Primárne účtovné doklady: typy, spracovanie a skladovanie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Vedenie účtovníctva v podnikoch s rôznymi formami vlastníctva je nemožné bez dokumentárnej reflexie. Ani jeden postup, ani jeden projekt, ani jedna obchodná transakcia sa neuskutoční bez správne vyhotoveného dokumentu, regulovaného vnútornými poriadkami podniku a externými legislatívnymi normami. Každá akcia vykonaná zamestnancom napríklad obchodnej spoločnosti, počnúc operátorom pre prijímanie žiadostí a končiac riaditeľom, sa odráža v dokumentárnej základni, ktorá je založená na zozname primárnych dokumentov.

Koncept a význam

Pravdepodobne je ťažké predstaviť si fungovanie existujúceho podniku v akejkoľvek možnej oblasti činnosti bez dokumentov potvrdzujúcich obchodné transakcie. Ako v každom inom probléme, aj tu zohráva dokumentácia veľmi dôležitú úlohu. Len ťažko si viete predstaviťkvalitná a právne opodstatnená práca letiska umožňujúca cestujúcemu odlet bez dokladov preukazujúcich jeho totožnosť – pasu a identifikačného kódu občana. Rovnako ťažko sa dá predpokladať, že pripustí do prevádzky auto, ktorého vodič nemá príslušnú dokumentáciu vo forme preukazu a technického pasu k autu, ktoré riadi. Rovnako aj prvotné účtovné doklady. Každá spoločnosť zapísaná v štátnom zozname podnikateľov musí mať množstvo dokladov potrebných na účtovníctvo, ktoré sú základným základom a počiatočným článkom v reťazci regulačnej regulácie jej obchodných procesov.

Primárna účtovná dokumentácia je súbor certifikátov, úkonov, objednávok, faktúr, výkazov a správ, prostredníctvom ktorých sa zaznamenávajú operácie spoločnosti a regulujú sa jej obchodné postupy.

Typy dokumentov

Klasifikácia pracovného postupu účtovníctva zahŕňa nasledujúce hlavné typy primárnych dokumentov:

• podľa funkčného účelu - účtovníctvo, manažment, personál;
• podľa stupňa regulácie - vnútorná a vonkajšia.

Prvý smer klasifikácie umožňuje medzi sebou rozlíšiť dokumenty troch hlavných funkčných úrovní akejkoľvek obchodnej spoločnosti podľa povahy ich účelu a druhý - podľa spôsobu organizácie právnej regulácia ekonomických vzťahov. Každý zo smerov zahŕňa hmotnosťurčité typy dokumentov, ktoré odrážajú vykonávanie konkrétnych činností zamestnancami spoločnosti.

Účtovná dokumentácia

Ak vezmeme do úvahy primárne účtovné doklady, tie sa zase delia na reguláciu troch fáz obchodných transakcií.

Prvú fázu charakterizuje uzavretie transakcie. Primárnu účtovnú dokumentáciu tu predstavuje uzavretie zmluvy a vystavenie faktúry na úhradu. Dohoda je dokument, ktorý upravuje vzťah medzi dvoma stranami s cieľom stanoviť podmienky interakcie medzi nimi. Faktúra na zaplatenie je požiadavka s definovaním konkrétnej sumy, ktorú podľa zmluvných podmienok musí kupujúci zaplatiť predávajúcemu za predaný tovar alebo poskytnutú službu.

Druhá fáza podnikateľskej činnosti sa odráža v platobných dokladoch a nazýva sa fáza platby za transakciu. Vzhľadom na to, že platbu je možné realizovať bezhotovostným spôsobom alebo v hotovosti, primárne doklady k nej sa predkladajú buď ako výpisy z bežného účtu a platobné príkazy, alebo pokladničné šeky a potvrdenky za prichádzajúce hotovostné príkazy.

Tretia, posledná fáza je určená konkrétne prijatím produktu alebo služby. V súlade s tým sa riadi aj primárnou dokumentáciou vo forme dodacieho listu, pokladničného dokladu a úkonu o prevzatí a odovzdaní produktov alebo úkonu vykonanej práce v prípade poskytovania akéhokoľvek druhu služby.

Dokumentácia manažérskeho účtovníctva

Rozdiel medzi účtovným a manažérskym workflow spočíva najmä v tom, že účtovná činnosť je regulovaná štátnou legislatívou s rámcom pre odzrkadlenie obchodných operácií špecificky ustanovených úradmi a manažment je určený internými rozhodnutiami a osobnými preferenciami riaditeľ alebo priamy vlastník konkrétnej spoločnosti. Inými slovami, primárne účtovné dokumenty majú prísnu formu riadenú spoločným regulačným rámcom, zatiaľ čo riadiace dokumenty sa vyvíjajú výlučne na úrovni podniku. Aké dokumenty kontrolujú vedenie manažérskeho účtovníctva v spoločnosti? Medzi hlavné patria:

• kód interných pracovnoprávnych predpisov;
• účtovná politika podniku;
• kolektívna zmluva;
• predpisy a príkazy riaditeľa spoločnosti;
• popisy práce;
• administratívne dokumenty.

dokumentácia HR

Pokiaľ ide o zoznam primárnych dokumentov upravujúcich medziúrovňové vzťahy zamestnancov v podniku, ako aj kontrolu postupu pri výpočte miezd a určovanie zodpovedností každého zamestnanca spoločnosti, tu pracovná dokumentácia obsahuje nasledujúce hlavné typy:

