Projektový manažment – čo to je? Klady a zápory

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-17 19:06

Projektové riadenie je neoddeliteľnou súčasťou moderného systému riadenia v Rusku. Mnoho domácich a zahraničných firiem využíva projektový manažment na zlepšenie kvality produktov a služieb, zníženie nákladov, zvýšenie zisku. Čo je projektový manažment a aké sú jeho hlavné výhody?

Čo je to projekt?

Pojem „projekt“sa dá interpretovať úplne inak. Prvá možnosť zahŕňa definíciu projektu ako súboru dokumentácie, podľa ktorej je možná výstavba budovy alebo stavby. Tento článok sa bude zaoberať druhým významom slova „projekt“.

Existuje veľa definícií projektu, hoci sa všetky zhodujú v jednej veci: projekt je myšlienka, ktorá zahŕňa realizáciu špecifickej materiálnej úlohy v obmedzenom časovom období. Zároveň sa hlavné črty projektu nazývajú:

• Jedinečnosť (projekt je niečo, čo vzniká prvýkrát).
• Časovo obmedzené (projekt má vždy termíny na jeho realizáciu).
• Účelovosť (projekt sa vždy realizuje s cieľom riešiť konkrétne problémy, vyjadrené spravidla v kvantitatívnych jednotkáchmerania).

Ak sú splnené všetky tri podmienky, súbor aktivít možno nazvať projektom.

Programy a portfóliá

Projekty sú často zoskupené do programov a portfólií. Programy sú zároveň súborom projektov, ktoré spája spoločný cieľ. Napríklad program na zlepšenie kvality vzdelávania obyvateľstva môže zahŕňať projekty na zvýšenie platov učiteľov o 20 %, výstavbu 15 nových škôl, vydanie 26 nových učebníc základných predmetov.

Portfólio projektov spája projekty financované z jedného zdroja bez ohľadu na ich ciele. Portfólio projektov Spoločnosti N môže napríklad zahŕňať charitatívne projekty, výstavbu novej kancelárie, oslavu výročia riaditeľa a zvýšenie ročného obratu o 10 %.

Projekty v portfóliách a programoch by tiež mali mať tri hlavné vlastnosti opísané vyššie.

Základné princípy projektového manažmentu

Vzhľadom na dynamicky sa rozvíjajúci trh s technológiami určenými na uľahčenie procesu riadenia je ťažké pomenovať konkrétne metódy, ktoré plne vystihujú riadenie projektu.

Projektový manažment zahŕňa mnoho prístupov a nástrojov a je založený na nasledujúcich základných princípoch:

• Zamerané na výsledky. Tento princíp je určený významom pojmu „projekt“. Projektový manažment nie je len manažment kvality, je to účelný súbor vzájomne prepojených činností.
• Princíp „dizajnového trojuholníka“. oprojektový manažment by sa mal riadiť vzájomnými závislosťami medzi: načasovaním, rozpočtom, kvalitou projektu. Zmena jedného z faktorov vedie k zmene ostatných, čo z nich robí strany toho istého trojuholníka.



• Účtovanie životného cyklu projektu. Životný cyklus projektu začína vytvorením samotnej myšlienky vytvorenia projektu a končí uplynutím časového obdobia špecifikovaného v projekte. Životný cyklus projektu sa spravidla končí v okamihu, keď sa začína životný cyklus produktu, ktorý je výsledkom projektu.
• Procesný prístup k riadeniu. Pri tomto princípe ide o hodnotenie projektu ako súboru procesov, ktoré sú vzájomne prepojené a ústia do medzivýsledkov v podobe polotovarov alebo dôležitých dokumentov. Tento prístup vám umožňuje kontrolovať projekt bez takzvaných „slepých zón“.

Metódy povzbudzovania účastníkov projektu

Podnecovaniu účastníkov projektu sa zvyčajne venuje osobitná pozornosť, keď sa na vykonávanie konkrétnych úloh vyberie projektový manažment. Projektový manažment zvyčajne zahŕňa hmotné a nehmotné motivačné mechanizmy.

Hmotné stimuly zahŕňajú bonusy, pokuty, dodatočné platby za skoré dokončenie priebežných úloh.

