Správa elektronických dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Správa elektronických dokumentov (EDM) je rýchly spôsob výmeny informácií založený na používaní elektronických dokumentov s virtuálnym podpisom. Vo vyspelých krajinách sveta si už dlho získal uznanie ako efektívny nástroj pre operatívne podnikanie.

Essence

Správa elektronických dokumentov medzi organizáciami je súbor procesov na vytváranie, spracovanie, odosielanie, prenos, prijímanie, ukladanie, používanie a ničenie dokumentov. Všetky tieto procesy sa vykonávajú po kontrole integrity a potvrdení prijatia dokumentov.

Pravidlá implementácie toku dokumentov medzi právnickými osobami sa vykonávajú na základe dohody strán. Výmena informácií sa uskutočňuje pomocou telekomunikačných prostriedkov a dokumenty sú uložené na elektronických médiách. Doba uchovávania účtovných informácií by nemala presiahnuť dobu stanovenú zákonom.

Organizáciesi medzi sebou môžu vymieňať formálne a neformálne dokumenty s podpismi účastníkov. V oblasti podnikateľskej činnosti to môžu byť: faktúry, dohody, faktúry, zmluvy, dohody, objednávky, oznámenia, splnomocnenia a pod. Informácie je možné prenášať vo forme textových, tabuľkových a grafických súborov.

Účel implementácie EDI

Predpoklady na zavedenie EDI môžu byť:

• obmedzenie rutinnej práce;
• zníženie straty dokumentov;
• "transparentná" práca s dokumentmi;
• zlepšenie výkonnostnej disciplíny – poskytovanie dokumentov načas atď.

Medzi kvantitatívne ciele patria:

• Skrátiť čas spracovania dokumentu 10-krát.
• Znížte kancelárske výdavky na polovicu.

Správa elektronických dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje

V súlade s domácou legislatívou sa elektronická správa dokumentov medzi organizáciami vykonáva na základe dohody oboch strán. Pre výmenu dát je potrebné, aby boli všetci účastníci pripojení k zariadeniu jedného operátora. Ďalej musí používateľ odoslať žiadosť o pridanie do zoznamu protistrán. Po potvrdení žiadosti si účastníci systému môžu vymieňať údaje.

modul EDI bude musieť vykonávať nasledujúce funkcie:

• Pozvite protistrany na výmenu údajov.
• Vytvorte si adresár.
• Integrujte s účtovným softvérom,napríklad 1С.
• Podpíšte a zašifrujte dokumentáciu.
• Štruktúrujte korešpondenciu.
• Sledovať stavy e-mailov.

Správa elektronických dokumentov medzi organizáciami sa vykonáva pomocou certifikátov. Pripojenie k serveru a autentifikácia sa vykonáva prostredníctvom osobného digitálneho certifikátu. EDS je vydaný každému používateľovi systému, uložený na nosiči elektronického Tokenu a chránený PIN kódom. Používateľ musí zadať svoje prihlasovacie meno, heslo k osobnému účtu. Až potom bude mať prístup k svojim dokumentom.

Proces výmeny môže spustiť ktorýkoľvek zamestnanec organizácie pripojenej k systému. Pred odoslaním dokumentu protistrane musí byť dokument podpísaný digitálnym podpisom. Táto operácia sa vykonáva pomocou programu Cryptopro. Dokument sa odosiela cez EDI. Zamestnanec protistrany dostane oznámenie o prijatí nového dokumentu. Ak to prijme, potom dá aj EDS. Ak potrebujete vykonať zmeny v dokumente, vytvorí sa nová elektronická verzia. Po dokončení úprav je potrebné uložiť všetky zmeny pomocou EDS. Potom sa dokument so zmenou odošle protistrane. V prípade potreby sa vykonáva elektronická koordinácia informácií.

