Špecialista na obstarávanie: povinnosti, náplň práce, vzdelanie, požiadavky, životopis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Nájsť si dnes tú správnu prácu nie je jednoduché. Nemala by totiž pomôcť len uživiť seba a svoju rodinu, ale umožniť jej realizovať sa ako profesionálka vo svojom odbore. A väčšina uchádzačov, ktorí si chcú nájsť prácu, oficiálne očakáva, že dostanú plný sociálny balíček a s ním spojené výhody. Medzi voľnými pracovnými miestami sa často nachádza pozícia špecialistu na obstarávanie. Čo robia takíto zamestnanci? Aké spoločnosti ich potrebujú? Aké sú povinnosti tohto špecialistu? Je na to potrebné získať plnohodnotné vysokoškolské vzdelanie, alebo stačí kurzy? Špecialista na nákup je v súčasnosti obľúbeným voľným miestom. Preto sa ďalej v článku zvážia odpovede na vyššie uvedené otázky.

entita dokumentu

Čo je popis práce špecialistu na nákup? Ide o osobitný interný dokument určitej organizácie, ktorý jasne a zrozumiteľne stanovuje základné požiadavky na uchádzača o túto pozíciu, popisuje rozsah všetkých jeho odborných povinností, ako aj služobné práva, rozsah,určenie miery jeho zodpovednosti za nedbanlivo vykonanú prácu. Jeho prítomnosť je povinná v každom podniku, kde je pozícia „špecialistu na nákup“. Povinnosti zamestnanca musia byť správne definované, aby sa jeho funkcia v spoločnosti mohla vykonávať podľa očakávania. Čo je to druhé?

Špecializované funkcie

Napriek tomu, že predmetná pozícia sa objavila relatívne nedávno, profesijný štandard „Špecialista v oblasti obstarávania“je plne sformovaný a obsahuje prísne požiadavky. Koniec koncov, takíto zamestnanci boli predtým vyžadovaní. Napríklad podobné profesionálne funkcie vykonávali pracovníci zaradení do personálu podnikov a výrobných organizácií. Potom mala táto pozícia iný názov: logistický inžinier.

Čo teda znamená práca „špecialistu na nákup“? Stručne povedané, bez toho, aby sme čitateľovi odhalili početné nuansy profesionálnych povinností, ktoré odrážajú charakteristiky práce a výroby konkrétnej spoločnosti, hlavnou úlohou takéhoto zamestnanca je trvalo poskytovať organizácii všetky potrebné materiály alebo tovar.

Všeobecná funkcia, ktorá je premietnutá do profesijného štandardu „Špecialista v oblasti obstarávania“(a to: zásobovanie podniku inventárnymi položkami potrebnými na jeho adekvátne fungovanie), okrem iného zahŕňa pomerne veľkú počet nepriamych povinností, ako je napríklad analýza reálnejpomer kvality produktov ponúkaných dodávateľmi a ich trhovej hodnoty.

Účel a štruktúra

Popis práce, ako je uvedené vyššie, je jedným z dvoch hlavných dokumentov (druhým je pracovná zmluva uzatvorená so zamestnancom), ktoré určujú, čo by mal obstarávateľ robiť pri svojej práci. Vytvorenie tohto dokumentu je pre manažment najvyššou prioritou, pretože podľa platnej legislatívy zamestnanec nemôže vykonávať iné povinnosti, než tie, ktoré boli jasne popísané v zmluve, ktorú uzatvoril počas pracovného procesu. A tento dokument spravidla vytvára odkaz na uvedenom mieste a vyzýva vás, aby ste sa odvolávali na popis práce. Preto mu mnohí odborníci venujú takú pozornosť.

Ako by mal vyzerať popis práce príslušného špecialistu? Je dôležité, aby bol vypracovaný v súlade s normami a formulármi, ktoré sú v danom regióne akceptované. Príslušný dokument by teda mal byť vypracovaný tak, že musí obsahovať nasledujúce oddiely:

• Prvá časť je kompletne venovaná údajom o koordinácii a schvaľovaní samotného textu tohto dokumentu. Za týmto účelom musí každý, kto sa zúčastnil na týchto procesoch, túto skutočnosť zaznamenať vlastnoručným podpisom s prepismi, ako aj uviesť príslušné dátumy. Spravidla právne oddelenie, personálne oddelenie, ako aj priamooddelenie, do ktorého bude patriť určitý zamestnanec.
• V ďalšej časti musíte uviesť všetky aktuálne požiadavky na kandidáta na danú pozíciu. Mali by podrobne popísať požadované vzdelanie, vedomosti a praktické zručnosti, požadované pracovné skúsenosti, ako aj vek a ďalšie vlastnosti, ktoré sa môžu týkať tejto konkrétnej pozície. Okrem toho by ste mali poskytnúť úplný zoznam všetkej dokumentácie (vrátane interných aktov spoločnosti a legislatívnych aktov celoštátneho významu), ktorú si nový zamestnanec bude musieť pozorne prečítať. A tiež v predmetnej časti je popísané miesto pozície vo všeobecnej personálnej tabuľke, postup a podmienky prijatia uchádzača o miesto do práce, mechanizmus odvolania alebo náhrady zamestnanca počas jeho dlhodobej neprítomnosti. Je dôležité uviesť priameho nadriadeného nového zamestnanca.
• V hlavnej časti predmetného pokynu je potrebné uviesť, čo všetko sa od zamestnanca očakáva v rámci jeho profesionálnej činnosti (všetky jeho pracovné povinnosti, ako aj práva). Čím presnejšie sú povinnosti špecialistu opísané v pokynoch, tým je pravdepodobnejšie, že práca bude vykonaná správnym spôsobom, z čoho bude mať prospech podnik. Práva sú neoddeliteľne spojené s povinnosťami. Tieto spravidla zahŕňajú: právo na dôstojné pracovné podmienky; právo získať údaje potrebné na plnenie svojich povinností; právo navrhovať aktivity určené na zlepšenie pracovného toku.
• Posledná časť prejavu je zvyčajneide o to, akú zodpovednosť bude mať zamestnanec, ak si svoje pracovné povinnosti plní nesprávne.

Funkcie dokumentu

Čo definuje povinnosti nákupného špecialistu? 44-FZ alebo federálny zákon, ktorý odráža aktuálne požiadavky zákona. Predmetný dokument má podľa neho veľa spoločného s náplňou práce špecialistu zásobovania. Existuje však množstvo rozdielov, ktoré odlišujú postavenie „špecialistu na nákup“. Povinnosti týchto dvoch pracovníkov nie sú totožné. Poznanie týchto rozdielov je potrebné najmä pre zamestnancov a manažment veľkých podnikov, ktoré spravidla zabezpečujú prítomnosť týchto dvoch pozícií.

Preto je dôležité ešte pred finálnou tvorbou popisu práce dôkladne porozumieť základným požiadavkám na kandidátov. Musíte teda vedieť, aká by mala byť kvalifikácia špecialistu na obstarávanie, ako aj to, ako vymedziť zodpovednosti týchto zamestnancov.

Prax ukazuje, že zodpovednosť zamestnanca, ktorý sa zaoberá obstarávaním, je podstatne väčšia ako zodpovednosť toho, kto sa zaoberá zásobovaním. V hierarchii pracovných miest je prvá pozícia uvedená výrazne vyššie ako druhá. Podobne sa líši aj výška miezd. Preto by bolo logické, aby požiadavky na kandidáta na pozíciu „špecialista na nákup“, ktorého povinnosti sú podstatne výraznejšie, boli oveľa vyššie a tvrdšie. Toto by sa malo vziať do úvahy, keďvypracovanie popisu práce. Odborník na obstarávanie (alebo skôr kandidát na túto pozíciu) môže úspešne zostaviť životopis iba vtedy, ak sa vopred oboznámi so štandardnými požiadavkami na uchádzača.

Podobne by mali byť jasne definované aj profesionálne zodpovednosti zamestnancov. Pomôže to vytvoriť dobre koordinovanú interakciu medzi samotnými odborníkmi a medzi celými oddeleniami, ktoré sú im podriadené.

Požiadavky na špecialistu na nákup

Špecifiká konkrétnej profesie určujú množstvo špeciálnych požiadaviek špecifických pre konkrétnu špecializáciu, ktoré sa vzťahujú na kandidátov na pozíciu. A v posudzovanej oblasti existujú aj určité kritériá. Špecialista na obstarávanie sa vyberá na základe dostupných zručností a znalostí. Takže kandidát musí:

• mať analytickú myseľ;
• byť schopný robiť rozhodnutia aj v podmienkach neustáleho stresu a prevziať plnú osobnú zodpovednosť za svoje výsledky;
• byť schopný spracovať veľké množstvo informácií a kompetentne udržiavať aktuálnu dokumentáciu;
• mať obchodné vyjednávacie schopnosti, aby ste dosiahli požadovaný výsledok pre spoločnosť;
• jasne pochopiť, ako je organizovaná colná práca a ako fungujú dopravné spoločnosti;
• byť sebavedomým používateľom osobného počítača a zároveň byť schopný používať všetky programy potrebné na vykonávanie profesionálnych funkcií.

