Zoznam primárnych účtovných dokladov a pravidiel ich vyhotovenia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

V podniku sa denne vykonáva množstvo operácií. Účtovníci vystavujú protistranám faktúry a posielajú im peniaze, počítajú mzdy, penále, počítajú odpisy, pripravujú výkazy atď. Denne sa vystavujú desiatky dokumentov rôzneho druhu: administratívne, výkonné, primárne. Posledná skupina má veľký význam pre činnosť podniku.

Čo sú to „hlavné dokumenty“?

Každá udalosť ekonomického života organizácie musí byť potvrdená papierom. Tvorí sa v čase operácie alebo bezprostredne po jej ukončení. Zostavovanie účtov, výkazníctvo sa vykonáva na základe informácií uvedených v prvotných účtovných dokladoch účtovníctva. Ich zoznam je veľký. V článku zvážime hlavné, najčastejšie používanédokumenty.

Prečo potrebujeme primárku?

Primárna dokumentácia je neoddeliteľnou súčasťou účtovníctva. Ako už bolo spomenuté vyššie, vytvára sa v čase transakcie alebo bezprostredne po ukončení transakcie a je dôkazom skutočnosti tej či onej skutočnosti ekonomického života podniku.

Zoznam primárnych účtovných dokladov pre jednu transakciu môže obsahovať:

1. Zmluva.
2. Účet.
3. Pokladničný doklad alebo iný platobný doklad.
4. Nákladný list.
5. Akt o dokončení.

Požadované podrobnosti

V súčasnosti existujú jednotné formy primárnych účtovných dokladov. Používajú sa na vyjadrenie informácií o rôznych operáciách, respektíve zoznam stĺpcov v nich je odlišný. Medzitým všetky primárne dokumenty obsahujú jednotné povinné podrobnosti. Medzi nimi:

1. Názov spoločnosti.
2. Názov dokumentu (napríklad "Pokladničný poukaz").
3. Dátum založenia.
4. Obsah operácie, na základe ktorej je dokument vyhotovený. Napríklad pri vypĺňaní faktúry môže príslušný stĺpec uvádzať „Prenos materiálov na spracovanie“.
5. Peniaze a prirodzené ukazovatele. Prvé sa používajú na vyjadrenie nákladov, druhé - množstvá, hmotnosti atď.
6. Pozície zodpovedných zamestnancov ("hlavný účtovník", "skladník" atď.).
7. Podpisy osôb zapojených do transakcie.

Dôležitý moment

Primárny dokument obsahujúci všetky požadované podrobnosti má právnu silu.

Upozorňujeme, že riadne vyhotovené dokumenty môžu byť použité v súdnom konaní ako dôkaz platnosti (alebo neplatnosti) nárokov. Mnohé dokumenty vypracúvajú dodávatelia. Je potrebné dôkladne skontrolovať správnosť registrácie a v žiadnom prípade neuvádzať podpisy za dodávateľov (dodávateľov a pod.), ak tak neurobili.

Primárna dokumentácia musí byť starostlivo uschovaná.

Potrebujem primárne tesnenie?

V praxi mnohé protistrany tvrdia, že chýba vo formulári TTN a niektorých ďalších dokumentoch. Pripomeňme, že od roku 2015 je väčšina organizácií oslobodená od povinnosti mať pečať. Takéto podniky ho môžu použiť podľa vlastného uváženia. Ak je, potom informácie o jeho prítomnosti musia byť uvedené v účtovných zásadách.

V prípade, že protistrana trvá na použití pečate pri registrácii primárnej značky a spoločnosť má právo ju neumiestniť zo zákonných dôvodov, protistrane musí byť zaslané písomné oznámenie s odkazmi na predpisy, ktorými sa to riadi problém.

Dohoda

Ak je protistrana dlhodobým partnerom, potom je celkom možné uzavrieť zmluvu na niekoľko transakcií. V tomto prípade je dôležité jasne definovať lehoty na splnenie povinností, postupnosť a postup výpočtu a ďalšie nuansy. Zmluvu je možné uzavrieť o predaji tovaru, poskytovaní služiebalebo výrobné práce. Za zmienku stojí, že občianske právo umožňuje aj ústne uzavretie dohody. V obchodných aktivitách sa však spravidla používajú písomné formy zmlúv.

