PDCA-cycle – filozofia neustáleho zlepšovania podnikania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

PDCA-cyklus (Demingov cyklus) je jedným zo základných pojmov modernej teórie manažmentu. Tiež podporuje sériu noriem ISO 9000, ktoré sa používajú na celom svete na riadenie kvality v podnikoch všetkých veľkostí a typov.

Definícia

PDCA Demingov cyklus je technológia na neustále zlepšovanie procesov v podnikaní a v akejkoľvek inej oblasti činnosti. Názov tejto metódy je skratkou 4 anglických slov, ktoré znamenajú logickú postupnosť fáz zlepšovania:

• P – Plán (plán);
• D - Robiť (robiť);
• C - Kontrola (kontrola, analýza);
• A – Konať (konať).

Všetko je logické a jednoduché: najprv si musíte premyslieť akcie. Potom sa vykonávajú podľa plánu. Tretím krokom je analýza získaných výsledkov. A napokon posledná etapa – zákon – zahŕňa zavedenie konkrétnych zmien na zlepšenie procesu a/alebo stanovenie nových cieľov. Potom opäť začína fáza plánovania, v ktorej by sa malo vziať do úvahy všetko, čo bolo urobené predtým.

Schematicky je kontrolný cyklus PDCA znázornený akokoleso, ktoré demonštruje kontinuitu tohto procesu.

Teraz sa pozrime na každý krok podrobne.

Plán (plán)

Prvým krokom je plánovanie. Je potrebné jasne formulovať problém, potom určiť hlavné oblasti práce a prísť s najlepším riešením.

Častou chybou je vypracovať plán na základe subjektívnych odhadov a predpokladov manažmentu. Bez poznania základných príčin problému je možné v najlepšom prípade neutralizovať jeho následky, a to len dočasne. Aké nástroje na to možno použiť?

Metóda „5 dôvodov“

Bol vyvinutý už v 40. rokoch, no popularitu si získal o 30 rokov neskôr, keď ho začala aktívne využívať Toyota. Ako sa takáto analýza vykonáva?

Najskôr musíte sformulovať a zapísať problém. Potom si položte otázku: "Prečo sa to deje?" a napíšte všetky dôvody. Potom musíte urobiť to isté pre každú odpoveď. Potom postupujeme podľa toho istého vzoru, až kým sa neobjaví otázka "Prečo?" nebude sa pýtať 5 krát. Spravidla je to piata odpoveď, ktorá je skutočným dôvodom.

Ishikawa Diagram

Táto metóda vám umožňuje graficky znázorniť vzťahy príčin a následkov akýchkoľvek javov v podnikaní. Pomenovaný podľa svojho tvorcu, chemika Kaora Ishikawa, a je široko používaný v manažmente.

Pri vytváraní diagramu existuje 5 pravdepodobných zdrojov problémov: ľudia, materiály, prostredie (životné prostredie), vybavenie a metódy. Každý z nich môže zase obsahovať podrobnejšie dôvody. Napríklad,práca zamestnancov závisí od úrovne zručností, zdravia, osobných problémov atď.

Postupnosť konštrukcie Ishikawovho diagramu:

1. Nakreslite vodorovnú šípku doprava a blízko jej hrotu napíšte dobre definovaný problém.
2. Naklonené k hlavnej šípke zobrazujú 5 hlavných influencerov, o ktorých sme hovorili vyššie.
3. Pomocou malých šípok zobrazte podrobné dôvody. Podľa potreby je možné pridať menšie konáre. Toto sa robí dovtedy, kým nebudú spísané všetky pravdepodobné príčiny.

Potom sa všetky prijaté možnosti zapíšu do stĺpca, od najrealistickejších po najmenej.

"Brainstorm"

Skupinová diskusia s odborníkmi a kľúčovým personálom, v ktorej je úlohou každého účastníka pomenovať čo najviac možných príčin a riešení problému, vrátane tých najfantastickejších.

Po teoretickej analýze je potrebné nájsť reálne faktické údaje potvrdzujúce, že príčiny problému sú správne identifikované. Nemôžete konať podľa predtuchy („s najväčšou pravdepodobnosťou…“).

Pokiaľ ide o samotné plánovanie, tu sú dôležité aj špecifiká. Je dôležité stanoviť si termíny, načrtnúť jasnú postupnosť akcií a merateľné výsledky (vrátane priebežných), ku ktorým by mali viesť.

Urobte (Urobte)

Druhou fázou cyklu PDCA je realizácia plánu, realizácia zmien. Najčastejšie je vhodnejšie najskôr implementovať rozhodnutia prijaté vv malom rozsahu, vykonajte „skúšku v teréne“a skontrolujte, ako funguje na malej ploche alebo objekte. Ak dôjde k oneskoreniam, oneskoreniam, je dôležité pochopiť, čo je dôvodom (nerealistické plánovanie alebo nedostatok disciplíny zo strany zamestnancov). Okrem toho sa zavádza systém strednej kontroly, ktorý umožňuje nielen čakať na výsledky, ale neustále sledovať, čo sa už urobilo.

Skontrolovať

Zjednodušene povedané, teraz musíme odpovedať na jedinú otázku: „Čo sme sa naučili?“. Cyklus PDCA znamená neustále hodnotenie dosiahnutých výsledkov. Je potrebné hodnotiť pokrok oproti stanoveným cieľom, určiť, čo funguje dobre a čo treba zlepšiť. Vykonáva sa najmä kontrolou správ a inej dokumentácie podniku.

Pre úspešnú implementáciu Shewhart-Demingovho cyklu (PDCA) v podnikaní je potrebné zaviesť pravidelné reportovanie o vykonanej práci a diskusiu o výsledkoch so zamestnancami. Ideálnym nástrojom na to je zavedenie kľúčových ukazovateľov výkonnosti KPI, na základe ktorých je vybudovaný systém motivácie a odmeňovania najproduktívnejších zamestnancov.

Akt

Posledným krokom je vlastne akcia. Tu môže byť niekoľko možností:

• implementovať zmenu;
• odmietnuť rozhodnutie, ak sa ukázalo ako neúčinné;
• zopakujte všetky fázy cyklu PDCA znova, ale zaveďte istéúpravy.

Ak niečo funguje dobre a dá sa replikovať, riešenie musí byť štandardizované. Na tento účel sa v podnikovej dokumentácii vykonajú príslušné zmeny: pracovné predpisy, pokyny, kontrolné zoznamy na kontrolu pracovného výkonu, programy školenia zamestnancov atď. Súčasne by sa mala posúdiť možnosť zavedenia zlepšení do iných obchodných procesov, kde môžu nastať podobné problémy..

Ak vypracovaný akčný plán nepriniesol očakávané výsledky, musíte analyzovať dôvody zlyhania a potom sa vrátiť do prvej fázy (plán) a vyskúšať inú stratégiu.