Popis práce správcu kancelárie: povinnosti, funkcie a práva

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Na väčšine verejných miest je prvou osobou, ktorú stretnete hneď, ako prekročíte prah, recepčný. Týchto špecialistov si najímajú hotely, kozmetické salóny, reštaurácie a samozrejme kancelárske inštitúcie. Majú veľa povinností, od komunikácie s hosťami a partnermi až po spracovanie dokumentácie.

Funkcie

Za zmienku stojí, že administrátor je veľmi všestranné povolanie, ktoré môže zahŕňať všestranné povinnosti. Výhodou pre začiatočníkov je, že nevyžaduje žiadne hlbšie znalosti v konkrétnej oblasti.

Potenciálni zamestnávatelia venujú väčšiu pozornosť osobným kvalitám. Potenciálny kandidát na pozíciu správcu kancelárie by mal byť mierne spoločenský, mal by vedieť nadväzovať kontakty s rôznymi ľuďmi a správne vyjadrovať svoje vlastné myšlienky. Výhodou bude aj záujem o vybraný odbor.aktivity a schopnosť zvládať stres. Posledne menovaná kvalita určite príde vhod pre budúceho správcu. Bude musieť komunikovať s obrovským množstvom návštevníkov, medzi ktorými určite nastanú konflikty. Aj v takýchto situáciách však musí byť správca schopný zachovať si zdvorilosť.

Treba poznamenať, že v závislosti od náborovej politiky spoločnosti môžu existovať požiadavky na vyššie vzdelanie, schopnosť pracovať s kancelárskym vybavením atď.

Rozvrh práce na tejto pozícii je zvyčajne určený otváracími hodinami prevádzky, keďže ráno ju otvára a večer zatvára správca. Pri nepretržitej práci zamestnancov sa však zostavuje harmonogram zmien. Kancelárie v tomto režime spravidla nefungujú.

Za pozornosť stojí aj fakt, že administrátor a manažér kancelárie sú rozdielne profesie. Vedúci kancelárie vlastne dohliada na ostatných zamestnancov. Správca na rozdiel od neho túto funkciu nevykonáva. Vykonáva iba svoje funkcie, v prípade potreby komunikuje s ostatnými zamestnancami kancelárie.

Hlavné zodpovednosti

Správca kancelárie musí na pracovisku vykonávať značné množstvo úloh, ktoré mu zadá vedenie. Poďme si ich stručne vymenovať.

• Príjem a následná distribúcia telefónnych hovorov. Pri rokovaní musí správca informácie zaznamenať a odovzdať zamestnancom. V prípade potreby by mal hovorpresmerovať na iné oddelenie.
• Povinnosti správcu kancelárie zahŕňajú klauzulu, ktorá vyžaduje, aby zamestnanec poskytoval počiatočné rady potenciálnym klientom.
• Potreba spracovať prichádzajúcu aj odchádzajúcu dokumentáciu.
• Uverejňovanie pracovných inzerátov na špecializovaných portáloch a personálnych agentúrach. Medzi povinnosti správcu kancelárie patrí aj vedenie úvodných pohovorov s potenciálnymi kandidátmi.
• Nákup kancelárskych potrieb a spotrebného materiálu potrebného na zabezpečenie plynulej prevádzky kancelárskeho vybavenia.

Okrem povinností uvedených vyššie je správca kancelárie v skutočnosti neustále v kontakte s ľuďmi. Ide o potenciálnych zákazníkov aj súčasných zamestnancov spoločnosti. Práve tento špecialista je zodpovedný za plánovanie zamestnancov.

Práva

Počet práv je na rozdiel od povinností oveľa menší. Čo teda robí pokyn správcu kancelárie?

• Konať v mene spoločnosti a zastupovať jej záujmy v interakcii s inými podnikmi.
• Na interakciu s ostatnými zamestnancami v rámci pridelenej autority.
• Podávajte návrhy na zváženie s cieľom zlepšiť výkonnosť organizácie.

Funkcie správcu kancelárie

Tento odborník by mal byť na pracoviskuvykonávať značné množstvo úloh, ktoré mu boli pridelené:

• Príprava kancelárie.
• Udržať poriadok.
• Obsluha návštevníkov.
• Telefónna služba.