Faktúra

V tomto dokumente dodávateľ uvádza sumu, ktorá má byť prevedená protistrane za tovar, služby alebo práce. Pri platbe sa štandardne predpokladá, že subjekt s transakciou súhlasí.

Faktúra musí byť prítomná:

1. Názov dokumentu.
2. Názov služieb (tovar, práce), za ktoré sa platí.
3. Cena.
4. Celková suma.
5. Podrobnosti pre platbu.

V súčasnosti je celý zoznam účtovných dokladov obsiahnutý v programe 1C, takže sú spracovávané automaticky.

Upozorňujeme, že faktúra má pre regulačné orgány malú hodnotu. V ňom predávajúci zafixuje stanovenú cenu. Z pozície účtovníka je faktúra najdôležitejším prvotným dokladom, na základe ktorého sa tvoria účtovné zápisy.

Faktúra funguje ako typ faktúry. Tento dokument obsahuje špeciálny riadok na špecifikáciu súm DPH.

Dokumentácia k platbe

Skutočnosť platby môžete potvrdiť pokladničným dokladom alebo iným podobným dokladom. Platba potvrdzuje skutočnosť platby za dodávku produktov, služieb, práce. Konkrétny typ dokumentu sa vyberá v závislosti od metódyplatba: hotovosť alebo bankový prevod.

Jedným z najpopulárnejších zúčtovacích dokumentov je platobný príkaz. Ide o príkaz majiteľa účtu, aby banka previedla prostriedky na určený účet. Doklad je možné použiť pri platbe za služby, tovar, pri platbe akontácie, splácaní úveru a pod.

V prípade zrážok do rozpočtu sa vyplní pole 22 „Kód“. V platobnom príkaze je v tomto stĺpci uvedené UIN (jedinečný identifikátor). Vďaka nemu daňový úrad pozná platiteľa.

Pole „Kód“v platobnom príkaze je možné vyplniť rôznymi spôsobmi. Závisí to od toho, ako presne subjekt splní svoju povinnosť voči rozpočtu: dobrovoľne alebo na žiadosť regulačného úradu.

Nákladný list

Formulár TTN vyhotovuje odosielateľ. Nákladný list je podkladom na odovzdanie tovaru príjemcovi. Dokument je vyhotovený v 4 kópiách. Podľa TTN predávajúci prihliada na predaj a kupujúci prevezme dodávku tovaru.

Upozorňujeme, že TTN sa vyhotovuje pri preprave tovaru vlastnými silami. Ak prepravu vykonáva tretia strana, vystaví sa formulár 1-T.

Ďalší dôležitý bod: informácie v TTN sa musia zhodovať s informáciami na faktúre.

Úkon dokončenej práce

Tento dokument je vyhotovený medzi zákazníkom a dodávateľom. Úkonom je potvrdenie o vykonaní práce, poskytnutí služby za dohodnutú cenu v termínoch stanovených dohodou. Jednoducho povedané, totospráva dodávateľa pre zákazníka.

V súčasnosti nie je schválená jednotná podoba zákona. Spoločnosť má právo vytvoriť formulár sám a opraviť ho v účtovných zásadách.

Hlavné detaily aktu sú:

1. Číslo a dátum registrácie v účtovných záznamoch.
2. Dátum kompilácie.
3. Podrobnosti o zmluve, v súlade s ktorou je akt vytvorený.
4. Termín, objem, cena práce.
5. Podrobnosti o účte, za ktorý sa má zaplatiť.
6. Meno zákazníka a dodávateľa.
7. Podpisy strán transakcie.

Zákon sa vždy vyhotovuje v dvoch kópiách.

Formulár M-15

Táto skratka sa používa na označenie faktúry za odoslaný tovar. Je potrebné poznamenať, že tento dokument nie je povinný, ale podniky ho často používajú.

