Popis práce: asistentka vedúceho organizácie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Veľká organizácia – veľké práce. Nie všade bude mať šéf korporácie čas ani s pomocou poslancov. Aby si manažér správne naplánoval deň, na nič nezabudol, rozdelil a kontroloval prácu, potrebuje asistenta. Čo robí zamestnanec na tejto pozícii, čo by mal vedieť a vedieť?

Asistent manažéra: jeho úloha v organizácii

Asistent manažéra patrí podľa logiky klasifikátora profesií schválených na štátnej úrovni do kategórie manažérov, pretože zastrešuje takmer všetky záležitosti v kompetencii prvej osoby.

Zároveň niektoré organizácie interpretujú pozíciu asistenta manažéra ako administrátora, manažéra alebo sekretárky: prvé dve pozície zahŕňajú organizačné a administratívne funkcie, tretia - prezentácia a podpora. Klasifikátor profesií zaraďuje tieto druhy prác do rôznych kategórií.- špecialisti, technickí zamestnanci, ale iba asistent je klasifikovaný ako manažér.

Ako určiť rozsah pracovných povinností?

Pri prijímaní asistenta manažéra alebo sekretárky by mala organizácia rozhodnúť o postavení, právach a povinnostiach tohto zamestnanca, pretože od toho závisia požiadavky na úroveň vzdelania, kvalifikáciu a pracovné skúsenosti kandidáta.

• Recepčnej stačí úplné stredoškolské vzdelanie a etiketa a techniky práce s kancelárskou technikou uchádzača sa vyučujú priamo na pracovisku.
• Správca musí mať aspoň bakalárske vzdelanie, organizačné schopnosti a energický charakter a určité pracovné skúsenosti v závislosti od firemných požiadaviek.
• Manažér ako zástupca profesionálov vyžaduje minimálne úplné vysokoškolské vzdelanie, pracovné skúsenosti sú voliteľné, ale spoločnosť si tento štandard stanovuje podľa vlastného uváženia.
• Asistent hlavy. Z tejto pozície vyplývajú rovnaké kvalifikačné požiadavky ako pre manažéra: úplné vysokoškolské vzdelanie, prax v odbore minimálne 2 roky. Je pravdepodobné, že sa budú vyžadovať aj špeciálne osobné charakteristiky žiadateľa a možno aj pokročilé školenie.

Prečo potrebujem popis práce?

Asistent manažéra ako úradník je povinný konať v rámci svojich funkčných práv a plne vykonávať predpísané funkcie. Avšak ani nieako vedúci zamestnanec je zamestnanec povinný plniť si svoje pracovné povinnosti svedomito a včas.

Objednávka neobsahuje podrobné vyhlásenie o týchto kompetenciách a ani v prípade zmluvy nie je zoznam funkcií vždy vyčerpávajúci. Aby sa predišlo nezrovnalostiam pri určovaní podmienok zamestnanca, popis práce asistenta vedúceho organizácie by mal obsahovať podrobné povinnosti, práva, ktoré má, ako aj mieru zodpovednosti za porušenie pracovnej zmluvy, interné pracovné predpisy, spôsobenie škody zamestnávateľovi atď.

Osobný asistent výkonného riaditeľa

Popis práce asistenta vychádza z podobného pokynu pre manažéra alebo jeho zástupcu, s výnimkou niektorých prioritných funkcií strategického plánovania a riadenia. Asistentovi pravdepodobne nebude zverené ani prijímanie a prepúšťanie zamestnancov, právo hospodárenia s finančnými prostriedkami podniku, vydávanie splnomocnení a ďalšie kompetencie, ktoré osobne patria vedúcemu.

Legislatíva však umožňuje delegovať akékoľvek funkcie na zamestnanca, ktorému dôverujete, za predpokladu, že má dostatočnú kvalifikáciu, znalosti, skúsenosti a právomoci na riešenie takýchto problémov. Dôležité je len správne vydať splnomocnenie zamestnanca – príkazom alebo splnomocnením.

Popis práce asistenta vedúceho podniku by mal zároveň odrážať prácu, ktorú skutočne vykonáva.

Typické sekcie

Štruktúra popisu práce je pevne stanovená v štátnych kvalifikačných adresároch a obsahuje všetky základné požiadavky na zamestnanca a nuansy pozície, ako aj jej miesto v organizačnej štruktúre organizácie.

