Personálny audit je Definícia, typy, metódy, úlohy a ciele

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Personálny audit je kontrola efektívnosti práce personálu, ktorú vykonávajú špeciálne určení zamestnanci alebo tretia strana. Na rozdiel od klasického auditu používaného v účtovníctve, personálny audit nie je povinný a neupravujú ho osobitné zákony a právne akty Ruskej federácie. Vykonáva sa z iniciatívy vedúceho podniku na vyriešenie určitých problémov. Hlavným účelom takéhoto auditu je najčastejšie identifikácia stavu zamestnancov spoločnosti. Používa sa tiež na hľadanie spôsobov, ako zvýšiť produktivitu a znížiť výrobné náklady.

Ako klasifikovať

Inšpekcie sa týkajú jedného alebo druhého typu personálneho auditu podľa takých parametrov ako:

• Použité obdobie údajov: krátkodobé, dlhodobé a krátkodobé.
• Spôsob získania informácií: ústne alebo dokumentárne
• Povaha kontrolovaných informácií: zákonné, oprávnené alebo zmiešané;
• Pre recenzentov: interných a externých.

Personálny audit sa vykonáva v dvoch smeroch: identifikácia porušení zákona azisťovanie porušení pracovnej disciplíny - hľadanie neprimeraných prekročení nákladov, zisťovanie dôvodov prostého, manželského a pod. Preto sa personálny audit v smere činnosti delí najmä na právny, kvalifikačný a zmiešaný.

Audit právneho personálu

Počas právneho personálneho auditu skontrolujú dokumentáciu personálneho oddelenia, pracovný výkaz dielní, skontrolujú faktúry a účtenky s dostupnými materiálmi a nástrojmi. Skontrolujte správnosť vyplnenia pracovných zmlúv, pracovných kníh, vykonávacích príkazov. Kontrola, či zamestnanci dodržiavajú popisy práce. Vykonávajú prieskumy a prieskumy s cieľom identifikovať porušenia pracovnej legislatívy Ruskej federácie, ako aj pravidiel a noriem prijatých v konkrétnej oblasti činnosti, ktoré musia zamestnanci dodržiavať. Napríklad požiadavky hygienických noriem v potravinárskom priemysle, GOST, normy kvality a dodržiavanie predpisov.

Hlavnou úlohou právneho personálneho auditu je identifikovať porušenia skôr, ako ich odhalí špeciálna komisia počas auditu. Pomôže to vyhnúť sa problémom so zákonom a zlepšiť kvalitu produktov a služieb.

Kvalifikačný personálny audit

Kvalifikačný personálny audit organizácie sa vykonáva s cieľom identifikovať nedostatky v práci personálu a určiť spôsoby ich odstránenia. Umožňuje tiež identifikovať prítomnosť nedostatočnej kvalifikácie pracovníka respnaopak, identifikovať najcennejších zamestnancov, ktorých treba povýšiť alebo zaplatiť viac, aby podávali ešte lepší výkon a robili viac.

Kvalifikačný personálny audit je najrelevantnejší v tých oblastiach činnosti, kde úspech podniku úplne závisí od profesionálnych kvalít zamestnanca. Napríklad v obchode. Ak predávajúci zaobchádza s kupujúcimi nesprávne, z neznalosti alebo neschopnosti, potom to priamo ovplyvňuje finančný výsledok podniku - tržby sa znižujú, objemy exspirovaných produktov sa zvyšujú. Iba kontrola môže zároveň odhaliť, či dôvodom poklesu tržieb je nízka kvalifikácia zamestnanca, a nie nejaký iný faktor. V tomto príklade by personálny audit pomohol identifikovať bezohľadného zamestnanca a nahradiť ho včas, skôr než by bola obchodná spoločnosť na pokraji bankrotu.

Komplexný personálny audit

Komplexný personálny audit zahŕňa využitie právnych a kvalifikačných auditov, ako aj všetkých dostupných metód hodnotenia a analýzy informácií. Takáto kontrola umožňuje posúdiť stav personálu a identifikovať personálny potenciál spoločnosti, identifikovať existujúce porušenia právnych predpisov v podniku a odstrániť ich skôr, ako to povedie k nežiaducim finančným a personálnym stratám.

