Správa elektronických dokumentov: výhody a nevýhody, podstata systému, spôsoby implementácie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Stále viac spoločností prechádza na elektronickú správu dokumentov, ktorá zahŕňa používanie rôznych programov na vytváranie a ukladanie dokumentov. Organizácia zároveň nedisponuje archívom obsahujúcim papierové kópie dokumentov. Elektronická správa dokumentov má množstvo výhod, kvôli ktorým podnikatelia radi odmietajú používanie papierových dokumentov. Na prechod naň je však potrebné nainštalovať špecializovaný softvér na pracovné počítače a tiež určiť zodpovedného zamestnanca, ktorý sa bude týmto pracovným postupom zaoberať.

Koncept správy elektronických dokumentov

Reprezentuje ho moderná metóda práce s rôznou dokumentáciou. Pri činnosti každej organizácie vzniká množstvo rôznych papierov, ktoré je potrebné neustále tlačiť a dlhodobo skladovať v oddelenej miestnosti.

Ak má podnikateľ alebo firma riadne vyhotovenúelektronický podpis, ktoré dokumenty sú certifikované v elektronickej podobe, potom nie je potrebné tlačiť túto dokumentáciu na papier.

Výhody elektronickej správy dokumentov

Prechod na elektronickú dokumentáciu certifikovanú spoločnosťou EDS má mnoho výhod. Práve kvôli prítomnosti mnohých pozitívnych parametrov čoraz viac podnikateľov prechádza na tento spôsob dokumentácie. Najprv by ste však mali zhodnotiť výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov. Medzi hlavné výhody patrí:

• okamžite vyhľadá potrebnú dokumentáciu vďaka kompetentnej štruktúre a spoľahlivosti úložiska;
• štruktúra pracovného toku je centralizovaná;
• všetky dokumenty môžu byť uložené elektronicky na rôznych médiách a dokonca aj na vzdialených serveroch, takže aj keď v kancelárii vypukne požiar, nemusíte sa obávať, že bude zničená akákoľvek dôležitá dokumentácia;
• všetky dokumenty sa jednoducho zaregistrujú a schvaľujú;
• všetky dokumenty sú podpísané na základe ich odoslania prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov, čo šetrí značné množstvo času a úsilia zamestnancom akéhokoľvek podniku;
• v prípade potreby si môžete vytvoriť kópiu požadovaného dokumentu za pár sekúnd;
• audit je výrazne zjednodušený, pretože sa vykonáva v elektronickej forme a na tieto účely si môžete pozvať aj najatých špecialistov, ktorí dostávajú dokumentáciu elektronickými kanálmi.

Výhodyelektronické systémy na správu dokumentov sú významné a nepopierateľné, no pred prechodom na ne by ste mali zhodnotiť negatívne aspekty každého systému.

Systémové chyby

Výhody implementácie systému elektronickej správy dokumentov sú nepopierateľné, ale tento proces má určité nevýhody. Patria sem:

• vyžaduje sa nevyhnutne zaregistrovať elektronický digitálny podpis, za vytvorenie ktorého sa platí veľké množstvo finančných prostriedkov;
• neexistuje možnosť používať elektronické dokumenty, ak partneri neprešli na elektronickú správu dokumentov;
• veľa peňazí a času sa vynakladá na inštaláciu dodatočného softvéru a najatie spoľahlivého zamestnanca, ktorý vedie všetky elektronické záznamy;
• zatiaľ neboli opravené žiadne striktne jednotné formáty takéhoto pracovného postupu;
• mnohí dodávatelia a kupujúci sú podozriví z používania elektronických dokumentov podpísaných spoločnosťou EDS.

Preto si každý podnikateľ musí najprv naštudovať výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov, aby mohol urobiť správne a relevantné rozhodnutie.

Dôvod vývoja

Výhody elektronickej správy dokumentov sú početné a významné. To vedie k tomu, že sa neustále vyvíja a zavádza do práce rôznych podnikov, ktoré nie sú lenkomerčné, ale aj verejné. Medzi hlavné predpoklady pre jeho efektívny a neustály rozvoj patrí:

• Počíta sa s možnosťou jeho uplatnenia v daňovej legislatíve. Niektoré typy daňových priznaní je možné podávať len elektronicky. Platí to pre správy o poistnom uvedenom v PF pre zamestnancov, ako aj pre vyhlásenie 3-NDFL predložené Federálnej daňovej službe za každého zamestnanca podniku. Aj výkaz SZV-M za všetkých zamestnancov podniku sa podáva elektronicky, ak organizácia zamestnáva viac ako 25 ľudí. Preto sú niektoré spoločnosti jednoducho nútené prejsť na elektronickú dokumentáciu, keďže aj tak musia vydať EDS.
• Medzi hlavné výhody elektronickej správy dokumentov patrí možnosť ich opravy v účtovníctve. Na základe federálneho zákona č. 402 môže byť primárna účtovná dokumentácia generovaná nielen v papierovej forme, ale aj v elektronickej forme, ak je možné ju podpísať elektronickým podpisom.
• Od roku 2017 sa začal efektívny vývoj tohto toku dokumentov v súdnych konaniach. Teraz musí byť každé rozhodnutie súdu zverejnené v otvorených zdrojoch. Okrem toho majú všetky firmy a jednotlivci možnosť podať reklamáciu alebo sťažnosť elektronicky, čo si vyžaduje EDS. Elektronický podpis preto nevydávajú len veľké firmy, ale dokonca aj jednotlivci.
• Vývoj elektronických technológií prebieha rýchlo, takže teraz má takmer každý prístup k internetu, čo značne zjednodušuje proces komunikácie s ostatnýmiľudia a vládni úradníci.

Preto možno tvrdiť, že používanie takéhoto pracovného postupu sa stáva čoraz žiadanejším.

Ďalšia významná výhoda

Mnoho spoločností navyše spolupracuje s podnikmi v iných regiónoch alebo krajinách, takže pri spravovaní elektronickej správy dokumentov je oveľa jednoduchšie vymieňať si rôzne dokumenty. To vám umožňuje výrazne zvýšiť predajné trhy a nadviazať kontakty s priamymi výrobcami.

Toto je ďalšia významná výhoda elektronickej správy dokumentov. Zlepšenie kvality riadenia bolo pozorované od prvého dňa zavedenia vhodného systému.

Ako sa prihlásiť?

Na začiatku vedúci podniku vyhodnotí výhody a nevýhody systému elektronickej správy dokumentov. Ak sa rozhodne o jeho zavedení v spoločnosti, potom sa na to vykonajú tieto kroky:

• Koná sa zhromaždenie akcionárov, kde sa hlasuje za implementáciu tohto systému.
• Ak je rozhodnutie kladné, príslušný príkaz vydá riaditeľ spoločnosti.
• Odporúča sa vypracovať interný predpis upravujúci pravidlá používania elektronickej dokumentácie.
• Vyberte podpis, ktorý sa použije v procese podpisovania rôznych dokumentov.
• Ak sa vyberie jednoduchý podpis, potom sa pripojí na základe kódov a hesiel, ako aj inými prostriedkami a prístupom k nimje obmedzená, preto je určená konkrétna osoba, ktorá sa bude zaoberať schvaľovaním elektronickej dokumentácie.
• Je vybratá certifikačná autorita. Zastupuje ju špecializovaná organizácia, ktorá sa zaoberá správou elektronických dokumentov. Je dôležité vybrať si spoločnosť, s ktorou bude výhodné a pohodlné spolupracovať. Vopred by ste si mali zhodnotiť cenu ponúkaných služieb, ako aj rôzne funkcie, ktoré je možné počas spolupráce využiť. Je určené, akú zodpovednosť nesie vybrané stredisko za rôzne chyby, ktoré môžu vzniknúť v procese udržiavania elektronickej správy dokumentov.
• Pripravujú sa dokumenty, na základe ktorých je uzatvorená zmluva s vybraným centrom.
• Prebieha vysvetlenie zmluvy s vybranou organizáciou. Potom centrum vytvorí a vydá certifikát kľúča EDS svojmu klientovi.
• Do práce organizácie sa priamo zavádza elektronická správa dokumentov. Na tento účel sa všetky papierové dokumenty prevedú do elektronickej podoby a zavádza sa postup výmeny elektronickej dokumentácie.

Faktúry je možné vystavovať elektronicky, ale mali by ste sa najskôr uistiť, že použitie takejto dokumentácie bude pre protistranu výhodné. Dôvodom je skutočnosť, že spoločnosť musí mať technické prostriedky na spracovanie týchto dokumentov.

Výber EDS

Súčasťou výhod elektronickej správy dokumentov je aj zníženie nákladov na prípravumnožstvo papierových dokumentov. Ale v každom prípade budete musieť vynaložiť určité náklady. Súvisia s vyhotovením elektronického podpisu používaného v procese schvaľovania elektronickej dokumentácie.

ETS môže byť prezentované v nekvalifikovanej alebo kvalifikovanej forme.

Nekvalifikovaný

Vydáva sa pomocou kryptografickej transformácie údajov, na ktorú sa používa špeciálny kľúč, ktorý má vlastník EDS k dispozícii. Je dôležité vopred sa rozhodnúť, kto presne vo firme bude podpisovať elektronické papiere.