Faktúra za uvoľnenie materiálov na stranu sa vystavuje, ak je potrebné previesť cennosti z hlavnej kancelárie do vzdialených divízií alebo iných spoločností (ak existuje osobitná dohoda).

Pravidlá formulára M-15

V prvej časti dokumentu je uvedené číslo v súlade s tokom dokumentov v podniku. Tu by ste mali uviesť aj celý názov spoločnosti a OKPO.

Prvá tabuľka obsahuje dátum dokumentu, kód transakcie (ak sa používa zodpovedajúci systém), názov štrukturálnej jednotky, oblasť činnosti podniku, ktorý faktúru vystavuje.

Podobnesú uvedené informácie o príjemcovi a osobe zodpovednej za doručenie. Nasleduje odkaz na doklad, podľa ktorého je vystavená faktúra. Môže to byť zmluva, objednávka atď.

V hlavnej tabuľke stĺpce 1 a 2 uvádzajú účtovný podúčet a analytický účtovný kód pre všetky materiály, ktoré sa majú odpísať.

Ďalej sa do stĺpcov 3-15 zadávajú nasledujúce údaje:

• názov materiálov s individuálnymi vlastnosťami, značka, veľkosť, trieda;
• číslo skladu (ak tam nie je, bunka nie je vyplnená);
• kód jednotky;
• názov mernej jednotky;
• množstvo prevedeného tovaru;
• informácie o skutočných predmetoch uvoľnených zo skladu (vyplní skladník);
• celkové náklady na materiál;
• cena bez DPH;
• pridelená suma DPH;
• celkové náklady vrátane DPH;
• inventárne číslo materiálu;
• číslo pasu (ak je k dispozícii);
• číslo záznamu podľa karty účtu.

Faktúru podpisuje účtovník, zamestnanec zodpovedný za uvoľnenie cenín zo skladu a príjemca.

Predbežné prehľady v „1C“

Tvorba výkazov je jednou z najbežnejších činností účtovníka. Mnohé zúčtovania realizované v hotovosti sa uskutočňujú na základe zálohových dokladov. Patria sem cestovné náklady, nákupy do domácnosti atď.

Zamestnanci podniku často dostávajú z pokladne prostriedky na výdavky na domácnosť. Po získaní potrebných cenností (napríklad písacích potrieb) sa zamestnanci nahlásia a poskytnú podporné dokumenty účtovnému oddeleniu.

Účtovník musí zas zaznamenať všetky výdavky v účtovnom systéme. "Predbežné prehľady" môžete otvoriť v "1C" v sekcii "Banka a pokladňa", podsekcia "Pokladňa". Zavedenie nového dokumentu sa vykonáva tlačidlom „Vytvoriť“.

V hornej časti formulára sú uvedené:

1. Názov spoločnosti.
2. Sklad, kde budú pripísané novoprijaté cennosti.
3. Zamestnanec podáva správy o finančných prostriedkoch prijatých na základe správy.

Dokument obsahuje 5 záložiek. V časti „Zálohy“vyberte doklad, na ktorý boli prostriedky vystavené:

1. Doklad o peniazoch.
2. Príkaz v hotovosti.
3. Debet z účtu.

Ak bol tovar zakúpený za vydané prostriedky, zobrazia sa na karte s rovnakým názvom. V časti „Nádoba“uveďte informácie o vratnej nádobe (napríklad fľaše na vodu). Karta „Platba“zobrazuje informácie o hotovosti zaplatenej dodávateľom za nákup predmetu alebo vydanej za nadchádzajúcu dodávku.

V časti „Iné“sú uvedené údaje o cestovných výdavkoch: diéty, náklady na palivo, lístky atď.

"Univerzálny" formulár

V zozname primárnych účtovných dokladov je jeden papier, ktorý možno použiť v rôznych situáciách. Používa sa pri tvorbe účtovných ajdaňové priznanie. Ide o účtovníctvo. Formulár je potrebný v prípade potreby na opravu vzniknutej chyby. Okrem toho sa dokument vyžaduje pri vykonávaní operácií, ktoré si vyžadujú vysvetlenia, premietnutie výpočtu, potvrdenie transakcií, ak neexistujú žiadne iné doklady.