Okrem iného má každý zamestnávateľprávo tvoriť ďalšie požiadavky, ktoré sú potrebné na kvalitu vykonávaného diela. Špecialista na nákup je dôležitou súčasťou úspechu spoločnosti. Napríklad, ak spoločnosť vykonáva zahraničnú ekonomickú činnosť, môže sa od takéhoto zamestnanca vyžadovať znalosť cudzích jazykov. Preto je dôležité dobre si napísať životopis. Špecialista na nákup - pozícia, ktorá mnohým umožňuje živo realizovať svoje schopnosti. Stojí to za to riziko.

Práva

O povinnostiach špecialistu na verejné obstarávanie sa bude diskutovať neskôr, ale teraz je dôležité pochopiť, aké práva má.

• Buďte proaktívni pri vytváraní rôznych návrhov, ktoré by mohli zlepšiť alebo uľahčiť tok pracovného toku súvisiaceho výlučne s výkonom funkcií tohto zamestnanca.
• Vyžadujte od svojho priameho nadriadeného absolútnu súčinnosť vo veciach súvisiacich s uplatňovaním práv alebo povinností zamestnanca.
• Vyžadovať od vedenia spoločnosti, aby oddeleniu poskytlo všetky potrebné organizačné a technické podmienky, ako aj včasnú prípravu a vyhotovenie pracovných dokumentov a správ, ktoré zamestnanec potrebuje na plnenie svojich odborných povinností.
• Vytvorte vzťahy medzi oddeleniami spoločnosti a určitými oddeleniami niektorých organizácií tretích strán, ktoré sú potrebné na rýchle vyriešenie vznikajúcich problémov s obstarávaním, ktorésú vždy v kompetencii generálneho manažéra nákupu.

Zodpovednosť

Čo zahŕňa vedúci nákupu?

• Monitorovanie a zabezpečenie plnenia plánu obstarávania na každý mesiac.
• Administratívna zodpovednosť za sprístupnenie utajovaných skutočností, ktoré sú internými dokumentmi spoločnosti definované ako firemné tajomstvo a ktoré sú oficiálne majetkom konkrétnej spoločnosti.
• Osobná implementácia všetkých existujúcich interných predpisov, ako aj dodržiavanie štandardov disciplíny.
• Vykonávanie obstarávacích transakcií, ako aj uzatváranie príslušných zmlúv s rôznymi organizáciami alebo jednotlivcami, ak je to potrebné.
• Dodržiavajte protipožiarne a bezpečnostné predpisy, aby ste nespôsobili žiadnu ujmu zamestnancom spoločnosti ani jej hmotnému majetku.
• Starostlivá implementácia všetkých prijatých pokynov, pokynov, úloh, príkazov, príkazov od priameho nadriadeného, ako aj od generálneho riaditeľa spoločnosti.
• Zodpovednosť za spôsobenie alebo prispenie k spôsobeniu materiálnych škôd a priameho poškodenia obchodnej povesti spoločnosti.
• Zodpovednosť za zanedbanie vlastných úradných povinností, ktoré sú určené aktuálnym pokynom, ako aj platnými legislatívnymi aktmi Ruskej federácie.

Pracovné podmienky

Čo podľa popisu práce špecialistu na obstarávanie hovorí o pracovných podmienkachkto by mal tento pracovník pracovať? Spôsob zamestnávania osoby zastávajúcej predmetnú pozíciu v spoločnosti je určený vnútornými pracovnými predpismi vypracovanými špeciálne pre konkrétny podnik, ako aj dohodou, ktorá sa uzatvára s novými zamestnancami v procese zamestnávania. Tieto podmienky okrem iného stanovujú potrebu pravidelne vychádzať na služobné cesty za účelom plnenia služobných úloh.

