Oznamovací dokument: typy, forma, vzor a dizajn

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Správna dokumentácia je dôležitá pre každú organizáciu, pretože vám umožňuje kompetentne sa venovať hlavnej činnosti a nebáť sa daňových a iných auditov. Oznamovacie dokumenty sa pripravujú v rôznych typoch a formách. Typy dokumentácie sa líšia v závislosti od typu spoločnosti, jej oblasti podnikania a mnohých ďalších faktorov.

Všeobecný koncept

Vykazovací dokument odráža súbor ukazovateľov s výsledkami práce spoločnosti za zvolené obdobie. Výkazníctvo môže obsahovať tabuľky s účtovnými, štatistickými a inými údajmi. Správa je výsledkom práce na účtovaní informácií.

Výkazy sa zostavujú podľa formulárov odporúčaných ministerstvom financií a štátnym štatistickým úradom. Môžu to byť súhrny pre konkrétne odvetvia, ako aj pre územné oblasti – okresy, regióny, v rámci celej ekonomiky.

Vykazované dokumenty možno klasifikovať podľa typu, obdobia, množstva údajov, stupňa zovšeobecnenia.

Odrody

Podľa typu sa prehľady delia na:

• accounting;
• statistical;
• funkčné.

Účtovníctvo sú systematizované údaje o majetkuorganizácie, jej financií, výsledkov práce. Vykazovacie účtovné doklady sú pripravené podľa účtovných informácií.

Štatistické údaje sa pripravujú podľa štatistických, účtovných a prevádzkových záznamov.

Operatívny reporting sa pripravuje na základe prevádzkových materiálov za určité časové intervaly – týždeň, mesiac, desaťročie a pod. Tieto informácie vám pomáhajú udržiavať prevádzkovú kontrolu nad pracovnými procesmi vo vašej organizácii.

Frekvencia prípravy ohlasovacích dokumentov môže byť:

• v rámci roka – za deň, päť dní, desať dní, mesiac, štvrťrok, pol roka.
• ročný je súhrn roka.

Vnútroročné štatistické výkazy sú aktuálne a účtovníctvo je stredné.

Stupeň zovšeobecnenia informácií v prehľadoch môže byť rôzny. V závislosti od tohto indikátora sú prehľady:

• primárne – zostavuje ich priamo organizácia;
• konsolidované – pripravené vyššími inštitúciami.

Akékoľvek hlásenie musí poskytovať spoľahlivé údaje o aktivitách organizácie, jej finančnej situácii, výsledkoch práce a akýchkoľvek zmenách v týchto informáciách.

Vzhľad a obsah

Formy ohlasovacích dokumentov sú schválené štátnymi predpismi.

Každá spoločnosť vedie interný reporting, ktorý poskytuje informácie o realizácii plánov, pokyny od manažmentu. Tieto správy pripravujú špecialisti z rôznych oddelení spoločnosti a predkladajú ich manažmentu. Takáto dokumentácia môžebyť nazývaný hlásením alebo pomocou.

Hlásenia v rámci inštitúcií sa robia vo voľnej forme. Podávajú sa na papierových hárkoch alebo na hlavičkovom papieri organizácie.

V prehľade sa vyžadujú nasledujúce údaje:

• názov organizácie;
• názov štrukturálnej jednotky alebo oddelenia spoločnosti;
• názov dokumentu;
• jeho dátum a číslo;
• title;
• priamy text s výsledkami práce;
• signature;
• schválenie alebo uznesenie.

Text správy obsahuje kompletné informácie o vykonanej práci, analýze výsledkov činnosti. Vypracujú sa závery, ak je to potrebné, urobia sa návrhy. K správam sú často pripojené vysvetlivky. Dátum správy musí byť v súlade so súhlasom manažéra.

Služobné cesty

Samostatným typom hlásenia sú ohlasovacie doklady pre hotelové ubytovanie v prípade služobných ciest špecialistov.