Popis práce „Assistant Manager“by mal ako každá iná obsahovať nasledujúce časti:

1. Všeobecné podmienky. Označuje postup prijímania a prepúšťania, podriadenosť, postup výmeny zamestnanca.
2. Pracovné funkcie. Jedna z najdôležitejších častí, ktorú je potrebné podrobne zvážiť.
3. Práva udelené zamestnancovi.
4. Obmedzenia zodpovednosti za porušenia.
5. Kvalifikácia, odborná prax, úroveň vzdelania.
6. Čo by mal vedieť zamestnanec na tejto pozícii.
7. Vzťahy medzi ním a ostatnými časťami organizácie.

Uvedené sekcie nemožno orezať, ale je dovolené ich rozbaliť a pridať potrebné položky.

Výkonný asistent Popis úlohy Vzor

Schválené:

Riaditeľ (názov organizácie)

signature

(celé meno)

dátum schválenia

Popis práce „Asistent manažéra“

1. Základné podmienky

1.1. Profesionálna kategória „Lídri“.

1.2. Prijaté a prepustené z práce na príkaz riaditeľa.

1.3. Hlásenie: priamo riaditeľovi.

2. Vlastnosti

Asistent výkonného riaditeľa:

2.1. Koordinuje prácu oddelení, sekcií a ostatných oddelení podniku v súlade s pokynmi, uzneseniami a príkazmi riaditeľa.

2.2. Vedie záznamy o termínoch vykonania kontrolných príkazov riaditeľa podľa štrukturálnych divízií.

2.3. Vypracuje plán práce pre riaditeľa na nasledujúci pracovný deň a včas ho predloží manažérovi.

2.4. Organizuje a kontroluje kancelársku prácu v podniku, kontroluje, či je v súlade s právnymi požiadavkami.

2.5. Zabezpečuje účtovanie a evidenciu všetkých splnomocnení vydaných riaditeľom.

2.6. Spravujte úradníkov a kontrolujte výsledky ich činností.

Dodatok v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.

3. Schopnosti

Výkonný asistent má právo:

3.1. Oboznámte sa s rozhodnutiami podniku.

3.2. Zúčastňujte sa na stretnutiach vedenia.

Dodatok v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.

4. Zodpovednosť

Zodpovedný asistent supervízora:

4.1. Za neplnenie alebo nesprávne plnenie svojich povinností podľa tohto pokynu, príkazov a príkazov riaditeľa platí platná legislatíva upravujúca činnosť podniku.

4.2. Za nedostatočnú kontrolu činnosti podriadených zamestnancov.

4.3. Na zverejnenie informácií s obmedzeným prístupom.

Doplnok podľana potrebách konkrétnej organizácie a profilu pozície.

5. Kvalifikácia

Asistent manažéra musí mať úplné vysokoškolské vzdelanie, profilovú prax minimálne 2 roky.

6. Musíš vedieť

Súčasná legislatíva, Charta, Kolektívna zmluva (uvádza, aké zákony a normy by mal zamestnanec poznať).

7. Interakcia

Uvádza, s kým a na akých záležitostiach asistent manažéra spolupracuje.

Súhlasím:

Vedúci ľudských zdrojov

Podpis

(celé meno)

Právny poradca

Podpis

(celé meno)

Zoznámený:

signature

(celé meno)

Špecifické kompetencie asistenta projektového manažéra

Predpokladá sa, že projektový manažment je dočasná pozícia a asistent preberá určité povinnosti až do ukončenia projektu. Jeho funkčné povinnosti budú závisieť od špecifík a témy projektu, ako aj od potrieb konkrétnej organizácie.

Popis práce asistenta projektového manažéra pre funkcie bude viac špecializovaný, ale s administratívnym a organizačným zafarbením. Typické zodpovednosti pre túto pozíciu možno nájsť v príručke kvalifikácií a potom ich upraviť podľa situácie.

Odlišujú sa povinnosti asistenta generálneho riaditeľa?

Povinnosti asistentaGenerálny riaditeľ a zástupca riaditeľa pre všeobecné záležitosti sa budú líšiť. Samozrejme, v druhom prípade budú právomoci užšie zamerané, keďže vedúci pre všeobecné záležitosti nezodpovedá za všetky činnosti organizácie, ale iba za samostatný sektor.

Popis práce asistenta manažéra pre všeobecné záležitosti je zostavený na základe funkcií šéfa, ktorému „pomáha“. Rozsah jeho zodpovednosti a funkcií budú preto základom.

Popis práce "Asistent manažér" je v tomto prípade vhodný ako základ, môžete na ňom stavať pri vývoji nových dokumentov pre súvisiace pozície.