Popis práce office manažéra s funkciami sekretárky: vlastnosti a požiadavky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Aj pri malom štábe, v ktorom je len šéf firmy a jeho zamestnanci, je potrebný zodpovedný pracovník, ktorý by bol organizačnou silou schopnou riadiť a kontrolovať pracovný proces – to je myšlienka, ktorá určuje text popisu práce vedúceho kancelárie.

Táto pozícia vyžaduje od uchádzača súbor špecifických zručností a relevantné vzdelanie, ako aj schopnosť komunikovať s ľuďmi. Zoznam požiadaviek však nie je obmedzený na toto.

Popis práce

Už vo fáze uchádzania sa o pozíciu sa kandidát môže zoznámiť s normatívnym aktom upravujúcim jeho práva, povinnosti a zodpovednosti v spoločnosti. Takýto dokument sa nazýva popis práce. Pozostáva z piatich hlavných častí:

1. Všeobecné ustanovenia. Obsahujú všetky organizačné informácie: názov podniku, zastávanú pozíciu a štrukturálnu jednotku, do ktorej patrí. Označuje aj podriadenosť, postup obsadzovania funkcie a odvolávania, ako aj požiadavky na vzdelanie akvalifikácia.
2. Zodpovednosti. Táto sekcia obsahuje zoznam povinností zamestnanca, ako aj spôsoby ich implementácie.
3. Práva zamestnanca, teda všetky ďalšie príležitosti, ktoré prispievajú k efektívnemu plneniu povinností.
4. Zodpovednosť. V súlade s touto sekciou manažment rozhoduje o hodnotení výkonu, povýšení alebo treste.
5. Vzťahy. V tejto časti sa riadi všetka komunikácia s externými a internými divíziami, ktorú zamestnanec môže mať počas výkonu svojich funkcií.

Princípy vypracovania popisu práce

Normatívnym základom pre prípravu takýchto dokumentov je Kvalifikačný adresár pre pozície manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov (1998). Pri jeho vývoji bola značná pozornosť venovaná popisu pozície a podmienok pre zamestnanca na plnenie jeho povinností. Špecifiká práce sú zahrnuté v názve dokumentu, napríklad „Popis práce tajomníka“(vedúci kancelárie alebo hlavný účtovník).

Okrem toho, ak existujú dve pozície s rovnakým názvom, ale rôznymi úlohami, mali by byť pripravené rôzne dokumenty, aby odrážali tieto rozdiely. Popisy práce vedúceho kancelárie personálneho dôstojníka majú určité rozdiely od rovnakého predpisu pre sekretárku.

Požiadavky na manažéra kancelárie

Kandidát na pozíciu tak či onak bude musieť riadiť ľudí. Môže to byť len pár ľudí v malej spoločnosti alebo celý administratívny personál vo veľkom podniku. prirodzene,žiadateľ musí byť sebavedomý používateľ PC a musí byť schopný pracovať s iným kancelárskym zariadením (skener, tlačiareň alebo fax). Vedúci kancelárie je často predstaviteľom spoločnosti, takže dobrý prejav a schopnosť písať obchodné listy sú podmienkou. Spoločnosti veľmi často vyžadujú od takýchto zamestnancov znalosť základov kancelárskej práce a pracovného práva. Znalosť aspoň jedného cudzieho jazyka je stále žiaducou zručnosťou, no pri uchádzaní sa o veľký podnik je to už jedna z povinných požiadaviek.

V niektorých prípadoch musí vedúci kancelárie spojiť svoje povinnosti s funkciami iných zamestnancov. To vedie k zvýšeniu požadovaných zručností. Vedúci kancelárie s funkciami účtovníka teda musí mať príslušné vzdelanie a vlastné špeciálne programy.

Hlavné zodpovednosti

Typický popis práce manažéra kancelárie so sekretárskymi funkciami zahŕňa nasledujúce položky:

• spracovanie pošty, prichádzajúcej aj odchádzajúcej; ich prerozdelenie v rámci spoločnosti;
• kontrola nad načasovaním plnenia záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv a dohôd;
• uskutočňovanie ochádzajúcich a prichádzajúcich hovorov;
• práca s klientmi a zástupcami partnerských spoločností;
• monitorovanie dostupnosti potrebných písacích potrieb;
• udržiavanie kancelárskeho vybavenia v prevádzkyschopnom stave a privolanie špecialistov v prípade poruchy;
• rozdelenie času v rámci pracovného plánu (v niektorýchprípady a pre vodcu);
• organizácia potrebných podujatí (stretnutia, konferencie, služobné cesty, firemné večierky);
• minúty zo stretnutí;
• aktualizácia a pridávanie nového obsahu na firemný web.

Tento zoznam obsahuje iba základné požiadavky. Ďalšie položky je možné doplniť podľa špecifikácií uzatváranej pracovnej zmluvy. V pracovnej náplni vedúceho kancelárie s funkciami personalistu je napríklad zamestnanec poverený včasným vedením a poskytovaním všetkej ohlasovacej dokumentácie alebo zastupovaním vedúceho personálneho oddelenia v prípade jeho neprítomnosti.

