Rozpočet na obstarávanie: podstata zostavovania, ukazovateľov a tvorby

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2025-01-24 13:24

Pri príprave rozpočtu sa plány predaja a výroby transformujú na ukazovatele príjmov a výdavkov oddelení. Aby každé z oddelení mohlo dosiahnuť zamýšľané ciele, je potrebné nakupovať materiály v rámci plánu nákladov. Na tento účel sa vytvára rozpočet na obstarávanie.

Model organizácie obstarávania 1

Prvým krokom je určiť účel vytvorenia oddelenia nákupu. Na základe špecifík produktu a počtu dodávateľov tvorí oddelenie 2-5 ľudí (maximálne 7 dodávateľov na manažéra). Každý z nich je zodpovedný za načasovanie dodávok, stav zásob, platby a realizáciu zmlúv. Prácu oddelenia nemožno vykonávať len na základe pokynov vedúceho. Divízia je vytvorená na realizáciu plánu predaja, ktorý sa zostavuje na mesiac, štvrťrok a rok. Za splnenie plánu sa mu poskytuje bonus:

• základný príjem: 40 % pre manažéra, 60 % pre výkonného pracovníka;
• bonusy: 50 % – pre manažéra, 30 % – pre hlavu;
• prémia – 10 %.

Bonusy pre manažérov sa pripisujú na základe ukazovateľov výkonnosti:

• dodanie načas;
• objem nelikvidného tovaru;
• priemerný obrat zásob.

Pre bonusy môžete použiť aj kvalitatívne ukazovatele, napríklad koeficient služby, teda počet tovaru v aplikácii, ktorý je možné uspokojiť okamžite.

Model organizácie obstarávania 2

Táto schéma sa líši od predchádzajúcej v tom, že na základe plánu predaja vedúci oddelenia vypočíta rozpočet nákupu. To znamená, že v rámci jednotky je vytvorené samostatné centrum finančnej kontroly. Uskutočňuje sa efektívnejší výber manažérov, pretože sa berú do úvahy náklady na logistiku a dodacie podmienky. Všetci zamestnanci majú záujem o realizáciu plánu obstarávania, a tým aj o rozvoj spoločnosti. Na druhej strane bude vedenie schopné znížiť schému spätného úplatku na minimum.

Vybudovanie prvého pracovného modelu bude trvať 1,5 až 2 mesiace. Úlohou riaditeľa je získavať zamestnancov s praxou. V druhom prípade bude výstavba oddelenia trvať 6-18 mesiacov. Hlavný problém spočíva v psychologickej práci. Riaditeľ potrebuje zo zamestnancov urobiť individuálnych podnikateľov. Nie každý túto rolu zvládne.

Prevádzkové plánovanie

Prevádzkový rozpočet odráža plánované aktivity na rok pre segment alebo špecifickú funkciu podniku. Vyvíja sa vo všetkých centrách zodpovednosti a následne sa konsoliduje do jedného konsolidovaného rozpočtu. Vyhotovenie dokladu možno považovať za účtovný a riadiaci proces. Rozdiel spočíva v tom, že správa odráža aktivity podniku v budúcnosti a niefixácia predchádzajúcich udalostí. Pozostáva z rozpočtov na nákup, predaj, administratívu, výrobné náklady. Pozrime sa na každý z týchto prvkov.

Predaj

Objem predaja a jeho štruktúra určujú charakter podniku. Preto je jedným z prvých plán predaja. Pri jeho príprave treba brať do úvahy nielen tržby za predchádzajúce obdobia, ale aj analyzovať faktory, ktoré ich môžu ovplyvniť (sezónnosť, akcie atď.).

Rozpočet predaja sa zostavuje s ohľadom na úroveň dopytu, geografickú polohu predaja a kupujúcich. Zahŕňa cieľovú úroveň príjmov, ktorá sa môže prejaviť v hotovostnom rozpočte. Výpočet tohto ukazovateľa však spôsobuje ťažkosti, pretože spoločnosť nemôže kontrolovať činnosť zákazníkov. Plánovaná výška výdavkov sa vypočítava na základe činnosti organizácie. Najjednoduchšie sa to počíta. Predaj ako obchodný proces má veľký význam. Pre organizácie, ktoré sa zaoberajú predajom produktov, je to plán predaja, ktorý určuje chybu vo výpočtoch. Ak je napísaný nesprávne, ovplyvní všetky ostatné oblasti činnosti.

