Outsourcing účtovníctva je Vlastnosti, typy, výhody a ceny

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-17 19:06

V tomto svete sa stalo, že neprežije ten najsilnejší, najmúdrejší, najväčší, ale ten najschopnejší. Táto biologická zákonitosť sa v plnej miere vzťahuje aj na oblasť podnikania. Pre zabezpečenie trhu je potrebné, aby príjmy, ktoré spoločnosť získa, prevyšovali náklady. A v tomto prípade je dôležitá každá chvíľa a nuansa. Čo je teda outsourcing účtovníctva? Ako to ovplyvní spoločnosť?

Úvod

Začnite tu s definíciou. Outsourcing účtovníctva je formou spolupráce, pri ktorej jednotlivý špecialista alebo celá spoločnosť preberá funkcie vedenia záznamov, správy dokumentov, ako aj predkladania požadovaných informácií regulačným orgánom. Považuje sa to za opatrenie administratívnej vyťaženosti spoločnosti. S jeho pomocou rýchlo zabezpečíte fungovanie účtovného systému. Okrem toho sa znížia náklady na účtovníctvo a celému procesu sa poskytne primeraná podpora. oToto rozlišuje medzi nasledujúcimi typmi služieb:

1. Príprava a vyhotovenie daňových a/alebo finančných výkazov.
2. Spracovanie dokumentácie.
3. Monitorovanie implementácie existujúcich právnych noriem.
4. Včasné predloženie požadovaných informácií kontrolným orgánom.

Prevláda názor, že využívanie účtovných služieb tretích strán je ekonomicky výhodné len pre malé podniky. Ale s kompetentnou organizáciou vzťahov ho môžu využívať aj stredne veľké podniky. Veľké podniky uprednostňujú riadenie samy. Aj keď sú medzi nimi aj takí, ktorí využívajú služby prenosu účtovných funkcií na externých partnerov.

Aké sú výhody outsourcingu účtovníctva pre spoločnosti, ktoré využijú túto príležitosť?

Vo všeobecnosti je toto:

1. Zníženie nákladov na údržbu špecialistu. Využitie služieb spoločnosti je oveľa lacnejšie ako prilákanie kvalifikovaného zamestnanca. Koniec koncov, nepotrebujete platiť mesačnú mzdu, dovolenku alebo poskytovať sociálny balíček. Tiež nie je potrebné kupovať účtovné časopisy, inštalovať a udržiavať špecializované právne referenčné systémy, organizovať pracovisko a mnoho ďalšieho.
2. Nie je problém nájsť kvalifikovaného zamestnanca. Skúsení účtovníci sú drahí, nie každá firma si ich môže dovoliť. Zatiaľ čo začínajúci špecialisti sa pre nedostatok alebo malé skúsenosti riadia touto metódouchyby a pokusy, ktoré niekedy stoja ešte viac ako prilákanie kvalifikovaného zamestnanca.
3. Stálosť služieb. Zamestnanecký účtovník môže ísť na dovolenku alebo práceneschopnosť. Vzdialený špecialista spravidla nepracuje sám a vždy sa za neho nájde náhrada, ktorá môže pokračovať v práci.
4. Služobná kompetencia. Keďže práca prebieha väčšinou v skupine, je možné riešiť aj tie najzložitejšie a neštandardné situácie.
5. Príležitosť získať radu od kvalifikovaného odborníka, čo vám umožní sústrediť sa na riešenie kľúčových problémov.

Vo všeobecnosti vysoká kvalita, prísna dôvernosť a poistené služby.

Teraz sa na to pozrime podrobne

Ako je outsourcing účtovníctva? Ide o zložitejšiu otázku, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Môže poskytnúť úplný prenos procesu alebo selektívny prenos. To znamená, že len niektoré účtovné funkcie sú outsourcované: príprava štatistických výkazov, mzdy a podobne. A tu sa dostávame k tomu, z čoho sa skladajú ceny.

