Komplexná údržba budov a stavieb

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Majitelia kancelárskych budov musia často rozpliesť celú spleť ekonomických a administratívnych problémov – veď každý zamestnávateľ chce pracovať v čistej, kvalitne zrekonštruovanej modernej kancelárii s výbornou komunikáciou, kúrením a dizajnom. Údržbu budov si môže vlastník kancelárskych priestorov vykonávať sám alebo prostredníctvom zmluvy o poskytovaní takýchto služieb podpísanej s treťou spoločnosťou. V niektorých prípadoch sú opravy a údržba prenajatých budov zodpovednosťou nájomníkov. Ak bola zmluva len taká, potom sa takáto klauzula musela premietnuť do nájomnej zmluvy.

Čo je to služba na jednom mieste

Údržba obrovských priestorov si vyžaduje vytrvalú pozornosť venovanú detailom a neustálu prácu, aby sa nájomníci cítili pohodlne a uvoľnene.

Komplexná údržba budov je balík služieb na čistenie, opravu, servis a údržbu komunikačných sietí. Niekedy to zahŕňa služby call-centra, platby za prácu administrátora na recepcii, iné služby.

Kto poskytuje službu na jednom mieste

Servisné zmluvy sa uzatvárajú supratovacie spoločnosti, jednotliví podnikatelia alebo outsourcingové spoločnosti. Je výhodné, keď komplexnú údržbu budov vykonáva jeden podnik - v tomto prípade nedôjde k vzájomnému obviňovaniu a presúvaniu zodpovednosti za odvedenú prácu, pretože celý balík služieb by mala vykonávať jedna organizácia.

Základné organizačné služby

Štandardná zmluva zahŕňa nasledujúce služby, ktoré musí povinne vykonávať tretia strana.

• Údržba budov (dozor inžinierskych sietí, udržiavanie dobrého stavu častí budovy a aktuálnych prevádzkových režimov existujúcich inžinierskych systémov, nevyhnutné postupy pri nastavovaní zariadení).
• Preventívne a plánované aktivity (vyšetrenia, sezónne a mimoriadne preventívne práce).
• Vykonávanie kozmetických opráv.
• Ekonomika a údržba budov.
• Upratovacie služby, starostlivosť o priľahlé územie.
• Služby terénnych úprav a parkovania a ďalšie.

Správa zvyčajne zvažuje niekoľko žiadostí od tretích firiem, ktoré by chceli vykonávať údržbu budov. Na účasť vo výberovom konaní musí spoločnosť poskytnúť:

• štatutárne dokumenty;
• povolenia na poskytovanie služieb tohto druhu;
• certifikácia zamestnancov spoločnosti - dostupnosť potrebných povolení (napríklad údržbár budovy má povolenie na údržbu elektrických sietí);
• špecifikácia služieb s uvedením cenykaždá položka.

Na základe výsledkov posudzovania žiadostí stavebná správa vyberie firmu, ktorá ponúkla optimálny pomer ceny a kvality a uzatvorí s ňou zmluvu o poskytovaní služieb.

Štandardná zmluva o údržbe budovy

Zmluva o údržbe budovy sa uzatvára s cieľom optimalizovať prácu zákazníckej spoločnosti v hlavnej činnosti.

Zmyslom uzatvorenej zmluvy o údržbe je previesť na tretiu spoločnosť funkcie údržby existujúceho zariadenia, nastavovania nových strojov a mechanizmov, opravy budov a štruktúr podniku zákazníka.

Zmluva obsahuje:

1. Predložený plán opráv na údržbu dlhodobého majetku zákazníckej spoločnosti.

2. Údržba budov a stavieb a existujúceho vybavenia podniku.

3. Implementácia systémov a technológií, ktoré umožňujú úplnú údržbu budov a stavieb, zabezpečujú včasné opravy zariadení, usmerňujú snahy o zlepšenie prevádzky existujúcich strojov a mechanizmov.4. Vykonávanie opráv v čase stanovenom zmluvou, úprava nákladov na opravy pri zachovaní vysokého štandardu opráv.

5. Zlepšenie výroby opráv, efektívne využitie nových technológií pre obsluhu zákazníckej firmy.

6. Účtovanie prvotných dokladov a výkazníctvo o opravárenskej a výrobnej činnosti, certifikačné práce, ktoréprejde každý údržbár budovy.7. Vykonávanie prác na plánovaní technického rozvoja výroby a modernizácie zariadení, zisťovanie príčin zvýšeného opotrebovania, nehôd zariadení a priemyselných úrazov.

Postup pri prijímaní dokončenej práce

Technická podpora procesu poskytovania služieb je kontrolovaná prostredníctvom správ pravidelne poskytovaných na konci vykazovaného obdobia. Na základe výsledkov prác sa vypracuje zákon o poskytovaní vykonaných služieb, ktorý je potvrdením o vykonanej práci. Ak vedenie úradu s úkonom súhlasí, dokument sa podpíše a vykoná podľa účtovníctva a peniaze sa prevedú poskytovateľovi služby.

Samostatné klauzuly v tejto zmluve by mali byť:

• povinné určenie zodpovednosti za predčasné alebo nekvalitné služby;
• pre úrazové poistenie zamestnanca;
• za škody spôsobené tretím stranám.

Zmluve musia rozumieť a musia s ňou súhlasiť obe strany transakcie.

Oddelenie aplikácií

Pre koordinovanú prácu nového prevádzkovateľa služieb podnik organizuje špeciálne oddelenie. Zvyčajne sa to nazýva zásielková služba na prijímanie reklamácií a žiadostí. Poskytuje tiež spätnú väzbu medzi tímom, ktorý túto prácu vykonával, a nájomníkmi. Ak je budova malá, táto funkcia môže byť zverená správcovi alebo špecialistovi zodpovednému za prijímanie návštev.

Samozrejme, každý vlastník kancelárskych priestorov má na to právonajať zamestnancov na čistenie a údržbu budovy. Kvalitné poskytovanie komplexných služieb je však možné len špecializovanou firmou. Uzatvorením dohody sa majitelia kancelárskych mrakodrapov zbavujú zodpovednosti za monitorovanie stavu priestorov a nemusia sa obávať o pohodlie a bezpečnosť pre svojich nájomníkov.