Cestovné náklady zahŕňajú náklady na prenájom hotelovej izby. Spoločnosť je zo zákona povinná uhradiť zamestnancovi všetky výdavky na hotelovú izbu.

Zamestnanec, ktorý sa vrátil zo služobnej cesty, predloží jeden z týchto dokladov:

• account;
• check;
• receipt.

Ktorý z týchto dokumentov bude najsprávnejší a nebude vyvolávať otázky daňových úradov?

Ak hotel nepoužíva pokladničné zariadenie, potom zamestnanec hotelamusí vyplniť špeciálny formulár. Môžete to nazvať rôznymi spôsobmi: účtenkou, šekom, poukážkou.

Požiadavky na formulár

Každý hotel má svoj vlastný formulár, ale vydaný podľa schválených požiadaviek. Ohlasovacie doklady pre ubytovanie spĺňajú nasledujúce požiadavky:

• správa obsahuje podrobnosti (názov organizácie, jej číslo, séria, adresa, DIČ, pečať);
• samotný formulár sa vyrába v tlačiarni alebo pomocou automatizovaných systémov, ktoré sú chránené pred neoprávneným prístupom a uchovávajú informácie päť rokov;
• číslo a séria dokumentu sú priradené.

Ak zamestnanec predložil dokument, ktorý nespĺňa schválené požiadavky, a spoločnosť ho akceptovala a vykonala, v prípade nárokov daňových zamestnancov bude organizácia môcť svoje náklady obhajovať na súde.

Ak má hotel predajňu vstupeniek

Hotely majú zvyčajne pokladne. Vtedy sa nevypĺňajú ohlasovacie doklady za ubytovanie a zamestnancovi je vystavený pokladničný doklad. Je to on, kto hovorí o registrácii a platbe za hotelovú izbu.

K šeku môže byť priložená faktúra alebo iný dokument, ktorý poskytuje informácie o registrácii určitého zamestnanca.

Ak bol zamestnancovi namiesto šeku vystavený pokladničný doklad a peňažný príkaz, v takejto situácii môžu nastať problémy zo strany daňových špecialistov pri zostavovaní výkazov. Spoločnosť samozrejme môže svoje záujmy obhajovať aj na súde, ale tento postup nie je príliš jednoduchý.

Potvrdenia za PKO sa poskytujú aj ako ohlasovacie doklady za ubytovanie v hoteli. Sú tiež akceptované a zvyčajne nespôsobujú zbytočné otázky. Účtenky sa považujú za oficiálne dokumenty, ktoré potvrdzujú prijatie peňazí vedením hotela.

V prípade chýbajúcich dokumentov

Sú aj situácie, keď zamestnanec nepredloží ani jeden dokument. Potom si účtovník vyžiada od hotela potvrdenie o pobyte konkrétnej osoby. A samotná spoločnosť by mala mať informácie o cestovnom období tohto zamestnanca.

Takéto nuansy môžu viesť k sporom s daňovými úradníkmi, ktoré sa zvyčajne riešia na súde v prospech organizácie.

Situácie neposkytnutia dokladov možno vysvetliť tým, že zamestnanec nebýval v hoteli, ale v prenajatom byte. V tomto prípade spoločnosť platí náklady na prenájom bývania, zamestnanec nenesie žiadne výdavky, čo znamená, že mu nie sú kompenzované.

Účtovníci si často kladú otázku – ako potom zohľadniť náklady na zdanenie? Spoločnosť môže pri zdaňovaní zisku vykázať výdavky vynaložené na prenájom obydlia, ale len za obdobie, keď v ňom jej zamestnanec skutočne býval. Výdavky vo všetkých ostatných obdobiach budú považované za neprimerané výdavky a daňové úrady ich nebudú akceptovať.

Príprava reportovacích dokumentov je dôležitým a kľúčovým momentom v činnosti každej organizácie. Spravidla to robia účtovníci alebo vedúci štrukturálnych oddelení.firmy. V prípade ťažkostí môžete využiť služby tretích strán.