Outsourcing účtovných služieb nie je poskytovaný za pevnú sadzbu. Náklady sú ovplyvnené daňovým systémom, počtom transakcií, obratom spoločnosti. Treba mať na pamäti, že ak dôjde k chybe, strate dokladov, poškodeniu, tak zodpovednosť väčšinou nesie servisná firma, ktorá účtovníctvo prevzalaoutsourcing. Ale niekedy to neuľahčí. Pri výbere organizácie by ste mali venovať pozornosť pracovným skúsenostiam, získanej reputácii, dostupnosti certifikátov a diplomov, ako aj rozsahu poskytovaných služieb. Prevod časti alebo dokonca všetkých účtovných funkcií nie je pre žiadnu spoločnosť jednoduchým krokom. A predtým, ako sa preň rozhodnete, musíte sa vysporiadať so všetkými detailmi. Aby ste lepšie pochopili, čo je outsourcing účtovníctva, vedenie záznamov na diaľku, môžete sa oboznámiť so zákonom č. 402-FZ. Bol prijatý asi desať rokov po objavení sa trhu v Rusku, aby mohol absorbovať skúsenosti z už dosť aktívnej činnosti.

Malá odbočka

Outsourcing účtovníctva je prístup k optimalizácii obchodných procesov. Umožňuje vám sústrediť sa na vašu hlavnú činnosť, pričom znižuje finančné riziká a náklady. Prvé spoločnosti poskytujúce tieto služby sa objavili v Ruskej federácii začiatkom roku 2000. Aj keď v niektorých iných krajinách je tradícia používania takýchto riešení oveľa bežnejšia. V západnej Európe teda takéto služby využíva 86 percent malých a stredných podnikateľov. A v USA sa toto číslo vo všeobecnosti rovná 92 %. V samotnej Ruskej federácii je vznik a rýchly rozvoj tohto trhu spôsobený potrebou spoločností so zahraničným kapitálom podávať správy v súlade s medzinárodnými štandardmi.

V súčasnosti si podpora účtovníctva (outsourcing) získala veľkú obľubu medzi rôznymi organizáciami s rôznymi formami vlastníctva. V roku prijatia regulačného zákona tak pripadlo 44 % všetkých prípadov prevodu funkciítento priestor. Vo finančnom vyjadrení sa toto číslo odhadovalo na päť až desať miliónov dolárov. Teraz tento trh rastie o 6-8% ročne a jeho objem sa odhaduje na miliardy rubľov. A to nie je prekvapujúce, pretože v kríze chce veľa spoločností znížiť finančné náklady a získať kvalitné účtovníctvo. Preto prechádzajú na externú službu. Ďalším významným faktorom, ktorý ovplyvňuje obľúbenosť služby v Ruskej federácii, je neustále posilňovanie štátnej správy v oblasti daní. Pravidelne môžete pozorovať komplikáciu vykazovania a účtovania, zvyšovanie pokút aj za menšie chyby.

Čo ešte je v Rusku?

Keďže bola nastolená téma Ruskej federácie, doveďme ju na koniec a zvážme naplno, čo je to podpora účtovníctva. Outsourcing umožňuje spoločnostiam a jednotlivcom znížiť riziká a získať spoľahlivých poskytovateľov služieb. Ak hovoríme o odvetvovej štruktúre, tak ju najviac využíva sféra obchodu. Tvorí štvrtinu príjmov outsourcingových spoločností. Na druhom mieste je ropný a plynárenský priemysel. Finančný sektor uzatvára trojicu.

Okrem toho treba poznamenať účtovné poradenstvo. Aj keď neexistujú žiadne účtovné problémy, je užitočné pravidelne komunikovať so skúsenými odborníkmi, aby ste poznali nuansy neustále sa meniacej daňovej legislatívy. Predsa len sa asi zaviedol istý benefit. Potreba outsourcingu účtovníctva najmä pre individuálnych podnikateľov amalé podniky, keď údržba ďalšieho špecialistu nemá zmysel z dôvodu malého obratu alebo nízkej pracovnej záťaže. To isté možno povedať o firmách, ktoré chcú svojich zamestnancov oslobodiť od rutinnej práce za prítomnosti veľkého množstva podobných operácií. Okrem toho môžu byť náklady na outsourcing odpísané do nákladov. V tomto prípade bude DPH odpočítateľná. V priemere vám využitie outsourcingu umožňuje dosiahnuť zníženie nákladov o 25 – 30 percent!