Tento spôsob vykonávania personálneho auditu má okrem uvedených výhod aj dve nevýhody – bude stáť viac a zaberie viac času, keďže sa na kontrolu veľkého množstva údajov zapojí viac účastníkov. Pretomá zmysel vykonávať to iba v núdzových prípadoch: v prípade bankrotu alebo počas finančnej krízy, keď sa trh zužuje a konkurencia sa zintenzívňuje.

Kto môže kontrolovať

Audit personálneho systému môžu vykonávať zamestnanci spoločnosti aj organizácie tretích strán. Zároveň vzniká problém s určením úrovne spôsobilosti inšpektora, keďže pojem personálny audit nie je v právnej praxi ustálený a na vykonávanie auditu v účtovníctve sú určené tie existujúce pokyny, normy a pravidlá. Ale ako úplné a spoľahlivé budú informácie prijaté a ako budú analyzované a vyhodnocované, závisí od toho, aké kroky podnikne vedúci podniku na zlepšenie situácie s personálom.

Našlo sa však východisko. Takže ako základné pokyny a pravidlá pre organizáciu personálneho auditu v podniku možno brať základy finančného auditu a najmä také požiadavky na informácie, ktoré dostávame a poskytujeme ako:

• objectivity;
• dôveryhodnosť;
• timeliness;
• poctivosť;
• plnosť.

V súlade s tým musí audítor dodržiavať nielen pravidlá profesionálnej etiky, byť čestný a objektívny, ale aj dodržiavať určité pravidlá pri zbere a spracovaní informácií, ako aj pri príprave audítorskej správy. Na vykonávanie takej činnosti, akou je personálny audit, zároveň nemusí mať pri sebe žiadne špeciálne osvedčenie. To však neznamenáže ho môže vykonávať ktorýkoľvek zamestnanec. Na riešenie úloh personálneho auditu musí mať inšpektor určitú úroveň vedomostí a kvalifikácie.

Vykonať personálny audit môže byť buď zamestnanec špecializovanej spoločnosti, alebo niekto z personálu podniku s dostatočnou úrovňou vzdelania a kompetencií. Najčastejšie ide o vedúcich oddelení, účtovníkov a iných vysokokvalifikovaných odborníkov. A tu vzniká dilema pred vedúcim podniku: Čo je lepšie, najať si špecializovanú organizáciu alebo vykonať audit sami? Odpoveď na túto otázku závisí od faktorov, ako sú:

• Náklady na vysokokvalifikovaný personál zapojený do personálneho auditu a náklady na služby audítorskej spoločnosti;
• Množstvo informácií vyžadujúcich spracovanie a povolené podmienky na ich spracovanie.

Vo všeobecnosti sa verí, že personálny audit vykonávaný zamestnancami podniku je lacnejší, čo nie je vždy pravda. Zapojenie externých špecialistov je často oveľa výnosnejšie, ak je potrebné vykonať audit vo veľkom podniku, kde je objem informácií veľmi veľký. Firmy poskytujúce audítorské služby majú viac skúseností, ich zamestnanci sú kvalifikovanejší, aspoň v oblasti personálneho auditu, potom bude audit stáť menej a lepšie a zaberie menej času.

Audit ľudských zdrojov na vlastnú päsť, ako ho vykonávať

Ak sa vedúci podniku napriek tomu rozhodol vykonať audit s pomocou svojich zamestnancov,potrebuje poznať niektoré vlastnosti. Zvyčajne je cieľom personálneho auditu v tomto prípade preštudovať prácu nie podniku ako celku, ale nejakého samostatného oddelenia, pričom je potrebné zabezpečiť maximálnu mieru dôvernosti informácií.