V skutočnosti môže byť počet funkcií väčší. Závisí to od zoznamu pracovných povinností správcu kancelárie v konkrétnej inštitúcii.

Príprava kancelárie

Plnenie pridelených funkcií spravidla začína prípravou na nový pracovný deň. Po príchode na svoje pracovisko správca skontroluje prácu kancelárskeho vybavenia, dostupnosť spotrebného materiálu a písacích potrieb. Ďalej sa špecialista musí zoznámiť so zoznamom návštevníkov a vytvoriť podmienky na ich stretnutie.

Správa objednávky

Správca by sa nemal priamo podieľať na upratovaní a iných činnostiach na udržiavanie poriadku v kancelárii. Medzi jeho povinnosti však patrí potreba koordinovať prácu personálu údržby. Musí naplánovať upratovanie, ako aj uviesť jeho trvanie.

Služba zákazníkom

Povinnosti administrátora spočívajú aj vo vyjednávaní s návštevníkmi o čase návštevy, ich koordinácii s vedúcim. Harmonogram návštev by mal byť zostavený tak, aby nedochádzalo k prekrývaniu a nikto nemusel strácať čas čakaním. Okrem toho sa správca musí stretnúť s návštevníkmi. Je to on, kto vytvára prvýdojem.

Telefónna služba

Táto funkcia je priradená správcovi, aby oslobodila manažéra od rokovaní a neodvádzala ho od pracovného toku. Zamestnanec môže niektoré problémy vyriešiť sám alebo dohodnúť stretnutie s návštevou v súlade s harmonogramom manažéra. Pri vykonávaní týchto funkcií musí zamestnanec určite zachovávať mlčanlivosť a neprezrádzať cudzie informácie, ktoré má k dispozícii.

Ukážka

Popis úlohy správcu kancelárie môže obsahovať rôzne položky v závislosti od požiadaviek konkrétnej organizácie. Spravidla však v ňom budú predpísané štandardné podmienky, ktoré sú brané ako vzor.

• Všeobecné ustanovenia.
• Kvalifikačné požiadavky. Potenciálnemu správcovi spravidla postačuje stredné odborné vzdelanie. Skúsenosti budú určite výhodou.
• Zodpovednosti. Bez tejto položky nie je úplný popis úlohy.
• Práva. Administrátor má napríklad právo predkladať návrhy na zlepšenie činnosti podniku.
• Dodatočné ustanovenia, ktoré môžu zahŕňať položky, ktoré nie sú zahrnuté v iných sekciách.

Je zvykom poskytnúť popis práce novému zamestnancovi na kontrolu, pričom túto skutočnosť musí potvrdiť vlastným podpisom.

Pracovisko

Poučenie o ochrane práce pre správcu úradu kladie určité požiadavky na pracovné podmienky. Napríklad pracovisko by malo byť umiestnené tak, aby sa zamestnanec cítil pohodlnevykonávať svoje vlastné povinnosti. Spravidla sa nachádza vedľa kancelárie manažéra a umožňuje vám sledovať ostatných zamestnancov.

Musíte pochopiť, že pri plnení povinností musí správca, ale aj ostatní zamestnanci často používať kancelárske vybavenie. Preto musí byť umiestnený tak, aby bol dostupný na krátkodobé použitie.

Jednou z dôležitých úloh, ktorá nie je jasne uvedená v popise práce administrátora, je pôsobiť ako spojenie medzi priamym nadriadeným a podriadenými. Preto by sa mal zamestnanec snažiť vytvárať priaznivé prostredie a nadväzovať kontakty s ďalšími odborníkmi. Dôležité je nielen správne odovzdať pokyny vedúceho, ale aj vedieť kontrolovať presnosť ich vykonávania.

Z tohto dôvodu sa schopnosť spojiť sa s ostatnými stáva dôležitým faktorom pri dosahovaní úspechu na tejto pozícii. Platí to pre vedúcich aj podriadených. Čo sa týka osobných kvalít, za dosť dôležité sa považuje organizácia a odolnosť voči stresu, ktoré vám umožnia riadiť ostatných zamestnancov a zostať pokojní aj pri kontakte s konfliktnými návštevníkmi.