Ako viete, že všetko bude dobre urobené?

Nedostatočne dobré prevedenie je metlou moderného podnikania. Ako viete, že práca bude vykonaná dobre? Keďže tu funguje trh, samotné spoločnosti majú záujem udržiavať vysoké štandardy. A keďže všetky prebiehajúce obchodné procesy sú spravidla už dlho vypracované, riešenie zložitých aj jednoduchých rutinných problémov sa vykonáva veľmi rýchlo. Zároveň sa klientovi veľmi často dodatočne ponúka podpora viacerých špecialistov súčasne: právnikov, odborníkov na pracovnú a daňovú legislatívu. Okrem toho majú sami záujem rýchlo reagovať na zmeny regulačného rámca a prispôsobovať sa meniacim sa podmienkam s cieľom udržať si vlastný podiel na trhu a zvýšiť ho.

Zodpovednosť za výsledok

Pri uzatvorení zmluvy o outsourcingu účtovníctva, ktorej vzor je zvyčajne možné nájsť na webovej stránke spoločnosti, každá strana znáša určitépovinnosti. Pre podniky využívajúce externé služby je tu najväčší záujem o zodpovednosť za výsledok. Za spôsobenie škody pri poskytovaní účtovnej podpory v dôsledku chýb, opomenutí, straty a poškodenia dokladov, neúmyselného porušenia platnej legislatívy je podľa platnej legislatívy zodpovedná servisná spoločnosť. Tento bod by ste si mali preštudovať podrobnejšie, no zvyčajne zadávateľ preberá všetky riziká a odškodní pokuty a penále uložené daňovým úradom. Docieli sa tým stav, kedy má extrémny záujem eliminovať akúkoľvek možnosť ich vzniku. Zatiaľ čo ak sa pomýli účtovník zamestnancov, potom samotná spoločnosť musí zaplatiť pokuty a sankcie.

Ochrana osobných údajov

Zadávateľ a jeho klient sú plnohodnotnými obchodnými partnermi. Ich záujmy sú rovnaké. Preto medzi nimi musí byť uzavretá dohoda o utajení akýchkoľvek informácií, ktoré získajú uzavretím zmluvy o outsourcingu účtovných služieb. Deje sa tak, aby sa predišlo možným stratám a poškodeniu záujmov klienta, ktorému sa poskytuje služba. Vzorom spoľahlivosti je v tomto prípade veľká a známa spoločnosť British Petroleum. V roku 2002 uzavrela servisnú zmluvu. A žiadne straty v súvislosti s týmto nedostali dodnes. Na zabezpečenie dôvernosti sa používajú rôzne možnosti na minimalizáciu možného úniku údajov.

Riziká

Väčšina rozhovorov bola o výhodách. Ale nie sú len oni. Ako pri každej činnosti, aj tu existujú určité riziká, ktoré môžu ovplyvniť vykonávané procesy. A treba o nich vedieť a mať stále na pamäti, a nie slepo vychvaľovať outsourcing účtovníctva. Dohoda o sprievode by s nimi mala počítať, aby neskôr nenastali sklamania. Takže krátky zoznam:

1. Riziko straty reputácie. Je to spojené spravidla s neuspokojivým poskytovaním služieb zo strany outsourcingu. Napríklad strata dobrej povesti na daňovom úrade.
2. Riziko úniku informácií. Keď sa účtovné funkcie prenesú na organizáciu tretej strany, vždy sa vyskytne problém s bezpečnosťou. Je to dôležité najmä z hľadiska straty súkromia.
3. Prevádzkové riziko. Vzniká použitím nedokonalej technológie alebo nekompetentnosťou.
4. Riziko zníženej odozvy. Vyjadruje sa v trochu oneskorenej reakcii na určité problémy.
5. Osobné riziko. V súčasnosti je legálne využívať výlučne klasický outsourcing účtovníctva. Agentúrna práca je zakázaná a personálne obsadenie je výrazne obmedzené. Keďže takéto obmedzenie bolo zavedené pomerne nedávno (v roku 2016), je tu síce malá, no šanca stretnúť sa s firmou, ktorej činnosť v oblasti účtovníctva nie je licencovaná.