Nuance

Je potrebné povedať, že podnik má právo potvrdiť dokončenie transakcií, ktoré si nevyžadujú vykonanie štandardných (štandardných, jednotných) formulárov, nie pomocou certifikátu, ale prostredníctvom nezávisle vyvinutého primárneho účtovníctva Dokumenty. Ich zoznam by však mal byť stanovený vo finančnej politike spoločnosti.

Pravidlá na zostavenie certifikátu

Pre tento dokument nebol schválený jeden jednotný formulár. Špecialisti ho teda môžu zostaviť vo voľnej forme alebo použiť šablóny vyvinuté v podniku. Medzi povinné informácie, ktoré by certifikát mal obsahovať, treba uviesť:

1. Informácie o podniku.
2. Dátum a dôvody zostavenia.
3. Primárne účtovné doklady a účtovné registre, ku ktorým je priložený certifikát.
4. Podpis zodpovedného zamestnanca.

Môžete písať na obyčajný biely list A4 alebo na firemný hlavičkový papier.

Pri kompilácii musíte byť veľmi opatrní, aby ste neurobili chyby. Čím podrobnejší je odkaz, tým menej dodatočných otázok majú inšpektori.

Dokument by mal samozrejme obsahovať iba spoľahlivé informácie. Ak počasbudú identifikované pravopisné chyby, je vhodnejšie vyhotoviť certifikát znova.

Funkcie úložiska

Všetko, čo súvisí s prvotnými účtovnými dokladmi, musí byť v podniku uchovávané minimálne 5 rokov. Výpočet tohto obdobia začína od dátumu konca vykazovaného obdobia, v ktorom boli doklady vydané.

Extra

Primárne môžu byť vydané v papierovej alebo elektronickej forme. V poslednej dobe čoraz viac podnikov uprednostňuje elektronickú správu dokumentov. Je to pochopiteľné: spracovanie a odoslanie dokumentov trvá oveľa menej času.

Elektronické dokumenty musia byť certifikované digitálnym podpisom (vylepšeným alebo bežným – na základe dohody medzi zmluvnými stranami).

Zodpovednosť

Primárna dokumentácia je najdôležitejším prvkom obchodného života podniku. V jeho neprítomnosti budú firme hroziť vážne sankcie zo strany regulačných úradov. Pokuty budú udelené aj v prípade zistenia chýb v primárnej dokumentácii, nepresných informácií.

Porušenie predpisov sa trestá nielen podľa daňového poriadku, ale aj podľa zákona o správnych deliktoch. Ak existujú dôvody, páchatelia môžu byť tiež stíhaní.

Záver

V práci podniku možno použiť rôzne dokumenty. Niektoré z nich môžu mať zároveň jednotnú formu a niektoré môže spoločnosť vyvíjať samostatne. Bez ohľadu na to však musia byť v dokumentoch uvedené všetky požadované podrobnosti.

Niektoré firmy používajú kombinované dokumenty. Rečhovoríme o jednotných formulároch, doplnených v súlade so špecifikami činnosti organizácie.

Je dôležité zohľadniť vybrané typy primárnej dokumentácie v účtovnej politike podniku. V priebehu činnosti spoločnosti môže vzniknúť potreba nových dokladov. Ak ich vyvinul podnik, mali by byť uvedené v účtovných zásadách.

Upozorňujeme, že protistrana môže tiež nezávisle vyvinúť určité formy cenných papierov. Vo finančnej politike je potrebné uviesť, že spoločnosť akceptuje takéto dokumenty od protistrán.

Na zaznamenávanie mnohých transakcií organizácie nemusia používať jednotné formy primárnej dokumentácie. Ak však hovoríme o hotovostných transakciách, potom sa vykonávajú výlučne schválenými príkazmi a inými platobnými dokumentmi.