Produkcia a zásoby

Plán vydania produktu je založený na objeme predaja. Zohľadňuje tiež výrobnú kapacitu, zmeny zásob a nákupné rozpočty. Výpočet sa vykonáva podľa nasledujúceho vzorca:

Produkcia produktu=zásoby na konci obdobia + objem predaja - zásoby na začiatku obdobia.

Objem výroby sa vypočítava na základe charakteristík výroby produktov.

Celkové výrobné náklady sú náklady spojené s výrobou produktov. Samostatný riadok zároveň zohľadňuje mzdové náklady v dvoch častiach: fixná a kusová (zamestnanecké bonusy na základe realizácie výrobného plánu).

Rozpočet na komerčné, administratívne náklady

Predajné výdavky sú všetky náklady spojené s predajom, propagáciou tovaru. Ich objem závisí od rozhodnutí v oblasti riadenia. Rozhodnutie o zmene plochy priestorov bude mať vplyv na náklady spojené so skladovaním tovaru. Výšku variabilných nákladov tvorí provízia, náklady na balenie, spracovanie, dopravu. Všetky ostatné fixné náklady sú administratívne.

Rozpočet obstarávania

Plán obstarávania podľa druhu tovaru alebo podľa dodávateľov ukazuje, koľko produktov by mala spoločnosť nakupovať od externých a interných dodávateľov. Rozpočet obstarávania sa tvorí na základe plánu predaja, úrovne zásob, pracovného zaťaženia výroby, podmienok a postupu splácania záväzkov.

Nákup=plánované použitie + zásoby na konci obdobia – zásoby na začiatku obdobia.

Zásoby na výrobu

Potreba stálych výrobných materiálov je určená nákladmi na opravu zariadení, plánom výstavby a prípravou nových produktov. Ekonómovia často robia chybu, keď tieto náklady pri zostavovaní rozpočtu ignorujú.

Plánovaná výška výdavkov závisí od typu zdrojov a spôsobu ich spotreby. Rozpočet sa tvorína základe noriem spotreby zdrojov vo výrobe, v hospodárskych centrách a potrebe fixných aktív. Prvý článok sa vypočíta vynásobením plánovaného objemu výroby normami. Táto požiadavka je upravená o stavy zásob a normy zásob. Takto sa tvorí rozpočet obstarávania v naturáliách. Ak ju chcete previesť na hodnotové podmienky, musíte ju vynásobiť plánovanou cenou.

Príklad

Oceliareň plánuje v budúcom roku vyrobiť 3000 ton produktov. To bude vyžadovať meď a kyselinu olejovú. Spotreba na 1 tonu: meď - 0,06 kg, kyselina - 0,0058 l. Zostatok medi na začiatku roka je 100 kg a na konci - 50 kg. Cena surovín je 4 500 rubľov. /t. meď a 10 000 rubľov. / liter kyseliny.

Potreba na rok:

• 30000,006=180 kg medi
• 30000,0058=17,4 litra kyseliny

Plánovaný objem nákupu:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rubľov. - pre meď.
• (17, 410 000)=174 000 rubľov. - pre kyselinu.

Akcie ADC

Plánovanie rozpočtu obstarávania v administratívnych a ekonomických činnostiach (AHA) sa vykonáva inak. Sortiment tovaru je veľmi široký (od kancelárskych potrieb až po materiály na renováciu kancelárií) a neexistujú žiadne miery spotreby. Existujú tri spôsoby, ako určiť požiadavky na zásoby:

• Použiť požiadavky od štrukturálnych jednotiek. Dodávateľská služba zhromažďuje žiadosti, spracováva, vyhodnocuje zostatky, aktualizuje ceny a vypočítava rozpočet.
• Inštalovaťštandardy zásob pre najobľúbenejšie položky, ako sú písacie potreby, čistiace prostriedky. Rozpočet sa vypočítava na základe dostupných zásob.
• Nastavte limit nákupu zásob pre AHD ako percento nákladov na základné materiály.

