Predpisy o toku dokumentov v organizácii. Príklad pracovného toku v organizácii

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Dokument je informácia prezentovaná vo forme zodpovedajúcej jej obsahu a účelu. Dokument je vytvorený s určitým účelom, niekým pre niekoho. Nie vždy však zdrojom dokumentu a/alebo jeho adresátom bude osoba. Moderná úroveň - keď je možné a potrebné efektívne a prakticky zahrnúť stroje a mechanizmy do riadiaceho okruhu.

Proces, vlastnosti a rýchlosť pohybu dokumentu závisí od jeho formy, obsahu a fungovania „prostredia pohybu“. Úspech, ekonomické ukazovatele a sociálna efektívnosť závisia od toho, ako dobre je nastavený tok dokumentov v organizácii, a to je: kvalita a život spoločnosti.

O dokumentoch a pracovnom postupe

Správa, forma a postup pracovného toku na príklade organizácie nie je legislatívne upravená. Existujú GOST, stanovy a povinné odporúčania. V rámci účtovných dokladov, papierov na získanie úveru resplekárske správy sú normou zákona.

Dokument nie je vždy striktne písomná forma. Môže to byť:

• formulár, v ktorom sú špecifické polia vyplnené určitým spôsobom, majúci presný sémantický a syntaktický obsah;
• stránka vytvorená podľa špecifického formulára pre konkrétnu aplikáciu (list, objednávka, zadávacie podmienky, personálne obsadenie, …);
• voľná forma (vysvetľujúca poznámka zamestnanca, poďakovanie za pracovné úspechy, rozhodnutie o žiadosti, …).

Všetky tri verzie dokumentov môžu byť predložené v papierovej alebo elektronickej podobe a vzhľadom na dostupnosť technických a právnych nástrojov sú absolútne rovnocenné, aj keď stále existujú prípady, kedy je možná len papierová forma.

Napriek chýbajúcej legislatívnej úprave formy a obsahu dokumentu a pracovného postupu existuje rigidná, všeobecne akceptovaná a nediskutovaná prax vytvárania, presúvania, uchovávania alebo ničenia dokumentov, ktorú si každá organizácia môže voľne upraviť sebe akýmkoľvek spôsobom.

Dokonalý príklad toku dokumentov v organizácii

Je v podstate nemožné dosiahnuť ideál:

• v akejkoľvek sfére života a činnosti,
• kedykoľvek,
• kdekoľvek vo vesmíre,

pretože každý nový prístup umožňuje vidieť nové horizonty. Existuje túžba a potreba nasledovať ich. Dokumentácia nie je výnimkou. Naopak, je to názorný a živý príklad dynamickej fixácie procesu pohybu informácií.

Nezáleží na tom, ako sú informácie zaznamenané: na papieri alebo v elektronickej forme. V súčasnosti majú obe formy rovnakú právnu hodnotu, hoci papierová verzia má v niektorých prípadoch výhody.

cyklus ich pohybu od okamihu objavenia sa (vytvorenia) po okamih uloženia alebo zničenia.

Nie všetky organizácie chápu, že mnohé dokumenty môžu byť spracované priamo strojmi a mechanizmami bez ľudského zásahu, rovnako ako nie všetky zdroje (autori) by mali byť iba ľudia.

Zvyčajné chápanie automatizácie pracovného toku je v drvivej väčšine prípadov na úrovni jednoduchého „nápadu na signál“, keď je program poverený hlásiť iba výskyt udalostí.

Interný a externý obrat dokumentov

Pre úspešnú organizáciu sú dôležité oba okruhy. Vonkajší obrat má statickú hodnotu, zatiaľ čo vnútorný obrat má dynamickú hodnotu.

Čím lepšie vedenie spoločnosti chápe túto okolnosť, tým sľubnejší systém elektronickej správy dokumentov si zvolí. Tí, ktorí chcú dať ideálny príklad pohybu obchodných dokumentov v organizácii, si píšu vlastný informačný systém.

Dokumenty môžu byť primárne asekundárne. Tí druhí majú vždy históriu pohybu v rámci organizácie.

Analýzou aplikácie poznatkov o dokumente a jeho používaní je možné vyhodnotiť funkčné charakteristiky podniku, socioekonomické ukazovatele a časové parametre. Je to dôležité pre partnerov aj spotrebiteľov.

Papierové, ale účinné alebo elektronické, ale zakúpené

Jedinečnosť je vlastná nielen človeku, ale aj organizácii. Okrem toho každý človek oceňuje svoju individualitu a snaží sa ju všetkými možnými spôsobmi zdôrazniť oblečením, správaním, vzdelávaním atď.

Spoločnosť, ktorá si kúpi hotový informačný systém, je dokonalým príkladom pracovného postupu organizácie, ktorý ju zbavuje vlastnej tváre a núti zamestnancov, aby sa obliekali do „šiat niekoho iného.“

Je lepšie zveriť svojim vlastným zamestnancom prácu s papierovými médiami po starom, ako im vnucovať cudzí, no moderný názor na dokumenty a ich použitie. Každý zamestnanec je dôležitým prvkom funkčnosti organizácie a nie je výskumníkom efektívnosti nápadov iných ľudí a štruktúr pracovného toku tretích strán.

