Cestovné výdavky: platba, veľkosť, poštovné

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Za účelom splnenia úradných povinností sú zamestnanci často vysielaní na služobné cesty. Všetky výdavky spojené s cestou, ubytovaním a stravou hradí organizácia. Prečítajte si viac o tom, ako sa vypočítavajú a platia cestovné výdavky v roku 2018.

Legislatívne nariadenie

Denný príspevok sú výdavky zamestnanca spojené s jeho bývaním mimo miesta bydliska. Podľa čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie, tieto náklady musí uhradiť zamestnávateľ vo výške predpísanej v zákonnej politike organizácie.

Cestovné výdavky v Rusku nie sú odmenou za prácu, ale kompenzačnými platbami. Denné dávky nezávisia od výkonu pracovných funkcií zamestnanca. Aj keď tieto povinnosti neboli splnené počas pracovnej cesty z dôvodu prestojov, podnik musí stále platiť diéty.

Na legislatívnej úrovni existujú normy pre cestovné náklady, ktoré nie sú zdaňované. Podľa čl. 217 daňového poriadku, ak výška náhrady nepresiahne 700 rubľov za pracovné cesty v rámci krajiny a 2 500 rubľov za pracovné cesty do zahraničia, potomorganizácia nemusí platiť dane. To neznamená, že organizácia nemá právo stanoviť platbu nad rámec normy. Z rozdielu musíte zaplatiť daň. Ak účtovná politika podniku uvádza výšku cestovného príspevku na úrovni 1 000 rubľov, potom by sa z rozdielu mala zraziť daň z príjmu fyzických osôb (1 000 - 700=300 rubľov).

Procedúra platby

Denné diéty sa preplácajú za každý deň strávený na pracovnej ceste. Platené sú aj víkendy, nepracovné dni, sviatky a cestovné dni. Ak zamestnanec odišiel v nedeľu ráno a vrátil sa o týždeň neskôr v sobotu, potom musia byť všetky víkendy za toto obdobie (4 dni) kompenzované. Legislatíva neupravuje výplatu jednodňových diét, ale zamestnávateľ môže podľa vlastného uváženia takúto doložku zaviesť do účtovných zásad. Zároveň je povinný pred cestou vystaviť zálohu.

Náhradné výdavky:

• pre cestovanie a nájomné bývanie;
• životné náklady (na diétu);
• iné výdavky vzniknuté na príkaz alebo s povolením manažéra, aj keď neboli vopred dohodnuté.

Príklad 1

Účtovná politika spoločnosti stanovuje platbu vo výške 45 eur (3 330 rubľov) za deň pobytu na zahraničnej služobnej ceste a 700 rubľov. - na území Ruskej federácie. Zamestnanec bol neprítomný 10 dní: od 1. do 10. júla. Prvých 9 dní má nárok na výplatu 45 x 9=405 eur (29 965 rubľov). Denný návrat do Ruska sa platí sadzbou 700 rubľov. V deň zálohovej platby bol kurz eura 70 rubľov a v deň schváleniapredbežná správa - 68 rubľov. Vypočítajte si výšku cestovných nákladov.

Keďže zamestnanec dostal kompenzáciu pred cestou, prepočet vydaných súm sa vykoná podľa sadzby vydávania prostriedkov:

• 405 x 70=28 350 rubľov - na prvých 9 dní.
• Nahromadené celkom: 28 350 + 700=29 050 rubľov
• Sadzba nezdanených platieb podľa zákona=9 x 2500=22 500 rubľov.
• Rozdiel: 29 050 – 22 500=6 550 rubľov – z tejto sumy by sa mala zraziť daň z príjmu fyzických osôb.

Dokumentácia

Podkladom na cestu na cestu je písomná objednávka zamestnávateľa - objednávka. Organizácia môže použiť jednotný formulár č. T-9 alebo si vypracovať vlastný. V doklade musí byť uvedené miesto, dátum, účel cesty, číslo osvedčenia, pracovné zaradenie. Rovnaký zákon predpisuje výšku denných diét a iné obmedzené platby.

Pred cestou musí zamestnanec dostať preddavok a po návrate predložiť správu o použití financií a vykonanej úlohe. Na prípravu dokumentu sú vyčlenené tri dni. Organizácia vytvára formulár správy sama. Okrem dokumentu by mali byť priložené aj originály všetkých dokumentov spotrebného materiálu.

Ak manažér akceptuje prácu zamestnanca, potom je účtovník povinný premietnuť všetky výdavky do súvahy. Ak nie je splnený účel cesty, časť výdavkov si môže zamestnanec odpočítať z príjmu. Ak zamestnanec minul viac peňazí, ako dostal z pokladne, takdošlo k zmenám v cestovných nákladoch, mali by ste zaplatiť prekročenie. Nevyčerpanú sumu je potrebné vrátiť do pokladne, inak bude zostatok odpočítaný z príjmu zamestnanca.

