu dennú dávku, ale ak ich hodnota v krajine presahuje 700 rubľov a mimo nej - 2500 rubľov, mali by podliehať dani z príjmu fyzických osôb. Problémy so správnym vyhotovením zálohového hlásenia po návrate z pracovnej cesty by nemali nastať. Lehota na doručenie dokumentu - nie viac ako tri dni od dátumu príchodu. Ak sa zúčtovateľná suma nevyčerpala v plnej výške, rozdiel sa musí vrátiť pokladníkovi prostredníctvom došlej peňažnej objednávky, a ak naopak došlo k prekročeniu, zamestnancovi sa všetko kompenzuje pomocou odchádzajúcej hotovosti. objednávka.

Aké sú dôsledky nesprávnej správy vopred?

Správne vypracujte predbežnú správu ozamestnanec musí vycestovať na pracovnú cestu do troch dní, v opačnom prípade môže orgán dohľadu túto sumu považovať za príjem, z ktorého je potrebné zaplatiť daň z príjmov fyzických osôb a poistné.

Mimochodom, prijatím novej verzie zákona č. 290-FZ z 3. júla 2016 sa zavádzajú niektoré úpravy, napríklad vážna pokuta za vykonanie nesprávnej kontroly. Plánuje sa tiež začať používať špeciálne bankové karty, ktoré sú v súlade s medzinárodným štandardom Visa a MasterCard na úhradu cestovných nákladov.

Všeobecné pravidlá

Ako vypracovať predbežnú správu? Stačí dodržať každý z nasledujúcich bodov:

1. Správa musí byť vypracovaná najneskôr do troch pracovných dní od okamihu:

• obdobie uvedené zamestnancami v žiadosti o vydanie finančných prostriedkov uplynulo;
• zamestnanec išiel do práce, ak uplynutie doby, na ktorú boli peniaze vydané, pripadlo na dovolenku alebo chorobu;
• zamestnanec sa vrátil zo služobnej cesty.

2. Na vypracovanie správy použite jednotný formulár č. AO-1 alebo formulár prijatý podnikom.

3. Dokument musí vyplniť zamestnanec spolu s účtovníkom, ktorý vie, ako správne zostaviť zálohové výkazy (príklad je jasne dostupný v použitom programe).

4. Manažér je zodpovedný za schválenie správy.

5. Ku každému zálohovému dokladu musia byť priložené šeky, faktúry,lístky a iné doklady, ktoré potvrdzujú, že daná osoba skutočne minula zúčtovateľné prostriedky.

Vypĺňanie objednávky

Ako vypracovať predbežnú správu?

Prvú alebo prednú časť musí vyplniť účtovník. Bez uvedenia podrobností dokladu (číslo a dátum), údajov o podniku a zodpovedných osobách, výšky vydanej zálohy, súhrnných údajov: vynaložených prostriedkov a účtovných účtov, na základe ktorých možno posúdiť pohyb a odpis. Okrem toho by tu mala byť uvedená prečerpaná alebo vrátená nevyužitá záloha.

Druhá časť je potvrdenka o odtrhnutí, v ktorej sa uvádza, že predbežná správa bola prijatá na overenie. Po vyplnení ho musí účtovník odstrihnúť a odovzdať zodpovednému zamestnancovi.

Tretia časť (zadná strana formulára AO-1) musí byť vyplnená spoločne. Úlohou zodpovedného zamestnanca je reflektovať detaily a priložiť každý správne vyhotovený doklad o predaji k zálohovej správe. Účtovník bude musieť vyplniť sumu a účet, ktorý bude odrážať vynaložené peniaze.

Dokument musí podpísať zamestnanec, účtovník a hlavný účtovník. Až potom to môže schváliť vedúci.

Primerané nadmerné výdavky

Ako zadať prekročenie výdavkov vo výkaze výdavkov? Najprv sa musíte uistiť, že je to opodstatnené:

• výdavky sú vyššiepridelené bolo potrebné na dokončenie úlohy v mene úradov;
• zamestnanec má podporné doklady.

Ak nie je splnená aspoň jedna podmienka, sumu peňazí nemožno vrátiť.