Nehmotné metódy motivácie zahŕňajú certifikáty a disciplinárne dary vo forme voľna, ako aj súťaž medzi účastníkmi projektu v rámci súťažnej súťaže.

Hlavné fázy projektového manažmentu

Riadenie projektu prebieha vo fázach životného cyklu projektu a vo fázach zložitosti riadenia. Vzťah medzi fázami a fázami je uvedený v tabuľke nižšie.

PHASES:	Cost Management	Správa splatnosti	Správa obsahu	Riadenie rizík
STAGES:	1	2	3	4
Iniciácia	Predbežný odhad financovania	Predbežný odhad časového harmonogramu projektu	Definícia kľúčových úloh	Predbežná analýza možných negatívnych faktorov
Plánovanie	Výpočet rozpočtu a hľadanie zdrojov financovania	Výpočet harmonogramu projektu	Výpočet cieľov projektu	Výpočet úpravy rizika
Implementácia	Financovanie projektu po etapách	Monitorovanie implementácie harmonogramu	Monitorovanie dosahovania priebežných ukazovateľov	Monitorovanie zmien kľúčových hybných síl
Uzávierka	Odhad zisku/straty	Skóre v etape/vedení	Posúdenie dokončenia/nesplnenia cieľov projektu	Analýzaurobené chyby

Oblasti projektového manažmentu teda zahŕňajú finančné, personálne a štrukturálne oblasti organizácie.

Rozsah projektového manažmentu

Štruktúra projektového manažmentu zahŕňa rozdelenie všetkej práce organizácie do projektov, ktoré sú časovo a cieľovo obmedzené. Zároveň sa vytvorí tím každého projektu a tím projektových manažérov, ktorí manažérovi podávajú správy o priebehu svojho projektu.

V tomto smere sa projektový manažment využíva spravidla v organizáciách rôznych odvetví a veľkostí so širokou škálou súčasne realizovaných zákaziek. V malých podnikoch však využíva projektový manažment aj na riešenie konkrétnych problémov modernizácie výroby alebo napríklad uvedenia nového produktu.

Projektový manažment v stavebníctve

V stavebníctve je použitie metodológie projektového manažmentu obzvlášť dôležité. Vo firmách, ktoré plnia funkcie objednávateľa alebo dodávateľa, projektový manažment využíva prirodzenú deľbu práce na projekty (podľa produktového princípu, to znamená, že výstavba každej budovy je samostatný projekt), a štruktúra vrcholového manažmentu prakticky nevyžaduje serióznu reštrukturalizáciu.

Riadenie projektovej organizácie sa tiež často vykonáva podľa projektového princípu, úspešne s využitím už vytvorených tímovdizajnéri ako projektový tím.

Projektový manažment v štátnych štruktúrach

Projektový manažment vo vláde je celkom nový trend našej doby. Programovo-cieľový spôsob riadenia, ktorý sa rozvíjal od sovietskeho obdobia, má teraz podobu projektového riadenia v celej krajine. Teraz sa na riešenie strategicky dôležitých úloh pre štát využívajú programy, ktoré obsahujú jednotlivé projekty s cieľovými ukazovateľmi a termínmi realizácie. Samotná metodika riadenia takýchto programov však stále nie je ani zďaleka ideálna a vyžaduje si modernizáciu a aktualizáciu.

Skúsenosti s implementáciou projektového manažmentu v regióne Belgorod

Projektová verejná správa sa osvedčila na celom svete. V Rusku sú skúsenosti s aplikáciou tejto technológie v regióne Belgorod.

Tento rozsiahly experiment ovplyvnil takmer všetky aspekty štátnej služby v regióne Belgorod. Medzi hlavné prvky patrí školenie projektového manažmentu, organizačná a metodická podpora, kontroly na mieste, motivácia, hodnotenie kompetencií zamestnancov, odborné komisie na posúdenie projektu.

Projektový manažment regiónu Belgorod teraz zahŕňa kolegiálne orgány projektového manažmentu:

• Medzirezortná komisia pre riadenie projektových aktivít.
• Odvetvové odborné komisie, ktoré rozhodujú o otvorení/ukončení projektov.
• Regionálna projektová kancelária, ktorá kontroluje súlad s metodikouprojektový manažment.