Zahraničné služobné cesty

Pri medzinárodných cestách je dátumom prekročenia hraníc prvý deň zahraničnej pracovnej cesty a pri ceste do Ruskej federácie sa platí podľa sadzby platnej pre domáce pracovné cesty. Výpočty sa robia podľa značiek hraničných orgánov v pase.

Ak zamestnanec ide na cestu do zahraničia, bude si musieť kúpiť menu hostiteľskej krajiny. Túto funkciu môže organizácia prevziať tak, že v miestnych aktoch predpisuje platbu finančných prostriedkov v cudzej mene. Doláre a eurá je možné zameniť v ktorejkoľvek banke v krajine, na rozdiel od zriedkavejších národných jednotiek. Toto by sa malo zohľadniť pri vypracúvaní miestnych aktov. Ak je organizácia pripravená zaplatiť cestovné náklady v cudzej mene, potom je lepšie vymeniť za dolár alebo euro.

Účtovanie takýchto súm v účtovných záznamoch sa stále vykonáva v rubľoch, ale zohľadňuje tieto vlastnosti:

• ak je zálohová platba prevedená na rubľovú kartu, potom by sa mala suma vypočítať podľa výmenného kurzu v deň platby;
• ak sa platba uskutočňuje v hotovosti, potom by sa mal použiť výmenný kurz rubľa uvedený v certifikáte o nákupe meny.

Počet dní

Skutočnú dĺžku pobytu na pracovnej ceste určujú cestovné doklady, teda letenky. Ak zamestnanec išiel na pracovnú cestu autom, tak vypočítajdní môže byť na prípise, ktorý je povinný po návrate poskytnúť. Okrem toho by mali byť priložené všetky dokumenty potvrdzujúce použitie dopravy (nákladný list, účty, účtenky, šeky atď.).

Jednodňové výlety

Zákonom nie je stanovená minimálna lehota na pracovnú cestu. Úloha vedúceho môže byť dokončená za jeden deň. Ako môžem v tomto prípade vymáhať náklady? Proces dokladovania pracovnej cesty nezávisí od jej trvania. Účtovné oddelenie musí vypracovať objednávku, vyznačiť do výkazu práce a vystaviť zamestnancovi preddavok. Po návrate je povinný nahlásiť vynaložené výdavky, rozdiel vrátiť do pokladne organizácie. Na krátke cesty nie sú žiadne diéty. Nechať zamestnanca bez peňazí však nie je dobrý nápad. V tomto prípade mu zamestnávateľ môže vyplatiť určitú sumu, napríklad 50 % z dlžnej náhrady za deň. Táto kompenzácia je oslobodená od dane.

krajiny SNŠ

Cesty do krajín SNŠ sa berú do úvahy samostatne. Keďže pri prekročení hraníc nie je v pase pečiatka, lehota je určená cestovnými dokladmi. Deň odchodu je dátum odchodu vozidla a deň príchodu je deň, na ktorý pripadá čas príchodu vozidla do rodného mesta. Výšku platby určuje zamestnávateľ. Nezdaniteľné sumy kompenzácie zostávajú rovnaké - 700 a 2500 rubľov. Meškania na ceste sa platia na základe rozhodnutia vedúceho, ak existujú dokumenty potvrdzujúce skutočnosť nútenejmeškania.

Príklad 2

Zamestnanec ide na služobnú cestu na 3 dni.

• 10.08.17 o 22:10 odišiel zamestnanec vlakom do Astany.
• 11.08.17 o 11:00 vlak dorazil do Astany. To znamená, že zamestnanec prekročil hranice už 11.08.17.
• 11.08 a 12.07 mal zamestnanec službu.
• 12.08 – vlak do Ruska odchádza o 15:05.
• 12.08 o 23:40 vlak dorazil do Ruska. To znamená, že zamestnanec prekročil hranicu už 12.08.17.

Denný príspevok v Ruskej federácii vo výške 700 rubľov bol akumulovaný za 10. a 12. august. K 11. augustu by sa mala naakumulovať platba vo výške 2 500 rubľov. Celkovo za obdobie pracovnej cesty zamestnanec dostane: 700 x 2 + 2500=3900 rubľov

Operácie v BU

Vyúčtovanie cestovných nákladov v roku 2018, tak ako doteraz, prebieha na základe predbežnej správy. Sumy výdavkov sú premietnuté do nákladového účtovníctva, keďže pracovná cesta je pracovnou cestou.

Podmienkou cesty je predbežné vystavenie zálohy. Účtovník môže vydávať prostriedky z registračnej pokladnice alebo prevodom na bankovú kartu. Preddavok sa vypočíta na základe dĺžky trvania cesty a približných nákladov na pracovnú cestu. V BU sa táto operácia vykonáva takto:

• Dt 71 Ct 50 – vystavenie zúčtovateľných čiastok z pokladne.
• Dt 71 Ct 51 – prevod zúčtovateľných čiastok na kartu.

