Aktuálna, predbežná a konečná kontrola: prečo a ako sa vykonáva

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Efektívnosť riadenia je daná dosiahnutím cieľa, vo všetkých fázach smerovania k výsledku musí manažér vykonávať kontrolu a dohľad nad procesom, zdrojmi, prostredím. Kontrola je jedným z najdôležitejších funkčných účelov lídra.

Koncept kontroly v manažmente

Manažment je potrebný na efektívne organizovanie aktivít, racionálne vynakladanie zdrojov a dosahovanie cieľov. Manažment má tradične päť základných funkcií: plánovanie, organizovanie, motivovanie, kontrola a koordinácia. Každý z nich má svoje špecifiká a význam. Kontrola, aktuálna alebo strategická, je teda dôležitou činnosťou manažéra, ktorá porovnáva výsledky práce s plánom vo všetkých fázach výrobného procesu, kontroluje výsledky z hľadiska súladu s normami a normami a odstraňuje vznikajúce odchýlky.

Význam kontroly sa vysvetľuje potrebou odstránenia neistoty o stave vecí v spoločnosti a napredovaní výrobného procesu. Taktiež kontrola je predpokladom úspešnej činnosti. Onumožňuje posúdiť situáciu a predchádzať vzniku kríz. Kontrola a dohľad sú nevyhnutné, ale môžu mať mnoho podôb a vykonávať rôzne funkcie. V závislosti od štýlu vedenia v organizácii môže byť kontrola sústredená v rukách jedného manažéra, zvyčajne vyššieho manažéra, alebo môže byť delegovaná na niekoľkých zamestnancov.

Funkcie ovládania

Kontrola je nepríjemný moment práce pre lídra aj interpreta, ale je potrebný. V manažmente je zvykom hovoriť o niekoľkých základných kontrolných funkciách:

- Hodnotenie vonkajšieho a vnútorného prostredia. V priebehu kontroly manažér zbiera informácie a odstraňuje neistotu v chápaní aktuálneho procesu. Vykonávanie kontroly umožňuje odhaliť negatívne alebo ohrozujúce faktory vo vonkajšom a vnútornom prostredí a nájsť možnosti ich eliminácie alebo zohľadnenia pri výkone činností.

- Reakcia na odchýlky. Manažér kontroluje, aby mal prehľad o všetkých detailoch výrobného procesu a mal čas reagovať na zmeny a odchýlky. Kontrola vám umožňuje včas si všimnúť chyby a hrozby a rýchlo prebudovať výrobný proces.

- Pridelenie zdrojov. Taktická a technická kontrola umožňuje čo najracionálnejšie využiť dostupné peniaze, vybavenie, nájsť správne miesto pre kompetencie zamestnancov. Kontrola vám zároveň umožňuje identifikovať rezervy a produktívne ich využívať.

- Udržiavanie spätnej väzby. Interaktívna funkcia riadenia je v priebehu jeho implementáciedochádza k interakcii medzi všetkými prvkami systému, medzi manažérom a vykonávateľom.

- Hodnotenie výkonnosti zamestnancov. Pre kompetentnú motiváciu zamestnancov a efektívne platenie za ich prácu je potrebné vybudovať jasný systém hodnotenia, v tomto manažér pomáha kontrolovať na všetkých stupňoch výroby.

Typy ovládania

Zložitosť procesu dohľadu vedie k viacerým kontrolným kvalifikáciám.

Podľa frekvencie procedúr sa rozlišujú:

- Predbežná kontrola. Ešte pred začatím prác by sa mali prijať opatrenia na sledovanie a hodnotenie kľúčových zdrojov: materiálnych, ľudských, výrobných. Jeho účelom je zabrániť možnosti negatívnych dôsledkov konania výkonných umelcov. Umožňuje vám vykonať úpravy plánu ešte predtým, ako sa začne implementovať a skôr, ako sa urobia chyby.

- Aktuálne ovládanie. Vykonáva sa počas vykonávania práce, jej účelom je identifikovať v štádiu výskytu a predchádzať chybám a odchýlkam. Jeho cieľom je kontrolovať dodržiavanie noriem a štandardov. Súčasná kontrola si vyžaduje neustály tok informácií a rýchlu opravu chýb.

- Konečná kontrola. Uskutočňuje sa v štádiu sčítania a hodnotenia dosiahnutia výsledkov. Hlavným účelom tohto typu kontroly je predchádzať podobným chybám v budúcnosti. Údaje získané v tejto fáze sa stávajú základom pre vytváranie nových plánov.