Na začiatok bude musieť manažér vytvoriť pracovnú skupinu, ktorá zvyčajne pozostáva zo 4-5 ľudí, a určiť osobu zodpovednú za vykonanie auditu a vypracovanie správy o audite. Celý proces prípravy a priebehu personálneho auditu možno rozdeliť do nasledujúcich etáp:

1. Vypracovanie akčného plánu.
2. Určenie veľkosti vzorky: počet opýtaných zamestnancov, objem a typ kontrolovaných dokumentov. Čím väčšia vzorka, tým presnejší je výsledok, ale overovací postup bude trvať dlhšie.
3. Vývoj dotazníkových formulárov, príprava otázok.
4. Kontrola dokumentácie personálneho oddelenia, ako aj dokumentov v kontrolovanej oblasti.
5. Prieskum a dopytovanie zamestnancov podniku.
6. Analýza zhromaždených informácií vrátane použitia počítačovej technológie a špeciálnych programov.
7. Na základe informácií získaných počas auditu vypracuje audítorskú správu, v ktorej osoba zodpovedná za vykonanie personálneho auditu v podniku vyjadrí svoj názor na stav personálu, jeho kvalifikáciu a spokojnosť s prácou podmienky.

Správa o audite sa vyhotovuje písomne, je k nej priložený dôkaz vo forme správy o vykonanej práci. Všetky strany správy musia byť očíslované a uložené v zložke. Vo všeobecnosti akékoľvekalebo neexistujú prísne pravidlá pre vypracovanie záveru, ako aj jeho vykonanie, keďže účelom personálneho auditu je získať informácie pre interných používateľov, preto sa údaje získané na základe takéhoto auditu nikde nezverejňujú, a najčastejšie sú prísne dôverné a ich zverejnenie je neprijateľné. Okrem toho musí byť zabezpečená dôvernosť informácií vo fáze plánovania aj výsledkov overovania. Je žiaduce, aby zamestnanci podniku nevedeli o nadchádzajúcej kontrole. Pomôže to predísť tajným dohodám medzi nimi, čo znamená, že to umožní zvýšiť objektivitu a spoľahlivosť prijímaných informácií.

Metódy zberu a spracovania informácií

Metódy auditu ľudských zdrojov sa nelíšia od tých, ktoré sa používajú pri auditoch účtovníctva, získavajú sa len informácie iného charakteru a účelu. Využívajú najmä vopred pripravené formuláre dotazníkov a zoznamy otázok. Informácie získané počas auditu o zamestnancoch podniku sa porovnávajú so základnými požiadavkami predpísanými v špecializovaných manuáloch, popisoch práce a štandardoch kvality práce.

Informácie získané počas auditu vo forme dotazníkov a záznamov odpovedí na otázky a iných dokumentov, ktoré boli počas auditu obdržané, sa zhromažďujú, triedia a porovnávajú podľa času a miesta, kedy bol personálny audit vykonaný. Správa zostavená na základe výsledkov auditu by mala obsahovať, ak nie všetky dokumenty, tak tie najdôležitejšie z nich.

Aké úlohy sa dajú vyriešiťpersonálny audit

Audit personálneho systému pomáha lepšie posúdiť potenciál spoločnosti a kvalifikáciu zamestnancov. To umožňuje identifikovať najcennejších zamestnancov v rámci pracovnej sily a poskytnúť im prácu a mzdy, ktoré viac zodpovedajú ich úrovni.

Ako ukazuje skúsenosť, pre manažéra je výhodnejšie pozdvihnúť tých, ktorí už v podniku pracujú, po kariérnom rebríčku, ako zamestnať nového. Na jednej strane sa tým zvýši návratnosť ostatných zamestnancov, keďže uvidia kariérne vyhliadky, na druhej strane sa nový zamestnanec nemusí udomácniť v tíme a tým sa zvyšuje fluktuácia zamestnancov, čo môže negatívne ovplyvniť výkon podniku. Fluktuácia zamestnancov môže byť aj výsledkom nesprávnej personálnej politiky. Napríklad, ak sa nezhoduje zložitosť práce alebo miera zodpovednosti a výška odmeny. Toto môže odhaliť iba audit personálnej práce.