Postup oboznámenia sa s popisom práce

Uzavretie pracovnej zmluvy, ktorá v skutočnosti označuje moment nástupu do zamestnania, je ideálny čas na to, aby si budúci zamestnanec dôkladne preštudoval, za čo je obstarávateľ zodpovedný, teda oboznámil sa s prácou popis. Ako opraviť skutočnosť, že zamestnancovi boli poskytnuté všetky potrebné informácie? Spôsobov je viacero. Medzi nimi sú tieto:

• osobný podpis (a jeho prepis), ako aj dátum, z ktorých vyplýva, že špecialista na obstarávanie si už dôkladne preštudoval svoje povinnosti a je pripravený to potvrdiť; umiestnené v špeciálnom zásobníku, ktorý je špeciálne navrhnutý na tento účel;
• samostatná poznámka, že zamestnanec je plne informovaný, čo je potvrdené osobným podpisom jednotlivého zamestnanca priamo pod textom samotnej pracovnej náplne, s cieľom oboznámiť každého nového kandidáta;
• podobná značka, tiež podpísaná a datovaná,ktorý je umiestnený pod textom individuálnej pracovnej náplne, osobne pripravený pre jednotlivého zamestnanca, ktorý je následne pripojený k jeho osobnému spisu otvorenému v podniku.

Záver

Špecialista na nákup je špeciálny zamestnanec podniku, ktorý vykonáva a riadi proces zásobovania spoločnosti tovarom potrebným pre jej výrobnú činnosť, všetkými druhmi materiálov, rôznych surovín. Tento zamestnanec sa podieľa aj na príprave a overovaní všetkej ohlasovacej dokumentácie, ktorá súvisí s jeho priamymi povinnosťami. Dotyčný špecialista musí mať okrem iného rozvinuté analytické myslenie a dobré komunikačné schopnosti, aby dokázal správne posúdiť ziskovosť navrhovanej transakcie a kompetentne vyjednávať s dodávateľmi.

V praxi je rovnako dôležité vedieť, ako presne kontrolovať produkty, či spĺňajú stanovené kritériá kvality. Takýto špecialista musí ovládať osobný počítač a ovládať počítačové programy na vysokej úrovni, ktoré bude potrebovať pri plnení svojich hlavných pracovných povinností; robiť dôležité rozhodnutia v krátkom čase aj pod tlakom a v podmienkach neustáleho stresu, pretože úspech celého podniku priamo závisí od ich efektívnosti; včas spracovať veľké množstvo informácií a vyvodiť primerané závery; dokonale sa orientovať v súčasných podmienkach fungovania colníc, ako aj včrty práce jednotlivých dopravných spoločností, s ktorými táto organizácia spolupracuje. Títo zamestnanci musia pochopiť základné zložitosti výberu potrebných materiálov, presne pochopiť, ako by sa mali prepravovať a tiež skladovať, aby nestratili svoje úžitkové vlastnosti a prezentáciu. Je tiež žiaduce, a niekedy aj podmienkou, mať určité skúsenosti v oblasti obstarávania. Na túto pozíciu sa zvyčajne prijímajú aktívni a energickí ľudia. Práve títo kandidáti majú šancu, že obsadia toto voľné miesto.

Ak uvažujete o práci špecialistu na obstarávanie, je dôležité si najskôr preštudovať typickú pracovnú náplň (typický dokument, ktorý presne vymedzuje rozsah práv, povinností a zodpovedností konkrétneho zamestnanca). To vám pomôže zoznámiť sa s nadchádzajúcimi pracovnými podmienkami a vopred zistiť všetky jeho jemnosti. Takže môžete pochopiť, či stojí za to pokračovať vo vašich pokusoch získať prácu, alebo je lepšie hľadať niečo iné. Ak vám všetko vyhovuje, musíte sa pokúsiť uistiť sa, že spĺňate všetky požiadavky spoločnosti. Aby ste to dosiahli, musíte si zistiť čo najviac o organizácii samotnej, ako aj o jej obchodnej činnosti, objemoch výroby a predaja a zároveň o hlavných technických vlastnostiach.

Berte otázku vlastného zamestnania veľmi vážne. Dôležité je naštudovať si vopred čo najviac informácií o spoločnosti, v ktorej chcete získať prácu, ako aj priamo o želanej pozícii. To si vyžadujepozorne si preštudujte popis práce pre vybranú špecializáciu. Štandardná forma tohto dokumentu pre väčšinu profesií je voľne dostupná, takže si ho môže v prípade potreby vždy prečítať ktokoľvek. Čím lepšie ste pripravení, tým vyššia je vaša šanca získať to, čo chcete. A nech vám práca dáva len príjemné emócie!