Na základe frekvencie kontrolných akcií, strategických, taktických aprevádzková kontrola. Funkčnou príslušnosťou odborníci nazývajú finančné, výrobné, marketingové a personálne typy kontroly. Môžete tiež rozlíšiť externé a interné typy kontroly na základe smeru akcie.

Strategická a taktická kontrola

Najdôležitejším nástrojom na implementáciu podnikových plánov je strategická a taktická kontrola. Úlohou týchto typov riadiacich činností je sledovať správnosť plánov a prebiehajúcich akcií. Strategická kontrola je systematická kontrola dodržiavania globálnych cieľov, strategických programov a akcií. Ciele tohto druhu činnosti sú: určenie správnosti zvolených dlhodobých cieľov a správnosti spôsobu ich dosahovania, identifikácia potenciálnych príležitostí pre podnik. Taktická kontrola je spojená s kontrolou dosahovania krátkodobých, bezprostredných cieľov. Jeho nástrojom je technická kontrola, ktorá je zameraná na identifikáciu prísneho súladu výrobného procesu s predpismi, normami a predpismi.

Kontrola vo fázach prípravy

Celý proces riadenia je preniknutý kontrolnými fázami. Existuje tradícia klasifikácie etáp, v tomto prípade sú: predbežná, aktuálna a záverečná kontrola. Každý z nich plní svoje funkcie a má charakteristické črty. Pred začatím prác predchádza predbežná kontrola, je neoddeliteľnou súčasťou plánovania. Jeho účelom je vytvárať podmienky pre efektívne spustenie výroby. Na totoVo fáze sa posudzuje pripravenosť a spôsobilosť personálu, dostupnosť potrebných zdrojov a dokumentácia činností.

Súčasná kontrola sa na rozdiel od predbežnej časovo zhoduje s fázami výroby. Jeho hlavnou funkciou je zlepšiť pracovný tok. Manažér neustále kontroluje súlad všetkých výrobných operácií a akcií výkonných umelcov so schválenými plánmi a normami. Niekedy sa tejto fáze hovorí aj „medzikontrola“, čím sa zdôrazňuje jej hlavná vlastnosť – identifikácia nedostatkov a odchýlok na ceste k cieľu. Aplikuje sa pri posudzovaní riešenia aktuálnych aj strategických problémov. Zvlášť dôležitá je konečná alebo konečná kontrola. Vo svojich úlohách a toku sa veľmi líši od ostatných fáz.

Konečná kontrola: špecifiká

Záverečná fáza výrobného procesu zahŕňa riešenie niekoľkých dôležitých úloh. Ide o identifikáciu miery súladu so stanovenými cieľmi a výsledkami, hodnotenie práce personálu, zostavenie zoznamu nesprávnych výpočtov a chýb, aby sa na ich základe pristúpilo k novej etape plánovania. Záverečná kontrola by sa mala vykonávať podľa stanovených kritérií, aby výkonní umelci pochopili, ako sa kontroluje ich práca a ako to ovplyvní ich odmeňovanie. Tento typ dohľadu je spojený s hodnotením vynaložených prostriedkov, s určovaním účinnosti stratégií a taktík a hodnotením správnosti skôr prijatých rozhodnutí. Výsledky tejto etapy sú mimoriadne dôležité pre budúcnosť organizácie, keďže jej výsledky môžuvyvarujte sa chybám pri vytváraní plánov do budúcnosti.

Kontrolný postup

Kontrola, aktuálna a konečná, sa vykonáva podľa jedného algoritmu.

V prvej fáze sa zozbierajú informácie, potom sa formulujú hodnotiace kritériá pre každú operáciu a proces, potom sa určia ciele a metódy kontroly. Toto je prípravná fáza. Ďalej kontrola vstupuje do štádia samotného hodnotenia procesu a akcií. Poslednou fázou je analýza prijatých informácií a formulácia záverov, je synonymom pre konečnú kontrolu. Výsledkom všetkých týchto akcií by malo byť manažérske rozhodnutie.

Princípy kontroly

Manažér vykonávajúci kontrolu, aktuálnu, strategickú alebo konečnú, si musí pamätať základné princípy jej implementácie. Patria sem:

- Včasnosť. Medzi kontrolnými postupmi by mal byť určitý čas, nemal by byť príliš častý, aby zamestnanec nemal pocit, že sa mu nedôveruje. Nemalo by sa to však robiť príliš zriedka, aby zamestnanec nemal dojem nedostatku kontroly.

- Flexibilita. Musí sa prispôsobiť aktuálnym podmienkam.

- Ziskovosť. Jeho cieľom je šetriť zdroje, takže by si nemal vyžadovať veľké investície.