Zvláštnu pozornosť treba venovať zostavovaniu zásob, aby sa identifikovali prebytočné zdroje. Pri tvorbe rozpočtu obstarávania by sa tieto materiály mali upraviť smerom nadol. Najmä ak zásoba nie je obmedzená.

Funkcie rozpočtu obstarávania

• Rozpočet je plánovací nástroj, ktorý naznačuje, ako možno použiť zdroje na základe príležitostí. Je to tiež prostriedok na monitorovanie a hodnotenie výkonnosti porovnaním plánovaných a skutočných ukazovateľov.
• Prácu manažérov možno hodnotiť podľa štruktúry a stupňa implementácie rozpočtu obstarávania. Organizácie ich používajú na hodnotenie výkonnosti svojich riadiacich jednotiek.
• Rozpočet nákupného oddelenia môže plniť motivačnú funkciu, ak obsahuje cieľ činnosti. Napríklad oddelenie dostalo za úlohu nakúpiť suroviny za pol milióna rubľov na základe spätnej platby. Ak bude cieľ dosiahnutý, potom vedúci a jeho zástupcovia dostanú prémiu, ktorá zvýši výdavkovú stranu rozpočtu v ďalšom období.
• Zamestnanec musí pochopiť, aké úlohy sú preňho stanovené. Ak budú rozvojové ciele organizácie utajované, nebudú dosiahnuté. Rozpočet v tomto zmysle tvorí komunikačné prostredie v tíme, ako aj medzi sebouzamestnanci a podriadení.

Práca s ponukami

Na zostavenie rozpočtu na nákup materiálu je možné uskutočniť výberové konania - nájsť najlepších dodávateľov tovaru určitej kategórie. Podľa regulačných dokumentov je vypracovaná stratégia distribúcie materiálov podľa skupín, indikátorov kvality a klasifikácie dodávateľov. Vytvára sa súťažný zoznam s návrhmi dodávateľov. „Víťaz“je určený automaticky podľa zadaných hodnotiacich kritérií. Ďalej sa pracuje na uzavretí zmluvy a zostavení rozpočtu obstarávania.

Možnosti nákupu:

• Jedna dávka. Proces prípravy dokumentov je zjednodušený, ale organizácia bude potrebovať veľké sklady na skladovanie zásob. Zvyšuje sa riziko strát spôsobených znehodnotením produktu.
• Malé série. Rýchly obrat kapitálu a znížený úložný priestor.
• Podľa potreby. Tovar je dodávaný na faktúry (bez uzatvorenia zmluvy) v malých dávkach s plnou platbou vopred.

Kontrola obstarávania

Na kontrolu plnenia rozpočtu môžu centrá finančnej zodpovednosti vypočítať nákupy. Zároveň sa plánovanie uskutočňuje na dvoch úrovniach:

• Výhľadový manažment - tvorba potreby materiálu na rok v členení podľa štvrťrokov / mesiacov. Po zostavení ročného plánu sa uskutoční výber dodávateľov a uzatvorenie dlhodobých zmlúv.
• Správa kalendára – tvorba mesačníkaa desaťdňové / týždenné plány nákupu s cieľom nepretržite zásobovať podnik špecifickými surovinami. Toto je detail ročného plánu.

Ak chcete vypočítať mesačný nákupný rozpočet, mali by ste postupovať podľa tohto algoritmu:

• Vypočítajte potrebu materiálu na výrobu, berúc do úvahy aktuálne zostatky, očakávané príjmy a bezpečnostné zásoby.
• Požiadavka je upravená pre objednávky, položky a povolené výmeny.
• V prípade zmien vo výrobných plánoch sa rozpočet nákupu upraví.
• Pripravuje sa harmonogram dodávok surovín a platobný plán pre dodávateľov.
• Ak dodávka zlyhá, urobí sa krok späť a vyberie sa nový dodávateľ. Ak nie je možné zmeniť dodávateľa, začne sa zmena obstarávacej alebo materiálovej triedy.

Tu je návod, ako rozpočítať svoje nákupy.