Vzor typického popisu práce pre archivára

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Pozícia zamestnanca archívu sa nazýva archivár. Hlavnou úlohou špecialistu v tejto oblasti je zaviesť prácu samotného archívu a obeh dokumentácie v ňom. Takíto odborníci sú potrební všade tam, kde je veľká fluktuácia úradných prác, najmä v organizáciách súvisiacich s poisťovníctvom, finančníctvom a najmä v štátnych podnikoch. Hlavným dokumentom, na ktorý sa musí nový zamestnanec odvolávať, je popis práce archivára.

Všeobecné ustanovenia

Prijať alebo prepustiť archivára môže iba vedúci podniku. A v prvom rade sa musí odvolať na aktuálnu legislatívu krajiny. V pokyne musí byť uvedená osoba, ktorá je priamym nadriadeným odborníka zastávajúceho túto pozíciu.

Pre prácu archivára musí človek získať počiatočné odborné vzdelanie a potom môže byť prijatý na miesto aj bez skúseností v tejto oblasti. Existuje možnosť, žečlovek so stredoškolským alebo všeobecným vzdelaním sa zamestná, ale potom musí absolvovať špeciálne školenie v tomto smere. Na túto pozíciu nie sú potrebné skúsenosti.

Čo potrebujete vedieť

Z popisu práce podnikového archivára vyplýva, že zamestnanec musí mať určité znalosti: je povinný preštudovať si predpisy, pokyny a celý zoznam právnych dokumentov súvisiacich so správou archívov v tejto organizácii. Okrem toho musí vedieť uchovávať, používať dokumenty, ako aj podľa akých noriem ich prijíma a odovzdáva. Jeho poznatky by mali zahŕňať jednotný štátny systém práce úradu. Okrem toho musí chápať, ako sa zostavujú popisy zachovaných dokumentov, ktoré z nich je potrebné uchovávať natrvalo a ktoré len dočasne, a tiež vypracovať úkony týkajúce sa ich zničenia.

Popis práce asistenta archivára znamená, že musí vedieť, ako sa spisy ukladajú, podľa akých pravidiel sa pripravujú na následné použitie a uchovávanie, ako sa vedú záznamy a pripravujú správy v podniku. Táto osoba musí rozumieť štruktúre spoločnosti, v ktorej pracuje, ako aj pravidlám používania zariadení a všetkých technických prostriedkov potrebných na vykonávanie práce v archíve. Okrem toho musí poznať všetky interné pravidlá a zákony organizácie vrátane ochrany práce, požiarnej bezpečnosti, rutiny atď.

Zodpovednosti

Popis práce archivára rozpočtovej inštitúciepredpokladá, že musí vykonávať určité funkcie: vykonávanie prác súvisiacich s archívnictvom, uchovávanie dokumentácie, ktorá vstupuje do archívu, evidenciu došlých dokumentov, vypracovanie nomenklatúry a overovanie správnosti spisových vecí pred ich podaním. do archívu. Ak je to potrebné, zašifruje úložné jednotky, zorganizuje umiestnenie škatúľ a vloží ich do registra.

Popis práce archivára zdravotníckeho zariadenia naznačuje, že musí pripraviť súhrnné popisy uloženej dokumentácie, distribuovať ju do dočasných a trvalých jednotiek. Musí viesť záznamy a urýchlene zničiť dokumenty, ktorých platnosť už vypršala, a vyvinúť systém, pomocou ktorého bude možné rýchlo a jednoducho nájsť požadovaný dokument.

Ďalšie funkcie

Okrem toho si jeho oficiálne povinnosti vyžadujú jeho prítomnosť počas skúšok pre hodnotu dokumentov nielen pre vedu. Musí zabezpečiť, aby dokumenty zostali neporušené, v prípade potreby s nimi vykonať reštaurátorské práce. Tento špecialista tiež zaisťuje, že archív má všetky potrebné podmienky na bežné uchovávanie dokumentov.

Archivár musí monitorovať plnenie pravidiel požiarnej ochrany, ako aj využívať moderné technické prostriedky na prácu s dokumentmi. Je povinný na požiadanie zamestnancov a návštevníkov organizácievydávať kópie alebo originály archívnej dokumentácie, vyhotovovať certifikáty s využitím informácií dostupných v archíve a pripravovať správy o svojej práci.

Práva

Popis práce lekárskeho archivára naznačuje, že má určité práva. Môže žiadať a dostávať dokumenty, ktoré sa týkajú jeho pracovnej činnosti. V prípade potreby môže spolupracovať s odborníkmi z iných oddelení podniku alebo z iných organizácií, ak mu to pomôže pri riešení jeho kompetentných problémov. Ak je to potrebné, môže zastupovať záujmy svojej spoločnosti v iných organizáciách v akýchkoľvek otázkach, ktoré sa priamo týkajú práce v archíve.

Zodpovednosť

Popis práce archivára predpokladá, že je zodpovedný za neplnenie si povinností a nekvalitnú prácu, za poskytnutie nepravdivých alebo skreslených informácií o vykonaných úlohách, za odmietnutie plniť príkazy od nadriadených.

Okrem toho je zodpovedný za situácie, keď boli zistené priestupky, porušenia bezpečnosti alebo iné činy, ktoré ohrozujú bežnú prevádzku podniku a zamestnanec ich nenahlásil a neprijal žiadne opatrenia na odstránenie problému. Za porušenie noriem pracovnej disciplíny je zodpovedný archivár.

Pracovné podmienky

Popis práce archivára naznačuje, že vedenie organizácie by malo určiť hodiny jeho práce v súlade s prácoulegislatívy. V prípade potreby mu musí firma zabezpečiť pracovisko, ktoré zohľadňuje všetky normy a štandardy, ako aj všetko potrebné na služobné cesty, vrátane miestnych. Má tiež právo podpisovať dokumenty v rámci svojej kompetencie.

Záver

Hlavným dokumentom, o ktorý by sa mal špecialista prijatý na túto pozíciu opierať, je popis práce archivára. Bez ohľadu na to, v ktorej organizácii pracuje, práva, povinnosti, funkcie a znalosti sú prakticky rovnaké a môžu sa líšiť v závislosti od potrieb konkrétneho podniku a od toho, aké úlohy riadiaci pracovníci prideľujú svojim zamestnancom.

Takáto práca si vyžaduje pozornosť, vytrvalosť, znalosť pravidiel pre bezpečnosť dôležitých dokumentov, znalosť posudzovania hodnoty určitých dokumentov, ako aj schopnosť systematizovať, rýchlo vyhľadať a zašifrovať dokumenty. Dôležitým faktorom je aj práca s ľuďmi, pretože povolanie archivára zahŕňa vydávanie a prijímanie rôznych dokumentov, kontrolu správnosti ich zostavenia a pravosti. Len pozorný človek, ktorý je pripravený pracovať s veľkým množstvom informácií a zastupovať záujmy spoločnosti v iných organizáciách, bude môcť správne a spoľahlivo vykonávať pracovné povinnosti na tejto pozícii.