Ďalšie povinnosti

Popis práce office manažéra okrem základných funkcií obsahuje aj zoznam rôznych povinností, ktoré sa môžu líšiť v závislosti od aktivít spoločnosti. Manažérovi kancelárie môže byť nariadené, aby spolupracoval so správnymi orgánmi, t. j. získať povolenie na podnikanie, otvorenie pobočky spoločnosti alebo dcérskej spoločnosti atď.

Jednou z najzodpovednejších úloh je samotné riadenie spoločnosti v neprítomnosti jej riaditeľa. Samozrejme, je to možné len vtedy, ak sa zamestnanec etabloval ako zodpovedná a spoľahlivá osoba, na ktorú sa dá spoľahnúť. Okrem toho popis práce office managera často obsahuje klauzulu o potrebe vystavenia generálnej plnej moci. Takýto dokument môžepotrebné napríklad na prijímanie dôležitej pošty.

Neformálne požiadavky

Veľké spoločnosti zvyčajne umožňujú kandidátom na túto pozíciu, aby sa vopred oboznámili so vzorovým popisom práce office manager, aby si boli plne vedomí zoznamu požiadaviek a zodpovedností.

Ale aj s takýmito právomocami musí žiadateľ pochopiť, že zostáva jedným z mnohých zamestnancov podniku. V tejto súvislosti netreba zabúdať na to, čo nie je uvedené v popise práce. Vedúci kancelárie s funkciami sekretárky musí byť osoba, ktorá je citlivá na čas, aby ho vedela rozdeliť podľa potreby.

Úlohy pracovného postupu

Najdôležitejšou požiadavkou na jeho prácu je efektivita, preto je človek na takejto pozícii povinný hospodárne míňať kancelárske materiály, kontrolovať množstvo spotrebovanej elektriny.

Za ostatných zamestnancov spoločnosti je vedúci kancelárie zodpovedný takmer na rovnakej úrovni ako vedúci. Z tohto dôvodu musí zabezpečiť, aby pracovné podmienky boli v súlade s prijatými hygienickými normami a bezpečnostnými pravidlami. Vedúci kancelárie sa pri plnení svojich priamych povinností dostáva k tajnej dokumentácii, takže jednou z požiadaviek je podpísanie zmluvy o nezverejňovaní obchodného tajomstva alebo akýchkoľvek iných informácií, ktoré by mohli poškodiť postavenie spoločnosti na trhu.

Pravá kancelária-manažér

Samozrejme, plnenie takého množstva povinností umožňuje zamestnancovi využívať osobitné práva. Sú tiež uvedené v popise práce vedúceho kancelárie. Podstata niektorých z nich, ako napríklad možnosť prístupu k dôverným informáciám, priamo vyplýva z potreby plniť si pracovné povinnosti. Iné sú spojené s mocenskými privilégiami. Manažér kancelárie má teda právo požadovať od ostatných zamestnancov, aby opravili chyby, ktorých sa dopustili nedbalosťou vo výrobných dokumentoch, stanovili pre nich množstvo povzbudenia alebo uplatnili pokuty na tých, ktorí nedbalosť urobili.

Kancelária je často spojovacím článkom medzi zamestnancami a vedúcimi pracovníkmi. Táto pozícia mu umožňuje usilovať sa o lepšie pracovné podmienky a prezentovať kolektívne želania na zlepšenie kvality práce jedného oddelenia aj podniku ako celku.

Funkcie popisu práce vedúceho kancelárie obchodného oddelenia

Kancelárski manažéri sú už dlho nepostrádateľní vo veľkých aj malých spoločnostiach, takže na obsadenie takéhoto voľného miesta potrebujú určité špeciálne zručnosti. Častým prípadom je, keď v tom istom podniku so špeciálnymi funkciami pracuje viacero office manažérov, nad ktorými je senior. Ich popisy práce sú v podstate rovnaké, líšia sa však ďalšou sadou funkcií.

Ak teda manažér kancelárie pracuje na obchodnom oddelení, jeho popis práce môže obsahovať položky ako:

• hľadať nové predajne;
• sledovanie zmien v štruktúre dopytu;
• príprava reportovacích dokumentov o perfektnom predaji;
• priama spolupráca s klientom pri prijímaní objednávok a ich následnom spracovaní;
• pracujte na informovaní zákazníkov o prípadných zmenách v sortimente tovaru a prepočítavaní cien;
• organizujte potrebné stretnutia;
• podpisovanie zmlúv na dodávku tovaru.

Ďalšie požiadavky môžu súvisieť so špecifikami tovaru ponúkaného spoločnosťou. Ak sa spoločnosť podieľa na predaji a kúpe nehnuteľností, povinnosti manažéra kancelárie môžu zahŕňať prípravu informačných brožúr a vyhotovenie konkrétnych dokumentov.

Zodpovednosť vedúceho kancelárie

V prípade neplnenia si povinností, pri páchaní priestupkov, vrátane prezradenia obchodného tajomstva, alebo iných konaní poškodzujúcich imidž spoločnosti, zodpovedá vedúci kancelárie v súlade s normami správneho, občianskeho a trestných zákonníkov. Ak bola organizácii spôsobená materiálna škoda, potom sa trest ukladá v súlade s ustanoveniami Zákonníka práce.