Aké sú povinnosti sekretárky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Aby ste mohli jasne definovať pracovné povinnosti sekretárky, musíte vedieť, o koho presne ide. Veď na túto polohu sa dá pozerať z viacerých uhlov pohľadu. Známy je napríklad tajomník-referent ako zamestnanec úradu, generálny tajomník ako vedúci (šéf) určitej organizácie, štátny tajomník ako štátny zamestnanec, tajomník ako diplomatická osoba, tajomník prednostu ako zamestnanec a ďalšie možnosti. Najčastejšie sa pri tejto pozícii rozumie zamestnanec, ktorý plní úlohy (úlohy) riaditeľa podniku a jednotlivých vedúcich jeho štrukturálnych úsekov. Ukazuje sa, že oficiálne povinnosti tajomníka sa v tomto prípade obmedzujú na vykonávanie jednorazových úloh na riešenie organizačných a technických problémov.

Čo musí vedieť a robiť sekretárka

Sekretárka musí denne vykonávať nasledujúce funkcie:

1. Prijímajte informácie od podriadených a preneste ich manažérovi.
2. Zabezpečte telefonickú komunikáciu vedúceho. V jeho neprítomnostiprijímať informácie a potom ich upozorniť riaditeľa.
3. Prijímať a uchovávať záznamy telefónnych správ.
4. Vytvorte podmienky pre bežnú prácu hlavy: sledujte potrebu kancelárskych potrieb a kancelárskeho vybavenia.
5. Pomáhať pri organizácii produkčných stretnutí a stretnutí. Informujte účastníkov o dátume, mieste a čase konania. Zozbierajte potrebné materiály, zabezpečte účasť prítomných a urobte zápisnicu zo stretnutia.
6. Vykonávajte kancelárske práce v podniku. Na tento účel musí tajomník prijímať, systematizovať prichádzajúcu korešpondenciu a predkladať ju vedeniu na posúdenie. Potom na základe udelených víz odovzdajte dokumenty účinkujúcim proti podpisu. Povinnosti tajomníka zahŕňajú aj kontrolu nad priebehom, načasovaním a výsledkami ich vykonávania.
7. Vykonajte tlač a reprodukciu dokumentov.
8. Organizovať prijímanie návštev u šéfa spoločnosti a pokiaľ je to možné, vytvárať podmienky na rýchle vyriešenie problémov.

Na vykonávanie týchto zdanlivo jednoduchých pracovných povinností sekretárky musí zamestnanec vedieť:

• celkové zloženie manažmentu podniku a jeho štrukturálnych divízií;
• charakteristika, personál a štruktúra podniku, jeho profil, perspektívy rozvoja a špecializácia;
• normatívne dokumenty pre správne vedenie záznamov;
• pravidlá používania kancelárskeho vybavenia a komunikácie;
• pravidlá VTR, OT, požiarnej bezpečnosti a priemyselnej hygieny;
• pravidlá organizácie práce v práciumiestnenie;
• normatívne a právne úkony, príkazy, uznesenia, príkazy na plánovanie, účtovanie a riadenie kvality vykonaných prác.

Úradnícke špecifiká

Ak hovoríme o špecifickejšej, užšej špecializácii, potom je situácia trochu iná. Vezmime si napríklad povinnosti tajomníka-úradníka. Samotný názov pozície jasne definuje aspekt vykonávanej práce. Zvyčajne má každý podnik už popis práce, ktorý uvádza oblasti činnosti špecialistu na vedenie záznamov. Ak takáto inštrukcia neexistuje, je lepšie ju vytvoriť. Na tento účel by ste mali použiť kvalifikačnú príručku, ktorá obsahuje približné vzorky. Potom musí byť štandardná verzia dokončená vo vzťahu ku konkrétnej organizácii, berúc do úvahy špecifiká a interné vlastnosti. Vo všeobecnosti by sa v povinnostiach tajomníka mali jasne vysledovať 3 hlavné smery:

1. Práca s korešpondenciou. Príjem, spracovanie modernými spôsobmi a včasné odoslanie.
2. Správna interná dokumentácia.
3. Registrácia, prísne účtovanie a prenos dokumentov do archívu na uloženie.

Vlastnosti práce referenta

V niektorých podnikoch je takáto pozícia zavedená v štáte, ktorá zahŕňa široké spektrum povinností: od „referenčného pultu“až po „asistenta riaditeľa“. Taký špecialistamusí mať široký rozsah vedomostí a dobre ovládať situáciu. Úlohy referentského tajomníka sa v dôsledku zvýšenia právomocí mierne rozširujú. Vo všeobecnosti ide o obvyklú prácu sekretárky, ale slovo „referent“dopĺňa štandardný zoznam. Najmä asistent tajomníka môže nezávisle prijímať návštevy týkajúce sa určitých otázok. S určitými informáciami je schopný samostatne sa rozhodovať. Okrem toho referent vykonáva zodpovedné pokyny vedúceho týkajúce sa ekonomickej činnosti organizácie (podniku). Niekedy je asistent tajomníka poverený vedením správy osobných záznamov. Toto sa vykonáva iba vtedy, keď vám celkový objem práce umožňuje vykonávať ďalšie povinnosti.