Ak potrebujete vykonať zmeny znova, celý postup sa zopakuje znova. Ak neexistujú žiadne sťažnosti týkajúce sa novej verzie, dokument sa rešpektuje. Konečná vzorka sa považuje za podpísanú dvoma digitálnymi podpismi. Všetky verzie dokumentu sú uložené na serveri a sú k dispozícii na prezeranie. Hneď ako vzorka získa stav platný, zmeňte hodokument nebude fungovať. Prerušené zmluvy majú priradený stav „Zrušené“. Takto prebieha správa elektronických dokumentov medzi organizáciami.

Vybavenie

Čo je potrebné na elektronickú správu dokumentov medzi organizáciami? Najprv musíte vybrať telekomunikačného operátora a nainštalovať špeciálny softvér na výmenu informácií. Po druhé, s každou protistranou, s ktorou má organizácia v úmysle viesť elektronickú korešpondenciu, je potrebné uzavrieť „Dohodu o výmene elektronických dokumentov“.

Je tiež potrebné nainštalovať EDI server, kde sa budú ukladať všetky dokumenty. Môže ísť o klientske vybavenie aj „cloudové“úložisko. Prístup k údajom systému zvonku sa vykonáva prostredníctvom aplikácie, ktorá je nainštalovaná na zariadeniach zamestnancov organizácie. Interakcia počítačov so serverom prebieha cez protokol HTTP s dodatočným šifrovaním SSL 128. Prístup k dokumentom je realizovaný iba cez aplikačné rozhranie a po overení.

Projekt EDF

Projekt automatizácie procesov môže trvať od niekoľkých mesiacov do niekoľkých rokov. Termín priamo závisí od počtu procesov, ktoré je potrebné automatizovať, zdrojov a finančných možností organizácie. Stručná schéma na zavedenie EDI je nasledovná:

• Vytvorenie pracovnej skupiny.
• Formovanie cieľov, termínov a rozpočtu projektu.
• Preskúmajte existujúce procesy.
• Vyvíjajte úlohy.
• Vyberte siEDI systémy.
• Podpis dohody o implementácii EDS.
• Schválenie pracovného poriadku.
• Vypĺňanie systémových adresárov.
• Školenie personálu.
• Predbežné testovanie.
• Vydanie objednávky na zavedenie EDS.
• Vylepšovanie softvéru a operačných postupov.
• Spúšťame pilotný projekt.
• Úplný prechod na EDI.

Chyby pri implementácii EDI

V procese automatizácie dokumentov by sa osobitná pozornosť mala venovať procesom, v ktorých je prítomnosť papiera vyžadovaná zákonom. Papierový dokument nemôžete duplikovať elektronicky. To výrazne spomaľuje pracovný proces a spôsobuje negatívny postoj k procesu automatizácie ako celku. Nikto neplatí navyše za dvojitú prácu.

V procese implementácie je potrebné vypracovať nový postup pre prácu s dokumentmi, vyškoliť personál a až potom sa pustiť do plnej implementácie. To sa dá dosiahnuť iba vtedy, ak budú zamestnanci informovaní o výhodách používania nových technológií.

Ďalšou populárnou chybou je slabá štúdia požiadaviek na EDMS. Ak používatelia musia pracovať v nenakonfigurovanom systéme, potom sa proces EDI líši od procesu prijatého v organizácii.

Správa elektronických dokumentov medzi organizáciami: výhody a nevýhody

Výhody:

• Zníženie nákladov na odosielanie originálnych dokumentov poštou.
• Úspora úložného priestoru pre dokumentáciu. Všetko je uložené elektronicky.
• Jednoduché použitie. Dokument sa odosiela z jedného pracoviska. Rýchle vyhľadávanie dokumentu sa vykonáva podľa stavu (odoslané, prijaté, prijaté atď.).
• Okamžité doručenie. Všetky odoslané informácie sa dostanú k adresátovi v priebehu niekoľkých sekúnd.
• Dokument nemožno stratiť, kým neuplynie obdobie jeho uchovávania v systéme.