Priority, dynamika a funkčnosť

Vonkajší obrys pracovného postupu je vždy obmedzený, nenáročný a staticky stabilný. Celkovo by sa jej nemal pripisovať väčší význam, ako si zaslúži. Napríklad, aký má zmysel „investovať dušu“do vzťahov s daňovými, regulačnými úradmi alebo partnermi. Proces výmeny informácií môžete nejako diverzifikovaťreklamné agentúry, ale aj to nakoniec nadobudne statickú, všednú podobu.

O prioritu nášho vlastného systému spracovania informácií, ktorého dôležitou súčasťou je vždy elektronická správa dokumentov, nemožno pochybovať. Ale vždy a každému je ľúto času a peňazí na vytvorenie vlastného systému.

Kombinácia klasických možností „one es“alebo „galaxy“, ktoré sa nikdy nezaobídu bez xelu a niekoľkých lokálnych ekonomických alebo účtovných programov tretích strán, spolu s ich vlastnou webovou stránkou, aby mali spätnú väzbu a dokumenty (objednávky, reklamácie, ponuky, …) od zákazníkov a partnerov - bežný stav, zamestnanci sú neustále zaneprázdnení rutinou a nevznikajú žiadne náklady.

Dynamiku výrobného procesu je možné zabezpečiť iba efektívnou implementáciou vlastnej funkcionality. Len v tejto funkcii je elektronická správa dokumentov v organizácii príkladom hodným napodobňovania a v kontexte realizácie vlastného podnikateľského nápadu vynikajúcou dynamikou produkcie, ekonomických a sociálnych ukazovateľov.

Predpisy o informačnom systéme organizácie

Akákoľvek organizácia je informačný systém, ktorý vzniká a existuje v podobnom prostredí. Dokumenty prichádzajú do organizácie zvonku, vo vnútri sa tiež vyžaduje vytvorenie dokumentov, z ktorých niektoré sú regulované a povinné.

Jednoduchá schéma pracovného postupu organizácie je príkladom toho, čo zvyčajne robí každý. Predpisy opravidlá práce, denný režim, povinnosti zamestnancov - bežná norma, ale len veľmi málo ľudí sa podieľa na tvorbe "Predpisov o informačnom systéme organizácie".

Z objektívneho hľadiska sa lídri organizácie môžu riadiť čímkoľvek, písať akékoľvek predpisy a popisy práce. Účinnosť a praktickosť tohto vytvárania pravidiel však závisí len od toho, do akej miery arzenál interných regulačných orgánov spĺňa požiadavky reality.

Predpisy o dokladoch a ich pohybe

Systém správy dokumentov podniku je neoddeliteľnou súčasťou informačnej sféry spoločnosti, v dôsledku čoho sú „Predpisy o správe dokumentov“prílohou „Predpisov o informačnom systéme organizácie“, ale veľmi dôležité a spája všetky svoje základné prvky do jedného informačného organizmu.

Ak je manažment odhodlaný vytvoriť dokonalý príklad pracovného toku organizácie, znamená to, že sa skutočne angažuje v rozvoji úspešného podnikania s cieľom dosiahnuť zisk a zlepšiť pohodu zamestnancov.

Črtou súčasného stavu vývoja softvéru, najmä v popredí distribuovaného spracovania informácií (príklady programovania na internete), je to, že je takmer nemožné vytvoriť mobilnú samoprispôsobiteľnú aplikáciu.

Úloha elektronickej správy dokumentov v organizácii je jednoduchý, ale názorný príklad. Dynamika je tu zvláštna:

• prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty;
• algoritmy na spracovanie interných a externých obchodných dokumentov.

Napísať kód, ktorý sa môže meniť pri zmenách údajov a algoritmov, je veľmi ťažké. Náklady na čas a zdroje nie sú dostupné pre každú organizáciu.

Správa elektronických dokumentov v dynamike

Organizácia workflow v podniku na príklade úlohy elektronickej verzie je relevantná, jednoduchá, orientačná a praktická. Zložitosť pochádza z procesu navrhovania kódu, ktorý sa môže dynamicky meniť. Problémom je aj čas vývoja.

použiť spoločnú logiku spracovania.

Potom pracovný postup v organizácii=príklad + vlastnosti vášho vlastného podnikateľského nápadu. Pri prvej aproximácii nebude výsledok praktický, no akonáhle bude prvá implementácia úloh uvedená do prevádzky, cyklus ich riešenia sa stane nezvratným a s náležitou pozornosťou sa výsledok dosiahne.

Vytvorenie informačného systému schopného spracovávať dynamicky sa meniace informácie je v prvom rade dynamika samotného procesu tvorby.

Kým sa nevytvorí mechanizmus na adekvátnu zmenu prichádzajúcich, odchádzajúcich ainterné dokumenty a kód sa nebude môcť nezávisle meniť bez účasti programátora, nebude možné hovoriť o vytvorení elektronického systému správy dokumentov.

Vynájsť a implementovať vlastný systém na plnú podporu informačných procesov organizácie je však to isté, ako urobiť jej úspech brilantným a dokonalým.