Postup kompenzácie nadmerných výdavkov pri pokladni

V prípade prekročenia výdavkov stojí účtovník pred otázkou: ako správne zostaviť výkaz výdavkov. Vzor formulára hotovostného príkazu na účet č. KO-2 možno ľahko nájsť na obrovskom internete. Údaje o tomto doklade musia byť uvedené v správe - riadok "Prekročenie vystavené hotovostným príkazom".

Lehotu pre kompenzáciu prečerpaných finančných prostriedkov zo strany zamestnanca zákon nestanovuje. Ak teda účtovník okamžite neuvedie informácie o príkaze na vydanie v predbežnej správe, nebude to mať za následok žiadne sankcie.

Podmienky kompenzácie za nadmerné výdavky na výplatnej karte

V súčasnosti takmer všetky organizácie prevádzajú platy zamestnancom na bankovú kartu. Je možné vrátiť prečerpanú sumu podľa výkazu výdavkov zamestnancovi rovnakým spôsobom?

Legislatíva nemá jednoznačnú odpoveď. Samotný dokument navrhuje iba jednu formu vrátenia prečerpanej zúčtovateľnej sumy – hotovosť.

Ruská centrálna banka zdieľala rovnaký názor v roku 2006 vo svojom liste č. 36-3/2408. Zároveň jeho list, ale zo dňa 24.12.2008 č. 14-27 / 513, obsahuje informáciu o otázke: je možné platiť bankovou kartouzúčtovateľná suma nie je v kompetencii centrálnej banky. Tento sieťový podnik by mal v tomto prípade samostatne riešiť svoje problémy. A aby kontrolná agentúra nemala zbytočné otázky, odporúča sa použiť pokladňu.

Ako kompenzovať osobné peniaze zamestnanca?

Zamestnanec organizácie môže sám ísť nakúpiť potrebný tovar (práce, služby) na vlastné náklady. V tomto prípade nie je potrebné vypĺňať predbežnú správu. Ako zariadiť vyššie uvedené kroky?

Postačí prihláška a dokumenty potvrdzujúce nákup (pokladničné bloky, faktúry, prísne hlásenia, cestovné doklady atď.).

Vydanie predbežnej správy o 1С

Každý účtovník by mal byť oboznámený s takým dokumentom, akým je výkaz výdavkov. Ako zariadiť v 1C? Umiestnenie dokladu v programe je časť „Banka a pokladňa“.

Vo vytvorenom okne musíte najprv zadať informácie o organizácii a zodpovedných osobách. Tlačidlo "Pridať" sprístupní tabuľku, v ktorej musíte uviesť všetky informácie o vydaných prostriedkoch.

Existujú tri typy zálohových platieb:

• Peniaze. Toto zohľadňuje letenky a železničné lístky, poukážky, poštové známky atď.
• Hotovosť. Hlavným účelom dokumentu je odpísať hotovosť.
• Zúčtovací účet. Doklad je potrebný na zohľadnenie odpisu nepeňažnej sumy zo zúčtovaniafiremné účty.

Ak chcete vygenerovať informácie o výbere hotovosti, musíte začať vytvorením nového odchádzajúceho hotovostného príkazu. Po vyplnení by sa mal dokument vytlačiť a odovzdať zodpovednej osobe, aby táto osoba vyplnila riadok o prijatí finančných prostriedkov a podpísala sa. Až potom môžete dokument uložiť a odoslať.

V tabuľkovej časti pokladničného dokladu by mali byť uvedené informácie o tovare a materiáloch zakúpených zodpovednou osobou. Ak bol nákup tovaru sprevádzaný vystavením faktúry, potom je potrebné dať príznak SF, vybrať dodávateľa a vyplniť jeho údaje.

Sekcia „Vratný obal“vyžaduje vyplnenie informácií o obale, na ktorý dodávateľ čaká späť.

Sekcia „Platba“zaznamenáva sumy zaplatené dodávateľovi za predtým zakúpený tovar. Preddavok sa premietne do zaúčtovania D 60,02 K 71,01.

Záložka „Ostatné“je určená na zaúčtovanie ostatných výdavkov zodpovednej osoby (služobná cesta, cestovné, výdavky na palivo atď.).