Pomocou takéhoto podpisu môžete zistiť rôzne zmeny vykonané v dokumentácii po jej podpísaní.

Kvalifikovaný

Na tento účel spoločnosť dostane špeciálny certifikát obsahujúci overovací kľúč EDS. Na vytvorenie takéhoto podpisu sa berú do úvahy požiadavky uvedené vo federálnom zákone č. 63.

Takýto EDS sa zvyčajne používa vo veľkých spoločnostiach, ktoré sa snažia zachovať obchodné tajomstvo, a preto je vďaka vylepšenému kvalifikovanému EDS zaistená bezpečnosť elektronických dokumentov.

Po výbere konkrétneho typu elektronického podpisu je uzatvorená zmluva s vybraným certifikačným centrom.

Pravidlá pre zavedenie systému do práce spoločnosti

Výhody elektronickej správy dokumentov v porovnaní s papierovou sa považujú za nepopierateľné, no často sa v procese jej implementácie do práce organizácie vyskytnú určité ťažkosti. Preto pravidlá tohto procesu zahŕňajú:

• najprv je na príkaz vedúceho vymenovaný špecialista, ktorý sa bude zaoberať prekladom papierových dokumentov do elektronickej podoby;
• špeciálny softvér je nainštalovaný na každom pracovnom počítači, ktorý vám umožňuje podpisovať dokumenty s predtým vydaným EDS;
• pri zostavovaní, spracovávaní a odsúhlasovaní rôznej dokumentácie sa berú do úvahy základné pravidlá kancelárskej práce, ktoré platia aj pre papierové dokumenty;
• elektronické dokumenty musia obsahovať všetky potrebné podrobnosti, pečate a EDS;
• informácie môžu byť vložené do podnikových predpisov o tom, aké metódy potvrdenia akcií s týmito dokumentmi sa použijú.

Tento proces sa nepovažuje za príliš zložitý, ak je dobre pochopený.

Pravidlá spolupráce s inými spoločnosťami

Každá spoločnosť, ktorá implementuje takýto systém do svojej práce, chce využívať elektronickú dokumentáciu v spolupráci so svojimi hlavnými protistranami. Na tento účel by sa pri vypracúvaní zmluvy s inou spoločnosťou mala do textu dokumentu zahrnúť doložka, v ktorej sa uvádza, že všetky dokumenty sa budú odosielať prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov. Potom je potrebná dokumentácia zostavená a podpísaná predtým vydaným EDS. Všetky nástroje EDS musia byť certifikované, inak ich nemožno používať počas prevádzky spoločnosti.

Je oveľa jednoduchšie vytvoriť si takýto pracovný postup s rôznymi vládnymi agentúrami, napríklad s federálnou daňovou službou alebo dôchodkovým fondom. Je to spôsobené tým, že takéto organizácie už majú potrebný softvérpracovať s elektronickou dokumentáciou.

Ako sa ukladajú dokumenty?

Hlavnou výhodou elektronickej správy dokumentov je, že v organizácii nie je potrebné vyčleniť samostatnú miestnosť na vytváranie archívu, keďže všetky dokumenty sú uložené na počítačoch, serveroch alebo rôznych elektronických médiách. Napriek tomu musí každá spoločnosť zaplatiť riadne uloženie dokumentácie, aby k nej nemali prístup neoprávnené osoby alebo organizácie.

Pri ukladaní elektronických dokumentov sa berú do úvahy nasledujúce pravidlá:

• nomenklatúra prípadov je nevyhnutne zostavená pre celú spoločnosť a jej vzhľad a obsah závisí od oblasti činnosti, v ktorej spoločnosť pôsobí;
• prebieha kontrola hodnoty dokumentov;
• každá dokumentácia je označená použitím elektronickej správy dokumentov;
• všetky dokumenty musia byť archivované.

Pri zohľadnení týchto pravidiel nebude ťažké správne uložiť dokumentáciu v elektronickej forme.

Záver

Správa elektronických dokumentov má mnoho výhod. Zvyšovanie kvality práce firmy je dôsledkom jej implementácie. Na tento účel je dôležité prijať vhodné rozhodnutie pre vedenie podniku, vybrať certifikačné centrum a vydať EDS. Na počítačoch je nainštalovaný špeciálny softvér a v miestnych regulačných aktoch spoločnosti sa vykonajú potrebné zmeny.

Pomocou elektronickej dokumentácie je to výrazne zjednodušenéfungovanie spoločnosti, ako aj jednoduchosť spolupráce s inými firmami a vládnymi organizáciami.