One Stop Shop

V rámci prechodu na projektové riadenie prešla Belgorodská oblasť v roku 2010 na koordináciu investičných projektov prostredníctvom systému „one window“, dnes dobre známeho v Moskve. Úlohu tohto okna plní práve jedna z novozavedených služieb – regionálna projektová kancelária. Teraz, presne mesiac po prihlásení do projektovej kancelárie, dostane podnikateľský subjekt schvaľovací dokument.

Automatizovaný informačný systém "Projektový manažment"

Informačná a technická podpora pre riadenie projektov v regióne Belgorod je realizovaná prostredníctvom automatizovaného informačného systému (AIS) "Project Management". Toto je webová aplikácia bez softvéru, ktorá vykonáva nasledujúce funkcie pre projekty, portfóliá a programy:

• Údržba registra (databázy).
• Plánovanie.
• Rozpočet.
• Monitorovanie implementácie na regionálnej a komunálnej úrovni.
• Rozdelenie právomocí a zodpovednosti tímu.
• Zmeniť obsah.
• Systém upozornení na nadchádzajúce a nadchádzajúce udalosti pre projekty.
• Tok dokumentov.
• Automatické analytické reportovanie.
• Integrácia s elektronickou vládou regiónu Belgorod.

Výhody a nevýhody projektového manažmentu

Opísané skúsenosti s implementáciou projektového manažmentu v regióne Belgorod sa ukázali ako úspešné. Účinok týchto zmien sa prejavil predovšetkým vzvýšenie tempa rastu hrubého regionálneho produktu o 0,1% (viac ako 3 miliardy rubľov), skrátenie času stráveného schvaľovaním projektu (o 2 mesiace pre každý projekt) a zvýšenie miery rozvoja investícií do v regióne o 23 %. Najdôležitejším výsledkom je však formovanie projektového myslenia medzi zamestnancami, ktorí problém aktívne analyzujú a snažia sa ho riešiť, niekedy aj pomocou neštandardných, inovatívnych metód.

Motivácia a reštrukturalizácia manažérskej štruktúry umožnila dosiahnuť pozitívny efekt nielen pre štátnu službu, ale aj pre podnikanie, vytvorila priaznivú investičnú klímu a odstránila prekážky v podnikaní.

Obyvatelia regiónu sa teraz aktívne podieľajú na výbere a kontrole implementácie dôležitých strategických projektov. Pre ľudí je projektový manažment príležitosťou využívať vysokokvalitné služby a vysokú mobilitu.

Avšak napriek všetkým výhodám štruktúry projektového riadenia má tento prístup aj nevýhody.

V prvom rade ide o prechodné obdobie. Projektovému tímu trvá určitý čas, kým bude spolupracovať a vykonávať svoje funkcie ako dobre koordinovaný mechanizmus.

Po druhé, pri implementácii projektového manažmentu v podniku sa hľadanie dobrého projektového manažéra môže oneskoriť. Na osobnostné a profesionálne kvality projektového manažéra sú kladené veľmi vysoké požiadavky: komplexná kvalifikácia, úplné ponorenie sa do projektu, skúsenosti s projektovým manažmentom požadovaných špecifík.

Za tretiu nevýhodu projektového manažmentu možno považovať potreburozdelenie zdrojov spoločnosti medzi projekty. V „chudobných“firmách to nemusí byť vôbec realizovateľné. Projektoví manažéri budú musieť „bojovať“o financie a personál, čo je v podmienkach úplnej kontroly všetkých fáz životného cyklu projektu neprijateľné.

Jednou z najdôležitejších nevýhod cesty projektového manažmentu v organizácii je zamestnanie členov projektového tímu a projektového manažéra po dokončení projektu. Ako iste viete, pracovná vyťaženosť tímu je najdôležitejším pravidlom úspešného podnikania a v prípade projektovej práce sa pravidelne objavujú skupiny špecialistov „visiacich vo vzduchu“, ktorí razom strácajú svoju neustálu záťaž.

Zhrnutím vyššie uvedeného môžeme konštatovať, že projektový manažment je neoddeliteľnou súčasťou moderného obchodného priestoru a štúdium jeho základov je jednoducho nevyhnutné pre rozhodovanie kompetentného manažmentu na štátnej úrovni aj v rámci jedného podniku.