Koľko to stojí?

ATeraz sa pozrime na otázku ceny. Outsourcing účtovných služieb sa hodnotí v závislosti od mnohých rôznych parametrov. Najdôležitejšie a najbežnejšie sú daňový systém, počet zamestnancov, ako aj obchodné transakcie uskutočnené v danom období. Je ťažké presne povedať, koľko stojí outsourcing účtovných služieb v Moskve. Približný rozsah cien vyzerá asi takto:

Počet dokumentov za mesiac	Všeobecný systém	Zjednodušené zdaňovanie
Až 10	5000 rubľov za mesiac	3000 RUB
Od 11 do 30	9000	6700 RUB
Od 31 do 50	15000	12 000 RUR

Aj keď to nie sú celé náklady na outsourcing účtovníctva. Ceny v Moskve sa môžu značne líšiť. Pozrime sa na iný systém. Len to bude založené na obrate spoločnosti. Približná cena v tomto prípade je:

Obrat spoločnosti	Náklady na údržbu za mesiac
Až 250 tisíc rubľov	3500
Až 500 000	5000
Až 1 milión	5500
1-2 milióny	10000
2-3 milióny	13 000
3-4 milióny	14 000

Pri diskusii o cene si zároveň treba ujasniť, čo všetko obsahuje základný balík. Medzi najčastejšie a žiadané momenty patrí podpora 1C, bežné účtovníctvo podľa všetkých registrov, príprava zálohových výkazov, tvorba kníh nákupov, predajov a registračných pokladníc, vedenie personálnej evidencie, mzdy, iné odmeny, ochrana záujmov a partnera na daňovom úrade, platobné príkazy a doručovanie informácií do controllingových služieb.

Záver

Ako vidíte, ide o ziskový biznis – outsourcing účtovných služieb. Zmluva vám umožňuje zobraziť všetky riziká a upevniť vzťah v právnej rovine. Tento prístup umožňuje výrazne znížiť náklady (čo je mimoriadne výhodné pre malé spoločnosti), zabezpečuje včasné podanie všetkých informácií a vyhýba sa pokutám a iným sankciám, ktoré môžu byť uložené daňovými úradmi. Netreba však zabúdať na pozornosť a opatrnosť pri výbere spoločnosti. Koniec koncov, veľa závisí od toho. Ak k tejto záležitosti pristupujete neopatrne, neskôr môžete mať veľa problémov. Navyše porušenie dôvernosti a poskytovanie údajov konkurentom nie je najhorším problémom. Koniec koncov, na vykonávanie outsourcingu účtovníctva nie je potrebné získať špeciálnu licenciu. A záruka kvality služieb, ale aj prácenikto nemôže dať.

Môžete sa sústrediť len na skúsenosti s obchodnou štruktúrou, jej existujúcu reputáciu, diplomy a certifikáty, ako aj na rozsah poskytovaných služieb. Našťastie v dobe internetu nie je ťažké toto všetko zistiť. Môžete navštíviť stránky outsourcingov alebo dokonca špeciálnych organizácií, ktoré monitorujú ich aktivity. Zároveň by ste si mali dávať pozor na to, koľko firiem je pod ich jurisdikciou, pretože príliš veľa z nich negatívne ovplyvňuje kvalitu služieb. Zmluvu o outsourcingu účtovných služieb je vhodné si preštudovať dlho pred podpisom, ktorej vzor by mal byť na stránke firmy alebo odborníka, ktorý sa vám páči.