Chyby:

• Ak chcete zariadenie používať, musíte si zakúpiť licenciu, ktorá stojí veľa peňazí.
• Väčšinou si údaje môžu vymieňať iba členovia toho istého systému.
• Správa elektronických dokumentov medzi organizáciami v 1C alebo pomocou akéhokoľvek iného softvéru sa líši od predtým používanej schémy. Po zavedení nového algoritmu budú mať všetci zamestnanci otázky týkajúce sa výkonu práce.
• Technické vybavenie. Pred zavedením EDI musí organizácia nakúpiť vybavenie a vyškoliť zamestnancov na správu nového systému.
• EDI sa vykonáva pomocou EDS, ktorého platnosť je 1 rok. Certifikáty je potrebné sledovať a aktualizovať včas. Je tiež potrebné kontrolovať dobu platnosti certifikátov protistrany, aby sa predišlo problémom s daňou.

Právne predpisy

Aké predpisy upravujú správu elektronických dokumentov medzi organizáciami? Legislatíva Ruskej federácie obsahuje federálny zákon č. 63 „O elektronickom podpise“, pravidlá na predkladanie dokumentov Federálnej daňovej službe sú predpísané v nariadení Ministerstva financií č. MMV-7-2 / 168. EDOmedzi organizáciami sa vykonáva na základe príkazu Ministerstva financií č. 50n. Pravidlá pre výmenu primárnych účtovných dokladov v elektronickej forme sú predpísané v príkaze Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/36@. Všetci prevádzkovatelia EDI sa pri svojej činnosti musia riadiť príkazom Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronická správa dokumentov medzi organizáciami SBIS poskytuje zákazníkom tieto výhody:

• Dokumenty môžete posielať akejkoľvek organizácii, ktorá je registrovaná na území Ruskej federácie. Ak protistrana nie je členom systému SBIS, potom zamestnanec spoločnosti jednoducho kontaktuje zástupcu organizácie a pošle mu pozvánky na účasť v systéme na jeho e-mail. Ihneď po potvrdení žiadosti sa výmena informácií medzi účastníkmi uskutoční bez sprostredkovateľov.
• Do počítača nemusíte inštalovať softvér. Stačí mať aktuálnu verziu prehliadača a prístup na internet.
• Na prácu s údajmi nepotrebujete špeciálny program. Ak je správa pôvodne pripravená v softvéri tretej strany, napríklad 1C, môžete nastaviť integráciu údajov so systémom VLIS.
• Typický formulár dokumentu nie je nainštalovaný. Môžete posielať text, tabuľky, obrázky a ďalšie.

SKB "Kontur"

Jeden z prvých vývojárov softvéru v Rusku dodáva zariadenia na správu elektronických dokumentov medzi organizáciami. "Kontur" vyvinul systém Diadoc, pomocou ktorého sa uskutočňuje výmena elektronických dokumentov. Funkciou systému je, že prístup k údajom je možné získať v zahraničí. Spoločnosť vyvinula roamingové tarify špeciálne na tento účel. Ak chcete, môžete k údajom pristupovať cez API.

Čo potrebujete?

Ak chcete pripojiť EDI, organizácia si musí kúpiť:

• licencovaný softvér;
• server;
• vykonať upgrade zariadenia;
• vlakový personál;
• nastaviť a integrovať EDMS na prácu s internými aplikáciami.

Je potrebné takéto investície urobiť, aby organizácia prepojila správu elektronických dokumentov? Zahrnutie do nákladov na konzultácie o technickej podpore, EDMS a aktualizácie softvéru je druhou etapou investície. Tieto náklady sa budú musieť platiť mesačne.

Záver

Papierový pracovný postup sa nahrádza elektronickým. Nielenže znižuje procesné náklady organizácie, ale zvyšuje aj efektivitu podnikania ako celku. Pre úspešné fungovanie EDI je potrebné jasne formulovať ciele implementácie systému a správne nakonfigurovať zariadenia.