Takáto kontrola pomáha nielen identifikovať najcennejších zamestnancov alebo sa zbaviť tých najmenej hodnotných, ale aj riešiť problémy, ktoré priamo súvisia so skutočnosťou, že organizácia práce sa v podniku vykonáva nesprávne. Pri kontrole v jednej z dielní sa napríklad zistilo, že kvôli nevhodnému umiestneniu materiálu ich pracovníci strávili až dve hodiny denne len ich rozvozom na miesta spracovania, keďže boli uskladnené vo vzdialenom sklade. V dôsledku toho sa stratil čas a úsilie. Pracovníci sa rýchlejšie unavili a stratili koncentráciu. To ovplyvnilo kvalitu a objem produktov. Bez personálneho auditu táto systémová chybavýroba by nebola pevná, čo znamená, že by sa plytvali zdrojmi.

Zodpovednosť audítorov

Audítor je zodpovedný len za svoj názor vyjadrený v správe audítora. Nakoniec o personálnych zmenách rozhoduje vedúci podniku a úlohou audítora je iba informovať ho o stave zamestnancov podniku, o akej úrovni ich kvalifikácie, či došlo k porušeniam. zákona, pracovnú disciplínu, bezpečnostné opatrenia, či existujú naozaj vysokokvalifikovaní odborníci. Uveďte faktory, ktoré negatívne alebo pozitívne ovplyvňujú prácu personálu a racionálne využívanie pracovného času.

V dôsledku toho audítor vypracuje audítorskú správu, v ktorej uvedie:

• aké udalosti sa konali;
• koľko práce sa urobilo;
• s akými problémami a rizikami sa stretol pri svojej práci;
• čo je potrebné urobiť na nápravu situácie, ak je stav personálu alebo personálnej politiky negatívny;
• možné následky, ak sa porušenia nenapravia.

Kontrola sama o sebe nerieši problém nevhodne zvoleného personálu alebo nesprávneho konania zamestnancov podniku, ich porušovanie bezpečnostných pravidiel alebo nedodržiavanie pokynov a technických predpisov. Účelom personálneho auditu je identifikovať silné a slabé stránky existujúceho personálneho systému v podniku a dať odporúčania na odstránenie nedostatkov a zlepšenie tohto systému. Audítor niezodpovednosť za stav personálnej politiky a rozhodnutia, ktoré manažér urobí na základe výsledkov auditu.

Kde a ako najať audítorov na kontrolu personálu

Tento druh služby poskytujú najmä poradenské spoločnosti a personálne agentúry, ktoré sa špecializujú na poradenstvo a nábor pre iné podniky. Takéto organizácie sú takmer v každom väčšom meste. Svoje služby najčastejšie inzerujú v miestnych inzertných novinách a časopisoch alebo na špeciálnych reklamných stenách na internete. Niektoré majú oficiálnu webovú stránku spoločnosti.

Pri prijímaní do zamestnania sa medzi podnikom a spoločnosťou poskytujúcou služby personálneho auditu vypracuje zmluva, ktorá by mala špecifikovať práva a povinnosti zmluvných strán a zaplatiť za službu. Zmluvné strany sa zvyčajne pred uzavretím zmluvy niekoľkokrát stretnú, prediskutujú nuansy a možné riziká. Aké aktivity sa budú vykonávať. Dohodne sa približný pracovný plán (poradenská spoločnosť môže dokonca predložiť prospekt plánu HR auditu).

Hlavnou výhodou zapojenia špecializovanej organizácie tretej strany do organizácie personálneho auditu je nezávislosť auditu. Ak zamestnanec podniku, tak či onak, závisí od manažéra aj pracovnej sily, potom má externý audítor takmer úplnú nezávislosť. Jeho názor je založený iba na pozorovaných faktoch.

HR audit je jedným z najjednoduchších a najdostupnejších spôsobov, ako skontrolovať personálny systém organizácie aurčiť existujúci potenciál ľudských zdrojov podniku. Tento spôsob overovania je neoddeliteľnou súčasťou manažérskeho účtovníctva spoločnosti a mal by sa vykonávať pravidelne bez ohľadu na finančný výsledok jej činnosti.