• personalizácia - zahŕňa súhrn všetkých pozícií v podniku, odraz ich počtu a počtu personálnych jednotiek, ako aj popis úrovne ich miezdpoplatky, postup pri prémiách, odviazanie, prijatie ustanovení o kvótach;
• rozvrh práce – obsahuje informácie o pracovnom dni, organizačných a administratívnych záležitostiach, pravidlách prijímania a prepúšťania zamestnancov, ako aj podmienkach ich povýšenia ako príplatku za prácu alebo pokarhania vo forme pokarhania a zrážky zo mzdy;
• náplň práce - práca personálneho oddelenia každého podniku je založená na súbore práv a povinností, všeobecných ustanovení, úloh, zodpovedností, kvalifikačných požiadaviek a vzťahov v zmysle podriadenosti medzi jednotlivými úrovňami personálnych útvarov v podnik.

Požadované dokumenty

Každá registrovaná a legálne fungujúca spoločnosť má zoznam povinných dokumentov, ktoré sa musia objaviť v rámci jej aktivít. Povinné primárne dokumenty sú nasledovné:

• zmluva – bez ohľadu na to, o čo ide, tento dokument je základným základom pri začatí vzťahu medzi dvoma podnikateľmi, medzi predávajúcim a kupujúcim, medzi ponukou a dopytom;
• vystavená faktúra - pri rozhodovaní o predaji tovaru alebo poskytnutí služby vystaví predávajúci faktúru kupujúcemu ako predpoklad transakcie;
• formy prísneho vykazovania - v procese dohody sa nezaobíde bez šekov, hotovosti a tovarových dokladov súvisiacich so zoznamom povinných;
• komodita-prepravný list - dokument, ktorý označuje príjemcu, prepravcu, odosielateľa tovaru, samotný tovar v sortimente jeho nomenklatúry, počet expedovaných produktov, cenu a množstvo;
• Akt o prevzatí a odovzdaní dokončenej práce alebo odoslaného tovaru.

Interné dokumenty

Ako už bolo spomenuté, práca každej spoločnosti zahŕňa prítomnosť externej a internej dokumentácie. Hlavnými primárnymi dokumentmi pre interné účely je zoznam všetkých tých tlačív, certifikátov, vyhlásení, príkazov, pokynov, ktoré sa vypracúvajú priamo v podniku a vzťahujú sa len na personál, ktorý v ňom pôsobí, bez akéhokoľvek legislatívneho vplyvu na spoločnosť, ktorý presahuje rámec táto spoločnosť.

Externé dokumenty

Dokumentácia externého účelu znamená vyššiu hierarchickú úroveň podriadenosti, keďže externé dokumenty sú tie, ktoré sú regulované štátom a jeho legislatívnym rámcom. Rozpracované ustanovenia o účtovníctve, súbor účtov účtovnej korešpondencie, štandardy účtovníctva a finančného výkazníctva - to všetko má regulačné pozadie a je upravené právnym rámcom štátu.

Formuláre dokumentov

Formy primárnych dokumentov sú rôznorodé vo svojej podstate účelu, typu dizajnu a vlastníctva. Právne sa rozlišujú tieto hlavné divízie:

• formy personálnej evidencie (objednávky, objednávky, harmonogramy,bežné režimy a plány);
• formy účtovania miezd a pracovného času (pracovné výkazy, osobné účty, denníky, mzdy);
• účtovné formuláre kapitálovej výstavby (certifikáty, denníky, akty);
• produktové účtovné formuláre (akty a registre zásob, váhy, stranícke karty, správy o pohybe zásob);
• peňažné účtovné formuláre (pokladničný denník, úkony pri prevodoch a hotovosti na pokladni);
• formuláre obchodného účtovníctva (objednávky, faktúry, úkony, špecifikácie, certifikáty kvality);
• formy účtovania hotovostných transakcií (zálohová správa, PKO, RKO, denník ich evidencie);
• formuláre na zaznamenávanie výsledkov inventarizácie (zoznamy zásob, úkony, certifikáty, denníky, výpisy).

Okrem vyššie uvedeného existujú aj formuláre prvotných dokladov pre účtovanie stavebných strojov a mechanizmov, cestnej dopravy, dlhodobého a nehmotného majetku, materiálu, maličkostí, poľnohospodárskych produktov a surovín.

Postup registrácie

Primárne dokumenty sa vypracúvajú na základe určitých požiadaviek, ktoré musia byť splnené. Napríklad záznamy v dokumentácii sa musia robiť výlučne modrým atramentom, pričom musia byť čisté a čitateľné. Dokument musí tiež obsahovať množstvo údajov požadovaných pre každý typ a musí byť osvedčený osobným podpisom vedúceho, hlavného účtovníka alebo oprávnenej osoby a tiež zapečatený pečaťou podniku. Čísla v peňažných dokladochby sa malo písať aj slovom a tam, kde je stĺpec dokumentu prázdny, musí byť pomlčka, aby sa predišlo následnému vypĺňaniu falošných čísel akýmkoľvek neprajníkom.

Úložisko

Ukladanie primárnych dokumentov prebieha priamo v podniku. Alebo môžete využiť služby súkromného (či štátneho) archívu. Ak kontrola zo strany daňovej inšpekcie odhalí absenciu prvotného dokladu, podniku sa uloží pokuta, ktorej výška sa určí v závislosti od konkrétneho druhu a počtu stratených dokladov. Podľa súčasnej legislatívy Ruskej federácie sa primárne dokumenty uchovávajú v podniku najmenej päť rokov.