Ďalšie účtovanie cestovných nákladov závisí od účelu cesty. Náklady budú účtované do nákladového účtovníctva jednotky, ktorej problémy sa týkajú.rozhodnúť zamestnanca. Napríklad:

• Dt 20 Kt 71 – zamestnanec bol vyslaný na cestu, aby vykonal prácu so zákazníkom.
• Dt 44 Kt 71 – cesta súvisí s predajom tovaru.
• Dt 08 Ct 71 – zamestnanec ide na služobnú cestu, aby dokončil transakciu týkajúcu sa predaja majetku.
• Dt 28 Kt 71 – potreba služobných ciest na vrátenie chybných výrobkov.
• Dt 19 Kt 71 – účtovanie DPH zo zálohových súm.
• Dt 68 Ct 19 – odpočet dane na faktúre.

Vrátenie nevyčerpaných prostriedkov sa odráža v nasledujúcich transakciách:

• Dt 50 Kt 71 – platba vopred do pokladne.
• Dt 51 Kt 71 – vloženie zostatku prostriedkov na bežný účet.
• Dt 70 Kt 71 – zadržanie zostatku zálohy zo mzdy.

Sumu si môžete ponechať iba vtedy, ak uplynul viac ako mesiac a zamestnanec proti tejto operácii nemá námietky. V opačnom prípade sa zamestnávateľ bude musieť obrátiť na súd.

UST, sociálne odvody a iné dane

Podľa federálneho zákona č. 216 „o zmene a doplnení daňového poriadku Ruskej federácie“od 1. januára 2008 náhrada cestovných nákladov presahujúcich 700 rubľov. a 2500 rubľov. za každý deň pracovnej cesty na území Ruskej federácie a v zahraničí podliehajú dani z príjmu fyzických osôb, UST a sociálnym odvodom. Výšku kompenzačných platieb si určuje sám zamestnávateľ. Bez ohľadu na ich veľkosť sa základ dane z príjmov znižuje o skutočnú výplatu kompenzácie.

Na daňové účely výdavky organizácie zahŕňajú:

• Cestovanie pracovníkaobe strany.
• Prenájom ubytovania vrátane doplnkových služieb v hoteli (okrem nákladov na obsluhu v baroch, na izbe, za využitie wellness zariadení).
• Vydávanie a vydávanie víz.
• Vstup vozidla.

Funkcie výpočtov

Zamestnanec nemusí hlásiť, kde diéty použil. Federálna daňová služba však môže skontrolovať spravodlivý výpočet sumy na základe trvania cesty. Môžu to byť doklady potvrdzujúce cestu, ubytovanie alebo cestovný doklad.

Počas pracovnej cesty sa môžu vyskytnúť výdavky, ktoré neboli vopred dohodnuté. Napríklad náklady na balenie batožiny. Náhrada týchto nákladov je prípustná len vtedy, ak je možnosť ich náhrady uvedená v miestnom zákone a existuje dôkaz, že operácia bola vykonaná na výrobné účely. To znamená, že bolo potrebné zabaliť dokumenty, majetok organizácie. V opačnom prípade budú musieť byť takéto výdavky pripísané k príjmom zamestnanca s následnou zrážkou dane z príjmu fyzických osôb.

Náhrada stravy nesúvisí so služobnou cestou. Rozumie sa, že zamestnanec si tieto výdavky uhrádza samostatne vo výške dennej diéty. Vedenie však môže v miestnych zákonoch okrem denných diét zabezpečiť aj náklady na zaplatenie stravy a zraziť z týchto súm daň z príjmu fyzických osôb. Ak náklady na ubytovanie v hoteli, let alebo cestu zahŕňajú náklady na jedlo, daň sa nezráža.

Situáciu, v ktorej zájazd iniciuje objednávajúca organizácia, zvážime samostatne. Strany sa na tom veľmi často zhodujúúhrada bude vychádzať zo skutočných nákladov. Organizácia však môže vyslať na pracovnú cestu len svojich zamestnancov. A v tomto prípade zákazník nevedie účtovné výdavky, pretože sa to považuje za platbu za služby inej organizácie (exekútora). V takom prípade by zmluva medzi podnikmi mala uvádzať, že náhrada takýchto výdavkov bude zahrnutá v cene tovaru, ako aj požiadavky na dokumenty a lehoty na ich predloženie. Pri cestovných lístkoch a iných kontrolách si zákazník môže skontrolovať iba správnosť kalkulácie nákladov. Ak je dodávateľ zapojený do všeobecného daňového systému, potom náklady na služby podliehajú DPH. Ak je zákazníkom zahraničná spoločnosť, daň sa nevracia.

Záver

Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu, mali by mu byť preplatené cestovné náklady. Denný príspevok stanovuje zamestnávateľ a je pevne stanovený v miestnych zákonoch. Denná dávka sa vypláca za každý deň na pracovnej ceste vrátane dní pracovného voľna, sviatkov. Pred cestou si musí zamestnanec vypočítať a zaplatiť preddavok. Po skončení cesty hlási všetky zúčtovateľné sumy. Nevyčerpané sumy musia byť vrátené do pokladne a prekročenie výdavkov musí byť zamestnancovi kompenzované ihneď po schválení správy o ceste.